智慧校園下高校檔案信息開發共享策略研究

邱曉青，施秀平

（福建商學院，福建 福州 350012）

隨著信息技術的高速發展，2018年《智慧校園總體框架》國家標準文件的出臺，數字化校園到智慧化校園，為檔案領域提供了新的研究角度。高校一些檔案工作者對高校智慧型檔案館建設提出一些舉措及策略；對智慧校園環境下檔案服務的方式和模式提出一些新的手段和途徑；有些學者認為要加強數據共享協同機制、數據共享標準、數據安全保障機制、專業人才隊伍建設；有些對檔案服務體系、創新管理機制、建設對策等進行了分析和探討，還有些學者提出要更新管理觀念，對檔案管理組織、基礎設施、管理制度、管理方法等進行優化完善。綜上所述，這些針對智慧校園環境下的檔案信息開發共享的機制、模式、策略等分析的比較全面，有一定的借鑒意義，但過于理想化，缺乏進一步的實際操作可行性。本文通過對文獻研究、網絡調研以及相關人員進行訪談等綜合調查的基礎上，對高校檔案信息開發共享現狀及問題進行分析，結合高校實際情況，擬提出一些可操作性強的高校檔案信息開發共享策略。

1 智慧校園與檔案信息化之間的關系

智慧校園是指通過物聯網、云計算等技術，建立各類應用系統，全面采集教學、科研、管理、校園活動、生活等方面數據，為全校師生提供智能化的數據分析以及教學、管理、生活等各方面的智能化的服務環境。智慧校園具有網絡化、共享性、開放性的特點，其核心理念就是通過以用戶需求做向導，智能化地滿足校園網絡用戶個性化需求和功能服務[1]。而檔案信息化是指在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對各類檔案信息資源進行數字化管理及有效整合并提供利用，滿足師生員工及社會大眾的各類利用需求。智慧校園的建設和運行離不開數據庫的建設，而檔案作為重要的數據資源儲存基地，在智慧校園的建設中起著重要的作用，為智慧校園的智能化服務提供數據和服務支撐，而智慧校園的建設又為檔案信息的開發共享提供了強大的數據資源總量以及共享的平臺。因此，智慧校園與檔案信息化之間是相互促進，共同發展的關系。高校檔案部門應抓住智慧校園建設的契機，推進檔案信息化建設，有針對性地對檔案信息進行開發共享[2]，充分發揮檔案的價值，加大檔案資源共享力度，逐步擴大共享范圍，推進檔案共享平臺一體化建設，開創檔案信息共享新局面。

2 高校檔案信息開發共享現狀及存在的問題

2.1 檔案信息開發共享程度低。

以福建高校為例，通過對福建89所高校（本科院校39所，大專院校50所）網絡調查和相關人員訪談發現檔案信息開發共享程度較低，開發共享的內容少（見表1），建立檔案網站的高校僅有7所，均為老牌本科院校，占福建省高校的7.9%；在校官網有建設檔案管理工作頁面的高校有32所，占36%；未建立網站或網頁的50所，占56.1%。在內容建設方面，僅幾所老牌本科院校的檔案網站設有網絡展廳，展示館藏內容。針對高校檔案查詢率比較高的學籍檔案方面，筆者通過訪問福建所有高校的官網頁面發現，目前進行網上預約查詢學籍檔案的高校僅有8所，主要是老牌本科院校，其查詢方式，大致有三種，一是在線注冊預約登記查詢，一種是通過發送郵箱的方式預約查詢，三是電話預約查詢?；旧隙际前凑站W絡預約——人工受理查詢——提供利用的模式，智能化不足。有些高校雖有學籍證明等自助打印機，但是查詢者也需到學校進行實地操作，遠程自主查詢打印還未能真正實現。除學籍檔案外，幾乎所有高校對外沒有檔案網絡查詢入口，利用檔案也只能通過紙質審批方式，許多高校特別是大專院校檔案利用服務仍然以人工半自動化檢索為主，通過查詢檔案目錄，庫房查找原文，復印利用、歸還上架的方式，服務效率低下。實現檔案管理系統與智慧校園平臺其他系統進行對接的高校也為數不多，一些高校也只能做到與教務系統、學籍系統、OA系統等其中的一個或幾個系統進行對接，無法真正達到全平臺的對接。由于各高校檔案管理系統兼容性以及檔案的保密性、安全性等因素，檔案管理系統一般限于校園局域網使用，檔案信息校際共享、社會化共享目前還難以實現。一些本?？圃盒n案管理系統有的還只是單機版本，面臨軟件更新升級的問題，許多大專院校甚至沒有專門的檔案管理系統，只是簡單的配備一臺電腦和打印機，檔案信息資源的管理工作仍然停留在對檔案信息的存儲、錄入、目錄檢索層面，沒有數字化原文，電子目錄與原文無法掛接，根本不具備檔案信息開發共享的條件。

