財務移動報銷方式在公立醫院科研管理中的應用

黃葉青

(福建醫科大學附屬第一醫院，福建 福州 350005)

依托互聯網和移動設備的高速發展，移動報銷系統作為新興的報銷模式，其優勢越來越得到顯現。移動報銷就是將傳統的紙質報銷流程轉換到手機等移動設備進行掌上報銷。在這種報銷模式下，報銷申請人員將報銷材料通過拍照、掃描等方式上傳到移送報銷系統中，科研管理人員及財務審核人員可以在任意時間、地點審核，相關領導隨時隨地進入移動報銷系統，通過電子簽章的方式審批，大大提高了報銷效率。一個高效的報銷系統可以提高醫院財務信息的真實性和準確性，提高財務服務科研工作效率，提升醫院科研水平，進而提高公立醫院的醫療水平。

1 公立醫院傳統科研報銷存在的問題

1.1 傳統科研報銷模式工作效率低下

在傳統的科研報銷模式中，報銷人員需將報銷所需的所有紙質材料經課題負責人簽字后，在科研系統中錄入相應的金額和項目內容，經科研管理人員審核通過后，再將相應紙質材料交給財務人員進行報銷審核。若材料不符合財務報銷的相關規定，將導致報銷人員往返多次，浪費科研人員寶貴的時間、降低滿意度，同時也會導致財務人員工作效率低下。

另外，報銷人員將報銷資料提供完備后，財務人員還需打印紙質報銷封面，交給科研管理人員，按報銷金額逐級向相應級別的領導進行紙質的手寫簽名審批后，再返回財務部門進行付款。若遇到相應領導外出等情況，就無法取得領導紙質審批，這將影響報銷的進度，阻礙報銷工作效率的提高。

1.2 財務信息反饋不及時

在“放管服”政策下，科研項目大多數為課題負責人負責制，醫院的科研管理人員及財務人員在有些方面無法進行全面統籌管理，有時就會造成科研材料重復購買，單個科研項目使用不完的試劑耗材或者可重復利用的設備，無法在不同項目間統籌調撥使用，很可能造成資源浪費。

1.3 查閱原始憑證不方便

傳統的財務檔案保存都是紙質存檔，公立醫院的科研項目也需要接受各方審計，此時需要查閱會計檔案?？蒲薪涃M的使用零星且繁多，需翻閱的憑證數量相當多。這給財務檔案保管人員帶來了一定的壓力，對于憑證的查找、借出及收回等保管工作提出了較大的挑戰。

2 公立醫院科研管理推行財務移動報銷方式的必要性

2.1 提高工作效率，刪減繁瑣環節

為了貫徹執行國家“放管服”政策，公立醫院建立健全科研管理制度，要求財務人員更加深入地為科研管理提供服務，將科研人才從繁瑣的報銷流程中解放出來，將更多的精力投入到科研中。讓專業的人做專業的事，不僅拓寬了財務人員的業務管理水平，提高了服務質量，也讓科研人才潛心研究，最大程度削減內耗，讓科研事業向更高質量發展。

在互聯網技術廣泛應用背景下，移動報銷應運而生。報銷人員僅需將報銷材料通過在報銷軟件中錄入，提交課題負責人電子審批后，通過科研管理人員、財務管理人員逐步審核，發現不符合報銷規定，可將電子報銷申請退回，并在退回意見中寫明原因。待報銷人員重新上傳符合規定的報銷材料再進行審核，材料經財務人員審核通過后，通過移動報銷系統逐級提交給相應級別領導進行電子審批。待所有審批流程結束后，報銷人員方才需要將相關紙質材料提交財務部門。通過移動報銷，報銷人員不再因為材料不完善來回多次，僅需最終提交一次紙質報銷材料即可。同時，領導審批不再受到時間和空間的限制，通過移動報銷系統，隨時隨地辦公，加快了報銷進程。

2.2 及時、準確地反映財務信息，實現大數據平臺信息共享

在傳統的科研項目申請過程中，項目的預算編制通常僅依賴課題組成員的經驗，而沒有財務人員的介入，在編制時往往存在一些不合理之處。將科研項目的預算編制嵌入到移動報銷系統，財務人員可對預算編制進行專業評價并提出建議，提高預算編制的合理性和可執行性。預算編制完畢、相關數據確認后，待課題資金到位，移動報銷系統就可以根據預算對報銷事項進行細項控制，防止單個預算項目超支，從而增加預算執行準確性。

