醫院智慧管理建設背景下印章管理系統構建實踐

摘? 要：在智慧醫院建設背景下，醫院逐步開展印章管理信息化工作。印章管理是醫院管理的重要組成部分之一，是有效開展醫院各項工作的前提。為了規范印章管理流程，降低印章風險，進一步提升醫院管理水平，廣州市花都區人民醫院通過分析研究醫院印章管理現狀，設計系統結構、系統流程、系統功能，構建符合醫院實際情況的印章管理系統，實現人章分離、管控及時、過程留痕等管理功能。實踐證明，構建印章管理系統可以助力印章管理。

關鍵詞：印章管理;信息系統;智慧醫院

中圖分類號：TP311 ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：2096-4706（2022）04-0012-05

Construction Practice of Seal Management System under the Background of Hospital Smart Management Construction

LI Ling

（Computer Network Technology Center， Huadu District Peoples Hospital of Guangzhou， Guangzhou? 510800， China）

Abstract： Under the background of smart hospital construction， the hospital gradually carries out informatization work of seal management. Seal management is one of the important parts of hospital management and the premise of of effectively carrying out each work in the hospital. In order to standardize the seal management process， reduce the risk of seal， and further improve the level of hospital management， Huadu District Peoples Hospital of Guangzhou designs the system structure， system process and system function to build a seal management system in line with the actual situation of the hospital by analyzing and studying the current situation of hospital seal management， which realizes the management functions of the separation of human and seal， timely management and control， process marks and so on. Practice proves that constructing the seal management system can help the seal management.

Keywords： seal management; information system; smart hospital

0? 引? 言

印章是企事業單位運用權限進行管理工作的一種憑證，具有合法性和權威性[1]。一旦一份文書材料加蓋單位印章，就標志著其內容取得了單位的認可，在獲得相關職權實行的同時，也必須承擔相應的責任與義務[2]。若印章被盜用等問題發生，單位則需要處理其引起的各類不良后果。鑒于印章具有此種特殊性，印章管理質量直接影響單位運營及發展。醫院工作性質不同于各類機關企事業機構，以從事醫療服務活動為主，根據開展的各項業務而形成各自不同的專用印章[3]。比如，法人章、部門章、簽字章。不同的章因應用效力和范圍不同而具體管理方式不同。隨著現代醫院管理不斷深入，醫院印章管理難度不斷增加，人為管控模式不足日益凸顯。同時，智慧醫院建設背景下，醫院信息化建設范圍也逐步從臨床擴展到行政后勤管理。信息技術滲入到醫院印章管理已是一種必然趨勢，其勢必重塑印章管理價值進而提升醫院整體管理水平。

1? 存在問題

印章管理作為醫院管理的重要組成部分，是有效開展醫院各項工作的前提[4]。然而，在信息技術支持不足的前提下，醫院一般采用人為管控模式。這種模式存在以下不足：（1）違規用章風險較大。人工管理印章，印章使用痕跡保存不足，監管不足，容易滋生違規用章現象，進而可能給醫院帶來各種有形和無形損失。比如：名譽受損、醫患糾紛、合同糾紛、人事糾紛。（2）工作效率不高。層層純人為審批流程缺乏清晰的指導作用，且實際操作過程不僅耗時還十分煩瑣。這樣容易激化印章審批與實際用章需求之間的矛盾。同時，在缺乏有效監管下，若印章管理人員內控水平不足，則其夾在審批流程和用章需求之間很容易選擇“審批存在瑕疵情況下使用印章”。（3）工作監管不足。印章審批與印章使用是否匹配缺乏有效監管。事實上，人為管控很難做到實時監管和動態監管，印章外帶場景監管不足尤其明顯。但是，醫院因醫患糾紛、財務管理等各種實際工作需求時常出現印章外帶現象。（4）歸檔管理困難。醫院印章檔案主要是將印章刻印信息、保管信息、使用信息以及移交信息等記錄到特定的文檔中，保證印章從刻印到銷毀的整個流程都有比較完整的記錄[5]。缺乏信息技術支持下，印章管理整個流程的記錄很難歸檔保存。若沒有印章申請信息、審批信息、使用信息等，則無法實現印章閉環追蹤管理，進而促使醫院處于印章管理高風險狀態。A21E8D57-E478-4B4B-937C-2AF7B5912879

