事業單位檔案管理模式的建構和優化分析

陳玉蘭

[摘 要]本文主要以事業單位檔案管理模式的建構和優化分析為重點進行闡述，首先對事業單位檔案管理工作的重要意義和事業單位檔案管理模式中存在的問題進行分析。其次從提升管理人員的綜合素養、強化檔案的組織領導工作、完善檔案工作中的硬件設施、構建科學完善的管理制度、在檔案管理中引入現代技術、提升檔案工作的保密性和提升檔案資源的利用效率等幾個方面深入說明并探討，旨在為相關研究提供參考。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；管理模式；構建和優化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）08-0064-03

檔案管理工作是保證事業單位高效運行的重要組成部分。檔案管理是促進事業單位發展的關鍵因素。即使一些單位已經提升了對檔案管理工作的重視程度，但由于單位一直處于不斷轉型的過程中，管理模式和方法在不斷改變，檔案管理模式中還存在一些不足，這也是導致事業單位檔案管理沒有健全體系的主要原因。傳統檔案管理工作不僅在管理上存在困難，對管理人員也有較高的要求，管理人員必須要具備十足的耐心，才能在面對復雜工作時處于平靜心態，認真處理好每一項方案工作[1]。本文針對事業單位的檔案管理工作，提出了一些優化建議，以為今后的檔案管理工作更好的發展奠定基礎。

在經濟社會不斷發展的背景下，事業單位的檔案管理創新工作在科技和管理方面都發揮著重要意義。人才信息中的重要載體就是檔案，完善的檔案管理可以將一個人在成長中的所有事情，無論是工作表現還是作風品德和政治思想等都記錄在內，也逐漸成為事業單位篩選人才中不可缺少的因素。隨著互聯網的快速發展，檔案管理逐漸朝著信息化發展，檔案管理中的方式和服務形式也在發生改變，將網絡技術融入檔案管理，實現開放交流模式，將信息開發與服務進行有效融合，符合當今社會的時代發展趨勢。事業單位的檔案管理工作、創新工作是促進事業單位進步的重要前提，習總書記早在浙江工作時指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”可見，檔案管理工作是事業單位中不可或缺的重要環節，更要在管理模式上與時俱進，在不斷創新中完善檔案管理工作。

（一）管理人員素養有待提升

檔案管理工作本身就具有一定的專業性和技術性，這也決定了在檔案管理工作中的工作人員要具備較高的綜合素養。在很多事業單位的檔案管理工作中，一些管理人員并不具備較高的專業技能，如歸檔不齊全、服務不到位、履職不清楚、依法不作為、新技術不掌握等等，有的還經常會出現一人多崗的情況，在工作中經常需要處理一些與工作無關的瑣事，在工作中仍然采用傳統的工作方式，不僅在管理上存在一定難度，也在一定程度上影響了檔案管理工作的效率和準確度，這也是一直不能提高檔案管理工作實效性的主要原因。

（二）事業單位對檔案管理工作缺乏重視

很多事業單位并沒有給予檔案管理工作過多的重視，領導也并沒有對檔案管理有較深的意識，不僅是在資金和政策方面，在技術方面也沒有更多的投入。現階段，很多事業單位的領導對檔案管理工作的理解還停留在表面，認為僅僅是對一些信息的整理、儲存和抄寫，并沒有太多實質性的意義，也沒有將其作為工作發展的重點之一[2]。一些單位認為在檔案管理工作中只要做好信息外調和信息不外泄等工作，保證檔案信息不丟失，其余都是一些不重要的事。所以，在很多事業單位中的檔案管理工作都僅僅是紙上談兵，并沒有將真正的有效措施貫徹落實到實際工作中，導致在檔案管理工作中出現進展被動和缺乏成果等情況，無法有效促進檔案管理工作的發展。

（三）缺乏完善的檔案管理硬件設施

大部分事業單位在檔案管理工作硬件設施建設中并不完善，就連一些配合完成日常工作的簡單設施都不能達到標準，更不用說在檔案中熟練地運用信息技術。甚至在檔案管理室存放一些雜物，更沒有標準存放檔案信息的柜、架等設施，也缺乏防火、防潮等有效措施。另外，在需要對檔案進行調閱和查訪時，缺乏科學的現代化檢測方式，造成大量不必要時間的花費，更嚴重的是一些事業單位都不能保證檔案的完整性[3]。

（四）檔案檢索效率低

現階段的檔案管理工作中有關信息檢索的方式主要包含以下兩種：一種是手工檢索；另一種是計算機檢索。傳統的手工檢索方式，不僅給工作人員帶來較大的工作量，也在工作中會存在一定的不準確性。此外，這種方式的檢索速度還很慢。由于一些信息檔案僅僅是編制目錄，這就給手工檢索中帶來了更大的困難，不僅浪費了時間，耗費了人力，不能促進檔案管理工作的有效開發和利用。

