財務機器人的主要功能與應用實例分析

王立衛，劉翠俠，袁慶祿

（防災科技學院，河北 廊坊 065201）

1 財務機器人的概念

機器人流程自動化（Robotic Process Automation， RPA）是指通過模擬人與計算機的交互過程，使用用戶界面（User Interface，UI）層面的技術，執行高重復性、有固定規則任務的系列外掛應用軟件。財務機器人是RPA 技術在財會領域的應用，是指運用RPA技術，結合財會工作的內容和流程需求，開發自動化程序代替人工操作，幫助完成業務量大、重復性高、標準化強的基礎工作，實現財會工作流程自動化，提高工作效率和質量，減少財會工作技術風險和違規風險，使財務人員投身到更高層次的工作中，促進企業實現降本增效和財務轉型。財務機器人能顯著提高財務工作的精確度和業務處理效率，適用于具有明確規則的重復性工作。目前，許多大型企業都在建設財務共享中心，財務共享服務中心就非常適合應用財務機器人。

2 財務機器人的主要功能

財務機器人能實現財務流程的數字化、智能化，能提高財會部門人力資源配置的合理性和有效性，實現財務人員和工作內容的優化配置。財務機器人通過模擬人工操作，并結合企業的管理需求，可以實現多種功能的組合，實現多種財務流程節點的自動化。財務機器人的主要功能架構如圖1所示。財務機器人的主要功能可以概括為以下幾方面。

圖1 財務機器人的主要功能架構

2.1 數據獲取與記錄

財務機器人最基本的功能是數據獲取與記錄。財務機器人開發人員通過對傳統模式下財務人員的工作內容進行分析，設置計算機程序規則對人工操作進行模擬，可以實現財務機器人對數據的檢索、遷移和 輸入。

2.2 OCR 圖像識別與處理

光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR） 與處理功能是指財務機器人以OCR 技術為基礎對圖像進行識別，從圖像中獲取有用字段信息并輸出為結構化數據，實現進一步的數據傳遞、審查與分析，并將之整理成對流程應用、管理、決策有用的信息，解決財會人員手工輸入的問題，提高信息處理效率。

2.3 數據流接收與輸出

數據流接收與輸出的主要內容是在系統后臺進行數據流的上傳與下載。按照預先設計的路徑，財務機器人登錄內部、外部系統平臺上傳與下載數據，完成數據流的自動接收與輸出。

2.4 數據整理與分析

財務機器人可以高效管理基于檢索、下載的數據信息，可對數據進行檢查、篩選、計算、整理及基于明確規則的校驗和分析。

2.5 信息監控與產出

信息監控與產出是指財務機器人通過對人類行為的模擬，自動履行財會工作流程的一系列功能，包括分配工作流、生成標準報告、做決策、信息自動化通知等。

3 財務機器人適用的業務特點

以往，財會工作進程的推進通過財務人員人工操作或信息系統自動化操作的方式實現。在人工操作場景下，工作效率低，錯誤率高，人員占用多，而對信息系統自動化操作來說，一旦出現跨系統的數據流轉需求，相關人員就需要在多個異構系統間進行系統改造和應用程序編程接口（Application Programming Interface，API）開發。系統改造和API 開發往往投資成本高、部署周期長、對需求響應慢。然而，使用財務機器人不但能夠以自動化的方式提高財務工作效率和質量，而且其開發周期短、投資成本低，能夠大大加快需求響應速度。財務機器人的出現是對人工操作場景和API 的財務應用場景的有效補充。概括來講，財務機器人適用于量大易錯、簡單重復的業務工作，能夠保持7 天×24 小時不間斷工作。財務機器人能實現異構系統的貫通，而且不改變原有信息系統架構。財務機器人模擬人類的操作，通過用戶界面與系統交互，將流程設計為任務自動化執行，非常適合多個異構系統間的數據流轉。財務機器人可以登錄多系統自動進行數據的采集、遷移等操作，不需要對數據交互需求涉及的多個異構系統進行改造和API 開發，不用改變企業原有的信息系統架構。

3.1 簡單重復操作

財會工作流程中，有些基礎工作需要人工機械、重復地進行操作，這一類簡單重復操作的業務環節通常具有流程固定、有明確的規則、重復度高、附加值低等特點。將財務機器人應用在這些工作中，可以使企業降低人力成本、提高工作效率、減少人為錯誤、提高財務處理質量和準確性。

3.2 量大易錯的基礎工作

在計算、核對、整合、驗證數據的過程中，由于其工作量大，企業需要投入較多的人力資源，導致企業人力成本高。企業如果應用財務機器人，就可以實現自動化批量處理數據，數據處理速度快，并且可以大大提高處理的效率。例如，輸入及核對跨系統數據、登記發票等，這一類具有量大、易錯特點的工作業務，非常適合應用財務機器人。

3.3 全天候不間斷提供服務

傳統人工模式下，員工工作時間有限，有效工作時間基本為5 天×8小時。但是，當企業財務工作量大時，財務人員正常的工作時間難以滿足企業的需求。比如，企業業務量龐大時，大量積壓的銀行回單和記賬憑證待匹配、進項發票待查驗，財務人員應付不過來。或者在工作量異常增多時，財務人員就會不堪重負。而財務機器人則不同，它可以高效率、不間斷地工作，并且可以彌補人力疲勞導致工作效率低的缺點，適用于企業全天候不間斷7 天×24 小時提供服務的業務。

