運用信息技術(shù)實行信息化后勤服務(wù)管理的探索

廣西醫(yī)科大學(xué) 蔣興明 麥慶藝 羅丹 李頌國

現(xiàn)代化及信息化社會發(fā)展趨勢下，信息技術(shù)為我國社會發(fā)展及信息化建設(shè)提供有力支撐。依托信息技術(shù)構(gòu)建信息化后勤服務(wù)管理，打破傳統(tǒng)孤單化、碎片化現(xiàn)象困境的同時，更是在提高后勤服務(wù)管理質(zhì)量及效率上具有現(xiàn)實意義。文章選取廣西醫(yī)科大學(xué)信息化后勤服務(wù)管理為討論方向。介紹廣西醫(yī)科大學(xué)信息化后勤服務(wù)管理總體規(guī)劃的同時，分析系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)及數(shù)據(jù)共享對于提高信息化后勤服務(wù)管理的價值性，繼而分析后勤服務(wù)管理在廣西醫(yī)科大學(xué)服務(wù)保障中的具體應(yīng)用。

信息化后勤管理泛指對現(xiàn)有后勤服務(wù)管理工作進行代替與升級的系統(tǒng)化流程，具體表現(xiàn)為在不違反現(xiàn)有單位規(guī)章制度及后勤服務(wù)管理流程的基礎(chǔ)上對后勤服務(wù)管理效率進行優(yōu)化與升級的模擬[1]。信息化后勤服務(wù)管理是技術(shù)推動服務(wù)的變革，依托信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的突破與革新，催化原有部分人工完成工作通過信息化機器人代替。信息化后勤服務(wù)管理可將后勤管理實時采集數(shù)據(jù)通過歸納、建模等方式直觀化體現(xiàn)各項指標(biāo)及數(shù)據(jù)分布，便于后期為優(yōu)化管理及優(yōu)化流程提供基礎(chǔ)。

1 信息化后勤服務(wù)管理內(nèi)涵

信息化后勤服務(wù)管理不僅可以限制提高后勤管理人員對后勤的管理質(zhì)量，更是在提高后勤服務(wù)質(zhì)量及保障服務(wù)效應(yīng)上具有現(xiàn)實意義。同時，只有順應(yīng)時代潮流，擴大信息化的覆蓋面，才能更好地為學(xué)生提供服務(wù)，更好地適應(yīng)市場的競爭，使管理更加規(guī)范，操作更加規(guī)范，處理過程更加規(guī)范。高校后勤信息化服務(wù)管理在一定程度上反映出我國大學(xué)的近代化水平和實力。高校后勤是學(xué)校發(fā)展的重要支撐，為高校發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。隨著時代的發(fā)展，信息化在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中具有舉足輕重的意義，信息化也是高校的現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)之一，只有采用有效的信息化手段，才可以降低人力成本，更好地發(fā)揮后勤職能，更是在激發(fā)員工的工作熱情為廣大師生提供更好地服務(wù)上具有深遠(yuǎn)價值[2,3]。

2 基于信息技術(shù)構(gòu)建信息化后勤服務(wù)管理系統(tǒng)的實踐分析

2.1 總體框架

集信息化建設(shè)整體架構(gòu)的核心為信息化后勤服務(wù)，依托學(xué)校信息部門搭建的智慧校園，建立信息化后勤服務(wù)平臺，計劃搭建通勤車預(yù)定、后勤服務(wù)大廳、數(shù)據(jù)中心、網(wǎng)絡(luò)報修、物業(yè)管理、公寓管理、電費充值、餐飲管理短信通等系統(tǒng)。該平臺是一個受理回復(fù)、督促檢查、質(zhì)量評價、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等系統(tǒng)，并可實現(xiàn)桌面電腦 PC端、微信客戶端等方式綜合運用。

2.2 推進系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享

建立起基礎(chǔ)的資料導(dǎo)入學(xué)生、教師和相關(guān)設(shè)施設(shè)備信息。針對實際情況，建立登錄系統(tǒng)的部門和使用者的信息，并對各部門的權(quán)限進行劃分，確保系統(tǒng)的有序。建立一個統(tǒng)一的單一登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)可以獨立地創(chuàng)建用戶，但同時又可以相互并聯(lián)。

