醫院OA辦公系統的應用實踐研究

摘要：信息技術水平的提升為我國進入信息化時代，提供了新的機遇和方向，信息技術的有效應用，對人們的生產生活產生了巨大的影響，在各行各業中應用也更加廣泛。醫院在實際的運營與辦公過程中會產生大量的數據信息，數據的信息化水平決定了醫院的管理工作效率，能夠為醫院的現代化發展提供支持。因此，該文介紹了OA系統的功能，分析了OA系統基本架構，進行OA辦公系統模塊設計，并提出醫院OA辦公系統的應用，旨在為提高醫院信息化建設水平提供參考。

關鍵詞：醫院;辦公系統;OA辦公系統

中圖分類號：TP393? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2022）26-0083-03

信息化技術在醫療行業應用中愈加廣泛，為提高醫院信息化水平奠定了基礎。醫院的日常辦公中涉及內容較多，傳統的辦公模式無法滿足日益復雜的辦公需求，因此，應積極引入OA辦公系統，進一步實現醫院的信息化管理工作。醫院應當在提高信息化管理意識的同時，優化OA辦公系統的功能，為醫院醫療服務質量的提升提供支持和保障。

1 OA系統功能

一方面，對于OA辦公系統來說，其最大的功能在于能夠進行網絡化的辦公，輔之以信息平臺的建設，從而實現不同部門之間信息、資源的共享。有助于醫院的規范化、科學化管理。在實際的應用過程中，能夠有效控制醫院的日常管理成本，對提高醫院的經濟效益起到積極的作用。另一方面，OA辦公系統具有智能化、信息化的辦公特點，即能夠對相關資料和文件進行合理化的管理，幫助用戶通過檢索與查詢功能快速地找到相關信息，進一步提升員工的工作效率和工作質量。除此之外，當遇到較難問題無法解決時，可以借助OA辦公系統進行相關信息的搜索，進而幫助醫療人員解決工作中的問題。加之OA辦公系統信息化特點突出，所以能夠幫助員工實現線上的及時交流與溝通。當辦公中遇到問題時，可隨時與線上人員溝通，以最快的速度解決問題。在醫學知識共享方面，OA辦公系統能夠借助信息化管理平臺實現醫院內部的協同辦公。為用戶與工作內容設置相應的管理權限，便于工作內容的記錄，提高工作進度。同時，OA辦公系統能夠實現文件的跟蹤與流轉，使得工作人員能夠及時了解工作進度，保證工作能夠順利完成。醫院的綜合內網管理系統如圖1所示。

OA辦公系統的有效應用，對醫院降低運營成本有積極的促進作用，推動醫院辦公系統的無紙化、信息化發展。OA辦公系統的自動化與信息化為醫院實現現代化的管理提供支持和幫助。在轉變管理模式的過程中，提高醫院整體工作效率，避免醫院內部的人力資源的消耗。OA辦公系統的便捷性與高效性能夠幫助醫院進行文檔的科學化管理，確保醫院文檔信息的系統化與集中化管理，為用戶查詢資料和信息提供支持。由于OA辦公系統對時間、地點要求較低，因而工作人員可以在任何地方進行隨時辦公，使工作更加便捷。OA辦公系統能夠實現工作進度的實時跟進，有助于醫院業務的開展。在應用OA辦公系統過程中，為業務處理提供相應的技術支持[1]。

2 OA系統基本架構

OA辦公系統平臺主要是在分層、標準以及構件的基礎上進行基礎性的架構，同時嚴格依據相關標準和原則，進行大量構件的安排，采用計算機網絡編程系統進行多樣化的展示。同時，OA辦公系統支持相關的系統操作模式，具有廣泛的應用條件，未來發展前景也較為廣闊。除此之外，OA辦公系統的整體結構主要由3個邏輯層構成，不同的邏輯層之間相對分離，在不同的層面均有定義完整的接口。其中，第一層為表示層，該層的主要作用在于為工作人員與用戶提供有關圖形界面，主要包括顯示數據系統。該界面業務流程與事務的處理主要是借助已規定完成的工作流程來實現的。OA辦公系統的中間層為邏輯層，在該層能夠實現數據代碼的獲取。而在表示層則能夠將數據格式化后進行相關的顯示。由于對應用邏輯層和用戶界面進行了有效的分離，因而使得應用設計靈活性也不斷增加。通過應用邏輯層為表示層提供定義接口后，便能夠在應用過程中能夠通過不改變應用邏輯的背景下進行圖形界面的選擇。以某醫院為例。在進行OA辦公系統基本架構采用的硬件配置（如表1所示），在硬件配置的基礎上進行合理的優化與升級，搭建科學的平臺架構，為后期OA辦公系統的有效應用奠定基礎。