4 財務機器人的典型應用場景與實例

4.1 銀行應用場景與實例

4.1.1 PF 銀行

以前，PF 銀行建設工程質量保證金管理信息系統的信息審核、信息下載、信息處理及信息上傳等操作均采用人工處理方式，存在業務量大、耗時多、較煩瑣、出錯率較高等問題，長期從事此工作的員工容易產生疲倦感，從而導致出錯率上升。后來，PF 銀行通過應用財務機器人，取代原業務人員完成銀行信息審核、信息下載、信息處理及信息上傳等工作，從而解放人力，精簡煩瑣的工作流程，縮短業務操作時長，實現業務操作自動化，提高了業務處理效率和處理質量。改造后的PF 銀行建設工程質量保證金系統機器人自動化審核流程如圖2所示。

圖2 PF 銀行質量保證金審核財務機器人自動化流程

4.1.2 XY 銀行

XY 銀行國際業務部每個月月初需要向國家外匯管理局和XY 銀行總行上報報表數據，每次需要從不同系統中調取數據，需要2～3 個業務員，在月初兩天內完成，人工編輯生成報表，時間緊，任務重。為提高處理效率和準確度，XY 銀行開發財務機器人實現了外匯局系統報表在線填報。財務機器人先將文本格式數據源引入Excel，再根據交易日期及幣種，按結售匯代碼匯總后進入外匯局管理系統逐項填報。該功能節省了人工操作60%以上的時間。XY 銀行財務機器人外匯局系統報表填報自動化流程如圖3所示。

圖3 XY 銀行外匯局系統報表填報財務機器人自動化流程

4.2 保險業應用場景與實例

ZGRB 公司財務部以往采用人工逐一打電話的方式進行應收賬款的催收，工作量大，耗時長。后來，ZGRB 公司通過分析業務邏輯，設計了財務機器人自動化催收流程：對郵件表格數據進行統計，將統計結果通過郵件和短信方式發送給對應責任人。該流程實現了Outlook 郵件收發、Excel 表格處理、短信發送等自動化操作，將處理時長大大縮減。其自動化流程如圖4所示。

圖4 ZGRB 公司財務部應收催收財務機器人自動化流程

4.3 制造業應用場景與實例

4.3.1 中國SH 南京共享中心

中國SH 南京共享中心在獎金發放工作方面，此前需要共享中心財務人員37 人，每100 人的獎金發放業務需要財務人員花費30～40 分鐘時間，財務人員需要在規定時間內處理完大量數據，因此出錯率一般會上升。中國SH 南京共享中心通過開發財務機器人并優化流程，現在發放獎金只需1～2 個業務人員花費1 天時間即可完成。獎金發放財務機器人自動化流程是：自主登錄人力資源（Human Resource，HR）系統，自動下載獎金發放表單，自動審核及提交。該流程不會出錯，能減少大量人力和時間投入，極大地提高了辦事效率。中國SH 南京共享中心獎金發放財務機器人流程如圖5所示。

圖5 中國SH 南京共享中心獎金發放財務機器人自動化流程

4.3.2 SQ 集團財務公司

SQ 集團財務公司每月上千張發票需要多個財務人員到發票查驗平臺查詢，工作量巨大。此工作邏輯簡單、重復性高，但耗費了較多人力資源。SQ 集團財務公司開發財務機器人后實現了自動化流程操作，即自動打開發票查驗平臺，自動輸入發票號碼等信息，識別驗證碼查驗，輸出結果并將結果及時推送給相關人員。SQ 集團財務公司查驗發票財務機器人自動化流程如圖6所示。

圖6 SQ 集團財務公司查驗發票財務機器人自動化流程

4.3.3 北京JML 食品公司

北京JML 食品公司財務部每天都會受理大量的待支付與待審核的付款結算訂單，每月至少付款1 500筆訂單，付款對象涉及15 個公司、78 個賬戶，設置網銀復核員2 人，每筆業務人工處理時長約10分鐘。該項工作簡單枯燥，并且工作量不均衡。北京JML 食品公司通過梳理工作流程開發了財務機器人，實現了自動化操作，即由機器人自主獲取數據、加工數據生成報表，取代了傳統耗時耗力的手動操作，每筆業務機器人處理時長僅為2 分鐘，大大降低了人力成本和時間成本，且無出錯，保證了業務的準確性和高效性。北京JML 食品公司付款結算機器人自動化流程如圖7所示。

圖7 北京JML 食品公司付款結算機器人自動化流程

4.4 物流企業應用場景與實例

DF 航空公司財務處每月需要兩次從多個銀行獲取匯率信息，再輸入多個不同的系統，如財會家園系統、核算系統、成本系統等。整個流程冗長、低效，與該環節的高時效性要求產生矛盾。DF 航空公司通過財務機器人開發解決了多渠道數據抓取難的問題，實現了匯率自動下載，提高了流程流暢度和準確度，業務時長大幅度縮短。DF 航空公司匯率自動下載與錄入財務機器人自動化流程如圖8所示。

圖8 DF 航空公司匯率自動下載與錄入財務機器人自動化流程

5 結語

財務機器人作為新一代的數字化勞動力，通過模仿人工操作計算機的方式，自動化地處理一系列業務，可實現7 天×24 小時×365 天無間隙、零差錯地工作。另外，財務機器人屬于外掛軟件，無須改變原有系統和應用軟件，所以財務機器人軟件具有能快速應用的特點，在數周內即可完成設計與部署，從而幫助企業更快實現數字化運營目標，達到降本增效的目的。對廣大財務人員而言，財務機器人將他們從繁重、枯燥、重復性的工作中解放出來，可以使他們有更多精力去從事管理和更能創造價值的工作。