高校校史檔案的管理與利用探究

李勝文 菏澤學院檔案館

高校作為現代教育的核心組成部分，是培養高素質人才的重要場所。加強檔案資源的管理與開發利用對高校的發展具有重要的促進作用和影響。它是高校當前所面臨的重點工作之一。高校在長期發展過程中，經歷了變遷與成長，而高校校史檔案記載著其整個成長歷程，蘊藏著豐富的資源與大量的財富。對其開展深入研究，有利于總結分析辦學發展規律，推進教學改革工作穩步有序開展，同時也能夠更好地繼承與弘揚優秀的校園文化與奮斗精神。因此，高校相關部門應當高度重視校史檔案的管理與開發利用，充分挖掘校史檔案的內在價值，為當代高等教育提供參考借鑒，從而保障高校教育辦學工作的穩步有序進行。

高校校史檔案作為高校發展過程中極為重要的資料載體，通常以實物為主要載體形式，其能夠綜合全面反映出高校在發展過程中的歷史面貌與職能活動，是高校檔案的核心部分，具有較高的保存價值與歷史價值。隨著計算機互聯網技術的快速發展，高校各項軟硬件基礎設施越來越完善，數字檔案建設也取得了顯著的成果，但同時高校實物檔案的管理與利用工作也面臨新的挑戰與考驗。數字檔案建設也是當前各大高校檔案管理工作的重點工作方向，高校檔案的載體發生變化的同時，其功能也會有很大改變。文章通過優化與改進檔案管理模式，逐步建立科學化、規范化管理機制，從而保障高校校史檔案管理工作高效有序開展，同時也能夠最大限度地發揮高校校史檔案的內在價值。

高校校史檔案管理與利用的重要性

高校校史檔案作為高校變遷與發展過程中極為重要的資料記錄載體，詳細記載了教學、科研、社會等多方面歷史事件，并且逐漸形成具有較高價值的文字、影像資料，如歷任學校領導、杰出校友、發展歷程、重大活動及事件、獲得榮譽、科研成就、辦學思想理念等，是高校發展過程中文化精神的積淀。加強高校校史檔案管理和利用是高校建設與發展過程中非常重要的工作內容之一，也是校園文化建設的核心組成部分。校史檔案見證了學校的成長與歷史變遷，師生對校史的認知與了解能夠激發學生對校園的熱愛，從而使其更好地傳承校園文化。因此，高校校史檔案的管理與利用必須要引起相關部門及工作人員的高度重視。高校建設與發展離不開校史與校園文化的熏陶，只有兩者有效融合，才能夠更好地培養出高素質的專業人才。目前，大部分高校檔案管理部門只是將校史檔案安置保存，并未對其進行有效利用，也并未發揮其精神內涵與內在價值。現代教育發展迅速，高校在建設與發展過程中應當積極優化管理模式，合理開發利用校史檔案，如此才能夠更好地傳承與發揚高校歷史文化。

高校校史檔案的管理

全面收集高校校史檔案

高校校史檔案收集工作是檔案管理過程中極為重要的環節之一，為了保障工作效率，可從以下方面入手：首先，應當加大宣傳力度，高校校史檔案管理工作人員要改變以往封閉式的工作狀態和模式。其次，在檔案收集工作中，相關工作人員要積極主動，認真對待每一項工作，把控每一個細節。高校校史管理工作具有信息來源廣、內容復雜多樣、覆蓋范圍大等特點，因此，需要對校史進行深入調查研究。校史檔案的收集工作不能只局限于學生，可以吸引一些畢業生或退休老教師參與其中，通過對相關人員的采訪，保障所搜集的資料更加完整全面。最后，學校方面還應當結合實際情況，建立完善的制度體系，從而保障管理工作規范化、高效化開展。

遵循高校管理基本原則

高校校史檔案管理工作由于覆蓋范圍比較廣，因此管理工作的難度也隨之增加，在進行校史檔案管理過程中，應當嚴格遵循以下原則：首先是對校史檔案實行統一化分類管理，這樣能夠保障各項工作有條不紊地進行。其次，加大校史檔案保護力度，保障檔案的完整性，并進行分類管理，以便相關部門或各學院在使用時更加便捷。只有通過科學合理的管理，才能夠充分發揮校史檔案的作用和價值，使師生能夠更好地利用校史檔案資源，學習檔案的精髓。因此，在校史檔案管理工作開展過程中，應當從提升校史檔案的利用效率出發，優化與改進管理模式，從而提升管理效率與質量。