依托基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，建立一個信息發(fā)布、查詢平臺，將分散的、孤立的各系統(tǒng)的信息資料進行共享，并能夠按照指定項進行查詢、處理。系統(tǒng)設(shè)置可以包括財務(wù)、學(xué)生公寓、門禁、固定資產(chǎn)、人力資源、水電、物料等系統(tǒng)的管理，實現(xiàn)收費、人員、學(xué)生住宿及所有資源信息共享和查詢等功能。通過信息化建設(shè)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、整合和分析能力，將各個中各職能部口的管理數(shù)據(jù)信息收集、處理、分析、統(tǒng)計，從而提升后勤管理的效能。

2.3 廣西醫(yī)科大學(xué)信息化后勤服務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)想及實現(xiàn)

為更好地為學(xué)校提供服務(wù)，廣西醫(yī)科大學(xué)充分利用總體計劃和各部門的實際需要，逐步引入部分智能管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)不但運行簡單，而且對維修人員的要求也較低。同時增加界面的親和力，減少用戶在操作和維護方面的困難。可以在建立健全對外宣傳和服務(wù)網(wǎng)站，講好后勤故事的基礎(chǔ)上，整合高校師生的吃、住、行、水、電等服務(wù)，實現(xiàn)服務(wù)管理的信息化。具體如下：

2.3.1 商貿(mào)管理系統(tǒng)

將大數(shù)據(jù)的概念應(yīng)用到商業(yè)服務(wù)中，同時把大量的商業(yè)數(shù)據(jù)進行歸類、整理、呈現(xiàn)，使其能夠清楚地反映當(dāng)前的市場狀況。比如，管理部門可以根據(jù)最近一段時間的銷售狀況，對銷量大的商品進行大量采購，對銷量不大的商品進行適當(dāng)?shù)南鳒p。

2.3.2 學(xué)生公寓管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)通過對各個部門的員工進行授權(quán)，使其能夠完成不同層次的員工所能完成的工作。比如，管理員只能在單元格里瀏覽單元，進行相應(yīng)地分房、調(diào)宿、日常管理，其他單元不允許，這就增加系統(tǒng)的保密程度。

在資料管理方面，可以采用Excel表格的方式進行大規(guī)模的輸入、輸出，避免在學(xué)生資料龐大時，需要輸入大量的資料，并提供標(biāo)準(zhǔn)的資料模板（Excel）。還可以通過與學(xué)校的教學(xué)資料庫進行交互，將學(xué)生的基本資料大量輸入。此外，每年一年級的新生都會有大批的學(xué)生排隊，管理員要花很長的時間和精力去統(tǒng)計每個房間的空位。而依托智能分區(qū)，實現(xiàn)宿舍安排智慧化，即在床位安排、專業(yè)分布、空余床位等相關(guān)信息輸入時，系統(tǒng)會根據(jù)后臺數(shù)據(jù)，自動產(chǎn)生適合的調(diào)整床位的方案，實現(xiàn)真正的無紙化操作和信息化管理；開放端口的多部門（如財務(wù)部門、學(xué)工部門、各學(xué)院）可在后臺及時查看學(xué)生信息，熟悉宿舍資源，便于各相關(guān)部門的溝通、訪談工作，提高了工作效率。具體細(xì)則如表1所示。

表1 學(xué)生公寓管理系統(tǒng)細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)Tab.1 Rules and standards for the management system of student apartments

信息技術(shù)對相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、查詢、分析，為小區(qū)的精細(xì)化管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。

學(xué)生公寓系統(tǒng)包含學(xué)生和公寓兩個方面的信息。該系統(tǒng)能夠根據(jù)后勤管理工作的需要，對學(xué)生的信息進行分析和處理。主要內(nèi)容包括學(xué)生入住情況的查詢、學(xué)生入住密度的分析、入住人數(shù)的統(tǒng)計、畢業(yè)床位數(shù)的統(tǒng)計等。此外，還應(yīng)設(shè)計歷史住宿查詢功能。系統(tǒng)的條目應(yīng)包括學(xué)生的姓名、學(xué)號、年級、專業(yè)、所在學(xué)院、入住狀態(tài)、床位號、房間號、所在樓棟、入住時間、退宿時間等信息，后臺保存學(xué)生住宿的信息，財務(wù)部門在清算住宿費時，有據(jù)可查，有效地減少住宿成本的糾紛；同時，在公寓系統(tǒng)中采用的圖形管理方法也極大地減少物業(yè)管理人員的工作。采用紅男、綠女等傳統(tǒng)方法，方便地完成對學(xué)生的查詢，明確標(biāo)明空床和不同床的學(xué)生的住處。

