ERP軟件系統在企業科研項目預算中的信息化應用

田瑞南

（海洋石油工程股份有限公司，天津 300452）

一、前言

隨著企業逐年加大研發投入力度，科研項目實施對企業創新發展的支撐作用越來越重要，管控科研項目已經成為企業發展的關鍵，也是企業實現數字化轉型的關鍵。而科研項目管控的重點在預算管控，企業可以引進ERP軟件系統來管理科研項目預算，具體是在ERP項目管理（PS）模塊下實施科研項目預算管理，最終利用信息化手段來管理科研項目預算。

二、相關概念

（一）ERP

企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP），是集成化的管理信息系統，對企業的運營流程進行優化，以信息技術為核心，實現信息技術與企業財務管理整合一體。通過系統化的管理使企業內外部資源整合、分配，實現資源共享。

（二）信息化

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。信息化是以現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為相結合的一種技術，使用該技術后可以很大程度上提高各種行為的效率，為企業提供有效的技術支持。

（三）科研項目

科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特、復雜并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。項目參數包括項目范圍、質量、成本、時間、資源等。

（四）WBS

工作分解結構（Work Breakdown Structure）是以可交付成果為導向對項目要素進行的分組，它歸納和定義了項目的整個工作范圍，每下降一層代表對項目工作的更詳細定義。可以把一個項目，按一定的原則進行分解，項目分解成任務，任務再分解成一項項工作，再把一項項工作分解到每個人的日常活動中，直到分解不下去為止。

三、企業ERP軟件系統科研項目預算應用功能分析

ERP軟件系統在企業科研項目預算管控中有著重要作用。首先，從全局角度看，ERP軟件系統優化了企業業務流程，提高了企業管理效率，用先進信息系統代替傳統手工作業，最大限度地減少人工參與，促進企業數字化智能化轉型。其次，該軟件具有高度整合性，將原先分散企業各角落的數據整合起來，使數據得以一致性，并提升其精確性，展現了高效精準的核算管理優勢。在科研項目預算管理的實際應用中，是把科研項目立項數據、預算、采辦、成本、收入等數據在系統中整合，形成全過程管理數據。另外，ERP軟件系統還可以簡化科研項目成本核算，它全面監控科研項目各環節所發生的成本，通過導出統計報表數據提供項目組實施預算過程管控，從而實現對全面預算的有效控制，避免超預算、違規使用預算的現象發生。

結合實際工作的情況，分析ERP軟件系統科研項目管理（PS）模塊的具體功能。PS科研模塊主要包括創建工作分解結構（WBS）功能、更改項目狀態功能、維護結算規則功能、查詢項目結構功能、查詢項目層級結構報表功能、維護項目預算功能、調增調減項目預算功能、查詢項目預算功能、查詢項目預算調整歷史功能、查詢項目成本行項目報表功能、查詢項目成本執行情況功能、項目負責人維護功能、上載工時信息等各項事務功能，以上都是通過輸入對應的事務代碼實現系統操作。本文重點針對ERP軟件系統中的科研項目預算的具體功能做出以下分析。

（一）工作分解結構（WBS）創建功能

首先，要修改系統的用戶狀態到立項狀態，再開始創建WBS節點，而創建科研項目WBS是所有后續操作的基礎，WBS號有具體的編碼規范。WBS首層部分：第1位表示項目類型，“E”表示科研類項目；第2位為分隔符“-”；第3、4位代表公司代碼后兩位；第5、6位表示項目立項年份后兩位；第7位表示科研類項目類別；第8-10位為流水號；WBS主體部分：第11-22位表示分隔符+WBS流水號。另外，在企業實際應用中，為了規范和加強科研項目經費管理，解決科研項目資金核算問題，在進行科研項目資本性投入時需要跟蹤不同性質資金的使用情況，實現科研項目的國家撥入資金、上級撥入資金和公司配套資金等不同來源資金的使用及獨立核算。因此，WBS結構項目定義的最末層節點建議按照科研項目資金來源拆分，分為國家資金、集團公司資金、公司配套資金、公司依托資金及分（子）公司自籌資金等。WBS創建完成后，按要求把科研項目結算規則均結算至總賬科目“成本費用-科研-生產研究”項下，最終實現整個WBS的管理費項下單獨核算。