3 OA辦公系統模塊設計

3.1 登錄

OA辦公系統在醫院的有效應用，能夠對醫院數據進行科學、系統化的管理與控制，提升網絡化辦公水平。通過轉變傳統的管理模式，對醫院實際運行中產生的大量數據進行規范性的管理，既能夠提高醫院的管理效率，又能夠降低醫院的人力、物力成本，避免資源的浪費，對優化醫院辦公結構有積極的促進作用。與醫院實際運營方式相結合，在醫院的改革過程中，積極融入無紙化、網絡化的OA辦公系統。在員工的登錄模塊主要實現的是用戶登錄（如圖2所示）與用戶密碼修改，當用戶順利登錄后，OA辦公系統會自動識別用戶自身的級別，為用戶進行自動分配系統權限。通常情況下，超級管理員能夠實現員工初始密碼和賬號的設置，當用戶收到初始密碼后，在登錄系統時會有強制更改密碼的提示，只有用戶修改密碼后并確認密碼正確后，才能順利登錄到OA辦公系統中，再進行相關的操作。通過上述登錄流程，可以最大程度地實現數據信息與用戶的有效管理。

3.2 用戶管理

在用戶管理模塊，主要包括兩部分內容，即組織機構管理和人員信息管理。由于醫院的用戶較多，為進一步醫院內部人員的協同辦公管理效率與工作效率，通常采用為系統用戶分配賬號的方式，使得用戶能夠隨時登錄OA辦公系統進行查詢工作內容和業務信息。依據醫院的實際需求進行系統信息的完善與優化[2]。

3.3 授權管理

授權管理分為角色授權與人員授權兩個方面，其中，人員授權主要是指依據醫院內容的員工進行權限的分配，通過授權可以將用戶分為普通用戶、管理員以及超級管理員等。根據醫院的實際運營需求，在進行OA辦公系統的授權管理模塊還相應地設置了移動辦公接口，能夠實現用戶的遠程自動辦公，有助于員工對醫院相關數據進行整理和統計。加之OA辦公系統對時間與場所要求較低，因而當出現問題時，能夠隨時進行辦公。

3.4 公文處理

公文處理模塊主要由流程審批等功能構成，醫院日常要處理的數據較多，包含了大量的藥品信息以及病人病歷信息等。如果采用傳統的紙質文檔的方式進行管理和流轉，不僅會導致數據丟失，還會降低工作效率。因此，OA辦公系統的有效應用能夠有效地對文檔進行分類保管，實現組織的合理性。通過流程的優化與完善，為進一步提高公文信息以及病歷信息的安全性和私密性，采用加密電子文檔的方式。工作人員能夠通過OA辦公系統進行數據的高效搜索，進而實現目標信息的快速定位，避免時間的浪費，提高了公文的處理效率。

3.5 業務自定義

依據醫院的實際需求，通常在OA辦公系統設計相應的業務自定義模塊，有助于醫院工作人員隨時進行在線交流，同時能夠實現在線語音、在線視頻，最大程度提高工作人員的工作效率，節省大量的時間。醫院使用OA辦公系統的過程中，能夠實現與專家、領導部門的直接溝通，及時反饋信息，為工作的順利開展提供便利條件。

3.6 周工作安排

作為各部門的上級領導可以借助OA辦公系統以周為單位進行工作的安排，員工也能夠及時地接到任務，依據工作任務進行工作的規劃，從而保證工作能夠在指定時間內完成。在工作人員完成工作的過程中，OA辦公系統能夠自動地形成相關的工作日志，保證上級領導能夠及時地查看工作完成情況與工作進度，實現工作的實時跟進。工作人員在通過OA辦公系統進行業務處理時，可利用信息技術進行數據的有效處理，進而實現公文之間的有效流轉和跟蹤，及時對員工待完成的任務進行提醒，確保工作內容能夠按期完成[3]。

