辦公室檔案工作現狀與創新對策研究

文 張譯文

檔案工作是按照科學的原則和方法及時、準確地進行檔案管理、處理，最大限度為黨和國家各項事業服務的一項重要工作，是維護黨和國家歷史面貌的重大事業。它絕不是偶然產生，而是人類社會發展的必然產物，隨著時代的發展不斷更新、充實，它既是各種知識經驗的呈現方式，也是維護國家各項利益的有效手段。檔案工作正是在一代又一代奮斗者的社會實踐中產生的，通過大量文字材料、圖像、錄音等手段得以留存，從而更好地為各項事業服務。作為一名高等院校辦公室從業者，分析檔案資源現狀、問題，發掘檔案資源的潛在價值既是責任也是義務。檔案工作就其基本性質來講，可以概括為管理性、服務性、政治性，國家公職人員在工作中不可避免地要接觸檔案工作，這就要求公職人員必須了解檔案工作的基本性質，掌握檔案學的學科知識，接觸并處理檔案工作，總結檔案資源管理的種種規律，這樣才能適應檔案工作的發展，從而使自己的工作有規律、有秩序地進行。

一、辦公室檔案資源現狀分析

檔案整理工作的主要內容包括：區分全宗、全宗內檔案的分類、編立保管單位案卷的排列和案卷目錄的編制。高等院校辦公室是機關單位的核心部門，掌握著關乎學校發展利益的各項檔案資源。這些重要的文字材料以紙質文件和電子文件雙軌制文件管理方式進行留存。機關辦公室作為電子政務建設過程中的重要組成部分，有必要維護檔案的真實、完整和安全，因此，在電子政務開展過程中一些電子文件的收集、歸檔、留存已經成為辦公室成員所掌握的一項重要業務。在全民倡導無紙化辦公的時代，檔案資源整理已經不再固化為檔案館編制人員的分內工作，每一位辦公室人員的電腦里都留存著分內工作的存檔文件。簡言之，電子政務的發展讓檔案資源的共享成為可能，并且不斷擴大檔案工作的內涵和外延。

不同單位的檔案管理方式有所區別，但都是以檔案館為存檔中樞。與檔案館全面保存各類別資料有所差別的是，目前高校辦公室檔案資源更偏重行政事務相關檔案，與學校全局發展事項相關，例如校內重要會議紀要的留存、收文發文記錄、重要合同協議備份、單位證件原件的保管等方面，這些檔案的保管一方面是方便為有些單位的決策事項留存依據，維護單位長遠發展利益；另一方面也能看出一個單位的信息資源體系是否完整，信息資源利用制度是否健全。而這些歸口辦公室的檔案資源，它的調取過程與檔案館有所不同的是并非所有人有調取權限，它的調取要經過上級領導的批準，做好檔案調取記錄，由于調取頻次較多，多數用于辦理某個單位各項行政事宜，因此，辦公室檔案工作具有相對嚴格的管理模式。

二、辦公室檔案資源處理存在的問題

辦公室電子政務處理的水平決定著辦公室的工作水準，它是治校理政的重要載體，同時也是單位管理工作的重中之重。由于專業性不強、人員素質參差不齊，加之沒有形成完善的文件材料歸檔制度，在處理各項行政事務的過程中，日益暴露了檔案處理工作存在的問題。

首先，是對檔案工作的重視程度不夠。檔案收集模式、管理手段和服務機制都需要適應當下國家檔案治理的要求。在中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》一文中提到要建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的安全體系，進一步完善檔案工作體制機制，推動檔案事業科學發展。該意見的下發再次確認了檔案工作的重要性與做好檔案工作的必要性。就辦公室工作而言，檔案資源的處理并非工作的重心，但是在“以文輔政”的過程中不可避免地需要調取大量的信息用于進行行政事務的處理，而作為整個單位的信息樞紐部門必須將檔案資源充分利用，輔助相關行政事務。目前機關單位辦公室存在忽視檔案資源管理的問題，部分紙質檔案和電子檔案銜接不上，出現缺漏現象，這恰恰反映出機關單位對檔案資源的重視程度不夠，對文件的收集、整理、歸檔等流程把關不嚴、落實不細。不同單位的檔案歸口部門有所不同，有些是以檔案館為中樞管理檔案資源，即所有檔案資源全部交由檔案館，按照檔案管理辦法統一實行管理，極大縮減了管理的難度；相反，有些單位檔案資源分散在各個職能部門自行管理，一旦涉及調取檔案，相關人員并不知曉找誰辦理、如何辦理。檔案歸口相對分散，又沒有一個統一且完整的檔案管理辦法，這樣就使管理過程相對雜亂，標準不一，這種分散的管理模式會直接導致檔案資源的歸檔保存不規范、檔案工作者工作積極性下降，檔案管理不成體系，長此以往，不僅檔案的管理難度會加大，損害部分人的切身利益，對有些單位的發展也會產生不可估量的損失。這種情況的發生顯然沒有嚴格落實《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》文件精神，歸根結底，還是對檔案資源重視程度不夠，沒有明確檔案資源對國家治理的重要意義。