（一）提升管理人員的綜合素養

定期對檔案人員的專業技能進行培養，才能讓檔案管理工作在事業單位發揮其真正作用。檔案管理人員為檔案和利用者之間搭建了一個有效的橋梁，專業素養和能力的強弱會直接影響到事業單位的整體形象和發展[4]。因此，想要檔案管理工作變得更加科學合理，促進檔案事業的可持續發展，就要重視對檔案管理人員素養的提升。要提升對檔案人員的標準要求，不管是在專業素養方面，還是在技能操作水平方面，事業單位都要定期鞏固管理人員的基礎知識，促使管理人員嚴格要求的言行和工作水平。一方面培養工作人員對檔案管理工作的熱愛，發揮主觀能動性；另一方面，促進工作人員樹立學習理念，有針對性地學習《檔案法實施辦法》和《檔案法》中的一些相關法律和重要方針政策，積極踴躍參與到不同的學習教育活動中。另外，事業單位可以定期開展培訓考核，這樣不僅能夯實檔案管理人員的專業技能，還能檢驗開展培訓的效果，最終確定將那些綜合素養高、忠誠擔當、知識淵博、創新協調共享能力強的人選為檔案管理負責人，為事業單位檔案管理工作發展建構人才基礎。

（二）提升思想認知，強化檔案的組織領導工作

事業單位領導班子成員要意識到檔案管理工作在單位中的重要性，給予檔案管理工作更多的關注，也要將其作為事業單位發展的重要工作。科學定編定崗定職責，單位主要領導要率先垂范，分管領導對檔案工作全面運行發揮好保障支撐的作用。在事業單位中可以專門建立管理檔案管理組織，由單位領導作為組長，重要組員就是在檔案管理中的工作人員，可以在檔案管理中遇到困難時，提供更好的解決辦法。事業單位也要定期開展對檔案管理工作的監督和審查，為檔案管理人員指導正確的管理方向，這樣才能在發展中不斷發現管理中的一些不足，及時采取有效措施健全管理機制。考核與監督作為管理中不可缺少的環節，能夠促進檔案管理工作更加科學化和制度化[5]。

（三）完善檔案管理工作中的硬件設施

檔案管理中的硬件設施是開展檔案管理工作的重要基礎，不斷完善硬件設施才能保證檔案管理工作的順利開展，因此，擔任檔案管理的負責人要積極與單位領導進行溝通，不僅要定期針對原有設備進行檢測和完善，更要不斷投入一些先進的硬件設施，尤其是有關信息檔案儲存的信息OA系統和一些相關的檔案管理軟件[6]。比如檔案管理工作中的歸檔方面，通過軟件比對進行歸檔文件的漏歸檢測問題；檔案價值、檔案開放的初選可采用軟件來輔助鑒定，檔案調卷可用智慧機器人替代，保證在第一時間尋找到所需要的檔案資料。同時，也要增設專門的檔案室，如防火、防潮和防盜等，針對一些重要的保密檔案可以采取鐵質檔案柜進行存放，并設置嚴謹科學的密碼和使用原則；進一步完善檔案室管理工作，要對室內的空調、殺蟲等專業設備進行日常維修管理；進一步規范檔案工作中的檔案室和檔案管理人員辦公室，在檔案管理中的查檔室設置獨立空間，避免與工作內容和區域混雜在一起，保證在檔案管理工作中的安全性，確保檔案管理工作的效率和質量。

（四）構建科學完善的管理制度

健全的檔案管理制度是確保檔案管理工作質量的關鍵，維持長效管理機制，才能確保管理人員遵循管理制度展開工作，結合事業單位的發展方向和前景，設置合理、規范的制度要求。在設置檔案管理制度過程中，要遵循實用、簡明等特點，注重在實踐操作過程中的可操作性，致力于提升檔案管理工作的效率，才能充分實現檔案管理制度的重要意義。培養管理人員在制度中樹立正確的工作意識，若在工作中出現檔案的破損情況，要依據法律實施正確的處理方式，避免給事業單位帶來一些麻煩，減少對事業單位產生的影響。第一，建立檔案接收整理制度。在檔案管理部門接收檔案資料時，需要針對檔案資料的質量進行嚴格檢查，在符合立卷歸檔相關規定之后，再按照程序完成移交手續；管理人員需要及時對檔案進行保存、編號和加蓋歸檔章等，可以依據檔案類別和年度完成規律性存放。第二，設置立卷編目與裝訂制度，在立卷編目過程中需要注意的是，要確保頁碼、目錄嚴格遵守封面列項的規范性，再實現統一標準的立卷編目模式。整個裝訂過程，首先要檢查材料是否完整，絕對不能將文件中的文字裝訂到線內，在裝訂之后要立即完成封簽焊接，并將立卷人的名章蓋在檔案上。第三，構建完善的檔案查借閱制度。在借閱規定中要明確可以借閱的范圍，不能將檔案借閱到外單位，以此保證檔案信息的完整和安全性。在借閱之前，需要走正式的借閱審批流程，必須帶有領導簽字蓋章的檔案借閱申請函或查閱介紹信方可借閱，檔案工作人員要與借閱人明確表明需要歸還的日期，需要保證檔案不受到破壞，若檔案遭受損壞需要承擔一定的責任。另外，針對管理人員要設立明確的獎懲制度，也可以在管理制度中引入競爭機制，保證管理人員在工作中的公平性、平衡性和積極主動性[7]。

