高校圖書館數(shù)據(jù)庫政府采購流程優(yōu)化管理研究

李培卓 高景祥

關(guān)鍵詞：高校圖書館;數(shù)據(jù)庫采購;績效評(píng)價(jià);優(yōu)化管理

摘 要：數(shù)據(jù)庫資源是高校圖書館館藏資源的重要組成部分，文章針對(duì)高校圖書館數(shù)據(jù)庫招標(biāo)采購中存在的問題，提出了通過科學(xué)制定數(shù)據(jù)庫采購原則、開展學(xué)科化數(shù)據(jù)庫績效評(píng)價(jià)、完善數(shù)據(jù)庫審計(jì)文件及服務(wù)承諾等對(duì)策，提升高校圖書館數(shù)據(jù)庫采購效能和建設(shè)質(zhì)量。

中圖分類號(hào)：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2022）06-0057-04

以電子圖書、電子期刊為代表的中外文數(shù)據(jù)庫是高校圖書館館藏資源的重要組成部分，其憑借內(nèi)容完整、學(xué)科前沿性及匹配性強(qiáng)、使用方便等優(yōu)勢成為支撐高校師生開展教學(xué)科研工作的重要資源。隨著電子資源種類和采購經(jīng)費(fèi)的大幅增加，電子資源的建設(shè)原則、經(jīng)費(fèi)使用及采購流程已成為高校圖書館關(guān)注的重點(diǎn)。隨著大部分高校將數(shù)據(jù)庫采購納入政府招標(biāo)采購范疇，與一般貨物類項(xiàng)目相比，建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)費(fèi)申報(bào)與審批過程復(fù)雜、談判話語權(quán)缺失[1]、技術(shù)參數(shù)與預(yù)算難以精準(zhǔn)估定、售后服務(wù)無法保障等問題逐漸顯現(xiàn)。因此，從數(shù)據(jù)庫采購模式與流程出發(fā)，通過研究政府采購招標(biāo)過程中的采購決策、項(xiàng)目論證、經(jīng)費(fèi)申請、校內(nèi)審計(jì)、預(yù)算確定、服務(wù)保障等關(guān)鍵性問題，提出相應(yīng)的對(duì)策建議，可以提高數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量、規(guī)范采購流程，以及保障經(jīng)費(fèi)預(yù)算的科學(xué)合理使用，提升學(xué)校學(xué)科建設(shè)與人才培養(yǎng)的資源支撐力度與效果[2]。

1 高校圖書館數(shù)據(jù)庫招標(biāo)采購存在的問題

1.1 數(shù)據(jù)庫采購決策缺乏學(xué)科化績效評(píng)價(jià)依據(jù)

為保證數(shù)據(jù)庫資源與學(xué)校學(xué)科需求相匹配，高校圖書館一般以學(xué)科包、數(shù)據(jù)庫包或?qū)W科大類專集的形式購買數(shù)據(jù)庫的部分或全部內(nèi)容，同時(shí)在每年的采購預(yù)算中依據(jù)經(jīng)費(fèi)、需求、使用效果等，對(duì)數(shù)據(jù)庫種類或?qū)W科包（大類）做出調(diào)整，續(xù)訂、刪減或增訂部分?jǐn)?shù)據(jù)庫或?qū)W科種類。不管是采用哪種購買方式，高校圖書館的決策依據(jù)基本上都是根據(jù)使用量評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)庫使用績效，沒有進(jìn)行深入的學(xué)科內(nèi)容分析與評(píng)價(jià)，缺少科學(xué)的評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)與依據(jù)。

1.2 數(shù)據(jù)庫采購審批流程長

當(dāng)前，高校圖書館購買數(shù)據(jù)庫的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申報(bào)批復(fù)過程比較復(fù)雜。數(shù)據(jù)庫采購一般屬于服務(wù)類項(xiàng)目，超過一定經(jīng)費(fèi)額度后，需要專家論證、采購計(jì)劃確定、公示、計(jì)劃申報(bào)、審計(jì)、公開招標(biāo)等流程，環(huán)節(jié)多、流程長，需要圖書館充分準(zhǔn)備采購說明、論證報(bào)告、使用效果等大量文字材料，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏或材料不完整都會(huì)延長審批時(shí)間。

