關于新時期人社局檔案管理信息化建設

林清嬌 云霄縣人力資源和社會保障局

人社局作為國家機構體系中不可或缺的職能部門，在管理、組織和指揮各項行政事務中扮演著重要角色。人社局內部的檔案管理是保障其穩定有序開展工作的基礎，新時期加強人社局檔案管理信息化建設，可以從整體上提高人社局工作的質量和效率。基于此，從檔案管理信息化建設的優勢及其必要性出發，論述新時期對人社局檔案管理信息化建設的新要求，探討新時期人社局檔案管理信息化建設的有效路徑，旨在提高人社局檔案管理工作的現代化水平，也希望能為人社局檔案管理信息化建設提供參考意見。

隨著互聯網技術的迅猛發展，信息技術被廣泛應用于各行各業。檔案是一種資源，傳統檔案管理以人工書寫、保管為主，已無法滿足信息化社會的要求。因此，人社局的檔案管理應緊跟時代發展的步伐，由傳統的檔案管理方式向信息化管理轉變，在共享信息資源的同時，充分發揮社會物質資源的最大效能，成為人社局高效率、高質量工作的保障。

檔案管理信息化的優勢及其必要性

檔案管理信息化的優勢

檔案管理信息化是指借助智能工具，對檔案資料進行收集、整理、保管和應用等過程。信息化檔案管理有著獨特的優勢，是新時期檔案管理發展的趨勢。其優勢主要體現在以下幾個方面。

第一，延長檔案使用年限。傳統檔案以紙質為主，紙張對存儲環境有較高的要求，如溫度、濕度等都是重要影響因素，而且工作人員在翻閱檔案的過程中也可能對紙質檔案造成損壞。因此，傳統檔案到達一定年限后會為檔案管理工作帶來很多不必要的麻煩。而信息化檔案受環境等外界因素影響不大，占據空間也更小，便于長久保存和使用。

第二，提高檔案管理效率。傳統檔案管理離不開檔案管理員，管理員需要對資料進行收集、分類、鑒定、整理等。整個檔案管理流程繁雜，管理員需要花費大量時間和精力，工作效率卻并不高，也會出現一定的錯誤率。信息化檔案管理以電腦為主，通過網絡進行資料的存儲和標注，在減少人力投入的同時，極大地提高了檔案管理效率，也有效避免了人工失誤給工作帶來的不利影響。

第三，實現檔案資料共享。傳統檔案存放在檔案柜中，不僅會占據很大的空間，而且使用檔案資料時，需要人工進行翻閱查找，費時費力。信息化檔案管理可以實現檔案資料共享，無論是存儲、使用，還是進行資源的傳遞都極為方便，且快捷的檔案搜索方式，也大大提高了檔案的使用效率。

人社局檔案管理信息化的必要性

檔案管理是資源管理的重要組成部分，是人社局整個工作體系中必不可少的環節。加強人社局檔案管理信息化建設是十分有必要的。

一方面，人社局檔案資料的存儲環境、保管方式等，受到內外因素的影響。傳統檔案管理模式下，工作人員工作效率不高，無論是查詢資料，還是更新資料，都是一個非常煩瑣的過程，顯然已無法適應新時期社會發展的要求。新時期，在信息技術飛速發展的推動下，信息化管理模式是各個行業發展的趨勢，人社局檔案管理信息化建設符合創新發展的要求，現代化管理方式逐漸取代了傳統檔案管理模式；另一方面，人社局檔案管理的根本目的是提高服務質量，新時期對人社局檔案管理提出了更高的要求，傳統管理模式與服務方式存在的弊端日益顯現。檔案管理信息化建設可以快速高效查詢相應資料，在提高檔案利用率的同時，有效提升人社局檔案管理的服務水平。除此之外，檔案資源得到有效的利用，可以實現人事資源的共享和價值開發。在檔案管理中運用信息化管理方式，可以促進檔案資源的有效利用，其在人事資源管理中發揮著巨大的作用。人事檔案管理以服務人事工作為主，利用信息化設備開發和利用人事檔案管理軟件，建立立體化的人事管理框架，進而全面、多層次發掘人事檔案管理的價值。信息化的人事檔案管理方式，為人們提供了便捷的人事信息查詢服務，方便人們對信息的隨時取用和瀏覽，使人事檔案資源價值得到了最大開發。這種新型的檔案管理方式促進了人事信息的資源共享，充分發揮人才的作用，推動社會的發展。

