英國國家檔案館數字檔案保存風險評估模型研究及啟示

羅亞利/浙江大學

2021年，習近平總書記在致世界互聯網大會的賀信中指出，我國應“優化數字社會環境，構建數字合作格局，筑牢數字安全屏障”[1]。這對數字檔案安全保存提出了更高要求。檔案學界應結合實踐，在現有研究基礎上，進一步深化數字檔案安全保存風險管理的理論研究和實踐探索。

我國現有關于數字檔案保存風險的研究主要以理論探討為主，或是從宏觀層面提出期望[2]，或是對已有的數字檔案保存系統進行分析[3]，或是從數字技術實現的角度提出系統的設計構想[4]。但在具體實踐中，檔案從業人員普遍缺乏數字技術專業知識，對數字檔案保存風險的理解是狹隘的或靜態的，因此不能對風險進行科學的分析或評估。為了使檔案從業人員能應對不斷變化的風險環境，急需構建一個易理解的數字檔案保存風險評估模型。然而，我國檔案學界對此尚無相關研究。

在國際檔案界，英國較早關注數字檔案保存風險管理實踐[5]。2020年，英國國家檔案館構建了數字檔案保存風險評估模型（Digital Archiving Risk Assessment Model，以下簡稱DARAM），協助檔案從業人員應對數字檔案保存風險[6]。本文介紹DARAM構建背景、愿景、結構及多學科合作的構建過程，以期為我國數字檔案保存風險管理實踐提供有益借鑒，為開展相關理論研究提供新的視角。

1 英國數字檔案保存風險評估模型DARAM

1.1 DARAM的構建背景

英國國家檔案館認為，每一代數字技術都會帶來一系列新風險，數字檔案保存工作必然涉及評估和處置復雜多變的風險因素。2018年，英國政府基于簡易風險評估模型SPOT（Simple Property-Oriented Threat Model）[7]，出臺了《ISO 31000：2018風險管理指南》，提出了數字保存風險管理6項標準，即可用性、可標識性、持久性、可呈現性、可理解性和真實性[8]。為了與此類標準兼容，歸檔人員必須使數字檔案符合指定的相應元素。但是，依據這些標準，并不能提前預測多變的風險因素，無法衡量風險等級，更不能提供風險援助的先后次序。因此，在特定情況下，過分依賴既定標準的數字風險管理，導致數字檔案保存措施出現滯后性，其本身成為風險來源之一。2019年，英國檔案服務認證機構（UK Archive Service Accreditation）要求各檔案館對數字檔案保存風險進行預測和評估。然而，同年9月，英國數字保存聯盟（Digital Preservation Coalition，DPC）指出當前英國檔案行業的數字技術力量很難為存量數字檔案提供可持續的安全保存，數字檔案的增量也已經逼近檔案機構接收能力和管理能力的臨界點[9]。因此，急需易理解、可推廣的數字檔案保存風險管理模型，幫助檔案從業人員識別數字檔案保存風險因素，并根據風險級別，有針對性地提出規避方案和處置措施。2020年初，該聯盟提出了數字檔案保存風險管理模型的概念[10]，目標是讓檔案從業人員能夠理解和分析數字檔案保存的風險。同年7月，英國國家檔案館在推進保護國家記憶項目的過程中，以此概念為基礎構建了數字檔案保存風險評估模型DARAM。

1.2 DARAM的愿景

基于數字檔案保存風險管理的現狀和需求，英國國家檔案館為DARAM設定如下愿景。

第一，使檔案從業人員理解數字檔案保存風險。建立模型，直觀地顯示數字檔案保存風險因素之間的邏輯關系，使用戶在實際工作場景中明了各種風險因素之間相互影響的機制。

第二，使檔案從業人員能夠對數字檔案保存風險進行級別排序。DARAM將支持用戶直接比較不同類型的風險事件對數字檔案保存的影響程度，使檔案從業人員能夠做出更明智的決定，并采取有針對性的行動，提高其在具體操作環境中實時處置風險的能力。

第三，提高相關群體對數字檔案保存風險的認識，擴大風險評估模型的使用范圍。英國國家檔案館計劃與地方政府、企業和學術組織開展廣泛交流，尋求項目合作，推廣模型應用，推動跨學科融合，為數字檔案安全保存爭取更多的技術支持[11]。