1.3 供應(yīng)商售后服務(wù)質(zhì)量難以保證

導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫售后服務(wù)難以保證的原因主要有兩點(diǎn)：一是參加政府采購招標(biāo)并簽署合同的供應(yīng)商并不是擁有數(shù)據(jù)庫資源的出版社和服務(wù)商，一般是本地代理商參加招標(biāo)過程，而由出版商提供服務(wù)。二是外文數(shù)據(jù)庫出版社不具備在我國境內(nèi)銷售的資質(zhì)，需由國內(nèi)擁有銷售權(quán)的相關(guān)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)、代理付費(fèi)。供應(yīng)商與服務(wù)商、出版社三方脫離，致使服務(wù)質(zhì)量難以保證。

2 高校圖書館數(shù)據(jù)庫政府采購流程優(yōu)化策略

2.1 科學(xué)制定數(shù)據(jù)庫采購原則

由于經(jīng)費(fèi)有限，高校圖書館不僅不能無限制地新購各類數(shù)據(jù)庫，而且還需要對(duì)已購數(shù)據(jù)庫進(jìn)行評(píng)估和取舍。因此，高校圖書館需要通過科學(xué)客觀的決策手段，科學(xué)制定數(shù)據(jù)庫采購原則，在預(yù)算范圍內(nèi)建設(shè)符合學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展要求以及滿足本校用戶閱讀需求的數(shù)據(jù)庫資源[3]。當(dāng)前，國內(nèi)外高校圖書館數(shù)據(jù)庫采購原則主要包括“需求驅(qū)動(dòng)、經(jīng)費(fèi)保障”和“質(zhì)量為主”[4]，其中“需求驅(qū)動(dòng)、經(jīng)費(fèi)保障”以用戶需求為主，同時(shí)考慮資源訂購方的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和保障情況;“質(zhì)量為主”則是將資源質(zhì)量及內(nèi)容視為訂購決策的主要因素。例如，天津理工大學(xué)圖書館從學(xué)校高水平教學(xué)研究型大學(xué)建設(shè)定位出發(fā)，依據(jù)學(xué)校專業(yè)設(shè)置與學(xué)科建設(shè)情況，采用了“需求驅(qū)動(dòng)、經(jīng)費(fèi)保障”采購原則，即符合學(xué)校學(xué)科分布特點(diǎn)，滿足重點(diǎn)學(xué)科和專業(yè)教學(xué)、科研需求，以全文數(shù)據(jù)庫為主，以摘要類、索引類數(shù)據(jù)庫為輔，綜合考慮使用（試用）效果、經(jīng)費(fèi)預(yù)算和篇（次）均成本等，在確保數(shù)據(jù)庫專業(yè)權(quán)威性和高質(zhì)量的前提下，綜合考慮用戶需求與經(jīng)費(fèi)保障。

此外，由于數(shù)據(jù)庫資源包含不同類型文獻(xiàn)資源，因此在學(xué)校財(cái)務(wù)處和國資處分屬于不同項(xiàng)目，如：有些高校圖書館將電子圖書歸入貨物類采購，與紙質(zhì)圖書同等對(duì)待并計(jì)入固定資產(chǎn)類，而將電子期刊列入服務(wù)類項(xiàng)目。項(xiàng)目不同經(jīng)費(fèi)來源就不同，因此審批流程也不同。高校圖書館應(yīng)全面掌握數(shù)據(jù)庫預(yù)算的申請和批復(fù)情況，準(zhǔn)確了解不同經(jīng)費(fèi)來源、不同類型數(shù)據(jù)庫的審批、采購程序和經(jīng)費(fèi)使用要求，做到合理規(guī)劃數(shù)據(jù)庫采購時(shí)間、精準(zhǔn)把握價(jià)格浮動(dòng)范圍，確保政府采購招標(biāo)的成功率，嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)庫采購計(jì)劃與經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

2.2 開展學(xué)科化數(shù)據(jù)庫績效評(píng)價(jià)

