高效的團隊會議怎么開

撰文／高屹 編輯／田麗娜

一提起開會，大多數人都會感到頭疼，原因是開會的效果經常不盡如人意，沒有起到應有的作用。那么，高效的團隊會議究竟該怎么開？下面的方法值得借鑒。

拒絕低效會議

突然襲擊的會

下面這個場景對很多人來說都不陌生。當你剛到辦公室在自己的工位坐定，正等待電腦開機界面的出現，突然傳來同事的喊聲：“小張，領導叫你開會！”在沒有通知、沒有準備的情況下，你就被叫到了會議室。會上，領導問你：“小張，你們部門下周能不能完成A 工作？”你會怎么回答呢？“……我得和某某確認一下，他具體負責這件事，我會后給您答復吧！”這樣的回答既沒有價值，又浪費時間。當然這也不能全怪你，因為突然襲擊的會，沒有提前通知你要討論的事情。

替別人開的會

可能你也有過以下類似的經歷。領導突然找你：“小張，替我去聽個會吧，就現在，在第三會議室，我這會兒有急事走不開。”你只好拿著本和筆，替領導出席這個會議。試問，如果在這個會上需要你表態、答復、決策，你該怎么辦呢？你當然對自己的身份有著清晰的定位，所以你只能這樣說：“我回去把相關情況匯報給領導，由領導決定吧！”

與自己沒關系的會

與自己沒關系的會最讓人抓狂。你被叫去開會，可從頭聽到尾，你和這會沒有什么關系，還有一大攤子活兒等著你干，但看看身邊各位參會的同事，特別是講在興頭上的領導，你能站起來就走嗎？有的人也可能會掏出手機設個鬧鈴，當手機震動后，假裝來電話，然后一邊壓低聲音接電話，一邊得體且不失禮貌地“逃”出會議室。

高效會議組織原則

組織召開一個高效的會議其實并不難，只要遵循下面幾個原則，會議就一定能發揮它應有的作用和價值。

召開會議要謹慎

會議是一種最正式、最嚴肅的溝通方式。開會的目的是針對某個特定的問題，通過多人集中討論、消除分歧，最終就特定問題的應對策略達成一致意見，讓問題得到解決。因為要討論，再小的會議也會涉及多人，開會不但要使用場地、消耗時間，還要中止參會人員的正常工作，這個代價很大。所以，除非必要，否則不要開會。

做好會前通知工作

針對那些必須要通過會議的形式才能解決的問題，你作為會議的發起者，要有明確的會議主題和議題，并至少提前一天通知所有參會人員，給大家留出必要的準備時間。會議主題最好只有一個，會議的議題也就是要具體討論的內容，盡量控制在3～5 個以內。因為議題太多，超出參會人員的精力允許范圍，就會出現議而不決的情況。

除了主題和議題，在會議通知中，還要明確說明會議的具體開始時間、結束時間、地點、所有參會人員的姓名。并且要特別注意，只邀請那些與會議內容直接相關的人參會，人數最好能控制在5～9 人的規模。如果確實有人因故無法出席，除非他能安排全權代表，否則盡量推遲會議（實際上，除了個別客觀條件制約，當前被廣泛應用的各種多媒體技術都可以滿足讓不同地理位置的人方便參加會議的需要）。

嚴格控制會議時間

管理者務必要嚴格控制會議的時間，按時開始，按時結束，不拖延。開會遲到是典型的“小節大惡”，管理者自己必須帶頭杜絕，沒有任何借口，必要時要和嚴肅的考核制度掛鉤。另外，在發言、討論時切忌跑題，這很容易導致超時。管理者自己作為會議的主持人，要嚴格監督和控制會議的進程。

筆者曾經服務某家企業，所在事業部每半年要召開一次總結會，市場、技術、交付、平臺等職能部門都要對半年來的工作進行總結和規劃。為了控制會議時長，領導提出明確的發言時間要求，每個部門負責人只有10 分鐘的時間，有專人負責計時，到9 分鐘時會給出提示，時間一到，必須結束發言。正是因為有了這個規定，該企業每次的會議都能將時間控制得比較好，一定程度上也確保了會議應有的效果。

要有專人負責會議記錄

很多人開會都習慣帶個本和筆，還有人抱著筆記本電腦參加會議。然而，高效的會議不需要每個人都記錄，開會的價值在于參會人員彼此間的討論、互動，而不是自己忙著記錄。確實有需要，一頁紙的內容足以作為自己發言的提綱。如果需要使用投影儀，也可以將文件拷貝到公用電腦上，以避免手中的電腦讓自己分神。

高效的會議需要專人做好記錄，記錄每個人發言的要點，特別是他們針對討論問題給出的觀點、答復、承諾，這些重要的信息是會議紀要的核心內容。但僅用白紙黑字記錄下來還不夠，每個參會人員還需要在會議紀要文件上簽字，以表示承擔相應的責任。只有將他們的觀點、承諾轉化為嚴肅的責任，才能真正引起參會人員的重視，才能確保會議的目的按預期達成。

兩點注意事項

（1）對于突發的、緊急的會議，需要在短時間內獲得結論、解決問題，這種會最好到小型會議室去開。科學研究顯示，人在相對狹小的空間里會感受到來自環境的壓迫感。這種壓迫感能讓人在相對短暫的時間內精神高度集中，大腦快速思考，減少思路分散、跑題的情況。

（2）如果是比較復雜的、需要多個部門相互協調的問題，請一定先別忙著開會，因為牽扯到多方利益，很難讓大家在公開的會議上順利達成一致意見，最常見的結果就是議而不決或推諉扯皮，這樣的會即使反復開也不一定達到讓人滿意的效果。遇到這種情況，管理者應該以各方利益的協調人身份，提前采取私下接觸、逐一溝通、分化瓦解、各個擊破的策略。在正式場合無法作出的承諾和讓步，在非正式場合中卻有可能達成共識。要注意，當各方私下分別接受條件后，才是開會的好時機，這樣才能通過嚴肅的會議方式，將私下的共識以公開、正式的方式確認下來。

結語

組織或參加各種會議，本身就是管理工作的重要組成部分，管理者掌握并踐行正確的認識、方法和原則，就能讓會議真正成為解決工作中各種難題和沖突的有力工具。