新時期對人社局檔案管理信息化建設的新要求

新時期對人社局檔案管理信息化建設有著更高的要求，包括檔案管理水平、檔案資源的共享以及檔案資源的安全性。

就檔案管理水平來說，新時期下，信息化是人社局檔案管理發展的方向，促進信息化的舉措應貫穿于檔案管理的每一個環節。因此，人社局相關工作人員應不斷提高自身信息化檔案管理素養，促進人社局檔案管理工作向著信息化、智能化發展，最大程度發揮檔案資源的效能，在提升人社局檔案管理水平的同時，更好地滿足新時期對人社局檔案管理信息化建設提出的要求。

從檔案資源共享來說，在信息技術的推動下，信息共享現已成為新時期社會發展的總體趨勢。人社局檔案管理工作涉及社會的方方面面，檔案資源的共享勢在必行。要最大限度地發揮檔案資源的價值，就要促使人社局檔案管理緊跟信息化發展的步伐。人社局在檔案管理工作中，應借助新時期信息化發展的契機，做好檔案資源的開發與共享。

對于檔案資源的安全性而言，人社局的檔案是一項重要的信息資源，如果被泄露或丟失會給群眾帶來很大的困擾。因此，新時期人社局必須做好檔案資源的安全管理工作，信息化檔案管理有著強大的檢索查詢功能，應利用加密手段防止信息外泄和丟失。比如，設置網上實名制認證，最大程度地保障人民群眾的利益。

新時期人社局檔案管理信息化建設的有效路徑

制定科學的發展規劃，提高信息化檔案管理意識

信息化建設是新時期人社局檔案管理工作的重要內容，對檔案管理工作甚至是人社局的整體工作都產生了重要影響。檔案管理信息化建設并不是簡單的互聯網應用，而是涉及檔案信息數字化轉換、基礎設施的投入以及檔案管理模式的優化等一系列工作。對此，從檔案管理部門的管理層到基層工作者，都應提高對信息化建設工作的重視程度，積極投身于檔案管理信息化建設過程中。

一方面，人社局檔案管理部門要做好檔案資源的充分調研，從整體上考量自身是否具有良好的發展趨勢，并在此基礎上制定科學的信息化發展規劃。具體來說，檔案管理部門可以先設定一個科學可行的總目標，再將總目標細化為階段性目標，一步步推動檔案管理信息化的建設。人社局可以將檔案管理部門的信息化規劃和進程納入人社局整體工作體系中，進一步推動部門檔案管理信息化建設。另一方面，檔案管理工作者應轉變管理理念，強化檔案管理信息化意識，并發揮主觀能動性，真正參與到檔案管理信息化建設當中。與此同時，人社局還應加強檔案管理信息化建設的宣傳，使群眾認識到檔案管理信息化的優勢及意義，以得到廣泛支持。

完善檔案管理信息化機制，加強檔案資源整合

缺乏科學的管理理念以及管理制度的不完善等，都是限制檔案管理信息化建設的因素。人社局應集思廣益，建立適應新時期發展需求以及符合自身發展的檔案管理信息化機制。檔案管理層與工作人員之間應形成相互約束的關系，一是防止因管理層決策專制打擊管理員工作的積極性，二是讓工作人員在公平公正的管理機制中，實現自我工作效能的最大化。

首先，健全檔案資源的收集歸檔制度。在檔案資源收集歸檔過程中，檔案管理工作人員既要顧全全局，又要讓工作有側重點，使檔案資料成為展示群眾真實情況的載體；其次，人社局檔案管理信息化建設需嚴把鑒別審核關。對于資料錯誤、手續不齊全等經常出現的問題，人社局應給予補辦或重辦的指導意見，避免不規范的檔案資源進入檔案管理系統；最后，建立完備的檔案資料查閱流程，當紙質資料變為電子化或數字化資源進入資料庫后，檔案管理部門應設置標準化的查閱流程，保證工作的高效有序，切實推動檔案管理信息化建設。