為獲得客觀數(shù)據(jù)，高校圖書館需對(duì)數(shù)據(jù)庫的試用、采購、使用、續(xù)訂及停訂等階段的使用績效進(jìn)行科學(xué)分析和評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)庫使用績效比較科學(xué)的方法是外文電子期刊分析與評(píng)估，包括電子期刊內(nèi)容結(jié)構(gòu)分析、專業(yè)核心期刊保障情況、學(xué)科資源保障情況、電子期刊下載情況、外文電子期刊引用情況等指標(biāo)[5-7]，以ESI設(shè)置的22個(gè)學(xué)科為基礎(chǔ)，統(tǒng)計(jì)相關(guān)學(xué)科的發(fā)文量及其引用量等情況，并對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，最終形成面向?qū)W科的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)數(shù)據(jù)庫采購決策機(jī)制。以天津理工大學(xué)圖書館為例，該館訂購了某外文期刊數(shù)據(jù)庫（以下簡稱“W數(shù)據(jù)庫”），為研判是否對(duì)該數(shù)據(jù)庫進(jìn)行續(xù)訂，該館基于ESI學(xué)科分布的發(fā)文量、被引次數(shù)、影響因子及分區(qū)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以期得到數(shù)據(jù)庫續(xù)訂的綜合大數(shù)據(jù)依據(jù)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)均來源于《科學(xué)引文索引》（Science Citation Index，SCI）。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，2017—2020年天津理工大學(xué)共在SCI上發(fā)表論文2，890篇，其中在W數(shù)據(jù)庫中的SCI期刊上發(fā)表260篇，占總發(fā)文量的9%，學(xué)科分布為化學(xué)114篇、材料科學(xué)86篇、工程學(xué)20篇、藥理學(xué)與毒理學(xué)15篇，其他學(xué)科25篇，表明W數(shù)據(jù)庫對(duì)該校的化學(xué)、材料科學(xué)、工程學(xué)等學(xué)科的支撐力度較大，具有較大的影響力，且這些論文都有較高的被引次數(shù)，完全契合天津理工大學(xué)的重點(diǎn)學(xué)科門類，詳見表1。

260篇論文發(fā)表在W數(shù)據(jù)庫中的76家SCI期刊上，其中發(fā)表10篇及以上論文的SCI期刊有7家。JCR分區(qū)按影響因子分為1區(qū)、2區(qū)、3區(qū)、4區(qū)，期刊質(zhì)量也按此順序遞減，一般來說發(fā)表在1區(qū)、2區(qū)的文章質(zhì)量較好，認(rèn)可度也更高，因此高校通常將發(fā)表在1區(qū)、2區(qū)的文章數(shù)量作為衡量作者科研水平的一項(xiàng)參考指標(biāo)。下頁表2顯示，2017—2020年天津理工大學(xué)共有174篇論文發(fā)表在影響力較高的1區(qū)、2區(qū)期刊上，占發(fā)文總量的67%，由此可見天津理工大學(xué)發(fā)表在W數(shù)據(jù)庫SCI期刊上的文章具有較高的科研水平。

表3顯示，在高發(fā)文、高影響力期刊發(fā)表的論文主要集中在化學(xué)、材料科學(xué)、工程學(xué)等學(xué)科，均是W數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢學(xué)科，同時(shí)也是天津理工大學(xué)的重點(diǎn)學(xué)科。由此可見，天津理工大學(xué)圖書館購買的W數(shù)據(jù)庫能夠很好地匹配該校的學(xué)科發(fā)展，滿足師生在科研、學(xué)習(xí)中的外文文獻(xiàn)需求，該館也以此作為重要依據(jù)完成了W數(shù)據(jù)庫的續(xù)訂工作。

2.3 充分準(zhǔn)備數(shù)據(jù)庫審計(jì)論證材料

高校圖書館數(shù)據(jù)庫采購一般包括公開招標(biāo)采購模式、單一來源招標(biāo)采購模式及自主采購模式，無論哪種模式都需要進(jìn)行前期資源論證和審計(jì)。一般服務(wù)類項(xiàng)目審計(jì)的重點(diǎn)內(nèi)容是項(xiàng)目的真實(shí)性、合理性、有效性、效益性[8]，數(shù)據(jù)庫采購的審計(jì)重點(diǎn)包含采購項(xiàng)目、采購價(jià)格、采購執(zhí)行的真實(shí)性，即某一數(shù)據(jù)庫采購項(xiàng)目實(shí)施、價(jià)格和執(zhí)行流程是否真實(shí)存在，以及數(shù)據(jù)庫服務(wù)采購的組織方式、采購方式是否符合國家和學(xué)校項(xiàng)目采購的相關(guān)規(guī)定，數(shù)據(jù)庫采購需求、實(shí)施流程、合同簽訂和履行以及驗(yàn)收和付款等環(huán)節(jié)是否能夠有效控制風(fēng)險(xiǎn)等。因此，高校圖書館在數(shù)據(jù)庫審計(jì)論證說明中應(yīng)詳細(xì)說明項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目實(shí)施背景及具體服務(wù)內(nèi)容等。其中，項(xiàng)目預(yù)算要真實(shí)合理，中文數(shù)據(jù)庫價(jià)格應(yīng)不高于上一年度，外文數(shù)據(jù)庫應(yīng)參照DRAA集團(tuán)采購所確定的數(shù)據(jù)庫年期方案及對(duì)應(yīng)的外幣價(jià)格，不高于相應(yīng)的人民幣價(jià)格（包含開票日匯率和代理商費(fèi)用），同時(shí)合理體現(xiàn)學(xué)校的級(jí)別、學(xué)術(shù)水平和使用量等特點(diǎn)。此外，高校圖書館還應(yīng)積極爭取供應(yīng)商、代理商和招標(biāo)機(jī)構(gòu)的支持，用足、用好價(jià)格優(yōu)惠政策，如三年期協(xié)議比一年或兩年期協(xié)議的優(yōu)惠幅度更大;關(guān)注外幣匯率、把握招標(biāo)時(shí)間、節(jié)省代理費(fèi)用;以大包形式一次性招標(biāo)不同種類的數(shù)據(jù)庫，以降低招標(biāo)服務(wù)費(fèi)等。在項(xiàng)目實(shí)施背景方面，審計(jì)論證材料應(yīng)充分說明所購數(shù)據(jù)庫與學(xué)校學(xué)科發(fā)展的相符合程度，從學(xué)科建設(shè)對(duì)文獻(xiàn)需求的角度強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)庫采購的必要性。對(duì)具體服務(wù)內(nèi)容的審計(jì)論證應(yīng)包含數(shù)據(jù)庫使用時(shí)間、數(shù)據(jù)總量和出版日期、日常培訓(xùn)、故障處理、活動(dòng)支持、校外訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)永久保存和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，以及師生在使用過程中的個(gè)性化需求等。