1.3 DARAM的結構

2017年，英國國家檔案館的數字檔案管理綜合決策支持系統（Integrated Decision Support System，IDSS），通過整合數字檔案保存的相關信息、數據和因素，構建了一個基礎模型，用以預測數字檔案保存風險。該模型表述了呈現工具、專業技能、文件格式、數字對象、內容元數據等因素之間的邏輯關系，即數字檔案“呈現工具”的選擇取決于“文件格式”和檔案從業人員的“專業技能”水平，“文件格式”取決于“數字對象”的類型，而“數字對象”的數據屬性信息則由“內容元數據”來描述[12]（見圖1）。2020年，英國國家檔案館保護國家記憶項目團隊在風險管理實踐中對IDSS建立的基礎模型進行細化，更全面地、更綜合地考量數字檔案保存風險管理所涉及的相關因素，構建數字檔案保存風險評估模型（DARAM）。根據DARAM的愿景，項目團隊中的計算機軟件開發者、統計技術人員及檔案從業人員經過反復的交流和研究，提出以可呈現能力（Renderability）和智能控制（Intellectual Control）作為評估數字檔案保存風險的基準，并明確了相關影響因素的層級結構[13]（見圖2）。

第一，可呈現能力指數字檔案管理系統能安全地呈現原始數字文檔，并能順暢地提供訪問。影響可呈現能力的因素，可以分為三個層級：第一層級包括呈現工具、技術元數據和可保存數據；第二層級包括保存期限、數據淘汰和數據完整性；第三層級包括運行環境、復制更新、物理災難、存儲介質、專業技能、數字對象、信息管理和系統安全。影響第一層級呈現工具和技術元數據的因素比較單一，主要是第三層級中檔案從業人員的數字專業技能水平和數字對象的類型。而影響第一層級中可保存數據的因素則較多，涉及第二層級和第三層級中的所有因素，其邏輯關系為：數據保存期限受數字檔案管理系統運行環境、數據復制更新頻率、潛在災害及存儲介質壽命等因素的影響；數據是否被淘汰由存儲介質的使用壽命和數字檔案從業人員的數字專業技能決定；數據完整性受檔案從業人員信息管理的有效性和數字檔案管理系統的安全性等因素的影響。

圖2：DARAM層級結構

第二，智能控制指檔案從業人員面對可呈現的數字檔案時，能完全了解其來源、管理其內容，并能控制其開放和利用。影響智能控制的因素，同樣可以分為三個層級：第一層級包括數據標識、利用條件；第二層級包括內容元數據和信息管理；第三層級是數字對象。數據標識和利用條件，直接影響檔案從業人員對數字檔案的智能控制。根據層級之間的邏輯關系，影響數據標識的因素是第二層級的內容元數據和信息管理，內容元數據是描述數據屬性信息的，由第三層級的數字對象決定。影響利用條件的因素比較單一，主要是第三層級的數字對象。

DARAM的創新之處在于根據檔案從業人員的數字專業技能水平，把數字檔案保存所涉及的各種復雜風險因素用層級結構加以清晰地呈現，并進行統計量化，設計出易理解的、可操作的數字檔案風險評估模型結構。英國國家檔案館將DARAM設定為可持續使用的模型，為各級檔案管理機構的數字檔案保存風險評估提供常規服務。即使數字檔案保存的環境不斷變化，按照這一模型，檔案從業人員依然可以定期進行風險評估[14]。

2 基于多學科合作的DARAM構建

在數字檔案保存領域，檔案從業人員和計算機軟件開發者之間的合作比較普遍。然而，DARAM在構建過程中，運用了統計學的相關知識，首次在檔案學科、統計學科和計算機學科之間建立了合作關系。三方充分溝通、交叉協作，明確彼此需求、及時調整方案，各方均為模型的成功構建做出了貢獻。