在課題經費使用過程中，各科研項目購買的試劑耗材及設備的信息都在移動報銷系統中記錄，不同的項目間資源信息可以共享，科研管理人員可以根據課題項目組的申請，在項目間統籌管理設備耗材，實現資源有效共享。

3 移動報銷模式在公立醫院科研管理中的具體應用

3.1 充分利用信息化優勢

在傳統的報銷模式中，財務人員根據報銷人員提供的發票進入國家稅務局官方稅票查驗平臺進行查驗，同時核對發票中購買方的名稱、稅號等關鍵信息，并在制作報銷憑證時，根據發票手工錄入收款方信息。純手工操作避免不了人為的差錯，導致有時會計信息準確性不高。移動報銷系統利用其大數據平臺的優勢，與國家稅票查詢平臺進行對接，在報銷人員將發票上傳后，系統直接與稅務平臺實現交互查驗票據，并對查驗結果進行反饋。同時，移動報銷系統以發票號字段等作為標識，將已報銷票據的有關信息記錄在系統中，如果出現已報銷的票據重復提交，系統直接拒絕錄入，防止可重復打印的電子發票出現重復報銷的情況。

另外，移動報銷系統自動識別并直接獲取發票上的收款方信息，直接導入報銷系統，生成出納付款信息，省去了財務人員逐張查驗發票和逐筆錄入收款方信息的繁瑣工作。

在利用課題經費為外文版面費報銷時，財務人員需登錄中國銀行官方網站，查詢相應的外匯牌價，來計算版面費的報銷金額。移動報銷軟件自動獲取網絡信息，財務人員僅需輸入外幣金額及交易日期，系統即可自動換算成可報銷金額，極大提高了報銷工作的效率和準確性。

3.2 規范審批流程

傳統的經費報銷使用紙質形式審批，難免會出現誤簽、漏簽等情況，此時需重新找相應領導簽字，延誤了付款時間。使用移動報銷，在前期系統配置時，即把相應經費金額對應的領導審批權限進行設置，每一環節提交審批時，系統自動判斷流程應審批到哪一級領導。若未審批，則報銷流程未結束，繼續等待審批，直至所有流程正確審批結束。移動報銷系統不僅基本上杜絕了審批疏漏和錯誤，而且規范審批流程，將內部控制的制度嵌入移動報銷系統中，有助于風險控制。

若某一環節審批人對移動報銷系統中所提交的單據有疑問，可以選擇從本環節開始轉為進行線下審批，系統便將該情況推送給經辦人，經辦人收到消息后可當面向該審批人作解釋說明。這種線上與線下可實現切換的模式，充分考慮到了一些特殊情況，使移動報銷系統更加靈活，適用性更強。

3.3 工作流程更加透明

傳統的報銷模式下，財務人員制單完畢，交科研管理部門，找相應領導審批簽字，有時領導出差或因其他情況導致報銷速度受到影響。報銷申請人員無法得知審批進度如何，往往電聯科研管理人員及財務人員進行查詢。移動報銷模式根據金額設置審批權限，嵌入到系統中，形成各級流程節點，報銷申請人員通過移動報銷系統可以對報銷的流轉情況一目了然，準確定位審批節點，了解報銷進度，省去以往落后的查賬步驟。

3.4 控制預算和合同金額

在課題經費使用的過程中，有時會出現單個預算項目超支，以往的報銷模式往往不能起到事前控制的作用，通常到后期發現才進行預算調整，使得預算編制失去了意義。在移動報銷系統中明確每個預算項目金額，報銷人錄入金額超支時，系統會自動彈出超支的預警提示，反饋給報銷人員超支信息，以便做出減少支出的決定，或提出相應的預算調整申請后再進行報銷。

對于財政撥款的課題經費，可以設置一鍵關閉和開啟功能鍵，授權給財務人員操作。在財政經費年底額度收回未下達時，一鍵關閉經費使用，防止出現額度未到賬而進行報銷的情況。另外，對于申請分年度下撥的財政科研經費，可以按照經批復的分年度撥款申請表，在移動報銷系統中分年錄入經費，既可以控制科研項目的進度，保證當年經費預算不會超支，又可以按照當年的經費支出情況對項目組成員推送相關財務信息，讓數據更加準確。

在涉及分期付款的科研項目時，傳統報銷模式在第一次預付款時即將合同原件進行歸檔。后續支付進度款或尾款時，仍需提交合同復印件或由財務人員翻閱第一次付款憑證，確認后續付款條件及金額，使財務工作效率受到影響。移動報銷系統在第一次支付預付款時，立即將合同電子版上傳至系統，并在財務軟件中生成該項目的付款條件及金額。財務人員僅需在第一次預付款時歸檔合同，后續支出時可以隨時查閱合同的電子檔，并通過系統自動提示已支付的款項，避免重復支付或者超支。