表1 福建高校檔案網站或網頁建設情況表

2.2 檔案信息數字化程度低

檔案信息資源開發共享需要大量的數據資源作為基礎，筆者通過調查發現，福建高校開啟檔案數字化建設的檔案館（室）不超過10所，且這些高校還未完全實現全部紙質檔案的數字化工作，多數檔案依舊采用紙質形式存放。我們知道高校經過長年發展,已存儲了大量紙質檔案資源,大部分高校雖也收集存儲了一定量的電子檔案，但很長一段時間還是以紙質檔案為主，各種文書資料記錄所形成的檔案在不同時期以不同的方式形成檔案，此類紙質檔案規格不統一，有的還存在字跡模糊、破損等情形，年代久遠的紙質檔案還存在手寫文件的情況，而檔案數字化并不是單純地數字化掃描，而是需要進行OCR識別，保證全文內容信息可供檢索，因此在數字化處理過程中難度較大，任務十分繁重。高校檔案部門雖很早就開始電子檔案的收集工作，但未與其他系統對接之前，采用的還是電子文件物理載體歸檔或者互聯網傳輸的方式，歸檔的電子文件以WORD、PDF等格式為主，沒有統一的數據文件標準，在檔案的真實性、完整性、可用性、安全性上無法保證，將其導入檔案信息資源數據庫中，也要經過內容鑒定和技術的處理，無疑也增加了工作量，因此短期內要充實檔案信息數據庫的資源并非易事。

2.3 檔案管理系統與智慧校園不同步

早期各高校缺乏整體的信息化規劃，在智慧校園還未正式提出之前，各個管理系統基本都是以部門為單位，各自進行系統建設，各業務部門根據自身需求進行系統功能建設，操作系統及數據庫都不一樣，沒有形成統一的標準，信息錄入規格不一，各個系統間的建設和升級速度參差不齊，由于各高校信息化建設資金有限，因此往往都優先投入人事、教務、財務等系統的建設[3]。高校智慧校園建設興起之時，檔案管理部門沒有及時跟進，未將檔案管理系統納入智慧校園進行統一規劃建設，導致檔案信息缺乏統一的標準信息存儲格式，歸檔的數據也不夠系統完整，呈現了多元化、多樣性的特點，各業務系統的檔案信息資源難以形成一個整體標準統一的資源庫體系，出現資源無法共享的局面，從而制約高校檔案信息資源的開發共享。

2.4 檔案專職人員配備不足

高校檔案信息的開發共享是一項技術性強且長期繁復的工作，需要有專門的人員進行跟蹤推進。但是目前高校檔案部門專職人員數量偏少，無法滿足信息化發展的需求。以福建省高校為例，筆者通過調查統計出檔案部門人員在6人以上高校僅有4所，占比6.7%，2-5人的有7所占7.9%，1人或1人以下的78所，占85.4%。許多大專院校甚至沒有專職檔案人員，一般管理檔案的工作人員都身兼數職，檔案的日常收集、整理、利用工作都自顧不暇，更不用說檔案信息化、數字化建設了[4]。在專職檔案人員的專業構成上，其中雖然不乏檔案專業人員，但是缺乏計算機專業、信息技術方面的專門人員，而且檔案管理人員有些年齡偏大，計算機、信息化方面的知識比較欠缺。智慧校園平臺下，各個子系統形成的教務教學、辦公發文、科研課題、后勤管理等海量數據與檔案管理系統進行對接，檔案部門要對這些數據進行分類、鑒別、歸檔處理，處理壓力倍增，更需要有既熟悉信息處理技術又掌握檔案管理知識的專業人員來進行處理。

