數字化轉型之合同助手智能文檔工具開發與實踐

鄭志鋒，鄧志勇，陳殿遠，丁磊，張茜

（中海石油（中國）有限公司海南分公司，海南 ?？?570311）

0 引言

數字化轉型，是利用數字化技術來推動企業組織轉變業務模式、組織架構、企業文化等的變革措施。如何利用信息化技術來解決辦公自動化的業務實際問題，成為業內普遍關注和亟待解決的重點[1-3]。尤其在商務合同編制過程中，需確保合同內容完整、責任明確、語言規范、結構嚴謹，有利于維護企業的合法權益，但大部分企業缺少針對性的智能文檔工具，無法高效制作合同文檔和保證合同質量。本文根據開發需求進行功能設計，研究合同編制自動化辦公的關鍵技術，開發出了合同助手智能文檔工具，以此促進企業在商務合同編制工作的數字化轉型。

1 合同助手開發需求

1.1 合同文檔編制特點

（1）分階段多次修訂：合同文檔采用Word進行全文編輯，合同制訂需要經歷草擬、送審與最終定稿三個階段，期間根據雙方談判內容與約定會多次反復修訂；

（2）合同內容包含附件：合同內容包含正文與附件，正文為合同主體條款，附件為具體執行細節，附件直接插入正文之后形成最終合同文檔，個別附件也會按要求另附文件；

（3）合同條款交叉引用：合同正文多半為格式化合同，同一類型合同既定條款是固定不變的，僅需編輯部分內容。特殊合同有按要求變更的需求，文檔章節編號會有變動；

（4）可變動內容存在多種格式，分為條款選擇與內容填空兩大類，條款選擇可嵌套內容填空，內容填空方式包含選擇填空（如付款方式）、固定格式填空（如日期、貨幣類型）、關聯內容填空（如甲乙方信息、附件引用、分期付款比例）以及普通內容填空。

1.2 解決思路

根據上述合同編制特點可知，通用文本編輯工具無法提供理想的防錯糾錯機制[4]。因此合同助手應兼具合同文件規范化編輯與審核管理功能。

解決思路：軟件根據不同合同模板，自動識別手工標記內容，以表格形式提供給業務人員填寫，替換合同對應條款生成正式合同。解決思路的關鍵在于將合同編制工作聚焦到表格形式的必填項，從而避免錯漏而達到提升合同質量、提高工作效率的目的。商務合同編制全流程如圖1所示，該工作流程可概括為“標記—識別—制表—填表—替換—提取（修訂信息）”，包含模板制作與合同編寫兩個工作階段，分別由管理員與用戶（合同經辦人）參與完成。

2 可行性分析、功能設計及關鍵技術

2.1 可行性分析

主流辦公軟件以Word和Excel兩種文檔最為常用，針對這兩種文檔的處理有許多通用API可以調用[5-6]，能滿足合同助手功能的開發需求，在技術層面上是可行的，主要包括以下內容。

（1）高級查找：高級查找適用于所有應用組件，支持具體文本和通配符查找，同時支持格式與特殊格式查找，是智能識別合同標記模板標記信息的基礎。

（2）交叉引用：交叉引用是對文檔中其他位置內容的引用，進行索引后可以實現引用內容的自動更新，其能解決合同文本中大量存在的某些條款的引用問題。

（3）文檔修訂：文檔修訂模式下，能記錄文檔所有編輯信息，包括編輯者、修改時間、編輯方式及具體修改內容，此修改留痕功能可記錄變動內容，非常適合合同的審核需求。

（4）文檔批注：為文檔審閱提供評論與注釋功能，批注不直接修改內容，利用批注功能可在文檔中準確定位不規范信息并加以提示，方便用戶查錯糾錯。

（5）文檔保護：文檔可采用多級保護，除了文件級加密功能外，還有針對具體編輯區域和功能的強制保護功能。

（6）Excel算法：Excel提供完備的各種算法，可實現科學計算、邏輯判斷、內容查找、文字處理等功能，在輸入標準化方面，可實現合同模板的關聯數據提取與自動填充。

2.2 功能設計

（1）用戶輸入表格智能化：作為用戶主要工作界面，用戶輸入表格直接向合同編寫人員展示需要修改的內容。操作便利性、智能化程度是影響用戶體驗的關鍵因素。

（2）標記模板智能識別：為提供內容透視功能，形成合同模板與工作模板，首先需要把文件中的標記信息逐一識別提取出來。如圖2所示，用不同高亮顏色突出顯示的部分，并根據文件的段落與大綱結構界定邊界。

（3）合同條款引用編號自動更新：如圖3所示，合同文檔中大量存在引用條款，可采用智能算法自動識別引用編號，引用編號將根據前后文的變化進行自動更新。

（4）修訂內容自動繼承：從初稿到最終稿，需甲乙方進行多輪談判修改，此間將產生多個版本的合同中間稿，合同助手應具備將修訂內容自動繼承到下一版本的功能。

（5）甲乙方信息管理更新：甲乙方信息相對穩定，需將聯系人信息作為靜態數據的方式嵌入用戶輸入表格中。若機構人員信息發生變更，需及時進行同步更新。因此需提供自動更新機制，方便隨時更新工作模板或工作文件。

