企業創新商務采辦管理的影響探究

楊素華

(中海石油(中國)有限公司天津分公司,天津 300459)

1 商務采辦總體工作要求

全球經濟下行、中美關系惡化及貿易保護主義加劇加大了外部政治、經濟等不確定性，對中國能源供應安全和公司海外投資經營提出了新挑戰。后疫情時代全球經濟增長乏力，疊加OPEC+與美國頁巖油的博弈，油價的不確定性仍較大。全球能源轉型趨勢加速，傳統油氣行業發展面臨的挑戰日益凸顯等。

習近平總書記在主持召開起草組第一次全體會議上專門指出，國有企業在保障我國產業鏈、供應鏈安全上具有十分重大的意義，在歷次應對重大突發事件中，國有企業都發揮了不可替代的作用，必須繼續把國有企業做強做優做大，任何時候都不能動搖。

接下來公司提高政治站位、增強大局意識，深刻認識當前面臨的三個形勢，做好三項任務：一是面對當前疫情形勢，全面做好項目建設及生產經營等服務、物資保障的任務；二是面對今年工作量大的形勢，實現提高采辦效率的任務；三是面對低油價形勢，做好采辦價格管控、降低采辦成本的任務，抓住當前影響采辦效率和成本的主要問題，探討措施，實干見效。

2 以品類采購入手，探索采購策略差異化

面對全球疫情的不斷蔓延和發展，全球供應鏈體系受到嚴重沖擊，商務采辦領域要采取有效手段，確保公司各項工作有序開展。 近年來，油氣行業仍處于困境之中，國內外石油與天然氣產業的供需關系仍然是供過于求。石油企業過去傳統的粗放式發展模式難以繼續維持，被迫從“市場與銷售端”的企業競爭轉變到“創新與采購端”的供應鏈競爭。

運用成熟的經濟及商務理論工具，結合目前采辦體制改革的大趨勢，以品類采購入手，探索采購策略差異化，精準施策，可以提高企業采購管理方面的核心競爭力，從而使企業應對當前世界經濟環境的迅速變化，實現企業的經濟目標和社會目標。

解決方案：一是夯實品類管理基礎，持續結合業務需求單元采辦工作習慣，編制采辦業務品類劃分規則，優化品類管理，為業務需求單元創建便捷的商務采辦品類劃分查詢路徑，更好地提高采辦質量和效率服務；二是以品類化采辦為導向，也能提升對品類的歷史價格、市場價格分析能力，開展成本構成回歸分析，研判價格未來走勢，為價格談判提供堅實基礎。

3 以需求為驅動，將采辦前置化

目前招投標中存在采辦人員接到采辦需求后才開始開展正常的采辦工作，存在需求內容不了解、需求單位是否著急采辦、提報的技術資料不全等情況導致采辦周期變長的現狀，對于采辦前饋控制輸入各個環節沒有有效進行事先控制。

解決方案:一是建立溝通協調機制及機構，充分發揮溝通機制的作用，以及發揮采辦聯絡協調人作用，加強與需求單位的溝通協調，加強信息共享，及時協調解決相關問題;二是協同需求單位做好年度生產經營采辦策略、項目采辦策略;三是通過對歷史合同的歸納、分析和總結，結合當年生產計劃和市場情況，形成對采辦需求的合理預測，盡量安排提前采辦，變被動采辦為主動采辦;四是有效建立商務技術、相對方的溝通渠道，固定聯系人，定期交流和統計，對合同價格進行動態管理，對于不符合市場行情和不滿足使用頻率的費率價格定期調整。

4 以多贏互惠為目標，降低采購成本

招投標中普遍存在采辦時效低，采辦人員主動性不夠，尤其是采辦風險意識不強，未做好各種采辦風險的辨識等。解決方案:一是針對各類服務、物資識別供應風險，提前預判，加強動態跟蹤，做好應對預案；二是采辦各個節點過程要進行全面梳理，建立采辦時效跟蹤表，排查受疫情影響情況，發揚“跑、盯、追”精神，與設備的生產商、貿易商或代理商密切聯系、及時跟蹤，掌握動態信息，建立動態跟蹤表；三是加強與業務單位溝通和反饋，做好應對預案，將疫情產生的影響降到最低，加強與供應商合作，建立策略供應商能夠持續獲得利益，而采購人能夠達到總體采購成本最低，通過與供應鏈中的上下游企業之間建立戰略伙伴關系，使每個企業都發揮各自的優勢，在價值增值鏈上達到多贏互惠的效果。