2? 建設實踐

我院2021年引入印章管理系統，基于該系統運行，實現印章管理業務及操作更加規范化和便捷化，對印章申請、審批、使用、保管、監控實現全面閉環管理。現就針對系統結構、系統流程、系統功能三方面闡述建設實踐。

2.1? 系統結構

醫院印章管理系統采用互聯網技術，依托定位技術、無線技術、電子設備，以可行性、實用性、安全性和穩定性為基本原則，采用B/S混合架構和APP應用架構構建系統平臺。借助物聯網技術，將印章設備、印章智能柜、攝像設備等接入應用服務。同時，立足于印章涉及的中心機房、辦公現場、用印現場和外網場景環節，最終形成適合醫院的系統結構，如圖1所示。

2.2? 系統流程

傳統印章管理包含申請用章、審批申請、選擇印章、取出印章、核對文件、執行蓋章、歸還印章。申請印章環節注重申請個人信息自動獲取、用途信息字典化。審批申請環節注重審批信息字典化和審批操作流程化。選擇印章環節和取出印章環節以印章分類及用途匹配為基礎結合物聯網技術和安全校驗技術實現“一碼一取”。執行蓋章環節實時采集蓋章文件、蓋章位置、蓋章人信息補充印章檔案。同時，借助電子圍欄技術和藍牙技術限制蓋章執行區域保障安全性。鑒于用途與具體文件智能匹配較為困難，系統要求申請時提供蓋章文件電子版做事前審查，再根據執行蓋章留存信息人工事后校驗前后一致性。基于以上基礎業務設計，結合現有技術特點和醫院業務管控要求，最終形成符合醫院實際的系統流程，如圖2所示。

2.3? 系統功能

系統功能從印章保管、使用申請、使用審批、印章使用、印章歸檔、環節監控和業務安全六大方面設計。經過周密功能設計，系統主要分為印章管理、流程管理、用印管理、安全管理、報表管理五大模塊，以下為具體闡述：

2.3.1? 印章管理

印章管理主要是以印章實體為中心開展的身份、狀態和位置管理，包括印章信息、外借歸還、印章分類、印章軌跡、印章監控，涉及印章智能柜、用印專用臺、印章專業設備等智能設備。工作實踐中，根據印章效力和用途不同，我院專設公章、合同章、法人章，分別歸屬醫院辦公室、審計科、人事科管理。為了實現印章專人管理和區分權責，系統建立印章信息檔案后綁定專屬印章管理員，并支持人員更換的同時自動留存更換記錄方便追蹤管理。鑒于印章實物存在啟用、作廢、丟失等現象，根據印章刻印管理要求系統支持新增同類型印章檔案并明確啟用和作廢狀態，如圖3所示。同時，支持印章印刻申請、審批、備案，以進一步提高印章印刻管理規范程度。另外，印章位置管理主要借助物聯網定位技術實時推送印章位置形成印章軌跡，并在引入二維碼技術基礎上借助智能設備功能實現印章外借歸還的同時還補充印章潛在位置信息。最后，結合視頻監控技術，支持印章狀態監控提高印章物理安全性。

2.3.2? 流程管理

流程管理主要是以審批管控為中心開展的業務管理，包括設計、申請、審批、變更、中止、重啟、結束等流程環節，其功能設計注重流程信息管理和流程靈活設計。我院依據印章應用業務將流程分為合同類別、人事類別、成本類別和行政類別，并支持添加備注說明流程業務應用范圍。對流程進行維護時，系統支持審批節點信息設置、節點審批權限設置和節點流轉設置。其中，流程基礎信息設置包括審批圖標、流程名稱、流程分組、流程可見性和流程描述，如圖4所示，并將信息關聯于流程申請頁面以便指引流程申請者選擇合適流程。

具體流程設計時，以開始、審批、結束三個關鍵節點展開，支持將節點拖拽進入流程設計區再通過鼠標點擊進行連線實現節點關聯。為了適應多層審批需要，節點設置支持多層嵌套。每個流程設計還包含節點設置和表單設置，前者指節點名稱、審批人、指定抄送人、是否可以轉辦、審批方式等節點信息及權限設置，后者指表單內容是否可讀、是否可編輯、是否必填等內容權限設置。鑒于實踐中有多部門審批和緊急用章需要，審批方式專設“簽即一個人審批同意即可、會簽即須所有人審批同意才行、處理即標記該節點為業務處理節點、補簽即用印后審核”這四種方式。另外，不同的印章有不同的業務審批流程，且同一個印章因用途不同也需要設計不同的審批流程。事實上，流程過于復雜不便于操作。同時，在精簡行政背景下，印章審批也需要適度放權于中層管理干部才能真切提高效率。因此，流程流轉專門區分雙層審批機制，即院領導專項審批和中層干部審批，并關聯于用章類別和用章用途之中。比如，合同章就必須是院領導審批層次流程，而其他章則需根據用章用途區分審批層次。

