基于數(shù)字化時代的公共圖書館檔案管理信息化探究

文/楊軍

隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷成熟和推廣應(yīng)用，社會正式進入了數(shù)字化時代，各個領(lǐng)域的生產(chǎn)生活方式發(fā)生了巨大改變。公共圖書館要想適應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展的需求，就必須積極扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的管理模式，在圖書館檔案日常管理中積極推進數(shù)字信息化管理模式。這樣才能讓公共圖書館的整體管理服務(wù)水平得到有效提升，才能夠滿足數(shù)字化時代下讀者的閱讀需求，這也是促進公共圖書館實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然途徑。本文主要對數(shù)字化時代下公共圖書館檔案管理信息化問題進行了探討。

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，社會生產(chǎn)生活的各個方面都已經(jīng)逐步被網(wǎng)絡(luò)滲透。數(shù)字化時代是數(shù)字技術(shù)逐步向人類社會各個領(lǐng)域滲透的全過程。檔案的信息化主要指的是將計算機存儲和管理技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到各類檔案管理活動中，通過信息技術(shù)的方式來實現(xiàn)檔案文獻資料的存儲、開發(fā)和利用。

一、數(shù)字化時代下公共圖書館檔案管理信息化原則

公共圖書館檔案資料信息化主要指的是利用計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、拍攝和壓縮技術(shù)等將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、縮微膠片等檔案介質(zhì)加以轉(zhuǎn)化并形成可被計算機識別的數(shù)字化信息數(shù)據(jù)。[1]而要想實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案介質(zhì)的轉(zhuǎn)化，公共圖書館就必須對檔案文獻資料進行嚴格分類、整理和篩選。在數(shù)字轉(zhuǎn)化過程中，公共圖書館應(yīng)嚴格遵循以下原則。

（一）先后原則

在進行館藏檔案文獻資料數(shù)字轉(zhuǎn)化之前，公共圖書館首先應(yīng)完成各類文獻資料的分類和篩選，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)數(shù)字類別的管理。針對具有館藏特色、用戶急需、企業(yè)利用率較高的文獻資料，公共圖書館應(yīng)優(yōu)先進行轉(zhuǎn)化。而部分館藏年代久遠、以當(dāng)前技術(shù)手段很難完成數(shù)字轉(zhuǎn)化的文獻資料，公共圖書館應(yīng)采取暫時擱置的方式，等待后續(xù)處理。

（二）安全原則

檔案資料在經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)化過程中，抑或針對網(wǎng)絡(luò)共享的信息資源部分要嚴格按照檔案管理的保密原則來進行，并充分利用各類先進數(shù)據(jù)加密技術(shù)或設(shè)定有效期等多種方式來保證館藏檔案資料的安全性。[2]

（三）服務(wù)性原則

館藏檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化的最終目的是，要為檔案用戶提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。因此，在針對館藏檔案資料進行數(shù)字化和信息化建設(shè)的過程中，公共圖書館應(yīng)該始終遵循以讀者為中心的基本原則，只有在全面了解用戶不同需求的情況下，才能夠為讀者提供全方位的服務(wù)。

二、公共圖書館檔案管理信息化內(nèi)容

（一）以需求為中心科學(xué)選擇數(shù)字化儀器設(shè)備

在圖書館檔案管理信息化建設(shè)的過程中，數(shù)字化儀器設(shè)備屬于不可或缺的組成部分。各個圖書館的運營模式存在較大差異，因此對儀器設(shè)備的要求也會存在一定差別。在選擇數(shù)字化設(shè)備之前，公共圖書館首先要對當(dāng)前市場進行全面調(diào)研，以全面了解各種設(shè)備的規(guī)格型號、性能價格等信息，同時結(jié)合圖書館實際管理需求來合理采購數(shù)字化儀器設(shè)備。例如：國內(nèi)不少圖書館采購的M2拍攝機可以將各類檔案及文獻資料轉(zhuǎn)化為縮微膠片，隨后利用膠片掃描儀將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔；MACHIII高速膠片掃描儀可以直接將縮微膠片轉(zhuǎn)化為數(shù)字文檔，并在數(shù)據(jù)庫中進行保存。

（二）構(gòu)建檔案信息源庫

公共圖書館各類文檔資料經(jīng)過數(shù)字化和信息化后形成的硬盤和光盤必須經(jīng)過嚴格匯總、整理，同時完成編目后進行分類存儲，這樣才能為檔案信息資源庫的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。與此同時，公共圖書館通過構(gòu)建完善的檔案信息資源科，也可以為讀者提供查詢和檢索等服務(wù)。[3]公共圖書館檔案信息建設(shè)工作能否順利推進，將直接受到資源庫建設(shè)情況的影響。

（三）平臺化建設(shè)

圖書館檔案文獻資料的信息化建設(shè)，首先應(yīng)該實現(xiàn)各類信息資源模塊的全面兼容，并以此為基礎(chǔ)來完成平臺化管理。公共圖書館對當(dāng)前先進的數(shù)據(jù)云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)進行全面利用之后，有助于圖書館現(xiàn)有信息資源的全面整合，并能為公共圖書館的未來發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