4 醫院OA辦公系統的應用

4.1 業務工作流程平臺

OA辦公系統業務工作平臺中能夠實現醫院工作流程的有效制定，在相關部門審批流程后，能夠對醫院不同科室的工作內容與職責進行有效的劃分，使其能夠明確自身職責，保證醫院工作人員能夠在規定期間內完成工作，提高工作效率。由于醫院業務較多、涉及范圍較廣，因而有效地應用OA辦公系統，能夠制定更具針對性的流程進行業務的處理，加強OA辦公系統與醫院業務處理的有機融合。除此之外，OA辦公系統還能夠實現不同系統的結合與應用，保證醫院內部系統數據信息的有機融合，從而建立更具信息化的數據系統，保證醫院現代化信息水平的提升，實時追蹤數據信息，推動各部門間數據的共享與交流。在業務的開展環節進行OA辦公系統的應用，有利于加強員工的管理，同時對降低醫院的培訓成本具有積極的意義。

4.2 內部郵件平臺

OA辦公系統在醫院辦公中的有效應用，使得醫院內部能夠建立相應的內部郵件平臺，借助郵件平臺，實現醫院內部員工接、收發郵件，加強各科室之間的交流，對上級領導安排的工作做到及時的回復。內部郵件平臺的有效應用使得醫院內部的整體辦公更加的智能化、信息化，改變了傳統紙質信息的傳遞，既降低了紙張的消耗，又最大程度地降低了醫院運營成本，同時提升了郵件的接、收發效率。除此之外，通過內部建立郵件平臺的方式能夠有效防止網絡垃圾郵件的接收，避免內部信息隨意傳播，推動醫院內部信息管理的規范性發展。

4.3 主業新聞平臺

為提升院內的和諧氣氛，為員工提供良好、積極的工作環境和工作氛圍，OA辦公系統能夠依據醫院不同科室的自身特點和需求，進行定制相關的信息板塊，同時為員工提供更多樣化的信息內容，豐富員工的日常生活，擴展員工視野，還能夠通過設置相應的人事或行政新聞消息，進行內部消息的有效傳遞。設置分享、評論以及轉發等功能鍵，為員工的業余生活通過支持和動力，也有助于工作人員了解醫院動態[4]。

4.4 公文管理平臺

文件的規范性管理可以通過OA辦公系統進行實現，借助專門的公文管理平臺，進行文件的傳閱、發送和接收，節省了大量的時間，對工作人員快速查詢文件具有積極的意義。OA辦公系統能夠實現公文流轉流程的規范、包含批注與修改功能，能夠確保公文文件接收時進行相應的整合、分類等。通常情況下，公文在發送前，需要進行文件的擬定、文件的審核、文件的校驗以及最后的簽發，簽發完成后再進行打印整理和分送各個科室部門。在進行文件的表單管理時，OA辦公系統能夠實踐自定義的管理模式，對文件文號、流程以及模塊進行統一化管理，無數量限制要求。依據用戶對文件的需求，OA辦公系統在不斷升級與更新的過程中，能夠實現文件的跟蹤式管理，加強OA辦公系統對文件的修改、補發以及重發功能管理，使得文件更加規范、合理。比如：該系統涉及的公文管理公式為求和公式，該公式為[=SUM（K2：K56）]-對K2到K56區域的平均數進行求取[5]。

5 結論

綜上所述，傳統的辦公管理主要以紙質化的管理方式為主，在發展過程中已無法滿足醫院的現代化需求，因此，OA辦公系統的應用必不可少。一方面，醫院需要樹立正確的辦公意識，轉變原有的辦公管理方式，完善辦公系統功能的同時，加強信息化管理，實現無紙化辦公。另一方面，OA辦公系統在提升工作人員工作效率方面能夠發揮積極的作用，因而需要重視OA辦公系統的使用，提高醫院各科室協同辦公能力，實現資源價值的最大化，推動醫院的良性發展。

參考文獻：

[1] 程子偉，項興彬，余芳強.基于信息化的醫院后勤應急管理體系建設探索[J].中國建設信息化，2021（23）：64-65.

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[3] 吳秀穎.推動信息化建設保障醫院財務管理體系高效順利運轉[J].今日財富，2021（23）：91-93.

[4] 梁小玲.基于互聯網結合智慧醫療的醫院信息化平臺創建和使用[J].電腦編程技巧與維護，2021（11）：77-79.

[5] 劉沙.醫院信息化辦公中辦公自動化系統的應用[J].醫療裝備，2019，32（14）：52-53.

【通聯編輯：光文玲】

收稿日期：2022-05-16

作者簡介：倪凌（1982—） ，女，江蘇南京人，碩士，高級工程師，主要研究方向為醫院信息化及智慧醫院建設。