2.3.3? 用印管理

用印管理主要以印章使用為中心開展檔案管理，包括用印申請、用印審批、用印文件、用印日志、用印歸檔等。用印申請支持隨意搜索定位流程，并指引申請者填寫申請，后續流程狀態等信息變更系統自動通知整個流程已經手人員。同時，系統在用印申請環節要求申請人提供用印文件電子版為實現蓋章文件事前審查提供基礎。另外，用印申請審批通過系統自動產生唯一的流程用印授權碼，且改授權碼有且只能申請人有權限獲知以提高申請人與用印人匹配程度。一旦用印完成，用印授權碼立即失效。對已完成的流程系統支持進行最后一次審查，可以對蓋章文件缺失等情況進行照片的補傳，如圖5所示，最后歸檔留存。針對每次用印申請系統生成一份用印檔案供在線查閱、追蹤和歸檔。其中，歸檔文件中包含流程信息、蓋章時的用印照片、印控臺補拍的照片信息等，如圖6所示。

2.3.4? 安全管理

安全管理主要以系統涉及的用戶、設備和系統為中心開展，包含設備預警管理、區域預警、賬戶預警、文件預警等。設備預警管理是指設備用電不足、未規范操作智能設備自身預警并將預警信息傳遞給系統生成設備預警記錄。區域預警包括電子圍欄技術劃分的區域預警和藍牙技術控制的遠程區域預警。其中，電子圍欄區域預警是指用戶可以通過設置電子圍欄名稱、電子圍欄中心、電子圍欄半徑劃分具體預警區域結合智能設備定位實現預警，而遠程區域預警則在手機藍牙基礎上結合中國地圖構造遠程驗證區域安全程度。當使用遠程預警功能時，印章管理員與用印人員需同時使用系統并建立遠程監控聯系。為了提高遠程用章安全性，系統自動生成遠程過程文件供事后審查。A21E8D57-E478-4B4B-937C-2AF7B5912879

2.3.5? 報表管理

報表管理以數據驅動為理念展示印章管理關注的數據指標及報表。實踐中，我院將報表分為兩類，其一是運營監控數據報表如圖7所示，其二是各類具體數據報表。前者重在宏觀展示印章整體業務情況，后者重在具體展現印章使用情況、印章使用科室情況等具體統計指標。

3? 實施成效

隨著印章系統不斷被員工熟知，其實施成效日益凸顯，主要在以下幾方面體現：（1）人章分離：通過部署并應用系統，真切塑造員工與印章之間的鴻溝，一方面提高印章物理安全性，另一方面杜絕人為不規范的用章風險。（2）管控及時：員工可以實時通過系統規范申請用章，相關管理人員可以實時通過系統查閱申請人員提交的申請文件并及時留痕審批，不僅提高工作效率，還可以實時控制用章風險。（3）過程留痕：系統記錄使用人員信息、使用時間、申請文件內容、使用印章、蓋章后的影像資料等所有印章應用過程痕跡，并按照印章檔案管理要求規范歸檔進一步提升痕跡可追蹤性和可閱讀性。（4）安全用章：不僅通過智能設備保障印章物理安全，還通過流程管控保障印章應用安全。

4? 結? 論

隨著醫院智慧管理深化改革不斷深入，醫院管理服務不斷規范，醫院提供各類線上管理服務已是一種趨勢。醫院順勢構建印章管理系統并取得一定實施成效，比如印章申請流程更加規范、印章應用更加安全、印章檔案更加完善。但是，系統仍存在不足，比如系統暫時未與院內員工人臉識別系統對接，系統只能采集人臉圖像但不能根據醫院人事定位到具體員工。今后將從醫院智慧管理需求出發繼續完善系統，爭取進一步提升印章業務管理水平。

參考文獻：

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作者簡介：李玲（1989—），女，漢族，湖南宜章人，工程師，碩士研究生，研究方向：醫院信息管理及項目管理。A21E8D57-E478-4B4B-937C-2AF7B5912879