5 建立快速響應機制，以贏得競爭

招投標中普遍存在信息溝通不暢，采辦人員無法了解項目的急迫性，需求單位也無法了解采辦項目進展情況。解決方案：一是建立多效溝通反饋機制，根據公司周、月報制度，及時向公司反饋疫情防控期間采辦保供工作進展；二是對于著急的采辦事項及時尋求集團公司幫助解決；三是迅速回應公司督辦事項和各專業協調工作組提出的采辦相關問題，并及時上報處理結果；四是指定項目聯系人與公司采辦人員進行對接，定期上報采辦保供工作周報。

6 加強采辦需求標準化，建立標準采辦

招投標中普遍存在技術標準多樣化，因需求單位技術人員能力問題無法準確編制相關技術要求，增加了采辦的難度，導致采辦技術要求偏離國家或者行業相關標準等。解決方案：一是加強采辦需求管理標準化,實現采辦業務全生命周期管理，促進需求和供給相匹配，使需求計劃得到有效執行，提升采辦項目計劃覆蓋率；二是加強采辦需求管理精細化，從頂層設計、計劃分析、計劃提報、后評估等方面，結合數據化與決策一體化，多維度進行分析，優化提升管理水平，大力優化招標文件質量；三是推動招標文件標準化，建立物資品類標準化采購的技術要求等，從而實現多方面標準化采購。

7 優化采辦方式，創新商務模式

目前海洋石油供應商庫中，供應商資源仍然存在不足，常規投標的少于5家，需繼續豐富供應商資源，加大外部競爭力度，倒逼供應商技術和管理能力的提升。一方面引導強化質量主體意識，進一步發揮供應商主體作用，嚴格落實企業質量首負責任制和質量終身負責制；另一方面不斷強化質量意識，在產品質量、工程質量、環境質量和服務質量等領域提高標準，加強全面質量管理，提升競爭質量能力。督促供應商弘揚質量精神和工匠精神，加強品牌建設，保障質量安全，導入先進質量管理體系，自覺保證產品質量。

供應商提高服務水平，在正確的時間、正確的地點、正確的數量、正確的狀態，用正確的商品來響應海上工建和生產需求，并使總成本最小；快速服務和響應，能夠降低供應鏈的總成本，增加供應商的銷售和獲利能力，同時構建品牌競爭力，實現信息共享、風險共擔、利益共存，建立長期合作伙伴關系，實現對客戶需求的快速反應。

一是推動單一來源采辦轉競爭性采辦，進一步降低外部單一來源采購比例；二是推動邀請招標采取“公開資格預審+競談”方式，充分發掘潛在供應商，增加采辦競爭性；三是選擇合適的關聯交易合同進行市場化招標嘗試，尋求更加科學合理的服務價格；四是盡可能采用最低評標價法。科學合理利用綜合評標法，提高評標價格在評標策略中的權重；五是積極支持國內具備國產化條件的設備材料在采辦中落地，在制定采辦策略時應當考慮國產優先戰略，積極為國內先進技術和具備條件的產品提供應用的機會，推動“三新三化”項目采購政策落地；六是開展商務模式創新，全面推廣“工期+日費”合同模式，設立相應激勵條款，對部分采辦項目推動“大包”“切塊”等合同模式，充分調動作業服務隊伍提質提效積極性。

創新采購模式激發商務采辦活力。實施“兩化融合”“采辦標準化”“三新三化”，是在保障供應鏈順暢運行的前提下的一種新生態。“精、細、深、嚴”，釋放公司商務改革帶來的紅利。

8 發揮集中采辦優勢，轉變為“長協+訂單”采辦

“按需采辦”導致合同數量增加，內容重復，時效性低，與同一供應商的不同合同中相同工作內容的費率不一致容易導致審計風險，被動采辦導致采辦工程師缺乏采辦分析、專業提升的時間精力，不利于職業發展，結合存在的現狀發揮集中采辦優勢，具體對策如下：一是要認真分析采辦品類的類別和性質，在相同品類跨單位、長周期整合捆綁采辦方面多做工作，尋找潛在成本降低機會，把“一單一采”轉變為“長協+訂單”采辦，并加快這一模式的推廣應用，加大集采覆蓋率，大力推廣五項費率協議落地，五項費率包括人員、常用工具、專屬設備及機具、主要材料和輔助材料等，通過分類更精細、條例更清晰、涵蓋范圍更廣泛，使用范圍廣，減少單獨采辦，發揮集采優勢，降低商務采辦風險，提升合同利用率；二是針對品類采購策略進行創新性研究，尋求降低成本的可行性，提升專業品來采購價格分析能力；三是全面梳理年度協議，充分發揮集采優勢，尋求進一步降低成本的可能性；四是對于物資，設備進行自動訂單加手動訂單的優化流程的推進，從而大大縮短采辦周期，提高采辦時效，訂單采辦具有多種結算類型，價格執行具有靈活性，在與供應商談判達成降價意向之后，采用訂單采辦，通過訂單結算類型的選擇高效地實現了合同降價的目的，避免了對大量長協的變更，真正實現降本增效。

