信息化時代背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新研究

彭婧榮

【摘要】隨著信息的發(fā)展，在醫(yī)院檔案工作中，運用了大量的信息技術，轉變了檔案管理的傳統(tǒng)模式，提高了檔案管理的工作效率，并且有利于檔案的查詢和保存。與傳統(tǒng)的檔案管理不同，當代醫(yī)院的檔案管理涉及的內容更多，因此，在信息化的背景下，醫(yī)院檔案管理應該積極尋求創(chuàng)新，提高檔案管理的水平，為醫(yī)院其他管理工作提供保障。本文分析了在信息化時代下，醫(yī)院檔案管理：工作的現(xiàn)狀并針對存在的問題，提出了創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的策略。

【關鍵詞】信息化時代背景;醫(yī)院檔案管理;創(chuàng)新研究

一、 信息化時代背景下醫(yī)院檔案管理的重要性

（一）加強院史檔案的宣傳，有利于激發(fā)醫(yī)院職工工作熱情，增強醫(yī)院發(fā)展內動力！

加強醫(yī)院檔案如《院志》及醫(yī)院黨群、行政方面的管理和宣傳，將醫(yī)院發(fā)展史上的重大事項以院史展覽室（榮譽室）、圖片展板、VCD解說片、畫冊等形式加以宣傳展覽，讓職工了解醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史，增強發(fā)展信心，增強責任感，為醫(yī)院精神文明建設與醫(yī)院文化建設增添新的內容。云陽縣人民醫(yī)院于2020年就依托80周年院慶活動載體，采取了以上形式對醫(yī)院發(fā)展史等檔案加以宣傳，進- 步激發(fā)了職工的工作熱情，從而增強醫(yī)院科學發(fā)展的內動力。2013年錄制的《云陽縣人民醫(yī)院鞏固市級文明單位創(chuàng)建成果專題片》、2018年錄制的《云陽縣人民醫(yī)院二甲復審專題片》、2019年5月錄制的《至善生命譜寫健康新篇--云陽縣人民醫(yī)院發(fā)展歷程宣傳短片》等，這些具有歷史價值的紀錄片，展現(xiàn)了醫(yī)院全面發(fā)展的新歷程，展現(xiàn)了云陽縣人民醫(yī)院職工奮發(fā)向上的昂揚激情與嶄新的精神面貌，激勵著全院職工繼續(xù)開拓創(chuàng)新，抓鐵有痕，踏石留印，奮發(fā)有為，為創(chuàng)建國家三級甲等醫(yī)院、建成區(qū)域醫(yī)療中心增添不懈動力。

（二）加強文書檔案的分析，促進醫(yī)院決策的科學化與系統(tǒng)化

醫(yī)院檔案特別是黨群決策性文書、醫(yī)院歷次改革等方面檔案，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)，有利于醫(yī)院管理決策的科學化、系統(tǒng)化，能促進醫(yī)療技術水平和服務質量的不斷提高，進一步提高醫(yī)院的競爭力。以云陽縣人民醫(yī)院為例，在探索新醫(yī)改過程中，醫(yī)院檔案管理人員為院部提供大量涉及醫(yī)院歷次改革的原始檔案，并起草總結分析報告，為院部在科學決策時提供了可靠依據(jù)。? 院部依據(jù)檔案分析報告，探索出“以培育重點專科和特色專科隊伍為核心，以學科建設為中心，以科研教學為創(chuàng)新力 ”的發(fā)展戰(zhàn)略，并確定了醫(yī)院建設國家三級甲等醫(yī)院、建成區(qū)域性醫(yī)療中心的發(fā)展目標。這些科學決策，使醫(yī)院加快了科學發(fā)展步伐，提高了在區(qū)縣醫(yī)院中的影響力。。

