新時期企業退休人員檔案管理問題探究

王桂燕

摘? 要：針對企業退休人員檔案管理問題進行分析，首先提出檔案管理中存在的問題，包括管理制度、信息化水平、人員素質等方面，并提出針對性的解決措施。力求通過健全檔案管理制度、創建檔案管理系統、加強培訓教育等方式，彌補檔案管理工作的各處短板，使退休人員檔案得到高效、妥善保管。

關鍵詞：企業;退休人員;檔案管理

引言

隨著人口老齡化不斷加劇，企業退休人員數量不斷增加，在老齡工作全面開展背景下，退休人員檔案管理工作顯得愈發重要。此類檔案是指企業、組織等部門在招聘、培訓、考核等一系列工作中形成的文件材料，包括退休者基本資料、工作表現、職位調動等方面。但因在管理制度、信息化水平等方面存在不足，產生各種問題影響管理效率提升，急需從業者采取措施予以解決。

一、企業退休人員檔案管理的現存問題

（一）管理制度不夠完善

因企業領導和從業者對檔案管理的重視程度不足，導致相關管理制度不夠完善，無法對檔案形成、轉移、調用和存儲等環節進行規范化管理，很容易出現檔案丟失、損毀等問題。部分企業對退休人員不重視，沒有全面系統的收集相關檔案信息，導致現有信息的可靠性也有待驗證，為相關機構工作開展帶來較大阻礙，退休人員的一些福利政策也很難貫徹落實。在檔案管理期間因缺乏有效監管，導致資料移交不暢，加上不同機構的管理標準不同，嚴重影響社保體系的高效運轉。

（二）信息化水平不高

當前大部分退休人員檔案管理為紙質形式，很容易受損、發潮，且對管理流程、存儲環境要求較高，需要增加資源儲備。雖然一些管理部門已經開始注重信息技術的引入，但只適用于檔案查詢、調用等方面，整體信息化水平較低，無法對檔案資源高效整理，加上信息設備配置不全，許多紙質資料未能及時轉變為電子資料，需要對紙質和電子資料一同保存，在無形中增加了管理難度。對于已經轉變的電子資料，因信息化建設未能統籌開展，各機構間缺乏溝通，數據標準尚未統一，許多管理系統無法對接，嚴重影響檔案管理效率。

（三）管理者素養有待提升

在大部分企業中，因檔案管理部門無法為企業謀取經濟效益，常常受到上級領導的忽視，從業者在工作中也偷懶懈怠、態度消極。一些檔案管理者屬于兼職人員，檔案收集和整理能力較弱，對退休人員檔案缺乏管理意識，與企業人事部門、社會保障部門缺乏溝通，無法信息共享。同時，檔案管理者大多只從事檔案管理、保管工作，為用戶提供查詢服務，未能樹立大數據分析、數據復核等意識，使檔案資源價值受到抑制，難以為社保工作提供有效的數據支持，在一定程度上使退休人員利益受損[1]。

二、企業退休人員檔案管理的優化措施

（一）提高重視，健全檔案管理制度

當前社保機制逐漸完善，退休人員檔案管理成為保障制度的關鍵所在，可為管理活動開展提供充足的資料支持。針對企業領導和檔案管理者認知不足、管理制度不健全的問題，應成立專門的檔案管理中心，派遣專人負責整理、錄入、保管退休人員檔案，在檔案移交時要求相關人員簽字，并在管理平臺中記錄移交信息。此外，還應從法律規定層面維護退休人員的合法權益，要求從業者嚴格按照《檔案法》的規定，深刻意識到退休人員檔案管理的價值，保證檔案工作的嚴肅性，使該項管理工作進入法制建設階段。

（二）革新技術，創建檔案管理系統

在進入網絡時代后，檔案管理部門應積極革新技術，完善檔案管理系統，提高信息化管理水平，具體如下。

1.完善信息管理平臺。管理者將檔案信息錄入到信息管理平臺中，包括文字、影像與音頻等等，如若需要調取檔案，只需輸入關鍵詞便可檢索，且各機構確定統一的數據標準，使管理平臺能夠相互對接，真正實現檔案信息共享。

2.開通網絡訪問渠道。使用者可根據自身權限登錄系統，對與身份相應的檔案進行查詢和調用，為退休人員提供更加便捷、高效的服務。因網絡具有開放性，在開通線上渠道后還應注重風險防控，通過安裝殺毒軟件、設置防火墻等及時填補漏洞，有效預防黑客、病毒等對檔案的竊取和篡改。

3.加強信息設備配置。檔案部門應不斷引進信息設備與設施，完善基礎信息設備配置，為信息化管理提供技術支持。同時，還應對紙質檔案進行信息化監控，在檔案室安裝高清攝像頭，24小時動態監控，并利用物聯網技術及時監管和調節環境信息，對紙質檔案流轉過程進行跟蹤，避免檔案丟失[2]。

（三）加強培訓，提高檔案人員綜合素質

首先，創建尊重檔案管理人員的良好氛圍。企業領導應以身作則，不要一味的注重能夠帶來經濟效益的部門，也應給檔案部門應有的重視，提高檔案人員的企業地位，給予尊重和關懷，將考評制度與薪資福利相掛鉤，由此激發其工作熱情，形成良性競爭，提高檔案管理質量和效率。其次，注重高素質檔案管理人才引進。企業應結合退休人員檔案特點進行人才招聘與培養，依靠豐厚的福利待遇、晉升渠道等吸引人才加入，彌補檔案管理人才結構的短板。此外，針對現有檔案人員還應提供更多培訓機會，鼓勵其參加技能培訓活動，如電子文檔創建、信息平臺應用等，并引導其樹立正確的三觀，不斷提高業務技能與職業素養，認真做好本職工作，自覺維護退休人員的合法權益。

結論

綜上所述，退休人員檔案管理與該群體的切身利益息息相關，企業領導層應深刻意識到檔案管理的重要價值，并通過健全檔案管理制度、創建檔案管理系統、加強培訓教育等方式，為從業者營造良好的工作氛圍，利用便捷的信息技術開展檔案管理工作，有效解決管理制度、信息化水平、人員素質等方面存在的問題，依靠網絡渠道為退休人員提供更加優質、智能化服務，切實維護其社會福利，確保其擁有幸福的老年生活。

參考文獻：

[1]李穎.檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析[J].檔案學通訊，2019（1）：221-222.

[2]覃兆劌，羅琴.企業內部控制與企業檔案管理的相關性分析——基于《企業內部控制基本規范》的檔案話題[J].檔案學研究，2019（06）：12-14.