3.5 規范采購流程

目前有些課題經費采購未進行招標或課題組成員自行聯系供應商進行采購，在一定程度上存在資金風險。通過移動報銷系統可以增加招標編號或者政府陽光采購平臺、政府采購網上超市等相關編號的填列，對采購方式進行把控，使科研采購公開透明，合規合法，有效保護國有資產安全。

3.6 簡化HIS患者檢查費報銷程序

有些課題研究需要對患者進行臨床或藥物試驗，開單醫生在HIS系統中開單，選擇需要對受試者進行的檢查檢驗項目，直接完成科研經費的扣費流程。在傳統的科研經費報銷中，每月月底由HIS數據生成報表，科研管理人員及財務人員根據報表數字在科研系統中逐條審核。因為扣費是根據檢查項目逐項扣留，所以單個項目每月有可能生成上百條扣費記錄，逐一進行核對花費大量時間精力。通過移動報銷系統，在HIS系統中扣費后將匯總直接生成報銷申請，鏈接到移動報銷系統中，逐級審批后，經財務審核通過后返回到科研系統中完成報銷流程。移動報銷，有效減少了科研管理人員和財務人員繁瑣的工作，提高了效率，同時也增加了數據的準確性和及時性。

3.7 促進經費使用進度合理化

不少課題經費使用進度都較慢，前期使用較少，到年底或結題時突擊花錢，雖然版面費等需要在后期使用，但仍有多數已經購買的試劑耗材及設備等未及時付款，影響資金使用進度也拖欠了供應商貨款。扎推報銷的現象給科研管理人員和財務人員的工作帶來了壓力。對此，將課題經費的開題、結題時間，以及合理的進度情況反饋到移動報銷系統，使用進度緩慢時，系統會直接向課題組成員推送消息，督促盡快使用。

3.8 完善結題報告編制

課題研究完成后，需要對科研項目進行結題，并向經費下撥單位提交結題報告。報告除了對課題的研究結果進行匯報，還需對課題經費的使用情況進行分類填報。在傳統的報銷模式下，財務人員根據已入賬的項目支出情況按摘要逐條分類匯總，計算出各預算項目的資金使用情況，再與課題結題報告中的金額進行核對，工作量巨大且繁瑣。移動報銷系統可以按要求設計結題報表，在報銷申請時，即要求填寫預算項目，報銷后根據財務人員已入賬的信息反饋到移動報銷系統的報表中，課題成員即可根據移動報銷報表中的數據進行填列，或直接進行打印，不僅省去了財務人員再次審核環節，而且可以由課題組成員自行打印，方便快捷。

3.9 財務工作質量提升

移動報銷系統中可以對財政科研項目進行功能輔助和項目輔助的維護，設置財政系統實時數據導入模塊。當報銷單據審批通過后，可以與財務系統及財政系統實時導出的數據三方進行交互對接，進行財政項目實時對賬，自動檢索造成差異的原因，將相關報告推送給財務人員，省去了財務人員每月逐筆逐條對賬的繁瑣工作。移動報銷系統根據不同的業務類型設置不同的報銷單據，系統可以直接生成會計分錄導入財務系統，財務人員僅需對分錄進行審核，無需再逐筆錄入會計分錄，大大提高了財務人員的工作效率，使財務人員從繁瑣的報銷工作中脫離開來，去思考財務管理等更高層次的問題。 另外，移動報銷系統將相關財務票據、報銷所需的附件以及一些科研試劑的臺賬通過電子進行歸檔，查閱便捷且安全。這些都有利于提升財務工作質量。

4 結語

科研經費管理是醫院財務管理的重要組成部分，做好科研經費管理對于科研的順利開展起到推動作用，反之則可能會阻礙科研工作。在科研經費逐步增長的今天，傳統的報銷模式已經不能適應科研發展和現代化醫院管理的需要，信息化移動報銷系統應運而生。從課題申請時預算編制開始，到課題經費使用前的合同歸檔，經費使用過程中的報銷，課題中期檢查，直至最后的結題驗收及審計，移動報銷貫穿于課題經費使用的全過程。它不僅使相關人員的工作效率大大提高，準確性也得到很大程度的提升，使報銷的流程更加規范化、透明化、合理化。移動報銷真正做到了事前、事中和事后的風險控制，使內部控制制度執行更加行之有效，使醫院的財務管理更加規范，促使醫院的行政管理更加貼合業務的發展，更好地為業務發展服務，從而為公立醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。