高職院校檔案信息化建設的有效策略研究

吳尚諭 婁底幼兒師范高等專科學校

近年來，社會各界都開始關注檔案管理對推動自身工作開展的重要性，紛紛著手研究檔案信息化建設的有效策略。在新時代背景下，不論是工作學習，還是社會生活，都離不開互聯網。互聯網是一把雙刃劍，在為我們帶來諸多便利的同時，也帶來了嚴峻的挑戰。現如今，傳統的檔案管理模式已經不能滿足新時代發展的要求，互聯網信息技術已經普遍應用于檔案管理工作，檔案管理工作內核不斷拓展創新，對其未來的發展提出了更高的要求。現針對信息化建設和檔案管理工作現狀進行分析探究，希望能夠充分發揮出高職院校檔案管理工作的作用。

何謂檔案管理信息化建設？檔案管理工作是通過某種方式或手段將檔案進行分類、匯總、完善以及傳遞等一系列工作，能夠充分發揮檔案的價值和功效。在當今“互聯網+”的時代背景下，檔案管理工作的順利開展必然要融入現代化信息技術，促使檔案管理工作能夠緊跟時代的步伐。“互聯網+”時代下，現代化信息技術的普及極大地提高了檔案管理工作的效率，并且各種各樣的信息數據都能夠被高效整合，信息的利用率也得到了大幅提升。傳統檔案管理工作比較機械化且任務煩瑣，將現代化信息技術應用于檔案管理工作，可以極大地減輕傳統檔案管理工作人員的工作壓力。

現代化互聯網技術與檔案管理工作的融合，意味著從事檔案管理的工作人員將面臨更高的要求，他們要具備能夠從海量數據中篩選有用信息的能力，并且根據檔案種類的劃分建立邏輯聯系，完成檔案信息的自動分類。現代化檔案信息管理工作是目前大數據時代背景下檔案管理工作發展的必然選擇和發展方向。此次研究主要是以信息化時代背景為前提，分析和探究檔案管理信息化建設工作在現代化進程中出現的問題，并提出相應的解決方法。

高職院校檔案信息化建設的重要性

促進高職院校檔案管理信息化發展

信息化，即利用先進的網絡技術和信息技術手段讓人類社會進入一個全新的數字化、信息化時代。檔案信息化是新時代背景下一種全新的管理模式。檔案信息化發展的顯著特征就是將人們一直以來所使用的紙質檔案與信息技術相結合，將紙質檔案變成電子文件，通過先進的信息網絡技術對電子文件進行收集、匯總和存儲，從而更加方便快捷地實現信息的交互共享。除此之外，信息化發展還能激發相關工作者的工作積極性，提升相關工作人員的工作效率，促進檔案信息化建設工作的順利開展。

促進高職院校檔案管理資源共享

對于各大高校來說，實現檔案管理信息化是必然的發展趨勢。在政府的號召下，企事業單位和各大高校紛紛開展“互聯網+”實踐活動，成效顯著，但由于經濟條件的不足，也暴露出一些問題，如檔案管理效率較低，信息利用率不足，缺乏科學完善的發展規劃和專業技術人才，等等。信息技術的重要性和必要性不言而喻。現如今，信息的收集、整理、存儲和使用都必須使用計算機，因此檔案信息化建設就顯得尤為重要，它的顯著特征就是將人們一直以來所使用的紙質檔案和信息技術相結合，對于各大高校來說，其工作量和復雜程度都不容小覷。當下，很多學校的上課模式也發生了改變，線上教學越來越多，這意味著各大高校必須高度重視檔案信息化建設工作。

高職院校檔案管理員的專業素質有待提升

互聯網的廣泛應用提升了信息的傳播速度。大多數員工的檔案都能夠自由查找，然而高職院校檔案管理工作人員的專業素質和知識水平參差不齊，并且人際關系復雜，如果檔案管理制度不科學很容易導致檔案被破壞的情況。并且不同類型的檔案保密程度和保密方式也不同，這就導致檔案的使用和查取方式也不統一，倘若出現信息泄露問題，必定會造成無法估量的損失。

高職院校檔案管理信息化建設的策略及建議

加快新時期檔案管理體制改革

建立靈活有效的運行管理機制是推動檔案管理工作科學發展的必要前提和有力保障，只有這樣才能高效合理地對檔案管理工作的職責以及權限進行劃分。在大數據時代背景下，除了要建設統一的檔案網絡平臺，還要重視加強檔案管理工作的服務職能，規避傳統檔案管理工作中可能會出現的問題。

檔案管理軟件是開展檔案管理信息化建設的必要前提，所以高職院校檔案管理部門需要率先做出指示，高職院校內部的各個部門必須要重視對檔案管理軟件的研究開發，制定一套針對檔案管理軟件開發的標準規范，并滿足實際工作需求，督促檔案管理機構優化自身的管理流程，通過網絡平臺提升服務職能，與服務對象直接對接，保障社會民眾能夠平等查取檔案信息，推動檔案管理事業的可持續發展。

樹立檔案管理信息化觀念

長期以來，檔案管理工作采用較為傳統的工作模式，導致檔案管理思維固化。要想推動“互聯網+”時代下檔案管理工作的順利開展，轉變思維觀念是首要任務。如今檔案管理工作的發展已經無法脫離現代化互聯網信息技術的支撐，檔案管理工作人員應當樹立檔案管理信息化的思維觀念，在實際工作中學會熟練應用信息化技術。

如今的檔案管理工作內容不再是機械地進行信息數據的匯總，而是要求從事檔案管理的工作人員要具備能夠從海量數據中篩選有用信息的能力，在檔案管理工作中能夠充分發揮自身的主觀能動性和創造性，提高檔案管理工作效率。

注重檔案的二次開發利用

現代化檔案管理工作對工作人員提出了更高的要求，其不僅要具備能夠從海量數據中篩選有用信息的能力，還要根據檔案種類的劃分建立邏輯聯系，完成檔案信息的自動分類，實現檔案的二次開發利用。因此，要推動檔案管理工作的發展，需要建立科學完善的開發利用機制，充分發揮檔案數據信息的價值。根據現有的檔案信息構建一個功能齊全的數據庫，為大眾提供更加全面的檔案信息服務。除此之外，檔案管理工作的主要目標不僅是儲存信息，更重要的是高效利用現有的檔案數據，為領導決策提供有力的參考依據。同時，我們要關注和重視電子文件的歸納整理，傳統紙質文檔存在難以儲存、易丟失等問題，所以電子檔案逐漸取代紙質檔案是發展的必然趨勢。完成電子檔案的歸納后還要進行準確的分類整合。簡單來說，檔案分為普通檔案和機密檔案兩種，通過互聯網我們可以在設置查閱權限的前提下共享檔案數據信息，充分發揮檔案的實際價值和功效。

研究發現，完成現代化檔案管理是目前大數據信息時代背景下檔案管理工作發展的必然選擇和發展方向。目前，我國高職院校在檔案管理信息化建設工作開展方面所存在的問題主要是檔案管理信息化的建設力度不足，相關工作人員素質水平亟待提升，檔案信息化發展缺乏動力等。要想有效解決這些問題，就需要促進現階段高職院校在檔案管理信息化發展方面的改革，相關的檔案管理工作人員也需要樹立信息化發展觀念，并且需要注重對檔案的二次利用。