2.4 增強(qiáng)服務(wù)承諾

根據(jù)政府采購招標(biāo)要求，供應(yīng)商中標(biāo)后需簽訂相關(guān)的采購合同，一般情況下招標(biāo)機(jī)構(gòu)提供的是面向所有貨物或服務(wù)類項(xiàng)目的采購合同，內(nèi)容包括基本的商品（貨物）清單、服務(wù)時(shí)間、

服務(wù)內(nèi)容等，不包含數(shù)據(jù)庫作為知識(shí)內(nèi)容服務(wù)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、師生投稿需求及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的校外訪問等保障。因此，高校圖書館應(yīng)根據(jù)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)和師生具體需求補(bǔ)充知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、校外訪問保障等條款，以增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商的服務(wù)承諾。

3 結(jié)語

隨著數(shù)字資源出版量和用戶需求的不斷增多，高校圖書館在經(jīng)費(fèi)不充裕的情況下，必須充分考慮師生的實(shí)際需求，在學(xué)科化數(shù)據(jù)庫績效評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校學(xué)科發(fā)展目標(biāo)，以資源的學(xué)術(shù)質(zhì)量和使用效果為依據(jù)，科學(xué)制定數(shù)據(jù)庫建設(shè)原則與標(biāo)準(zhǔn)，選用適合自身的數(shù)據(jù)庫采購方式，最大限度地優(yōu)化數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)，更好滿足師生的文獻(xiàn)資源需求。

參考文獻(xiàn)：

[1] 魏輔軼，檀博.高校圖書館數(shù)字資源采購話語權(quán)的重建[J].圖書館論壇，2018（5）：103-111.

[2] 任淑紅，劉婷婷，閆大波.文獻(xiàn)資源招標(biāo)采購問題與對(duì)策探析：以高等學(xué)校圖書館為例[J].沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2020（1）：47-51.

[3] 漆月，石璐.基于動(dòng)態(tài)規(guī)劃的電子資源采購決策支持模型研究[J].數(shù)字圖書館論壇，2020（11）：27-32.

[4] 羅祺姍，翟爽，張靜.電子資源訂購決策評(píng)價(jià)的若干思考：以中國科學(xué)院電子資源集團(tuán)采購為例[J].圖書情報(bào)工作，2018（3）：39-44.

[5] 吳冠儀，申雅琪.致力于效能提升的高校期刊數(shù)據(jù)庫單一來源采購“放管服”探索[J].圖書館學(xué)研究，2021（1）：31-35.

[6] 劉玉華.面向?qū)W科建設(shè)的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)電子資源采購策略[J].信息系統(tǒng)工程，2020（12）：10-11.

[7] 張春燕，陳宏東，薛小婕.電子資源績效評(píng)估的實(shí)踐：以蘭州大學(xué)圖書館外文電子期刊為例[J].河南圖書館學(xué)刊，2020（12）：63-65.

[8] 陳珍瑜.基層央行開展服務(wù)采購審計(jì)的策略[J].中國內(nèi)部審計(jì)，2017（6）：56-57.

（編校：徐黎娟）