人社局的檔案資料涉及面廣、內容繁雜，在檔案管理信息化建設中，應對其中具有重要研究價值的資源開展系統性整合工作，將收集的檔案信息進行統一劃分和細致歸類，借助分級管理形式為數字化信息資料的查閱提供便利。人社局在檔案管理信息化建設的過程中，也應選取適宜的管理軟件，通過完備的存儲設備，將檔案資源科學、合理地存儲于不同檔案庫中。

加強檔案管理信息化基礎設施建設，保障檔案資源安全

信息化基礎設施主要包括網絡設施、機房建設、系統硬件、軟件等內容，基礎設施是檔案管理信息化發展的前提條件，也直接關系著檔案資源的安全和穩定。比如，網絡設施依托互聯網和局域網，在此基礎上還需要投入路由器、交換機等設備。在硬件設施上，人社局應建設現代化的檔案資料館，按照相應的建設標準來建造核心機房，購置相關的系統硬件，并做好對機房和硬件設備的維護工作。當然，加強檔案管理信息化基礎設施建設，需要一定的資金支持。對此，人社局要對檔案管理信息化建設中的經費進行合理的規劃和分配，專款專用，切實保障人社局檔案管理信息化建設的順利實施。

依托信息技術開展的檔案管理信息化建設主要依靠互聯網這一媒介實施。互聯網具有交互性、開放性等特征，可能導致檔案管理工作的安全性和穩定性或多或少受到不利影響。比如，當電腦遭受黑客入侵或電腦中病毒后，就可能造成檔案資料的丟失或泄露。人社局檔案資源的安全管理是檔案管理信息化建設的重中之重，直接關系著人民群眾的切身利益。基于新時期對人社局檔案管理信息化建設提出的安全要求，信息化基礎設施建設能最大限度地保證檔案資源的安全和穩定。性價比高的硬件設備、軟件系統等，可以降低檔案管理中外界因素，如電磁、輻射等，帶來的干擾和損壞。檔案管理信息化建設不是一朝一夕可以實現的，而是依據所設定的信息化建設小目標，一步步向著總目標發展，從而貫徹落實檔案管理信息化建設。

提高檔案管理人員素養，打造專業穩定的管理隊伍

新時期，企業和部門越來越認識到人才的重要性。現階段，檔案管理部門的工作人員往往憑借經驗開展工作，缺少檔案管理專業素養。人社局檔案管理工作對人才有著非常高的要求，其要具備計算機、法律等方面的相關知識與技能。但是，由于檔案管理部門長期以來被認為是閑散部門，一些工齡長、即將退休的工作人員常被安排到檔案管理部門。這些工作人員雖然有較為豐富的工作經驗，但工作模式仍沿襲原有模式，不愿接受現代化管理理念和管理方式，導致工作效率低下。這需要人社局根據檔案管理信息化建設中對人才的實際需求，在提高現有檔案管理人員專業素養的同時，從檔案管理工作人員的招錄出發，以打造一支專業穩定的管理隊伍，讓人才成為檔案管理信息化建設的巨大推動力。

一方面，人社局要不斷提升現有工作人員專業素養，可以開展相關業務的培訓工作，轉變檔案管理工作人員的思想意識、工作方式、工作態度等，幫助檔案管理工作人員學習和掌握現代化管理知識和技能，讓檔案管理工作人員熟練掌握信息化檔案管理工作流程。同時，檔案管理工作人員也應提高學習意識，明確自身工作的重要性，將所學的現代化管理知識應用到工作實踐當中，從工作實踐中不斷積累經驗，形成良性循環，在檔案管理工作中創新思維和發揮創造力，促進人社局檔案管理工作模式的創新發展。另一方面，人社局在進行檔案管理工作人員招錄的過程中，應充分考慮求職人員的專業情況，所招錄人員的專業能力應能夠彌補現有部門結構中的短板，為人社局檔案管理部門注入新鮮血液，讓年輕化的專業人才隊伍優化檔案管理部門人員結構。

綜上所述，檔案管理工作是人社局主要的工作內容之一，人社局應始終堅持為人民服務的宗旨，使自身的工作成為連接企業、部門以及公眾之間的有效環節。新時期對人社局檔案管理工作有更高的要求，人社局應認識到信息化建設在檔案管理工作中的優勢及必要性，從完善信息化管理機制、加強基礎設施建設及提升檔案管理人員的專業素養等各方面入手，有序推動檔案管理信息化建設，在提高檔案管理工作效率的同時，提升自身服務質量。