淺析人工智能技術在檔案管理中的應用與發展

劉宏龍

隨著社會各各業的快速發展，相比以往，檔案管理工作量在不斷增大，受各種因素制約，無法顯著提高具體工作質量及效率。近幾年人工智能技術逐漸被廣泛應用于檔案管理中，通過此類高新技術的應用可對大量信息及海量數據進行批量處理，讓檔案管理的智能化和現代化發展得以促進。本文基于目前檔案管理的具體情況針對人工智能技術的應用價值進行探討，分析在檔案管理中人工智能技術的具體應用措施及提高此技術應用的相關對策，希望可有效提高檔案管理的工作效率及質量并為相關工作人員給予一定參考。

在人類發展的歷史長河中直到目前為止經歷了數次世界級的時代革命，電力時代與蒸汽時代讓人們獲得了更為便利的生活基礎條件，而人們的生活質量及水平則因為科技革命得到了飛躍。人工智能技術在科技革命不斷推進的背景下逐漸走進了人們的生活和生產，比如從生活中具有較高應用率的掃地機器人到醫療領域應用的機器人手術，人工智能技術憑借著自身便利和高效的特征讓人類的生活和生產變得更加便利和高效。近幾年在檔案管理工作中，人工智能技術也逐漸應用，通過此技術的科學應用可讓信息檢索速度和準確率顯著提高，而且還可科學分析檔案中的相關內容及數據，一些比較重要的檔案或保密性內容可以得到有效保護，整個檔案管理變得更加高效和安全。

檔案管理中人工智能技術的應用價值

錯誤率顯著降低

在檔案管理中，科學應用各類人工智能技術，其最為主要的優勢，就是可讓檔案管理出錯率顯著降低?，F階段，對此類技術進行應用時，可讓檔案管理、借閱時的錯誤率顯著降低，無論通過圖片還是通過語音輸入檢索，都可讓檢索途徑有效拓寬，有效壓縮檢索時間。此外，很多人員工作中，檢索相關關鍵詞時，一般并沒有對尋找的內容或檔案進行明確具體概念還相對較為模糊，此時在智能檢索技術中通過科學采用延伸檢索可有效拓展與關鍵詞相關的檔案內容及信息，通過系統向檢索人進行推送，這樣不但可讓用戶明確關鍵詞與所需內容之間存在的關聯，而且還可明確與輸入的關鍵詞相關的其他內容，使內容的檢索得到進一步拓展。通過智能技術的應用不但可擺脫人工查閱的弊端，而且通過關鍵詞的智能檢索還可讓查閱錯誤率顯著降低。

管理效率得以提高

基于項目檔案進行分析，當醫療集團等相關企業展開經濟項目或活動時一般需對多方便和多領域的檔案進行收集，這些檔案資料的收集不但涵蓋了前期招投標和投入等相關環節，同時也涉及到整體預算、后期項目相關負責人員，以及決策會議等各類內容。在應用人工智能技術時，首先需將一個更為成熟的程序，在網絡中編制出來，將不同的內容、環節事先預留，然后將某項工作完成后，把工作中涉及到檔案內容、具體信息在計算機中自動上傳，完成所有項目后，可以將一個更為準確、詳細的項目檔案快速形成。通過此措施可讓人員節約大量時間還可使其有效脫離信息數據的海洋。在后臺管理人員一般只需通過簡單的掃描、編程，就可準確收錄各類項目信息，在后期對其展開簡單的排版、目錄編制，即可完成一個優秀的項目檔案。

提升了安全性

對于一些機關單位和大型的集團企業來說，這些機構展開檔案管理時安全性問題始終是最為關注的問題。檔案管理利用傳統措施展開時通常所有內容都依靠人力進行實現，人工方式進行管理其中不確定性較多，如果有人員自身不具備堅定的思想意識，很可能出現企業信息被販賣或以權謀私等情況，尤其對于一些政府機構或醫療集團來說如果核心機密遭到泄露產生的危害巨大。隨著科技快速發展人工智能的應用逐漸讓人力管理的方式得到有效替代，傳統管理模式的轉變使檔案的安全性得到確保。通過采用這些智能技術可根據設置的各種權限避免一些別有心思人員來查閱這些檔案，通過不同的安全密鑰進行加密鞏固使這些檔案可在計算機硬盤中更為妥當的保存。但前提必須對自身管理的信息化進行加強通過對防火墻進行加強鞏固，才可對各類病毒和黑客入侵風險進行防范。

成本投入得以降低

部分企業和機構在面對人工智能節約成本方面具有一定質疑和猜測，甚至還會片面認為通過采用人工智能技術進行管理要比沿用傳統人員管理的方式付出更多科技成本，而且應用這些技術后在后期還要額外支付高昂的維修和養護成本。基于宏觀層面針對人工智能技術進行分析此技術屬于一種長遠投入，自身擁有了全套的技術后所代表的不僅是擁有了相應的編程和設備，同時也代表擁有了這些技術的配套服務和配套設施，購買這種技術都會相應的得到后期維護與更新服務。采用傳統方式對檔案進行管理必須有大量管理人才給予支持，而且整個工作期間人力資源成本付出較多，這種付出是持續性的和長久的。但對于人工智能來說這種技術的投入通常都為一次性的，得到此類技術通常只需支付專利使用和設備使用費即可。另外和人工形式相比智能技術可全天候不間斷工作且沒有休假概念，所以工作質量及效率會顯著提高，從發展的眼光進行分析人工智能技術的應用具有顯著的成本節約效果。

