電站鍋爐制造企業供應商管理信息化研究

于立龍，汝國成

（哈爾濱鍋爐廠有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150046）

信息技術的快速發展對現代工業產生了廣泛而深遠的影響，也正是由于信息技術在信息收集、傳遞和處理等方面具有得天獨厚的優勢，國家提出了“兩化融合”的新概念，通過對工業化和信息化進行融合，走新型工業化道路。在這樣的背景下，供應商管理信息化也成為了一種必然的發展趨勢，各類供應商管理信息化系統如雨后春筍般出現。

由于各行業產品和服務特點不盡相同，相應的供應商類型和管理思路也千差萬別，因此在如何實現信息化這個問題上不可一概而論，應基于各企業的實際情況進行設計。本文通過對電站鍋爐制造行業供應商的特點進行分析，研究適合于其管理流程的信息化實現思路，通過搭建以供應商資質引入、資質變更、績效評價、檔案管理和信息統計分析功能為核心的信息化系統，對供應商全壽命周期進行管理，提高企業經營績效。

1 電站鍋爐行業供應商管理特點

電站鍋爐行業屬于傳統的機械制造行業，訂單模式為典型的“單件小批量”模式，產品定制化程度高，呈現出“單件尺寸大”“零部件數量多”“結構復雜”以及“生產周期漫長”等特點，并且電站鍋爐的生產流程異常繁瑣，涵蓋了從原材料采購到設計、制造、檢驗、包裝、運輸發貨、安裝和調試等眾多環節，涉及的相關方包括顧客、監造代表、供應商以及安裝單位等。各類供應商是電站鍋爐產品實現過程中非常重要的相關方，其提供的產品和服務將成為主體產品和服務的組成部分，其質量的優劣對制造企業具有深遠的影響。按照提供產品和服務的類型劃分，電站鍋爐行業供應商分為原材料供應商、配套件供應商、分包供應商、外協供應商以及運輸供應商等。從宏觀上看，電站鍋爐行業供應商具有以下3個典型特點。

（1）供應商基數大。從供貨類別上進行劃分，可將供應商分為原材料、配套件、分包、外協和運輸五大類，每個大類又可劃分為若干個細化類別。例如，原材料類包括鋼板、鋼管、型鋼和焊材等，鋼管又具體劃分為大口徑管、小口徑管等。除此之外，電站鍋爐一般采取邀請招標的方式實施采購或者分包，為滿足招標數量要求，同時確保供應商之間的充分競爭，各企業一般會針對每一個供貨類別設置供應商數量下限值，一般為3～5家。基于以上情況，每個電站鍋爐制造企業的供應商數量可達到近千家。

（2）供應商類型多。制造商是電站鍋爐行業最常見的供應商，例如常見的國內鋼板、鋼管、分包、外協等類別供應商一般為制造商。但對于進口原材料、配套件等產品或者采購量較少的產品，一般通過中間商采購。對于制造商的管理，企業更關注制造商的技術能力和管理水平，在資質引入和業績評價環節也重點考察供應商的這些方面。對于中間商，企業更關注供應商的供貨資質以及其所供產品的品牌情況。

（3）按供貨類別管理供應商。電站鍋爐企業供貨類別較多，存在同一個供應商同時具有幾類產品供貨資格的情況，對于此種情況，企業一般按類別對供應商進行資質引入、資質變更和業績評價，對供應商任意一類供貨資質的變更不影響其他資質。

2 電站鍋爐行業供應商管理信息化實施思路

2.1 建立供貨類別主數據庫信息化框架

對供應商管理的最終目的是為了企業招標采購工作，在實施供應商管理信息化時，應首先考慮如何按照招標的類別搭建供應商管理信息化系統的框架。供貨類別是每家供應商的身份標識，建立供貨類別主數據庫是搭建供應商管理信息系統的前提，也是供應商資質引入、變更和業績評價的基礎，只有供應商管理信息化系統之中的供貨類別與實際招標的最小類別保持一致，才能實現招標系統與供應商管理系統的貫通，在后期招標采購時才能夠順利實現按類招標。在確定供貨類別時需要注意的是，企業在實際招標過程中并非完全按照最細化的供貨類別單獨招標，存在對幾類產品打捆招標的情況，因此需要將打捆的類別進行拆分。

在建立供貨類別框架時，需要從橫、縱兩個方向進行設計，橫向設計時需要列出供應商的整體分類，縱向設計時需要分層級列出每類供應商的細化分類，直至將全部供貨類別覆蓋在內。例如，電站鍋爐制造行業供應商供貨類別一般在橫向可分為原材料、配套件、分包、外協和運輸等類別，在縱向每類又可以細分為幾個層級，每個層級又可以細化為若干分類。例如原材料類又可分為鋼管、鋼板、圓鋼、型鋼等二級分類，鋼管又可分為大口徑管和小口徑管等三級分類，小口徑管又可按材質分為碳鋼、合金鋼和不銹鋼等四級分類，具體如圖1所示。