9 進行采辦全流程的管理，優化采辦流程

在經濟全球化迅速發展的今天，企業僅靠原有的管理模式和有限的資源已經不能滿足快速變化的市場對企業所提出的要求。企業必須轉變經營管理模式，對招投標中引入采辦全流程的管理，尤其是在市場經濟競爭激烈的環境中，在總結歷史經驗，預測未來的基礎上，為公司長遠性、全局性作出謀劃，為企業未來發展勾勒出整體的藍圖，因此需要進一步梳理公司采辦全生命周期管理流程，將優化采購需求端管理作為提高采辦效率的重點，要進一步思考如何優化采辦審批流程節點，如何明確采辦流程各節點權責清單，如何實現權限清晰、權責統一。

其一，以公司供應鏈管理制度體系建設為契機，總結商務改革實際情況，進一步完善商務管理制度體系，使其與公司之間供應鏈管理工作有效銜接，切實提升制度體系的可操作性，持續地保持企業的整體效能。其二，深入開展無動態物資全面技術清查，加大無動態庫存再利用力度，降低專屬配件安全庫存量；持續優化ERP系統平庫利庫流程，做到充分平庫；利用公司物資管理平臺，實現公司庫存的信息共享，促進庫存更大范圍流轉，提升常規儲備物資庫存周轉率；充分發揮統一倉儲管理的職能，全面提升倉儲管理水平，做到強體系、強內控，助力庫存優化，降低庫存總額；積極應用虛擬庫、供應商管理庫存等先進理念，降低無動態物資總額百分比。其三，深耕供應商管理。在公司實現以品類劃分為基礎的供應商資源基礎上，梳理公司供應商類型、數量和質量。通過供應商產品類別細分結合品類化管理，完成庫內供應商與現有采辦品類的對應。通過注冊制拓寬資源通道，多角度、全方位對供應商進行績效考核，實現供應商的優選，助力提高集團公司資源配置效率，加大供應保障能力和競爭性。其四，要圍繞公司的發展方向實時進行動態重構，對于合作伙伴、資源集成、業務流程和相關制度重組以及敏捷性要實時進行動態重構，滿足用戶多樣化需求，定制“個性化流程”，以適應未來變化多端的經濟環境。

10 加強采辦監督管理，開展主動監督

目前招投標中存在招標人與采購人的常規溝通渠道不暢、投標人的常規訴求不能及時得到有效溝通或回應，導致異議變投訴、投訴變舉報、一般問題擴大化。一是為加強落實招投標中采辦主體監督責任，通過采辦監督人員，開展主動監督，完善監督機制，做到合規監督和有效監督，關注采辦效率和采辦結果的合理性；二是推動信息公開，引導供應商合理合法表達訴求，隨著采辦信息公開的實施，供應商能夠從計劃、招標、開標和定標等各個環節，合法得到包括招標文件、唱標情況、評分和評價情況；三是建立供應商評價機制，對于合同執行完畢按照供應商制度進行評價，以協同商務、需求單位模式多方位進行評價，最終實現雙贏。

11 建立一支高素質采辦隊伍，加大培訓力度

目前招投標存在對采辦人員要求不統一、對工作保密程序重視不夠、對市場價格研判能力不夠、學習新的招投標相關制度不夠及時、采辦人員工作積極性不夠等問題。具體應從以下三點改進：一是建立一支高素質采辦隊伍，加強政治理論學習，提升黨性修養，加大采辦人員培訓專業技能力度；二是辨識防范采辦風險，依法合規運營，加強采辦人員的“底線”“紅線”意識，增強拒腐防變的自覺性、堅定性、增強使命感和責任感；三是不斷學習新的招投標知識，提高采辦人員市場價格分析能力，通過對人的思想、心理和行為進行有效管理，充分發揮人的主觀能動性，從而達到人力資源價值的充分發揮，以實現組織的目標和個人的需求。