（三）加強科研檔案的利用，有利于醫(yī)學科研成果的開發(fā)、推廣和應用，更好地為病人服務

要加快醫(yī)院科研進程。取得更多的科研成果，就必須要掌握大量充分可靠的醫(yī)學資料，這些醫(yī)學資料，來源于醫(yī)院原有的科研項目檔案、臨床開展新技術新項目的統(tǒng)計分析等方面的檔案內容，然后通過學術交流、論證后，更好的推廣、運用于臨床，能讓醫(yī)務人員在科研活動中吸取前人經驗，少走彎路，節(jié)省人力、物力、財力，進一步提高醫(yī)療質量與醫(yī)療技術。對調整各項技術指標，開展新業(yè)務、新技術中提供真實、準確、科學的依據(jù)。更好為病人服務。近三年來，我院獲得國家實用新型發(fā)明專利12項，引進開展新技術新項目300余項，市級臨床重點專科3個，重慶市區(qū)域醫(yī)療重點學科2個，縣級臨床重點專科1個，全院發(fā)表科研論文研論文200余篇，中文核心期刊、統(tǒng)計源期刊論文60余篇。市級科研成果3項，縣級科技等獎8項。這些科研成果的取得，離不開醫(yī)院加強檔案管理規(guī)范化的重要作用，提高了醫(yī)院的醫(yī)療技術水平，讓病人得到更有效的治療。

（四）加強病歷檔案、設施設備檔案的管理，有利于維護醫(yī)患雙方利益，減少醫(yī)療糾紛，確保醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展;有利于排查醫(yī)院安全隱患。

病歷檔案是醫(yī)療活動中維護醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù)。加強病歷檔案的管理，規(guī)范簽收、裝訂、整理、歸檔、檢查保管、索引登記、編目、錄入、保密、儲存及借閱等工作，對于處理醫(yī)療糾紛、減少醫(yī)鬧、保證醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序具有不可替代的作用。以往年為例，該院在解決醫(yī)鬧事件中， 患方不走法律程序，無理取鬧素要巨額賠款之時，醫(yī)院以正當法律程序，要求患方通過正當途徑，通過上級專家對病歷檔案的簽定，確認醫(yī)院有無過錯，最終讓患方理解并配合調解，停止醫(yī)閑，恢復醫(yī)院正常的醫(yī)療秩序。

加強醫(yī)院設施設備的檔案管理，掌據(jù)醫(yī)療設施設備的使用性能，加強使用率的分析，能更有效的保證醫(yī)療設備的利用效果，確保患者在接受醫(yī)療服務中的安全性和準確性。在醫(yī)院基礎建設檔案管理方面，對基本建設、施工、到竣工工作形成? 檔案分析等系列檔案資料，能保證維修、改造、重建不受影響和損失。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題

隨著信息化社會的發(fā)展，醫(yī)院也在檔案管理上采取了措施，將信息化技術運用到檔案管理中，并獲得了較好的效果。目前， 醫(yī)院檔案的原始資料多，檔案的來源多樣，因此，在檔案管理工作中仍然存在著眾多的不足之處：

（一）管理技術落后，硬件設施老化。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理對網(wǎng)絡技術和設備具有極大的依賴性，當網(wǎng)絡出現(xiàn)異常或者發(fā)生故障時，就會極大影響檔案資源的開發(fā)和利用。因此，要加強對檔案的管理工作，醫(yī)院檔案管理不僅僅拘泥于手工操作和相關人工分類操作，隨之引進現(xiàn)代化管理軟件以完善各項檔案管理運行機制。及時進行備份，防止檔案的丟失，避免影響醫(yī)院其它管理工作的開展。

（二）重視程度不夠，專業(yè)人才緊缺。醫(yī)院檔案管理工作中涵蓋著大量的原始材料，數(shù)據(jù)信息量大，很多醫(yī)院對檔案管理的重視不足，管理人員缺乏有效的管理意識。醫(yī)院領導通常情況下均會將注意力放在醫(yī)院硬件建設和硬件發(fā)展之上，醫(yī)院檔案建設工作被嚴重忽略。醫(yī)院檔案管理人員群體以醫(yī)院行政人員為主，學歷較低，專業(yè)知識水平有待提升、管理水平局限。大多數(shù)以兼職形式產生。具體的科室部門之間分工不明確，不能及時進行信息的交流，難以實現(xiàn)信息共享。

（三）收集不及時，歸檔不科學。醫(yī)院辦公室檔案主要分為臨床科室文書內容和后勤部文書內容以及外單位文書內容等，檔案管理人員較為匱乏，醫(yī)院臨床不同類型人員檔案收集不及時，有時檔案書寫過程中也會滋生諸多弊病。

三、信息化時代下創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的措施

信息化建設的發(fā)展有利于推進我國現(xiàn)代化建設的發(fā)展，在信息化時代下，加強檔案的管理水平，就要不斷創(chuàng)新醫(yī)院的檔案管理方式和方法。