人工智能技術在檔案管理中的應用類別

展開檔案管理工作時信息的檢索屬于基礎和最重要的一個業務，檢索速度快慢及準確率的高低會直接對資源供給服務質量造成一定影響。人工智能技術不斷快速發展的背景下，通過應用于檔案管理中可讓傳統的管理方案及管理措施得到全面創新與優化，尤其在數據挖掘、語音識別和機械視覺等各類場景中都已逐漸得到了高度應用，將人工智能技術的價值及具體作用充分發揮出來。

智能代理技術

此技術主要基于一些已知的樣本展開深度學習，通過分析得到不同用戶的真正意圖，并推測用戶喜好，然后將針對性的服務，為其進行推送。在整個檔案管理中，智能代理一般是獲取用戶的基本信息，用戶完成授權后，即可對其信息的瀏覽歷史、檔案查詢記錄等內容，進行全面掌握，然后經過分析總結將個性化服務提供給用戶。識別用戶的檢索需求、操作指令后，最為符合用戶需求的內容可在短期內快速篩出，然后智能地對其進行推薦，縮小信息的篩選和檢索范圍，顯著提高查詢效率。

語言處理技術

通過合理采用此技術，可對人類的語言利用計算機進行識別，按照不同人發出的資料匯編、關鍵詞檢索等指令作出回應。面向各類信息的檢索時，AI技術可以把一些應用率較高的語言語法或檔案信息詞匯，在數據庫中進行儲存，然后再將相關指令，輸入于人機交互界面，通過科學轉化，使其成為二進制語言，然后掃描數據庫，通過掃描將最為匹配的信息資料數據查找出來，最后在人機交互界面把相關檢索內容進行逐一呈現，使用戶的檔案查找需求得以滿足還可讓整個查找更加精準。

檔案管理人工智能的應用

系統智能識別技術

在整個人工智能技術中系統識別技術屬于最基本和最核心的技術，直到目前為止在所有智能技術中智能識別是運用最廣泛和發展最成熟的一種技術。現階段采用的各類技術系統中，智能識別技術就相當于搜索引擎上的搜索框，隨著技術的不斷快速發展對各類檔案信息及內容進行檢索時，不但可利用文字形式展開而且還可采用語音的方式完成檢索，基于圖片的形式展開智能化的分析判斷，尤其現階段在很多行業的檔案管理中都廣泛的應用了這些技術。

比如醫療集團展開檔案管理時，如果想對相關內容及信息進行查閱就可通過智能識別來實現，通過此技術把目前已知的檔案標題、文號或其中各類內容的關鍵詞在搜索框中進行搜索，只需對檢索按鈕進行簡單敲擊皆可在瞬間檢索到和關鍵詞相匹配的不同的內容。通過語音識別進行檢索也具有相同效果，檢索人可通過口述的形式將需要搜索的內容講述出來并利用系統轉化為文字，當系統識別后即可自行實施檢索將各類檔案內容快速呈現。比如醫藥集團隨著發展不斷推進，一些年代比較久遠的檔案信息或各類項目內容可能出現一定模糊，其中具體內容和關鍵詞無法準確匹配，但通過網站如果可以找到和當時檔案信息及項目存在關聯的圖片，就可在搜索框中對圖片進行檢索，然后與圖片相關的內容或相近的信息即可快速呈現在檢索人員面前。

指紋虹膜識別技術

任何行業任何企業機構在展開檔案管理時都將安全問題作為最主要的問題關注，如果無法對檔案信息的安全性進行確保其中存在的各類信息及私密數據都可能隨時被暴露于群眾面前，特別其中一些和醫療集團或政府機構相關的機密文件，在對這些檔案文件進行管理時首先需對安全性進行。此時可在管理中采用虹膜識別和指紋識別技術將安全隱患有效杜絕。比如對相關機要文件進行查閱時首先需通過系統識別查閱者的指紋和虹膜，只有指紋與虹膜與前期權限設置者相匹配才可打開這些文件，而這些機要文件也只能通過專人進行查閱，極大的提高了安全性。

比如醫藥集團中存在很多人事檔案和文書檔案，這些檔案一般都與內部人員編制、人事調整相關，存在一定機密性不能讓無關人士得知。對此類檔案進行管理時，可把單位領導、主管人員以及檔案管理者，作為可查閱人員。在系統中將這些人員虹膜、指紋錄入。如果有人想查閱檔案，系統必須掃描可查閱人員的虹膜、指紋。經過掃描后，如果發現虹膜、指紋不匹配，會在系統內部發生警告，并通過電子郵件和短信等形式將警告內容發送到檔案管理者及主要領導的電子設備中，可有效形成檔案風險的預警機制。檔案管理者及相關領導人員即可快速發現對機密檔案存在窺探的某些人，然后對其實施嚴厲處罰并對管理制度進行積極調整，此可讓整個工作朝著更加科學和健康的方向發展，并在不斷管理過程中逐漸形成良性循環。