（6）合同內容引用及快速拷貝：由于合同存在草稿、送審稿與正式稿多種版本，因此在創建工作文件時，需把上一版本內容完全繼承下來。另對于“統談分簽”合同，除了甲方信息與數量不同外，其他條款都是一致的，因此合同助手應具備快捷創建新合同的功能，并可進行統一處理。

（7）文件管理與保護：合同文件管理需設置合理目錄結構及規范命名文件，并對內容進行編輯保護，確保系統外無法修改。

（8）兼容性與可擴展性：合同文檔內容涵蓋面廣，格式并非完全遵照統一規則，如段落編號有自動設置的，也有手工輸入的，標題有使用某種格式的，也有直接用正文的。如果要求標記模板完全按照規范化的規則進行標記，無疑將會大大增加用戶工作量，與開發合同助手的初衷相違背。因此，應開放合同手工標記規則，為用戶標記工作提供充分自由度，盡可能容錯，且能辨錯糾錯。

2.2 關鍵技術

2.2.1 段落標題編號結構提取技術

根據合同文檔的常見結構與條款編號規律，提取合同文檔的大綱結構，并進一步定位條款引用源。根據文檔結構及合同條款編號規律設計正則表達式（表1），根據其是否自動編號、是否位于段落之首，進一步識別不同類型的合同標題編號結構。

表1 合同文檔段落標題編號識別正則表達式一覽表

2.2.2 條款引用自動識別更新技術

識別條款引用并定位引用源，比識別標題編號復雜。主要原因是標題編號結構簡單，且均位于段首，而條款引用一般位于句子中，且以組合的形式出現，如“第2.3款”“第二部分專用合同條款第一條”，同時還需排除結構相似的干擾項。對常用合同條款引用句式結構進行全面統計分析，可分類為可排除項、確切引用與疑似引用三種類型，其中可排除項主要出現在段首的標題編號和段中的數量詞，如“持續三十（30）日”“不遲于24小時”，再通過書簽標記識別條款引用及引用源，實現交叉引用，并檢查交叉引用情況進行同步更新。

2.2.3 標記模板轉標準化輸入技術

通過格式檢查與屬性檢查后的標記模板，經過自動識別并將標記內容書簽化后，即可生成標準化的合同模板。模板標準化即生成可供用戶直接填寫合同信息的工作表格。因用戶要求輸入界面既要分門別類又要關聯集中，可根據所提取書簽生成合同模板內容對應工作模板，以表格形式輸入可大幅度地簡化用戶輸入，如圖4所示 。

2.2.4 修訂合同轉標準合同模板技術

在實際工作中，業務人員對既定條款修訂的情況非常普遍。因此需要條款修訂信息具備繼承功能，不僅可以滿足前后版本之間的轉換需求還可滿足中間修訂產生的版本之間的轉換需求。按照標記合同生成合同模板的方法，由修訂合同轉成合同模板，在轉換過程中只需保留修改內容即可。該方法無需考慮修改內容，合同模板中的書簽標記信息拷貝到已修改合同的對應位置，即可生成修訂后的合同模板，在此基礎上依據標準合同生成算法，便實現了將修訂信息繼承到下一版本中。修訂合同轉合同模板的關鍵是保持前后段落格式一致。經反復測試，對拷貝的段落逐段檢查并進行格式拷貝，可糾正拷貝過程中段落格式變化的問題。

3 合同助手應用效果

合同助手將標準合同固化為基礎模板，對合同文本中需編輯內容重點梳理，整合為統一的合同編輯頁面，由經辦人填寫后自動生成合同文本，并能自動提取修改內容從而另生成修訂報表?；谇笆觯贤挚蓪藴屎贤袒苫A模板，將合同文本重點內容整合為合同編輯頁面，由經辦人填寫后生成正式合同。經合同助手編輯生成的合同全年約1200份，與未使用合同助手前對比結果如圖5所示。該數據平均可知，采用傳統人工編輯方式，處理時效約120分鐘/份，經合同助手處理后可提高至30分鐘/份，提效4倍。同時修訂報表功能大幅度提升合同審核效率，由30分鐘/份提高至5分鐘/份，提效6倍。

4 結語

以往純人工管理模式，任憑合同經辦人員如何小心謹慎、審核領導如何火眼金睛，在管控合同條款時，不可避免地會出現合同文本不完備、合同約定不規范之類的情況，輕則影響公司聲譽，重則造成經濟損失。合同助手不僅實現了商務合同工作全流程科學管理，而且依托規范化工作流程、智能化軟件功能、人性化操作界面，最大幅度壓縮工作量、聚焦工作目標，使得合同編審管工作質量與效益兼顧。