（一）聚焦檔案管理重要性的認識

在醫(yī)院的現(xiàn)代化管理中，需要依據(jù)檔案的綜合管理工作，促進各項工作的開展。比如人力資源的調配工作、醫(yī)院領導在制定重大的決策時，提高決策的科學性，都會參考有關的檔案資料。因此，要更新醫(yī)院領導的檔案管理觀念，逐漸轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，減少人力的投入，更多地依賴于信息技術和網(wǎng)絡技術，提高檔案管理的自動化水平。更新醫(yī)院領導檔案管理觀念，才能強化對檔案管理人員業(yè)務水平培養(yǎng)，提高他們的管理意識，使醫(yī)院檔案管理工作可以實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

（二）聚焦推動網(wǎng)絡設備建設

醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化應積極突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，不斷完善醫(yī)院信息化建設，對檔案管理信息化建設做出進一步優(yōu)化。重點主要涉及到專題分類、網(wǎng)絡建設，以及流程簡化等方面的內容，醫(yī)院應注重自動化辦公系統(tǒng)建設。對于檔案信息管理來講，若能夠將醫(yī)院各項工作產生的檔案信息都恰當?shù)挠涗浀酵粋€系統(tǒng)當中。目前，很多醫(yī)院相維建立了微機局域網(wǎng)，既為信息的交流提供保障，又實現(xiàn)打印、掃描的功能，從而進一步實現(xiàn)信息的輸出為人們所利用。微機不僅大幅度減輕管理人員的工作負擔，也能夠確保各項管理措施的高效、有序落實。同時，通過對電子文件歸檔、管理流程做出進一步規(guī)范，也能夠充分保障具有較高價值的檔案可以得到完整保存，以此來推動醫(yī)院檔案管理工作向數(shù)字化、系統(tǒng)化，以及信息化方向發(fā)展。

（三）聚焦檔案立卷管理工作

立卷管理工作要逐漸形成科學完善的循環(huán)系統(tǒng)。一方面， 涉及到檔案信息資源的源頭儲備立卷管理，應對檔案信息資源立卷質量進行實時把關，以此來促進檔案歸檔資料利用價值的提升。對已完成搜集匯總的檔案應做出科學完善的立卷管理，是歸檔工作可用性、完整性的有力保障。另一方面，源頭立卷管理工作的加強，不僅需要檔案管理部門的重視，更是需要醫(yī)院各個科室之間的相互協(xié)調與配合，以此來促進相關工作人員責任心、積極性的不斷提升，并將每個科室在檔案立卷管理方面做出努力的相關人員，納入年終考核，對做出突出貢獻的部門、科室給了相應的精神、物質獎勵。只有這樣才能夠為醫(yī)院及病員提供及時、全面的信息資源。

（四）聚焦檔案知識宣傳力度

檔案的建立和管理要依據(jù)相關的法律標準，醫(yī)院要嚴格按照對應的法律法規(guī)，對全體人員進行檔案宣傳教育，使全體人員認識到檔案管理的重要性。另外，醫(yī)院要重點發(fā)展檔案管理工作，將其作為醫(yī)院規(guī)劃的重點任務，并且要完善檔案管理人員的薪酬制度，加大檔案管理的投入，推動檔案管理工作的有效運行。

（五）聚焦紙質檔案與電子檔案互補存檔

面對快速發(fā)展的信息時代，日前我院己大膽實踐將電子病歷系統(tǒng)融合并正式運行，OA 辦公系統(tǒng)也開始運行，將電子檔案與紙質檔案互補有檔，這是我院加快信息化建設的積極探索，為醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理奠定了堅實的基礎，目前需要進步加強醫(yī)院電子檔案的規(guī)范管理，這樣才能更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，提高醫(yī)院檔案的利用率，更好地為醫(yī)院科學發(fā)展、保障基層人民健康服務。

結語：

綜上所述，在醫(yī)院的管理中，傳統(tǒng)死板、單一的管理模式已經無法適應新時期醫(yī)院檔案管理的實際需求，但是檔案管理工作的重要性越來越突顯。目前，我國在檔案管理工作上還存在著一些不足之處， 管理人員的素質不高、檔案管理意識不足，信息化建設落后等，因此要加大對這方面的管理力度，促進醫(yī)院的長效發(fā)展，進而提高我國醫(yī)院的競爭優(yōu)勢，為我國社會主義建設作出一定的貢獻。

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