高校校史檔案的開發利用途徑

高校校史檔案在高校發展過程中具有重要的作用和影響，因此，學校檔案管理部門及工作人員要充分利用校史檔案資源，樹立良好的校園文化氛圍，提升高校的綜合競爭力，可從以下方面入手。

充分利用現代化技術手段

近年來，隨著計算機互聯網技術的快速發展與更新，世界各國之間的交流日益密切，且信息資源化與共享化程度也在不斷提高，高校校史檔案保護與管理工作面臨嚴峻的考驗。歷史的不斷演變與發展導致檔案資料日益增多，增加了檔案管理與保存工作的難度。為了提升高校校史檔案資源的利用效率，充分發揮其內在價值，就必須充分利用現代化信息技術，建立高校檔案數據庫，并將校史檔案錄入其中，同時對檔案進行分類，設置目錄，這樣也能夠使師生更加便捷地使用校史檔案。與傳統檔案管理方式相比，這種方式的安全性與可靠性更高。師生可以隨時隨地通過電子設備查找與使用校史檔案資源。加密保存檔案資源，也能夠避免出現校園信息系統故障導致檔案數據信息丟失的問題，極大地提升了校史檔案資源的安全性。

加強校史檔案編錄工作

高校校史檔案編錄工作也是非常重要的，通過對檔案資料進行分類、整理、編號，這樣能夠使校史檔案更具有條理性，便于師生查閱和學習。在撰寫高校校史時，應當進行分類記載，如和教學相關的內容可以編制在單獨的模塊，對不同專業分別進行歸類整理。對校史檔案分類編號，可以使今后查閱更加方便。校史檔案編錄工作應當引起檔案管理部門及工作人員的高度重視，其能夠極大提升檔案利用效率和價值。

加強檔案資源建設

檔案管理工作得以有序開展的前提是豐富多樣的檔案資源。因此，高校應當加強校史檔案資源的整合與建設工作，通過多渠道獲取與高校發展相關的圖文資料，建設完整的檔案數據庫；豐富館藏類型，逐步優化檔案結構，完善相關檔案資料，確保檔案資源獨具自身特色，促進校史檔案資源合理配置，充分體現校園文化與精神內涵；從實際出發，對檔案進行合理分類歸納，從發展的角度看待校史檔案的歷史意義與內在文化價值，充分發揮校史檔案的價值以及其在傳承高校精神文化方面的作用。

提升檔案文化品質

高校檔案是在長期發展過程中逐漸形成和留存下來的，類型眾多，且繁雜無序。如何在有限的時間內最大程度發揮高校校史檔案的價值以及作用，是當前檔案管理工作面臨的重點問題。相關工作人員可以充分借鑒一些先進的經驗和方法，不斷優化自身管理模式。如西安交通大學西遷博物館，全面地展現了20世紀50年代交大從上海遷到古城西安，并扎根于此，努力奮進，積極開拓的歷史。交通大學成為西部地區一顆耀眼的明珠，離不開一代又一代交大人的努力拼搏。西安交通大學對學校重大活動檔案與歷史事件進行搜集與整理，對標志性事件及相關資料進行整合，從而形成具有歷史意義和時代價值的高校校史檔案資料。西安交通大學還設立了錢學森等科學家的生平事跡專項展覽，以時代英雄人物為思想核心，潛移默化地影響青年大學生，讓大學生深刻感受到老一輩科學工作者的愛國情懷與拼搏精神。

加強宣傳，充分發揮校史檔案育人功能

校史檔案承載著厚重的歷史文化，更是校園重要的對外展示窗口，檔案管理人員可以將校史檔案作為宣傳手段，將校史館與校園文化宣傳相結合，展現學校的歷史、科研成果以及校園文化，向參觀者展示校園的風采。此外，可以建立校史檔案網絡信息服務平臺，這樣便于公眾隨時檢索和瀏覽校史檔案信息，從而達到多方位宣傳的目的。充分利用新型社交平臺，如微信、微博等，在學校網站開設校史專欄，并及時更新網頁信息，從而達到理想的宣傳效果，提升師生對校史檔案的認知和了解，提升學校的影響力。