網絡平臺共享技術

在檔案管理過程中檔案的借閱和查閱以及歸還這些工作都相對比較復雜，傳統方式進行管理時整個流程一般都利用紙質文件向上級進行逐級審批，如果借閱的內容涉及一些機要文件或機密數據，此時審批的流程會更加復雜。為了提高各項工作效率及質量在應用各類智能技術時，如果將平臺共享技術進行科學應用可以有效簡化大量審批流程，利用OA軟件、計算機的形式，將各種審批工作在網絡平臺上完成。另外在集團企業內部，部分檔案文件可以公開，這些文件可通過共享技術在平臺中直接展示，內部員工將自己ID登錄后，即可對這些內容直接查閱。

比如醫藥集團展開新人培訓工作時，需讓新人對集團文化、發展歷程進行一定了解，此時即可讓培訓人員登錄計算機系統，對相應的檔案進行搜索。這些檔案可以更加清晰的體現出集團的發展以及相關信息，而這些信息可以完全對外公開且不具有機密性，資料查閱、借閱時，可以省略復雜的審批環節，有效減輕檔案管理者的工作負擔。

智能檢索技術

人工智能技術屬于高新技術且科技含量較高，此類技術最初的研發目的主要為了將工作效率提高并實現解放生產力，在檔案管理中廣泛應用此類技術也可讓這些目標得以有效實現，通過技術的輔助可讓檔案管理效率顯著提高甚至還可提升檔案的安全性。目前對各類信息檢索時通過使用人工智能技術可有效提高檢索效率，讓工作人員管理壓力得以緩解。比如針對不同檔案進行排版時，如果可根據檔案具體價值、重要程度，按照一定順序進行排布，那么后期針對這些檔案進行檢索時即可根據此標準對一些重要信息進行優先獲取。另外通過智能化的檢索形式不但可在短期內檢索得到大量信息數據，而且還可通過技術將用戶的檢索結果及多次應用的關鍵詞進行統計，通過大數據分析得出此用戶未來檢索預期及應用需求，通過系統對匹配度最高的檔案及關鍵詞進行推薦。

資源智能化的推薦

在醫療領域對人工智能技術進行應用時，AI技術主要以現存數據庫中的內容、信息為基礎樣本，通過計算機展開深度學習，以此可對醫生診療信息、患者的就診信息分別查找。最后，將更加智能化的信息內容，為需求用戶推送。為了將智能推薦準確率、規范性提高，AI系統會基于不同維度對用戶信息展開對比與匯總，首先為靜態信息，主要是用戶自身基本信息。其次為動態信息，主要為用戶操作記錄。在登錄系統后，即可將更加符合用戶需求的信息、檔案智能推薦，滿足用戶的信息需求，同時還可提高檔案資源的共享性、利用率。

人工智能技術在檔案管理中的發展對策

將信息服務理念和互聯網思維樹立起來

人工智能技術在檢索中表現出的優勢以及此技術的不斷成熟，為醫療集團檔案管理提供了更為有力的技術支持和管理思路，同時也讓醫療集團檔案資源的信息共享與安全管理得以提升，尤其在整個檔案管理質量及效率的提升中具有顯著的推動作用。但部分機構面對檔案管理時依然存在模式落后等問題，還可能具有服務單一和技術老舊等現狀，信息資源的智能化和數字化建設依然存在較為顯著的阻力與多種困難。所以，檔案管理人員及管理層要及時對思維進行轉變將理念創新，對各類新興技術進行引進，積極落實相應的培訓工作讓管理者可將服務意識顯著提高，甚至還可將新方法新技術的接受度與認可度提升。把用戶多樣化需求的滿足，和資源利用率的提高以及檔案價值的挖掘作為重要目標，以此有效促進醫藥集團檔案管理的發展。

將宣傳推廣工作做好

目前很多機構工作人員及檔案管理者對各類新興技術和智能化設備的應用并不熟練，導致管理中無法更加充分的發揮出人工智能技術的優勢及價值。所以，對醫療集團來說要將各類技術的應用宣傳進行加強，定期組織檔案管理中人工智能技術的應用培訓，讓人員都可對此技術的應用技巧及操作方式做到熟悉。另外還可向同行業推廣新設備及新技術，鼓勵所有人員通過人工智能技術對自身的檔案信息進行檢索，以此將服務水平及各類技術的應用效率提高。

結束語

總而言之，在醫療集團檔案管理中，科學應用人工智能技術，通過網絡共享、指紋識別和智能分類以及智能識別等技術可讓檔案管理的效率及質量得到顯著提高，但讓管理流程得到全面優化還可讓檔案的安全得到有效確保，使醫療集團的檔案信息實現共享，并得到更加高效的利用。

（廣靈縣醫療集團人民醫院）

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