（二）維護項目原始預算功能

完成WBS節點創建后，需要修改系統的用戶狀態到預算狀態，即科研項目完成立項工作后，系統中再繼續錄入與科研協議/合同書中一致的原始預算，啟用科研項目預算管控功能。在系統操作中對項目原始預算的維護主要是在各WBS元素上維護具體的原始預算值，一般在最末節點上錄入預算數據。建議使用CJ30事務代碼，系統操作中是在“期間”字段選擇需要維護原始預算的總體或者具體年度。在維護各WBS元素上的原始預算值時，必須滿足以下校驗：1.同一年度下，子層WBS節點上的原始預算之和≤父層WBS上的原始預算；2.同一WBS節點，年度預算之和≤總體預算，否則系統將發出“報錯”且無法保存原始預算。科研項目預算管控功能可以實現對項目成本的事前管控，系統不允許對所有超預算的手工記賬或后勤單據創建，從而避免科研項目超預算現象的發生。

（三）更新項目預算——預算調增調減功能

項目原始預算錄入完成后，修改系統的用戶狀態到實施狀態。在項目實施過程中，當需要變更科研項目原始預算時，需要首先完成預算變更線下審批工作，再返回ERP軟件系統中更新預算，這就可以通過預算調增和調減操作功能來實現。建議使用CJ37/CJ38事務代碼啟用按項目進行預算調增調減功能，因為應用這個事務代碼可以保留原始分配預算，并且對預算的調整形成記錄。

在系統操作中對項目增減預算的維護主要流程：當增加預算即項目維護的原始預算不足時，需要在線下完成預算追加審批手續后，使用CJ37事務代碼啟用按項目進行預算調增功能，它可以對預算進行調增的補充預算操作，從而實現既保留原始分配預算的同時又對預算的調整形成記錄；當減少預算即項目維護的原始預算過多時，需要在線下完成預算調減審批手續后，使用CJ38事務代碼啟用按項目進行預算調減功能，它可以對預算進行調減的減少預算操作，從而實現既保留原始分配預算的同時又對預算的調整形成記錄。

（四）查詢項目預算功能

項目實施過程中，如果需要查詢項目預算，即項目組如果需要實時查看項目的原始預算和當前預算等信息，以及要查詢項目預算調整歷史時，建議使用CJ31顯示預算的事務代碼，它是可以查看項目的預算、預算調增調減等信息，顯示的內容中包括在WBS元素上的預算、當前預算、已分配的、可分配的、累計的、剩余的等相關的預算信息，通過查詢預算功能實時管控預算。

（五）查詢項目成本行項目報表功能

成本管控是科研項目實時管控的重點，科研項目管理人員需要實時控制已發生的成本，以保障科研預算的合規使用。在科研項目成本錄入ERP軟件系統后，項目管理人員如需要查看項目的WBS元素上發生的成本行信息，可以使用CJI3-實際成本/收入事務代碼。它通過在篩選執行前輸入數據庫概要、利潤中心、WBS、記賬日期、生成報表布局格式等各選項信息后，即可按需生成對應成本報表，生成的報表信息主要包括財年、過賬日期、參考憑證編號、成本要素、貨幣值、憑證抬頭、WBS元素、用戶名等各字段信息。通過成本行項目查詢功能，項目組能及時進行成本分析。

（六）報表開發相關功能

為了使ERP軟件的輸出數據更符合使用者需求，可以為ERP軟件系統二次開發各類功能性預算相關的報表，例如，查詢項目預算調整歷史、查詢項目成本執行等報表。科研項目組如果需要查詢預算調整歷史，除了可以在SAP系統中詳細查詢項目做過的預算調整信息，包括最初預算、當前預算、補充預算、減少預算、釋放預算等信息，還可以定制開發能查詢預算調整的報表；如果科研項目組需要查看單個/多個項目的WBS元素上發生的項目成本執行情況信息，包括當前預算、實際成本、承諾的、已分配的、可用的等各項信息，可以定制開發能查詢項目成本執行情況的報表。