高校發展過程中要始終圍繞立德樹人的育人目標，將思想政治教育工作全面貫徹到每一個細節當中，實現全方位育人。校史育人自然是其中一個非常重要的環節。校史檔案資料中詳細地記錄了學校的歷史發展與變遷，同時也體現著學校的辦學育人理念，展示了學校豐富的教育資源，可以充分利用校史檔案資源開展主題展覽、活動等，這對大學生人生觀、價值觀的形成有積極的影響作用，有利于更好地傳承學校優秀的歷史文化，促進學生的綜合全面發展。

開發校史人物檔案

1.報道式開發

高校校史人物檔案主要指的是對在高校或曾經在高校工作、學習的著名人物事跡的記錄，包括其參加的各種社會活動，在某個領域做出的突出貢獻，這些都是高校校史檔案的重要組成部分，對教學活動的開展具有重要的作用和影響，同時具有較高的歷史價值以及良好的育人作用。對其的合理開發利用，可為學校的精神文明建設提供指導。可進行報道式開發，主要是通過各種媒體平臺進行宣傳，包括人物的個人檔案信息、生平事跡等。這樣的方式能夠獲得良好的傳播效果，有利于實現信息共享。如某高校經常在中國教育報、河南日報等媒體上刊載科研人員的采訪報道，學院發生的重大事件、科研成果等，校史人物檔案開發利用效果顯著。

2.展覽式開發

展覽式開發是一種新的檔案開發利用模式，主要是將高校館藏檔案在特定場所當中進行展出，這也是開展教育的一種形式，有助于民眾深入全面了解革命歷史知識以及科學知識等。這種方式具有通俗性的特點，但同時也存在一定局限性，必須要到特定的場所才能查看。整體而言，這種方式還是比較可行的路徑，能夠創造良好的經濟效益與社會效益。

3.編纂式開發

編纂式開發指的是編纂人物檔案，這也是一種高效的檔案開發利用形式，能夠對高校以及社會的發展起到一定的促進作用。通過記錄高校知名人物和校友所作出的貢獻，宣傳其光輝業績，加強了校友與學校之間的聯系，這種開發利用形式受到社會各界的廣泛關注，社會反響良好。

提供多渠道校史信息服務

校史檔案通過為用戶提供信息服務從而實現其本身價值。高校檔案應當針對學校校史檔案信息的特點以及用戶的實際需求，科學合理地設計與選擇相應的方式，全面開展服務活動。如可采用電子檔案形式對一些珍貴的照片資料進行整理，可對一些重要的榮譽證書、獎杯等可進行復制以便利用，可在網絡平臺上開放搜尋、查找、下載文字資料的渠道，更好地提供校史信息服務。

建設獨具特色的校史檔案館

當前許多高校并未高度重視校史檔案館建設，也未認識到其重要性，這不利于校史檔案的開發與利用，不利于檔案管理工作效率的提高。高校方面應當充分認識到校史檔案的重要作用和價值，并積極探索管理方式，各個學校的檔案館不能進行統一化管理，一定要在深入了解自身優勢和特點的基礎上，抓住自身特色，豐富藏品和檔案信息，充分挖掘校史檔案的文化內涵與歷史底蘊，并制定有針對性的管理方法，最大程度地開發校史檔案的價值，使其更好地服務于全體師生，并為社會大眾提供更加優質全面的服務。建立獨具特色的校史檔案館，對建設良好的校園氛圍環境，構建和諧校園具有重要的意義。

校史檔案對傳承高校的精神內涵與優秀品德具有重要的意義，因此，檔案管理人員必須要引起高度重視，不斷優化檔案管理手段與方法，深入挖掘檔案的內在價值，從而不斷提升檔案管理水平，充分發揮校史檔案的作用，為檔案管理及開發利用工作的高效有序進行提供基礎保障。