企業印章檔案管理工作中存在的問題及對策探討

張 進

（首鋼集團有限公司礦業公司，河北 遷安 064404）

印章（本文特指官印或公章）、印信，歷史悠久、源遠流長，有璽、寶、印、章等稱法，泛指將文字、符號和圖形等按照一定的規范格式或藝術風格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標記為使用方式的標志性信物和藝術品。

在企業中，印章是印信憑證的一種，是代表該企業機關、組織或個人權利、職責的憑據，主要有公章、業務專用章、鋼印和具有法律效力的簽字手章、個人名章。企業印章檔案，指部分企業印章生命周期結束后，由于其在該企業行政管理、經營生產過程中制作并使用過，在該企業的歷史研究、檔案考證、遺留業務、鑒證材料真偽等方面承擔著特殊的作用，而被保存下來移交檔案館形成一類具有特殊價值的檔案載體。企業印章檔案，主要包括印章實體檔案和印章材料檔案（指印章印模、印章從形成到移交歸檔過程中產生的相關資料）兩部分。

一、企業印章檔案工作的意義

印章檔案，由于其具有客觀記錄、真實還原特性及精美藝術特性，因此，不同歷史時期的印章檔案，有助于復刻當時的歷史狀況，可以刻畫當時朝代變遷、機構設置、政治策略、文化交流、經濟發展等情況，可以還原名望家族、文人志士的行為或著作痕跡，在中國文化史和政治史上塑造了極其重要的角色，為研究人員提供歷史數據做支撐。

在現代企業，印章檔案則反映了一段時期內，企業級別、企業性質、不同管理期間的機構設置與調整、生產經營狀況、企業具備的各項專業職能、企業的領導者、對外交流合作等信息。所以，對企業印章檔案進行系統完整的整理歸檔是一項非常重要的工作。

在企業中，任何行政部門或組織團體等機構印章，具有唯一性，只能刻制并且備案1枚，印章表面能顯示出該機構或組織團體的相關信息，包括機構名稱、性質等，該印章即為該機構的表征，體現了印章所屬機構承擔的職責、發揮的職能及其擁有的權力。因此，一枚機構的印章實體檔案，成為該機構的發展和變革檔案中的重要組成部分，有助于人們以最直接快捷的方式了解到該機構的變遷、性質、機構級別等信息。

二、企業印章檔案工作中存在的問題

（一）制度建設問題

規章制度是對企業管理經驗的總結和規范，是企業各部門或專業履職盡責、共同遵守的行為準則。

目前，企業印章檔案專業的管理，大多承接了《印章檔案整理規則》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業檔案工作規范》等法律法規、部門規章，在其指導下開展專業管理工作，并沒有根據自身實際管理情況制定本企業的關于印章檔案的專業管理制度，細節操作和具體管理方面很容易造成操作不規范及管理混亂等現象，不利于提升企業印章檔案的管理效率及效果。

（二）整理范圍問題

企業印章檔案的整理范圍，廣義來講主要包含印章實體檔案和印章材料檔案兩部分。印章實體檔案，即印章作廢后，由于其具有特殊的保存價值或歷史意義，未被銷毀而作為特殊的一類檔案保存至檔案館。印章材料檔案，包含與該實體相關的印章材料檔案，即該印章實體從刻制形成到廢止移交檔案館過程中發生的相關文件資料，如印章刻制申請、印章印模、啟用廢止發文、印章管理員信息、日常用印登記及用印材料等。

檔案整理原則之一為應歸盡歸、應收盡收。然而，由于部分企業印章檔案制度的不健全、印章管理和檔案管理銜接不夠緊密，對于企業印章檔案的整理范圍不清楚、界定劃分模糊，導致其未做到應歸盡歸、應收盡收，造成印章檔案歸檔工作存在收集不全面、整理不規范現象，影響了企業印章檔案的歸檔工作，及后期檔案的有效利用。

（三）人員管理問題

檔案管理是全面的、具有綜合性的工作，涉及黨群管理、行政管理、經營財務管理、生產技術管理各方面，因此，要求檔案管理人員必須具備較高的政治素養及專業素養，以及一定的黨政、經財、科技等其他方面的相應知識基礎做支撐。然而，部分企業因為對檔案工作缺乏一定的認識和重視，加之檔案管理員本身缺乏學習主觀能動性，導致檔案人才隊伍素質參差不齊，檔案知識掌握片面，這在很大程度上制約檔案工作的發展和管理水平的提升。

（四）信息化建設問題

當前，大部分企業基本樹立了現代的信息化辦公理念，建立起本企業的協同辦公平臺及檔案管理系統，利用計算機及網絡信息化手段，處理檔案管理工作。但是，由于部分企業印章專業管理員思想觀念傳統、缺乏大局意識，加上部分印章業務的實體特性，即印章實體和紙質用印材料的存在，導致印章專業管理和信息化辦公脫節，使部分印章業務一直在線下辦理，形成大量的紙質文件，這些文件在整理印章檔案材料時全部以實體形式保存至檔案館，未能形成電子目錄和電子檔案，給后期的檔案管理、檔案檢索等管理工作造成諸多困難，嚴重影響印章檔案的利用效率。

三、加強企業印章檔案管理工作的對策

（一）建立健全印章檔案管理制度

首先，制定管理制度要堅持四項原則：1.合法合規性原則。該印章管理制度要符合法律法規、部門規章，內容及程序要合法合規；2.先進性原則。制度制定人員要在基于現實管理的實踐基礎上，不斷汲取融合國內外企業先進印章檔案的管理理念、管理方法，緊跟或者優于行業發展規律；3.系統性原則。該印章管理制度內容要跟風控手冊、權力清單、合規手冊實行一體化管理。制度建設從業務流程框架入手，層級清晰，邏輯嚴密，涵蓋管控事項的關鍵控制點及控制措施，使各方面業務管理規范、合法合規、銜接協調；4.有效性原則。制度制定人員要堅持問題導向，全面梳理那些制約實際管理的重點難點，并有針對性解決問題。例如，印章檔案管理的信息化建設，從協同辦公平臺發起的用印申請結束后，用印人、用印材料、審批信息直接同步至檔案系統，實現用印業務中相關材料的信息化歸檔。