四、企業ERP軟件應用存在的問題

ERP軟件系統上線后，如何充分利用并優化系統的功能，促進ERP軟件系統更適應企業的發展，這就需要我們不斷發現應用中的問題，主要存在以下幾個方面的問題。

（一）科目逐一匹配性問題

科研與財務科目逐一匹配性方面問題突出。具體表現為當科研項目啟動預算下達后，在ERP軟件系統中，需通過財務科目進行實時的費用記賬，那么就要求科研預算科目與財務科目一一對應，才能夠真正地實現對于項目預算花費的控制以及統計。而在當前企業的ERP軟件系統WBS節點結構下，財務記賬的會計科目與科研項目合同書中的核算科目尚未實現逐一匹配，主要是多個財務記賬的會計科目在系統中記賬后對應到一個科研預算科目上，查詢科研項目成本時，通過導出的成本行項目報表無法直觀判斷科研預算科目是否合理，需要手工篩選判斷。

（二）系統中分包成本控制問題

未啟用科研分包服務流程，未全面實現分包成本控制。ERP軟件系統里的科研項目分包成本控制功能，理論上是通過建立分包服務訂單后每月按進度對分包成本進行確認，分包服務訂單費用占用項目預算。而在企業實際應用中，因分包合同過多而出現分包服務訂單創建、訂單進度確認上不及時導致系統中出現遺留部分訂單未進行確認，從而未啟用ERP系統中的分包服務流程，對科研分包合同的處理方式以線下確認進度為主，分包費用由財務采取先掛賬然后再根據實際分包費用進行沖銷處理，這就造成無法對分包成本進行實時分析。

（三）報表使用情況問題

適用高層領導的報表較少。當前，在科研預算管理實施過程中，因業務需求未清晰描述，尤其是未充分梳理高層領導的業務需求，適合高層領導使用的報表較少。例如，科研研發投入執行情況、科研投入與產出情況等決策投入類的報表，最終因高層領導無法通過ERP軟件系統看到他所關注的業務數據，所以，可能減少對ERP軟件系統的關注度、參與度。

五、企業ERP軟件應用的優化及改進對策

（一）建立財務與科研科目對應關系

企業應制定與科研預算科目對應財務科目解釋相關的管理制度，規范科研與財務科目間的對應關系；優化報表功能，在財務導出的報表原始憑證行項目中增加科研科目列信息，與財務科目在報表中建立對應關系，實現對于項目預算成本的控制以及分類統計。

（二）上線科研分包成本控制流程

企業在后期ERP軟件系統優化時，由各業務用戶自行嚴把數據源頭質量，并通過建立相應管理制度明確劃分分包確認及管理職責后，考慮啟用科研項目分包服務流程，通過確認實時分包進度計入分包成本，最終實現分包成本分析。

（三）開發滿足高層領導決策相關的報表

管理者的正確決策、大力支持、積極參與，是ERP軟件系統應用獲得成功的關鍵因素，因此，企業應在充分調研高層領導需求后，通過可視化、網絡化的報表四化技術手段形式展示輸出數據，提升管理者對ERP軟件系統的關注度、參與度。

六、結語

相較于傳統管理模式，ERP軟件系統最大的優點是數據共享功能，它涉及企業管理的各個方面，為其提供良好的溝通橋梁。ERP軟件系統的功能強大、功能模塊多，因此，企業需要保障ERP軟件系統主數據的質量。從預算管理角度出發，企業應搭建與ERP軟件的科研預算管理模塊中主數據相關的子系統，例如，采辦管理系統、財務云、科研項目管理系統、科研成果管理系統等，以滿足相關業務需求。通過開發子系統與ERP的接口來傳輸數據，從而確保ERP軟件系統主數據的質量，使ERP軟件發揮最大化的應用價值。

隨著企業管理理論和IT技術的不斷創新、市場需求的不斷變化，企業科研預算管理流程也必然隨之而改變，這需要經過艱難的ERP軟件系統二次開發和實施才能實現，未來，ERP系統可能會朝著可視化、網絡化的方向發展，因此，企業在實踐中要積極地借鑒優秀的管理理念，在實踐中不斷升級和優化，以促進企業通過數字化、智能化實現高質量發展。