3 智慧校園下高校檔案信息開發共享策略

3.1 智慧校園平臺技術為檔案信息開發共享提供技術支持

目前，高校檔案部門如果單獨進行檔案信息開發共享，除了要有硬件設備，檔案軟件系統，更需要借助“互聯網+”、云計算等技術，要有專門的開發維護人員等等，需要大量的資金，但是很少會有高校會單獨劃撥出足夠的建設資金。2018年國家標準文件《智慧校園總體框架(GBT36342-2018)》，對智慧校園的總體架構，智慧教學環境的構建、校園管理、校園服務、信息安全體系等進行了明確規范，意味著智慧校園有了統一的標準規范。檔案管理系統可以依托智慧校園統一建設平臺的技術規范標準為檔案信息資源實現校內共享、校際共享，乃至社會服務提供可能。因此，高校檔案管理部門應該抓住智慧校園建設的契機，將檔案管理系統納入智慧校園方案進行有效統籌、從頂層設計進行完善，從而為后期與其他系統的對接以及檔案信息的開發共享提供技術保障。智慧校園系統平臺將各個部門形成的數據信息，統一制作成標準化的數據包，再通過統一的信息交換端口完成數據歸檔入庫，開發共享。智慧校園平臺實行的統一身份認證，智能終端廣泛應用，以及數據交換等公共信息服務平臺，為實現更科學合理的數字化環境、為師生提供檔案信息查詢利用服務打下了堅實的基礎。智慧校園平臺采用網絡管理監控系統、千兆防火墻、配置網關、入侵檢測設備、網絡殺毒系統等安全措施，規范了校園網絡使用和監控，保障了校園網的快速、安全、穩定運行，為檔案信息開發共享提供了安全保障。另外智慧校園平臺對數據進行定期統一備份，從而確保了各類數字檔案的安全，只有確保檔案資源的安全性，才能保證檔案服務有效性。由此可見，智慧校園的各項技術為檔案信息的開發共享提供了強有力的技術保障。

3.2 智慧校園平臺資源采集為檔案信息開發共享提供數據基礎

高校檔案管理部門要建立高效實用的檔案信息共享模式，充分發揮其功能效用，必須有豐富的檔案信息資源庫作為數據支撐。高校檔案管理部門可以依托智慧校園平臺，利用各種途徑不斷充實檔案信息資源庫，成為高校文件信息傳輸與交換的“中樞”。通過智慧校園的統一平臺建設，可以實現檔案文件的前端控制管理，將檔案管理的要求、軟件集成規范、數據格式標準等全面融入學校各業務系統中，實現檔案文件全過程管理，從而為檔案信息開發共享提供安全可靠、標準規范的數據來源。各業務系統形成的標準化數據再通過智慧校園的交換端口，與檔案管理系統進行對接，檔案管理部門根據歸檔需求從各個子系統中提取有價值的數據信息進行歸檔。比如教務教學、科研管理、公文收發、學籍管理、人事管理、財務管理及后勤管理系統等各個子系統形成的數據信息，利用歸檔接口與檔案管理系統進行對接，將電子文件內容數據和相關元數據，按規范技術要求進行封裝形成歸檔數據包，通過在線預審，在線歸檔，根據事先制定好的規則進行分類，自動歸檔到相應的檔案門類中進行歸檔。檔案管理部門再將這些歸檔數據進行匯總、分析、進行有效整合，將分散無序的數據流轉化為有序可用的信息資源,為后期管理、教學、科研等部門利用檔案服務提供有力的數據支持[5]，實現高校內各應用系統間、各職能部門間有效連接和資源共享，為檔案信息的開發共享提供海量信息資源。另外各高校還存在一些不再使用的業務系統中的舊信息數據，由于兼容或者端口問題前期無法與檔案系統進行對接，也可以通過智慧校園平臺進行數據交換，按照事先設定的分類體系進行檔案數據的統一管理，統一存放，防止遺失。