（五）在檔案管理中引入現代技術

近幾年，在信息技術的迅速發展中，計算機已經廣泛應用到人們的生活和工作中，讓人們的生活更加方便快捷[8]。在事業單位的檔案管理工作中也要適當引入信息技術，實現信息化模式管理工作，在檔案管理中融入信息技術手段已經逐漸成為檔案管理工作的整體發展趨勢，事業單位領導需要高度重視此工作。事業單位可以構建專門的科研檔案信息系統、財務檔案管理信息系統，以及重要的資產管理信息系統，在信息技術的穩定支撐下，推進檔案信息化，使得信息傳遞更具準確性、實效性[9]。隨著信息技術的快速發展，事業單位也要添加更專業的現代設備和管理系統，采用文件掃描的形式，更好地實行條目錄入與辦公系統之間的銜接工作，將檔案管理工作中的歸檔、檢索和統計等各個環節進行整體管理，進而展開分權限的網絡管理工作，加強檔案的查訪和檢索工作，促進電子文件與電子檔案管理的有機融合，從而形成標準的檔案數據庫，使檔案信息管理工作發展得更加信息化，從整體上有效提升檔案管理水平，實現檔案信息資源信息共享的最大化。

（六）提升檔案工作的保密性

事業單位檔案管理工作的保密性非常重要，在一些相關文件中針對檔案管理工作的地點選擇和建造有嚴格的要求，需要構建單獨的辦公室、檔案室及庫房。管理人員不僅需要有專業素養，更要在管理工作上具備保密性和服務性，在工作上要保持正派作風，具備較強的責任心，在工作中要保持終身學習，不斷吸收和學習更多先進的管理理念，并意識到檔案管理工作保密的重要性。為提升檔案信息的安全性，就要采用多樣化的保護手段，可以從預防和控制兩方面入手。信息技術的發展，在給檔案信息帶來危險的同時，也帶來了全新的防護先進手段，如防火墻設置，針對檔案信息調取人員的安全識別，可以利用信息驗證、電子簽名和身份核實等方法，強化對檔案信息的保護作用，進而設置嚴格的訪問權限，將一些不法分子阻擋在檔案防火墻外，防止其竊取重要的檔案信息[10]。工作人員需要定期針對防護系統進行維護，及時發現檔案防護系統中存在的問題。

綜上所述，檔案管理不僅對單位中的不同工作人員有全面的信息記錄，更記載著單位的整個發展歷程，需要單位領導從管理和制度等各個方面提高檔案管理工作的水平，不僅需要提升檔案管理人員的能力，更需要單位領導重視這項工作。深入了解檔案管理工作的真實意義，不僅要從管理觀念上進行轉變，更要在管理模式和方法上進行創新，對檔案管理人員提出更高的要求，從根本上做好檔案管理工作。

[1] 郭柳顏. 事業單位檔案管理的優化和現代化路徑構建[J].卷宗，2020（32）：98.

[2] 李寶全. 事業單位檔案管理模式的建構和優化探討[J].辦公室業務，2016（05）：80.

[3] 陳萍. 事業單位檔案管理存在的問題與對策分析[J]. 經濟師， 2019（10）：274+276.

[4] 胡俊風. 數據時代事業單位檔案管理模式的改變及優化途徑探討[J]. 卷宗， 2019（33）：33-35.

[5] 肖麗華. 新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式研究[J]. 卷宗， 2020（06）：23-25.

[6] 胡健. 事業單位檔案管理規范化的分析[J]. 卷宗， 2019（13）：142.

[7] 王駿，欒婕. 事業單位檔案信息化建設問題及優化方式解析[J]. 山東檔案， 2020（03）：69-70.

[8] 王明印. 事業單位檔案管理及服務效率提升措施分析[J]. 幸福生活指南， 2020（07）：64-65.

[9] 程雪嬌. 如何優化事業單位檔案管理制度分析[J]. 中國戰略新興產業：理論版， 2019（05）：1-2.

[10] 武晉梅. 如何推進機關事業單位檔案管理數字化技術應用探究[J]. 文化產業， 2021（18）：95-96.