其次，檔案干部隊伍素質水平參差不齊。有些單位從事檔案工作的專業人員數量有限，加之開展檔案數字化、檔案編研、檔案業務交流與人員培訓機會有限，使得檔案工作的新格局無法打開。由于對檔案工作的重視程度不足，培訓內容缺乏創新性、時代性，參訓人員積極性不高、興趣不濃，導致檔案干部隊伍水平參差不齊，隊伍整體思想觀念比較陳舊、保守，缺乏創新意識。多數檔案專業人員還在用過去的管理模式和經驗解決現在檔案資源的處理問題，管理方法陳舊，管理機制有待完善。目前有些機關單位對于檔案機構和人員做不到有效整合，檔案信息化納入本單位信息化建設的整體規劃，確保檔案部門實現對電子文件的產生、留存和歸檔的全程監督指導做得不夠。提高信息化建設水平，不僅可以發揮電子政務的潛在價值，提高檔案處理工作的效率，也能更好地整合利用現有的一切資源為單位發展做出貢獻。同時也要提高對檔案部門的監督工作意識，對涉及保密性質的重要文件，是否可以考慮由保密工作委員會介入進行監督，另外要特別注意提高檔案專業人員自身的保密意識。

最后，沒有建立便利群眾的檔案利用體系。隨著政府向服務型政府轉變，企事業單位、機關由此也向服務型單位轉型。促進職能的轉變，增強服務能力是各單位的共同目標。檔案管理歸根結底也是便民利民、服務民生的關鍵環節，把涉及民生的各類檔案、信息及時整理，優先提供利用，更好服務群眾和單位的合法利益是檔案從業者的責任與義務。當下辦公室檔案工作存在的主要問題集中在服務內容和服務方式的不細致。部門之間信息化共享水平較為低下，協同辦公能力有待提高，有時出現一份檔案需要到多個部門進行辦理的情況，極大降低了辦事效率。檔案工作處理中出現“只向上級負責”而非“關注效果，向用戶負責”的不良作風。辦公室的檔案多為涉及學校利益的重要文件，調取過程需要領導審批，有些年代久遠的紙質文件甚至需要調取人陪同工作人員一起翻閱，沒有做到檔案為民服務的宗旨，歸根結底還是檔案管理過程中沒有深化服務意識，沒有深刻理解檔案工作的本質。在檔案資源的處理、利用過程中容易忽視公眾的信息需求與滿意度調查，導致檔案辦理人員與用戶之間產生相互不理解的情況，檔案資源的有效利用率因而降低，沒有構建便民利民的檔案利用體系，檔案資源的有效價值便無法發揮。

三、創新辦公室檔案工作的有效途徑

檔案治理的目的是達到檔案的善治，它所強調的是利益的多元化，即平衡各主體之間的利益訴求和利益取向。過去，檔案管理的模式強調收藏，而忽略了對利益主體的開放，這便極大程度地制約了檔案資源價值的有效發揮。如今當我們意識到這一問題的嚴重性，便不得不思考如何有效發揮檔案資源的最大價值。一是對機關檔案室而言，還是應該繼續擔負接收和整理電子政務的重要職責，研究制定檔案管理條例，建立檔案資源的長期保存與開發利用制度，這也是加快電子政務立法進程的有效手段。辦公室從業者應該重視檔案資源的保存與利用，這不僅是對“以文輔政”的要求，更是核心部門促進集成整合，將信息資源價值最大化的有效方式。二是應更多地關注公眾需求，深化信息公開，滿足公眾對檔案資源的利用，加強信息資源的集合與共享。現如今公眾對檔案資源的利用需求日益增長，整個社會對檔案資源的重視程度也有了明顯的提高，提供深層次、高質量的檔案信息產品越來越成為各機構部門的新目標，無論是從管理體制、方法技術層面建立科學的檔案資源管理戰略，還是堅守“社會記憶保護者”職責，巧妙把握紙質文件與電子文件二者的優勢互補，都將有利于在文件、檔案資源管理的重大變革中牢牢把握主動權，更好地適應檔案工作新常態。

四、辦公室檔案善治經驗談

辦公室檔案治理講究的更是善治，把握檔案治理的規律，跟隨信息化建設的步伐，不斷更新檔案治理策略，為每個單位的長遠發展貢獻智慧力量。首先，檔案從業者需要具備認真細致的品質，小到個人的檔案，大到單位的合同、協議，稍有不慎就會對利益方產生不可估量的影響，因此，檔案從業者經手的每一份檔案都要嚴格按照流程歸檔保存，以防萬一，建議備份處理。

其次，辦公室部門的特殊性決定了它所經手的檔案都是與各單位利益息息相關的，在檔案善治的過程中需要嚴格遵守保密性，凡是涉及單位發展事宜的檔案不可隨意由他人翻閱，所有的查閱和調取都要按規定流程進行，工作人員不可泄露相關檔案的任何事項。

最后要想做到檔案善治，還是應該將關注點投注到技術層面。科學技術是第一生產力，電子政務的內容很具體，分類相對復雜，傳統的檔案分類處理已經無法滿足信息時代電子政務的蓬勃發展，在處理瑣碎的檔案文件時，對新興軟件、智慧檔案室的需求逐漸增強，這就要求工作人員要有創新意識，在辦公過程中既要解決實際問題也要具有質疑精神，探索更為便利的電子文件歸檔、查閱軟件和更加科學智慧的檔案室操作系統，總結檔案善治的基本規律，思考檔案善治的發展思路，將檔案治理推向一個更系統、更完備的高度。