圖1 供應商管理系統供貨類別框架示意圖

2.2 供應商資質引入和變更流程信息化的實現

2.2.1 資質引入流程信息化的實現

供應商資質引入管理一般包括潛在供應商入庫、供應商資質引入邀請、供應商資質初審、正式準入評價和供貨資質審批5個階段。傳統的供應商資質引入流程一般在線下實施，通過人工編制供應商評價記錄表格、審批報告等文件，由各級人員簽字審批，審批時間較長，占用經辦人員大量工作時間。供應商資質引入過程的相關資料，需要經常性地提供給巡視組、審計署、顧客以及第三方機構進行審核，紙質單據長期保存較為困難，一旦損壞或者丟失影響較大。因此，在實施資質引入流程的信息化時，應重點考慮如何實現審批流程的電子化以及所需預設的字段，以確保資質引入過程中相關的信息能夠得到有效記錄。同時，信息化流程必須與企業實際管理情況相適應，信息化工作不應違背企業供應商管理原則。供應商資質引入界面設置如圖2所示。

圖2 供應商資質引入界面

（1）潛在供應商入庫流程信息化的實現。潛在供應商入庫是供應商尋源階段的重要工作，潛在供應商與供貨類別不存在關聯。入庫的潛在供應商數量越多，企業在后期邀請資質引入時便具有更大的選擇空間，選擇出符合準入邀請的優質供應商的機會也越大。傳統供應商入庫方式一般為邀請入庫的方式，入庫的潛在供應商數量較少，因此，需要單獨開發潛在供應商自主注冊頁面，并且向社會層面公布，提高入庫潛在供應商的數量。自主注冊頁面應具有易于檢索、操作簡單和注冊便捷等特點，在注冊頁面潛在供應商僅需要輸入用戶名、密碼、聯系方式、企業主要信息等基礎內容便可成功入庫。

（2）供應商資質引入邀請流程信息化的實現。傳統的供應商資質引入邀請方式一般為電話邀請或者函件邀請，以電話形式邀請難以形成邀請記錄，不利于追溯。以函件形式邀請需要手工錄入擬引入的供貨類別、需提供的資料等內容，工作標準化程度較低，存在要求提供的資料要求不齊全或者不準確等情況。因此，在實施供應商資質引入邀請流程信息化時，關鍵在于針對不同供貨類別預設好標準化邀請模板，在供應商管理人員需要邀請時，僅需選擇特定的供貨類別，便可自動調用預設模板，并根據潛在供應商注冊時預留的聯絡信息自動發送提醒。

（3）供應商資質初審流程信息化的實現。對于傳統的供應商資質初審方式，一般要求潛在供應商提供紙版資料并且加蓋單位公章，因此供應商一般通過郵寄的方式傳遞初審資料，資料提供時間較長，并且存在損壞和丟失等風險。在實施供應商資質初審流程信息化時，應在系統中預設好需要供應商填寫的信息字段以及需要供應商上傳的資料附件模塊。在該階段，供應商需要在系統中補充企業相關信息，并且提交與所引入供貨類別相關的資料，包括企業資質、經營業績和質量管理資料等內容。

（4）供應商準入評價和資質審批流程信息化的實現。供應商資質初審通過后，由供應商管理人員在系統發起評價申請流程，并確定評價方式和參與部門。評價申請流程通過后，由商務、技術和質量等部門人員共同組成評價小組，在線下對供應商進行準入評價，將評價意見提交系統并發起資質審批流程。由于供應商供貨產品的重要程度不同，因此準入評價的方式也有所差異，例如對于重要的原材料供應商，一般由評價小組到供應商制造現場進行評審，對于運輸類供應商，一般由評價小組對供應商的資料進行評審。因此，供應商準入評價流程信息化實現的關鍵在于針對不同的評價方式設置不同的審批流程，同時對評價人員、評價時間、評價記錄和評價報告等重要信息和資料進行存檔。

2.2.2 資質變更流程信息化的實現

供應商供貨資質變更可分為凍結、升級、降級和撤銷等情況，資質變更是供應商全壽命周期管理的關鍵內容，管理的重點在于變更手續的合規性以及變更記錄的保存。傳統的供應商變更管理方式一般是人工實施變更，無法做到對供應商資質的實施變更和自動變更，并且在變更記錄的保存以及便捷查詢方面存在一定短板。在實施供應商資質變更流程信息化時，需要考慮以下方面的內容。