其次，制度內容必須要涵蓋三大重點：1.說明適用范圍，明確適用的單位或適用的特定對象，一般會覆蓋直接下屬非法人單位，獨資、控股、相對控股的法人單位，及代管法人單位；2.明確職責分工，按照效率效益原則、合理授權原則及有效制衡原則，結合管控事項及內容，合理確定相關部門（單位）的職責和權限。職責依次按制度的歸口管理部門、相關部門、執行單位的順序表述；3.理清管理內容、業務流程，該部分是制度的主體內容，制定時要針對業務事項各環節，明確業務流程和控制措施，滿足管理需要，保證制度質量。如對印章檔案的材料收集、鑒定歸檔、借閱使用、信息化建設等方面，進行更加系統化、進步精細化的規范和約束，指導印章管理員及檔案管理員的專業工作，使各種具體操作及專業管理行為有章可循、有據可依，進一步夯實本企業印章檔案專業的管理基礎。

（二）保證印章檔案整理范圍的全面性和規范性

企業在收集整理印章檔案時，一是要保證應收盡收。整理印章檔案時可遵循材料形成的規律，保持印章實體和印章材料之間的聯系，實現印章檔案成套保存，即以某個印章實體為整理中心，圍繞其收集其整個生命周期過程中產生的材料，達到印章實體和文件統一的狀態。例如，印章刻制申請、刻制介紹信、印章啟用發文、印章廢止發文、印章交接表單、印章使用登記等，整理成套進行歸檔保存。成套保存既為印章檔案的完整性、有序性和高質量歸檔提供保障，也便于日后的檢索和利用。二是要整理規范有序、保證質量。在開展該業務時，除了要保證檔案材料齊全完整，還要保證其整理規范有序，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，凡需審批簽署的必須完備簽批手續，并以簽署的原件歸檔，一般不得以復印件代替。每套文件可按照生成時間順序，或重要性順序，或參照公文整理順序即表單、會簽、正文、附件的先后順序整理，以便查檔利用的簡捷方便。

（三）加強企業印章檔案的人員管理

通常情況下，印章管理員并非兼職檔案工作人員。因此，要做好印章檔案的歸檔工作，首先，需要印章管理員和檔案管理員的互相配合協同，才能實現印章管理和檔案管理工作的良好銜接和過渡。其次，檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，除具備檔案管理、信息管理相關知識背景外，還要對本單位印章管理、法律、科研技術等專業工作有所了解，企業可以通過優勝劣汰、職務晉升、職稱評聘等考核機制，提升檔案管理員的危機意識和專業內部的競爭氛圍，旨在打造精益求精、創新引領的檔案管理隊伍。例如，根據“應報盡報”原則、制定專業職稱晉升計劃，鼓勵報考國家或地方的職稱職務及專業資格考試，并通過職務晉升、工資津貼方式獎勵通過人員。最后，企業要從實際出發，采取多渠道、多形式、有計劃、有重點地進行繼續教育、學習培訓、橫向交流、縱向傳幫帶方式，提高檔案管理人員的綜合素質。例如，以“授課+答辯”為抓手、借“知識輸出”促“知識輸入”，通過開授“檔案專業大講堂”方式，來提高檔案專業人員的理論素養和知識儲備。又如“下現場”寫實調研、交流研討，解決基層實際檔案管理問題，提升各層次檔案管理員的專業素質和實際管理能力。

（四）進一步完善信息化建設工作

企業如果想實現印章檔案的信息化管理，首先，要實現印章業務的信息化管理，即在協同辦公平臺建立相關印章業務流程，將圍繞某個印章檔案實體發生的各類業務，如刻制申請、刻章報送當地公安機關的材料、啟用廢止發文、印模備案、用印登記和用印材料等，全部通過業務流程實現，推動傳統文件載體數字化轉變。例如，對于用印申請流程，由用印人在協同辦公平臺發起申請，并將用印材料上傳，實現線上用印電子數據的留存，經過逐級審批后，經辦人再持打印的紙質審批單、紙質用印材料到印章管理員處登記蓋章。其次，要做好印章業務流程、檔案系統的有效銜接和過渡，將其融合成一個整體，使印章業務流程的全部數據統一記錄到檔案系統，以保持業務系統和檔案系統的連貫性及，保證原始數據的一致性，同時還避免印章管理人員和檔案管理人員在兩個系統內手動轉錄數據，造成易漏錄、錯錄的風險。這樣，印章檔案數據從協同辦公平臺的形成、收集、整理到檔案系統的歸檔、檢索、利用形成一站式信息化管理，提高了工作人員的工作效率及檔案數據整理的正確率，提升了印章檔案的管理水平和管理效能。

四、結束語

綜上所述，印章檔案對企業的歷史研究、檔案考證、遺留業務、鑒證材料真偽等方面發揮著特殊的作用，因此，加強企業印章檔案的管理工作是十分必要的。本文就目前企業印章檔案的制度建設、整理范圍、人員管理、信息化建設方面的問題進行了相關分析，并針對性地提出了應對策略，以期為企業印章檔案管理工作提供有益的參考和借鑒。只有建立合法合規合理的制度，增強印章及檔案管理人員的專業基礎知識儲備，配備信息化的檔案管理系統做利器，才能為企業提供更加高質量、規范化的印章檔案服務。