第一，統計技術人員，主要負責風險因素和數據的統計和分析工作。在模型構建過程中，統計技術人員結合檔案從業人員提供的相關信息和數據，采用貝葉斯“支持某項屬性的事件發生得愈多，則該屬性成立的可能性就愈大”[15]的理論，對DARAM結構中各因素發生風險的概率進行量化，使層級結構更加直觀和明晰。他們與檔案從業人員保持溝通，建議其做好數字檔案保存工作的信息記錄，協助解讀統計結果的相關數據，從而準確理解風險評估模型，對數字檔案保存風險進行科學評估。

第二，軟件開發者，主要負責DARAM模型及相關系統的軟件開發。在模型構建過程中，軟件開發人員需要與檔案從業人員全程對接。在開發初期，開發人員向用戶方展示DARAM的初始功能，聽取反饋意見，不斷改進設計，確保DARAM能夠滿足最新需求。在開發中期，不定時地舉辦研討會，收集一線檔案從業人員更詳細、更具體的建議，開發人員據此調整開發思路，提供更直觀的界面，滿足具有不同數字技能水平的檔案從業人員的需求。在模型維護階段，開發人員采用的特定編程技術，允許任何具有基本編程知識的人對模型進行簡單的維護和更改，使DARAM模型具備可持續發展的特性。

第三，作為用戶方的檔案從業者人員，主要負責提出需求和提供數據。檔案從業人員向項目組其他學科的專家詳細闡釋檔案管理工作的內容和流程，提出數字檔案保存風險評估的迫切需求。同時，負責收集數字檔案的相關數據和信息，為模型各個節點的定位提供有效的、完備的數據支持，并參與模型每個變量和每個節點的調整工作。隨著開發過程的推進，檔案從業人員主動接觸其他學科，全程積極參與討論，逐漸理解模型構建的結構，能更從容地應對動態變化的數字檔案保存環境。

3 DARAM對我國數字檔案保存風險管理的啟示

3.1 深化實踐探討，構建實用模型

英國國家檔案館與各級地方檔案管理機構緊密聯系、深入調查，對檔案從業者的數字技能以及相關知識儲備進行調研，根據需求確定愿景。DARAM的軟件開發者向檔案從業人員收集具體問題和建議，匯集風險數據，建立風險證據數據庫，構建了可量化的數字檔案保存風險評估模型。我國目前尚無關于數字檔案保存風險管理的實用策略，也沒有具有可操作性的風險評估模型。我國檔案學界可以參考英國的做法，深化數字檔案保存風險管理的實踐探討。檔案管理機構的決策者和數字檔案管理系統的開發者應深入檔案工作一線，調查數字檔案保存風險管理的具體實踐以及存在的具體問題，收集相關數據和信息，分析數字檔案保存所涉及的各種風險因素，設計適用于我國數字檔案保存的風險評估模型。

3.2 注重學科融合，創新合作方式

英國國家檔案館在DARAM構建過程中，應用了統計學科的相關知識，看似與檔案學關聯度不高的統計學解決了數字檔案保存風險因素的統計問題。目前，我國檔案管理機構在開展檔案數字化工作時，尋求的合作對象多為計算機軟件開發商。隨著信息技術的發展和檔案數字化建設的推進，數字檔案保存的技術環境更加復雜，所面臨的風險更加多樣[16]，檔案管理部門需要更多學科的支持。我國檔案管理機構可以借鑒英國的經驗，打破思維定勢，加強交流互動，學習其他學科的知識，推動數字檔案管理工作的發展。檔案工作者應樹立多學科融合的理念，探討跨學科合作的可能性，并創新合作方式、拓寬研究視野、提升理論水平。

3.3 加強交流協作，降低外包依賴

目前，我國檔案數字化大多采用服務外包的方式，基層檔案管理機構缺乏信息技術人才。久而久之，數字檔案保存的風險管理工作會越來越依賴檔案服務企業的信息技術人員，這給數字檔案安全保存帶來了隱患。我國檔案管理機構的決策者可以借鑒英國的做法，在檔案數字化外包的過程中，要求信息技術人員與檔案工作人員全程對接，并以舉辦研討會、座談會等形式，加強雙方的協作和交流。在彼此充分了解的基礎上，信息技術人員可以根據檔案從業人員數字技能水平和整體需求，設計易理解的、可簡單維護的數字檔案管理系統或模型。最終，檔案從業人員就能有效參與數字檔案保存風險管理工作，降低對外包的依賴。