（1）供貨資質的變更與供貨類別應一一對應，在對供應商某一特定供貨類別進行變更時，不應影響其他類別的供貨資質，資質變更界面如圖3所示。

圖3 供應商資質變更界面

（2）對于不同的變更類型，需要結合企業實際建立不同的變更流程，并對變更的權限進行控制，以確保變更的流程符合規定。

（3）系統應具有自動和手動變更資質的功能，當供應商達到自動凍結、降級或撤銷資格等預設標準時，系統應能夠自動對供應商供貨資質進行變更。

2.2.3 合格供應商名單的自動化生成和動態更新

合格供應商名單的實時自動生成和動態更新是供應商信息化的一項核心功能，也是后續招標采購活動的基礎。對于傳統供應商管理方式，一般通過紙面形式審批并發布合格供方名單，在引入新供應商或者供應商資質發生變更時，對合格供方名單進行及時更新存在困難，并且供應商名單以紙質形式存在不利于長期保存和信息的檢索。因此，在實施合格供應商名單信息化時，應考慮以下幾個方面的內容。

（1）系統中的供應商應具有供貨資質的狀態標識，能夠自動對“合格”狀態的供應商進行篩選，自動生成公司級合格供應商名單，同時可按照特定的檢索條件自動生成各類合格供應商名單。

（2）合格供應商名單的表單設計應重點考慮相關字段的齊全性，例如表單應包括供應商名稱、供應商代碼、供應商類別、供貨類別、供應商狀態和供應商級別等必要內容，便于供應商信息的分類統計和分析。

（3）合格供應商名單應能夠實時動態更新，在完成供應商資質引入或者供應商供貨資質變更之后，系統能夠自動實現合格供應商名單的更新。

2.3 供應商績效評價流程信息化的實現

2.3.1 建立評價模型

對合格供應商進行業績評價是保持供應商隊伍能力的有效工具，質量、成本、交貨期和服務4個維度是對供應商評價最常見的維度，各企業一般在上述4個維度的基礎上增加其他的評價維度，例如響標度、供貨量和技術能力等。對于各個維度，由于評價的重點有所差異，因此評價的方法也各不相同。例如，對于質量維度一般采取負分制，根據出現質量問題的嚴重程度和頻次等內容對供應商進行評價。在建立供應商績效評價模型時，需要根據各企業的評價方法預設好評價的維度、內容和算法。

2.3.2 數據導入與錄入

在建立好評價模型之后，需要確定各維度數據的收集和錄入方式。數據的收集方式主要包括從其他信息化平臺直接獲取數據以及人工收集兩種方式，相應的數據導入方式包括從其他信息化平臺自動導入數據和人工錄入兩種方式。由于各企業信息化程度存在差異，因此在建立供應商績效評價模塊時需要對企業的現狀和信息化規劃進行充分評估，確保模塊的功能能夠契合企業的發展。

2.4 供應商檔案管理以及數據統計分析信息化

2.4.1 供應商檔案管理的目的

電站鍋爐作為受國家市場監督管理總局監管的特種設備，直接關系到人民群眾生命財產安全和國家經濟建設，要求產品實現全過程具有可追溯性。由于供應商提供的產品或服務直接或間接對電站鍋爐產品的質量和安全產生影響，因此需要對供應商進行全壽命周期管理。

2.4.2 供應商檔案管理的內容

在實施供應商管理信息化時，應考慮對供應商從入庫到撤銷資格期間全部的信息進行記錄，包括準入評價記錄、資質變更記錄、供貨業績和業績評價記錄。記錄的內容包括時間、人員以及相應的文件和記錄。

2.4.3 數據統計和分析

數據的便捷統計分析是信息化的一大優勢，在策劃實施供應商管理信息化時要考慮以下內容：

（1）系統應具有快捷查詢功能，能夠查詢供應商基本信息、供應商準入評價信息和供應商資質變更信息等內容。

（2）系統能夠對實時數據進行快速檢索，同時能夠查詢歷史數據。例如能夠按特定的時間范圍、特定的檢索條件自動生成歷史合格供應商名單，能夠按特定檢索條件自動統計出歷史供應商數量信息以及供應商資格變化信息等。

（3）系統應具有定義報表功能，以便對數據進行利用。例如，通過對質量數據的實施統計和分析，自動進行質量風險預警。通過對不同時間段的數據進行對比分析，研判質量趨勢，查找改進方向等。

3 結束語

與常規供應商管理方式相比，以信息化的方式管理供應商在管理效率和精細化程度上呈現出明顯的優勢，并且與當前信息化、數字化和智能化的發展方向保持高度一致。通過搭建集供應商準入、業績評價、檔案管理和數據統計分析于一身的“一站式”供應商管理信息化系統，能夠有效解決供應商準入和資質變更線下實施周期長、合格供應商名單無法自動生成和更新、供應商檔案不易長期保存以及供應商信息檢索困難等難題，幫助企業顯著提高經營績效。