首選延期，移址辦會也是有效方式

姜南

“疫情持續的三年來，不論是文旅行業還是會展行業都受到巨大沖擊，面臨停擺。以鄭州為例，去年鄭州7.20水災，加上今年疫情的反復，更是給鄭州會展業雪上加霜，本地會展企業在夾縫中生存，很多企業都走到了生死攸關的階段。”鄭州宏青會展服務有限公司總經理焦鵬以鄭州會展業發展現狀為例，就疫情下MICE企業舉辦會議活動的應對方案等問題接受了本刊記者采訪。

焦鵬在采訪時說道，截止5月底，像鄭州國際會展中心等一大批展館依然沒有恢復營業，政府審批非常嚴格，在此情況下，企業調整發展策略，首先采取開源節流的辦法；其次，與鄭州會展行業協會等官方組織機構保持緊密聯系，把行業訴求及時向政府反饋，期待六月能夠恢復正常。

發力線上活動，研發新產品

焦鵬表示，面對疫情的不確定因素，宏青會展也做出了應對措施。疫情常態化下，活動通常采用線上與線下相結合的辦會形式，線上采用會議直播。線下嚴格按照防疫要求，參會嘉賓須持健康碼和48小時核酸陰性證明。因開展會議活動有隨時被叫停的風險，為預防突發情況，會根據形勢提前做出不同的預案準備。同時，在業務方面，宏青會展也在積極地拓展。

他認為，過去是以線下活動為主、線上為輔，疫情之后，變成以線上為主、線下為輔。傳統線下會議活動在會場布置上需要花費較大的成本，例如物料、舞美等準備工作，更加重視會議現場的效果。疫情之下，更多的是要投身互聯網領域，重點發力線上活動，例如元宇宙新場景的探索，與專業技術類公司合作，共同研發新的線上產品，來適應不同類型線上活動的需求。

移址辦會也是一項有效辦法

談到面對突發疫情，會議活動延期或改變舉辦地，焦鵬認為，北京、上海這類國際化大都市的疫情防控更為嚴格，人流量比較大，流動性強，不利于人員控制。面對持續的疫情，首選的建議是延期。第一次選的舉辦地必然是在軟硬件等各方面經過深思熟慮過的，不論是規模，還是影響力，都是最好的。前兩年延期的會議活動，在疫情得到有效控制后依然能夠順利舉辦。

他繼續分析道，“今年情況更為特殊，很多活動經過兩次、三次延期后依然無法開展，特別是一些對舉辦時間有要求的活動，上半年開不了，下半年再開就沒有意義了。這類會議活動就建議改變舉辦地。例如選擇疫情相對平穩的地市級城市舉辦，這也是目前一個比較有效的辦法。”他以鄭州為例講到，鄭州作為河南省會城市人流量比較大，疫情防控形勢比較嚴峻，除省會城市鄭州以外的城市，例如開封、洛陽、南陽等疫情相對平穩的城市，展會活動往往能夠正常舉辦。他說，“宏青會展的很多業務也都出現了下沉現象。在鄭州舉辦條件不成熟的時候，我們會建議主辦方將活動直接轉移到地市級城市舉辦，在保證防疫安全的前提下，盡量讓會議活動順利舉行。這一辦法會導致成本增加，特別是需要將所有物料、人員等轉移到另一座城市時，都在無形中增加了成本，也會面臨活動規模可能會縮減，影響力不如大城市，最終導致收入減少的情況，但整體上能夠保障活動的順利舉行。”

保持溝通與互動線上活動提高客戶黏性

關于如何做好與參會、參展嘉賓的溝通與維護工作，焦鵬說道，“政府型會議活動的延期或取消，直接下達通知公告即可。但對于‘以會帶展’的商業類會議活動，因涉及很多參展商和觀眾，會相對比較麻煩。對于已經購買展位的展商，可能會因舉辦時間的改變而取消參展，由此給主辦方帶來一定的損失。在客戶維護上，需要及時與客戶溝通，以安撫為主，保持聯絡暢通。在沒有任何收益的情況下，依然要與客戶保持密切的聯系，防止客戶流失，實際上也在增加公司的運營成本。”同時，他補充說道，“疫情期間我們還會做一些會展行業的線上直播沙龍、講座與培訓活動，邀請業界知名專家學者分享行業動態與知識，做宣傳海報，邀請客戶觀看，提高客戶的粘性，保持互動與交流。”