三、公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)策略分析

公共圖書館檔案及文獻資料的信息化建設(shè)屬于系統(tǒng)性工程，而且信息化建設(shè)過程非常復(fù)雜，信息化建設(shè)質(zhì)量將直接影響圖書館各類文獻資料的利用效率，也會對檔案及文獻資料的整體管理水平產(chǎn)生直接影響。如何實現(xiàn)公共圖書館檔案管理信息化的高質(zhì)量建設(shè)，直接關(guān)系著檔案及文獻資料信息轉(zhuǎn)化成果。因此，在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，公共圖書館應(yīng)該始終以實用性、安全性和系統(tǒng)性為基本原則，同時有效兼顧館藏的特色性、共享性以及專業(yè)性。

（一）不可忽視紙質(zhì)檔案的重要性

在公共圖書館檔案管理信息化轉(zhuǎn)化過程中，檔案管理人員需要充分認識到在數(shù)字化時代，紙質(zhì)檔案仍然是公共圖書館各類文獻資料及檔案信息化轉(zhuǎn)化與建設(shè)的基礎(chǔ)；而且在推進信息化轉(zhuǎn)化的過程中，絕大部分館藏資源主要來自紙質(zhì)檔案。[4]由于我國各地區(qū)社會及經(jīng)濟發(fā)展水平存在不均衡的現(xiàn)象，在各種場合中，紙質(zhì)檔案仍然屬于非常重要的一種原始憑據(jù)，其具有其他證據(jù)不可替代的法律權(quán)威性。在公共圖書館檔案信息資源的管理過程中，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最大優(yōu)勢仍然集中于檢索和查找方面，其本質(zhì)是對紙質(zhì)檔案資料的一種完善和補充。因此，公共圖書館工作人員必須正確認識到紙質(zhì)檔案管理的重要性。

（二）正確認識信息化資源

在公共圖書館進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，經(jīng)過電子信息化轉(zhuǎn)化形成的各類資料僅僅是對館藏文獻資料及檔案的一種補充。也就是說，各類信息化資源是對紙質(zhì)檔案資料的復(fù)制、掃描和縮微，最后在硬盤或光盤等載體上以計算機代碼形式加以呈現(xiàn)。雖然信息化技術(shù)的應(yīng)用使得傳統(tǒng)檔案管理方式和管理理念受到巨大沖擊，但是目前數(shù)字化檔案管理資料并未真正實現(xiàn)全面普及，而且整體技術(shù)水平也相對較低。因此，在推進數(shù)字化建設(shè)的初期階段，公共圖書館管理人員要充分意識到信息數(shù)據(jù)庫僅僅是對館藏檔案管理的一種有力補充。

（三）加強信息化建設(shè)

在數(shù)字化時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，公共圖書館館藏檔案及文獻資料的信息化建設(shè)是未來公共圖書館數(shù)字化發(fā)展的必然趨勢。[5]因此，對于公共圖書館來說，數(shù)字資源建設(shè)是未來實現(xiàn)信息化管理的重要抓手。在全面推動館藏檔案及文獻資料信息化建設(shè)的過程中，公共圖書館必須對數(shù)字化資源的共享性、專業(yè)性以及館藏特色性給予高度關(guān)注，要真正體現(xiàn)圖書館自身的顯著特征。另外，公共圖書館還要不斷強化館藏信息化資源建設(shè)的專業(yè)性，從而針對不同層次的社會群體提供精準(zhǔn)的閱讀和檔案館藏服務(wù)。在全面提升信息化建設(shè)共享程度的基礎(chǔ)上，公共圖書館還要推動各類館藏檔案及文獻資料資源的高效共享和互補，這樣才能為社會發(fā)展做出更大貢獻，真正發(fā)揮出啟迪民眾智慧的作用。

（四）構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，公共圖書館必須構(gòu)建起更加完善的管理制度，以保障各項工作的順利開展，實現(xiàn)檔案管理信息化的規(guī)范化發(fā)展。只有建立起更加完善的規(guī)章制度，才能夠讓工作人員在實際工作中有章可循，才能夠堅定不移地開展檔案管理工作。首先，公共圖書館應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的形勢變化對檔案信息化管理制度加以適當(dāng)調(diào)整，為檔案管理工作的有序開展提供保障，從而有效避免在日常管理工作中出現(xiàn)的各類問題，全面提升公共圖書館檔案信息化管理效率。另外，為了全面推進檔案管理信息化的健康發(fā)展，公共圖書館應(yīng)該構(gòu)建合理的監(jiān)管和獎懲制度，通過對工作人員的職責(zé)進行合理劃分，利用獎懲分明的制度來提升工作效率，保障各類信息化資源存儲、調(diào)整和調(diào)用的規(guī)范化。

四、結(jié)語

總而言之，在數(shù)字化時代，公共圖書館檔案管理信息化已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢，但我國公共圖書館館藏檔案及文獻資料的信息化建設(shè)仍然處在初期摸索階段。為了全面提升檔案信息化管理水平，公共圖書館管理者應(yīng)該結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r來清晰劃分管理內(nèi)容，制定完善的管理制度，從而在提升圖書檔案管理水平的同時，充分發(fā)揮公共圖書館在保存人類文化遺產(chǎn)、傳遞科學(xué)知識、開展社會教育等方面的作用。