3.3 以師生需求為向導進行檔案信息的開發共享

檔案信息的開發共享應以需求為向導，進行科學有效配置信息資源，實行有針對性的個性化服務。高校檔案信息利用者主要還是學校師生，用戶群體同質性高，社會公眾的參與度并不高，因此高校檔案信息開發利用的內容要放在師生多元化需求上。以福建商學院為例，檔案利用主要有兩大類，一是校內各部門工作查找各類型檔案資料，二是學生查詢學籍檔案。隨著信息化的發展，高校各部門在工作中都希望能借助大量的檔案信息對行政辦公、后勤管理、安全保衛、教務教學等方面進行數據分析，對高校管理過程中可能出現的各類問題進行預判，從而制定科學有效的管理策略及教育教學方案。而學籍檔案管理也具有很強的服務屬性，主要體現在，學生學歷提升、出國留學、參軍入伍、職稱職務晉升、單位入編等各方面經常需要開具學歷證明，成績證明、錄取名冊、畢業生名冊等各類材料。查詢群體主要是畢業生及用人單位，他們對學籍檔案的遠程查詢需求比較迫切。而目前高校的信息化水平還未能滿足這些需求，特別是在文書、學籍檔案管理方面越來越凸顯出需求與服務之間的矛盾。因此，高校進行檔案信息開發共享首要任務就是要滿足這兩大類的需求，即校內滿足各個部門工作查考資料的需求，校外滿足畢業生學籍檔案查檔需要。智慧校園平臺雖然可以支持各個系統的對接，但是檔案管理系統要一下子完成與所有系統的對接比較有難度，需要花費許多人力、物力、財力。因此檔案管理系統可以優先與OA系統、學籍系統進行對接。另外在紙質檔案數字化的過程中，對查詢率高的文書檔案、學生學籍信息、在校成績、錄取名冊、畢業生名冊等進行優先處理，通過智能化掃描儀、快照設備、計算機等設備進行數字化加工，轉化為數字化文檔，并制定相應的索引目錄，將電子目錄與數字化原文進行掛接，實現實體檔案的數字化。完成檔案數據庫資源建設后，有條件的高校可根據實際力量建設專門的檔案網站，或者在學校官網建設檔案管理頁面，設置網絡查詢方式和入口，通過權限管理對有關檔案信息進行合理開放共享，提供給師生查詢利用，利用電子印章功能，對學籍檔案進行在線預約、查詢，遠程打印等服務，提高檔案信息利用的服務效率和服務質量。另外根據校內各部門及畢業生、用人單位等查詢檔案資料情況及檔案信息利用的效果進行量化分析，進一步對師生的需求類型、需求內容、需求范圍進行分析調整，從而有針對性地進行信息資源庫的建設，做到有的放矢，實現建設與使用相結合，互相促進，實現資源共享的良性發展。

3.4 加強檔案專業復合型人才隊伍的建設

目前高校檔案信息開發共享還處于摸索階段，人才是關鍵，要實現高效檔案數據開發共享持續發展，必須加強檔案專業人員隊伍建設。檔案管理系統的構建如果全依賴外包軟件技術公司人員進行開發達不到理想的效果，由于軟件開發技術人員缺乏檔案管理方面的專業知識，因此在功能構建上無法做到符合高校實際需求，這就需要檔案管理人員對軟件功能構建進行整體把握。另外檔案信息開發，檔案系統功能的調試，電子檔案元數據的管理，準確性、完整性、規范性的辨別，通過智慧校園對接各個業務系統的海量數據如何進行數據治理，如何進行科學的分類歸檔，在一定程度上還是需要依靠檔案管理人員來進行批量處理、鑒別。這就對檔案人員的各方面素質提出更高的要求，除了要具備檔案專業知識外[6]，還需要有計算機應用技術、信息情報學等綜合知識。因此，高校要實行定編定崗，除了要配備足夠數量的專職檔案人員，還要綜合考察計算機技術、信息技術、檔案專業知識等方面的內容，選聘滿足檔案信息化需求的復合型人才。對現有檔案管理人員進行繼續教育培訓，采取定期或不定期，線上或線下、業務研討會等多種形式進行培訓交流。除了檔案管理專業知識外，還要加強對信息技術、網絡技術等技能的培訓，更新檔案管理人員的知識儲備和知識結構，建立一批愛崗敬業、踏實肯干、技術全面的檔案信息化建設隊伍。

4 結語

高校檔案信息的開發共享不是一蹴而就的事情,不能盲目跟風,在實踐中要結合客觀需求和真實現狀，采取重點突破、有的放矢、循序漸進的方法,通過邊實踐、邊總結的方式不斷探索符合高校檔案信息開發共享的路徑和模式，設計符合高校檔案資源信息化開發共享規律的可行性方案。檔案信息開發共享，現階段最主要任務是抓住智慧校園建設的契機，借助其技術力量、平臺的優勢，構建功能完善的檔案管理系統，逐步與其他系統進行對接，分批分步地做好開放檔案全文數據化識別，整合高校內各種類型的檔案信息資源，夯實檔案信息開發共享的數據基礎。在開發共享方面，應以滿足校內師生需求及畢業生查檔需求為目標，優先做好利用率高的檔案信息的開發共享工作，推動高校檔案工作轉型升級、提質增效。