2.3.3 飲食管理體系

運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對高校食堂產(chǎn)生數(shù)據(jù)進行分析，并形成分析圖表，例如分析食堂的耗損率、原材料各時段采購的同種類的價格變動等，從而有效地堵住管理上的漏洞。同時，這些數(shù)據(jù)對于今后的工作具有一定的指導(dǎo)意義。

首先，各食堂的經(jīng)理、廚師長、組長，都會將當(dāng)天的用菜和剩余量進行統(tǒng)計，通過對采購的數(shù)據(jù)進行分析，形成采購計劃，繼而降低食堂的成本，并且通過對采購數(shù)據(jù)的分析可以得到某一時段某種原材料的需求情況等，對食堂平時的采購種類及制定菜品起著及其重要的參考和指導(dǎo)作用，同時極大地提高了工作效率。其次，采購部統(tǒng)一經(jīng)過倉庫管理人員的盤點、分類、統(tǒng)計、入庫后，各食堂按照采購訂單來領(lǐng)取，辦理出庫手續(xù)。同時，該系統(tǒng)對原材料的調(diào)價數(shù)據(jù)均記錄在案，且各材料采購的進貨量、供應(yīng)量、進價、庫存量、失效時間、入庫時間等信息都是一目了然的、透明的，可以隨時計算出每個食堂的采購數(shù)量和明細(xì)。

最重要的一點，通過對每個食堂、每個窗口的銷售數(shù)據(jù)的分析，可以實時地解到哪些食物是學(xué)生最感興趣的，哪些食物是學(xué)生最愛吃的，哪些是學(xué)生最不感冒的。這樣，對各食堂的采購計劃，可以進行有針對性地指導(dǎo)，對每天飯菜調(diào)整及師生員工飲食結(jié)構(gòu)的搭配具有及其重要的指導(dǎo)意義。該系統(tǒng)可以將食物的基礎(chǔ)價格分解為每天的成本，并將其轉(zhuǎn)化為原材料的支出，從而得計算各餐廳的損耗、毛利、人工、水電費、攤銷等。通過對成本數(shù)據(jù)的分析，可以得出各食堂的盈利情況。這對于后勤部門制定各餐廳年度工作目標(biāo)和KPI，起到至關(guān)重要的作用。

2.3.4 人力資源管理體系

由于后勤人員的文化程度普遍較低，對系統(tǒng)的使用不熟練，造成一些功能的閑置和浪費。另外，后勤部門雖然在很多方面都是信息化的，但也不能太復(fù)雜，所以要實行獎懲制度，對工作表現(xiàn)好的人進行獎勵。比如，有些后勤人員在服務(wù)質(zhì)量評價系統(tǒng)中，好評率高，就會得到一定的物質(zhì)和精神獎勵，而對工作表現(xiàn)不好的，則受到一定處分，從而提高員工積極性。

2.3.5 公務(wù)車輛管理系統(tǒng)

使用者可以通過網(wǎng)站或手機客戶端，對目前的校車狀況進行實時的了解，管理員在校車預(yù)定管理端可以查看到所有校車資源，通過查看校車預(yù)定，管理員可以看到每個班次校車始發(fā)站剩余座位情況，可以看到每個班次校車已預(yù)定的人數(shù)情況以便于對校車資源做合理分配。管理員可以看到每個班次的預(yù)定詳情，根據(jù)實際情況，可以對預(yù)定乘客進行備注，同時可以導(dǎo)出預(yù)定詳情以便于核查。模塊管理員對預(yù)定車輛進行管理，管理維度包括車輛種類、信息、預(yù)定權(quán)限、班次、站點及是否可預(yù)約等。師生用戶預(yù)定成功后，在所預(yù)定班次發(fā)車前將會收到乘車提醒，提醒方式為：微信公眾號和短信。模塊管理員可對車輛預(yù)定進行管理，管理維度包括可預(yù)定時間、次數(shù)、可取消預(yù)定權(quán)限、預(yù)定設(shè)限的處理方式等。

2.3.6 網(wǎng)絡(luò)報修系統(tǒng)

可在電腦端后臺進行業(yè)務(wù)處理，管理人員可以對校內(nèi)的維修區(qū)域、維修項目、維修人員、報修訂單、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等進行管理，系統(tǒng)可根據(jù)實際需求情況靈活配置。網(wǎng)絡(luò)報修系統(tǒng)在PC端實現(xiàn)登錄，并通過對接信息中心獲取師生相關(guān)數(shù)據(jù)，做好身份認(rèn)證，即網(wǎng)絡(luò)報修只針對本校師生開放。針對學(xué)校師生可在微信端進行快速報修，選擇報修位置、維修項目和對故障問題的文字描述并拍攝照片，即可提交報修的申請。師生在預(yù)約報修時可預(yù)約維修時間、報修地址需具體到房間號等具體信息，方便維修工程師快速定位到維修位置。報修信息提交后可隨時通過微信端查看報修處理進度、維修人員等信息，并可在線撥打維修工程師的聯(lián)系電話，方便雙方進行溝通。除了PC端后臺管理系統(tǒng)，管理人員也可通過微信端直接對師生提交的報修訂單進行自動派單或者任務(wù)指派、任務(wù)改派、任務(wù)終止等處理；隨時跟蹤維修人員對報修任務(wù)的處理進度；了解學(xué)生對報修的評價；查看與報修相關(guān)的全面數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

維修工程師可在微信端隨時獲取需處理的維修任務(wù)、工單處理情況。通過查看師生提交報修的圖片與描述信息提前了解故障情況，從而做出合理預(yù)判；對維修過程中遇到的問題與管理人員及時溝通，提供問題上報功能，提升維修處理效率。維修處理主要在微信端執(zhí)行（PC端也可處理），從開始處理→記錄問題，維修拍照→完成，直接用手機就可完成，方便快捷。維修人員完成維修任務(wù)后，師生可通過微信端對其工作結(jié)果進行評價并反饋給維修管理部門。當(dāng)管理者停止維修工單時，則管理者可添加拒絕原因，并自動回復(fù)到報修者，做好及時通知。維修工在維修過程中會使用到物資，在微信端提供物資請購功能。當(dāng)維修工需要使用物資時可隨時進行物資申請，方便快捷。同時在高校管理過程中維修工會經(jīng)常出現(xiàn)一次申請多個物資情況，不是在一次維修中用完物資，而是在一段時間內(nèi)將物資使用完，所以系統(tǒng)會將申請后的物資存在個人虛擬倉庫中，在維修完成后選擇使用的物資時會直接將曾經(jīng)申請過的物資自動顯現(xiàn)出來。

3 結(jié)論

綜上所述，本文以運用信息技術(shù)實行信息化后勤服務(wù)管理為討論方向，選取廣西醫(yī)科大學(xué)依托信息技術(shù)構(gòu)建信息化后勤服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)想及功能實現(xiàn)為研究案例。從上述案例分析可以看出，廣西醫(yī)科大學(xué)依托信息技術(shù)構(gòu)建信息化后勤服務(wù)系統(tǒng)不僅顯著提高了相關(guān)服務(wù)效率及質(zhì)量，更是在打破傳統(tǒng)孤島化及碎片化現(xiàn)象上具有現(xiàn)實意義，對促進高校后勤服務(wù)保障具有深遠(yuǎn)價值。

引用

[1] 林鳳蓮.信息化技術(shù)提升高校后勤管理質(zhì)量的思考[J].科技世界,2021(35):104-105.

[2] 樊繁.智慧醫(yī)院后勤信息化綜合管理平臺構(gòu)建策略與應(yīng)用前景[J].電腦知識與技術(shù),2021,17(27):149-150+159.

[3] 李磊.基于物聯(lián)網(wǎng)趨勢下的高校后勤信息化管理體系轉(zhuǎn)型[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2021,11(23):185-187.