新時期人事檔案管理工作的困境分析及對策探究

矯 健 齊齊哈爾市人力資源和社會保障信息中心

眾所周知，一個人的人事檔案是其思想道德修養、學習與工作經歷、業務能力水平的紙質版縮影。通過人事檔案可以初步篩查一個人的基本信息，對于該個體有一個“初步印象”。所以，對人事檔案進行科學的分類與優化管理，可以推動人力資源管理工作進程，促進人力資源檔案管理工作的跨越式發展。現深入剖析人事檔案管理工作現狀，并從現狀中查找問題，尋求行之有效的解決對策，旨在促進人事檔案管理工作的創新性發展。

新時期人事檔案管理工作現狀剖析

眾所周知，人事檔案管理部門是企事業單位不可或缺的部門，多年來形成了固化的管理模式與傳統的思想觀念。但是，隨著信息化時代的不斷發展，人事檔案管理工作面向的對象和工作形式都發生了翻天覆地的變化。顯然，墨守成規、遵循傳統的管理模式已經不能適應當前的發展形勢。人事檔案管理工作者亟須創新思維模式，擺脫固化思維，找出現有問題，并分析問題，最終找到解決問題的新思路、新辦法，這才是人事檔案管理工作的“煥新”之路，只有這樣，才能在新時代越走越遠，才能提升人事檔案管理工作的效能。

對檔案管理工作的重視不夠

通過調查研究不難發現，目前檔案管理工作普遍存在人事檔案管理工作人員工作意識不強，對檔案管理工作的重視不夠的現象。有一部分檔案管理工作人員工作意識不強，認為檔案管理工作“無足輕重”。因此，其收錄的檔案只記錄了個人的基本情況，而沒有對其綜合素質和能力進行跟蹤調查；其工作也因局限于收集，缺乏一定的利用價值。另外，人事檔案管理部門對檔案管理工作的重視不夠，隨意地將檔案資料堆在檔案室，并沒有將其充分利用起來。而且，由于部分人員在填寫檔案時不重視，所以出現了大量雷同現象。人事檔案管理人員審核檔案也不夠認真，部分檔案存在缺失，以及信息填寫不規范、不完整的問題。檔案管理工作人員思想上的松懈與麻痹大意，也在一定程度上阻礙了人事檔案管理工作的開展。

缺乏科學完善的檔案管理制度

目前，現有的人事檔案管理比較分散。單位的人事部門、組織部門和黨組織部門都對員工的檔案有一定的管轄權與接收權。這就造成了人力資源的浪費；而且在遇到問題或者需要相關檔案時，也會出現各個部門相互推諉、“踢皮球”的現象。

以高等學校人事檔案管理為例。高校學生的檔案一般由學生所在的院系接收，由系部保管，由輔導員負責學生檔案的審查與管理。而教職員工的檔案是由人事部門負責收取的。學校的黨組織部門負責教職員工以及學生黨組織關系的接轉工作。這就造成了檔案管理工作的分散性。同時，各個部門在需要檔案信息的時候也是各取所需，制作自己想要的信息模板，這也就造成了人力資源的重復與浪費。相同的信息可能會被不同的部門反復索要，不僅浪費時間、精力，還會造成人力資源的極大浪費。

與此同時，人力資源檔案管理部門也沒有形成科學、完善的人事檔案管理制度。沒有明確的規章制度，會使一部分人不遵章守紀，不按章法辦事，發生惡意篡改檔案信息的問題，這也應當引起檔案管理部門的重視。檔案管理工作人員應當知法、懂法、守法，按照人事檔案管理制度的相關條例約束自己。另外，由于人事檔案具有保密性質，一般情況下本人不能查閱本人檔案，所以，即使檔案出現信息不全、錯誤的問題，也無法在第一時間做出修正，而這也拖慢了現代人力資源檔案信息化管理的步伐。

缺乏專業的人事檔案管理工作人員

隨著時代的發展與變化，檔案管理工作的崗位職責與工作內容都發生了翻天覆地的變化。檔案管理工作人員除了要有高度的責任感與過硬的思想道德品質外，還要有豐富的檔案專業理論知識，并掌握一定的計算機技術技能。只有“一專多能”，才能適應新時代檔案信息化管理的發展。檔案管理工作人員不僅要妥善保管紙質檔案資料，更要利用大數據時代的優勢，做好人事檔案的信息化管理工作。利用信息技術的高效、準確、便捷，充分發揮信息化檔案管理的優勢，以滿足新時代發展的市場要求。但是，經調查，目前人事檔案管理人員普遍存在“老齡化嚴重”的問題。年齡在35—45歲之間的員工比例達到了檔案管理部門總人數的47%，年齡在45—55歲的員工所占比例更是高達34%，而應該作為檔案管理隊伍中堅力量的處在25—35歲年齡段的人，比例卻只占總人數的29%。而檔案管理隊伍由中年力量支撐是不合理的，相關人員必須深刻反省，重視年齡層次結構問題，積極提高檔案管理工作人員的薪酬待遇以及福利條件，吸引年輕血液加入。另外，從調查分析報告中不難發現，不僅僅是年齡問題，檔案管理部門的學歷層次結構也存在不合理之處。在所有檔案管理工作人員當中，本科學歷僅占總人數的55.78%，這也是限制人事檔案管理工作快速發展的瓶頸之一。部分檔案管理工作人員由于沒有經過系統化的檔案專業學習，又缺乏互聯網相關知識和計算機信息技術，其檔案管理工作創新步伐走得較為緩慢。另外，檔案管理人員也缺乏定期的培訓，未能及時學習檔案管理方面的最新理論知識，這也是阻礙檔案管理工作發展的原因之一。

同時，由于檔案管理部門不屬于單位的核心部門，所以職工跳槽離職率較高，檔案管理隊伍“動蕩不穩定”。很多人都把檔案管理部門作為“工作跳板”，一旦有了更好的晉升空間就會離開檔案管理隊伍；在工作期間也不思進取，以完成工作為基本原則，缺乏工作熱情、創新思路與想法。而且，他們還把更多的時間用在了其他培訓上，忽略了對本職工作的創新與學習，這也導致檔案管理隊伍整體業務水平不高。

另外，很多檔案管理工作人員都是非檔案專業出身，沒有對檔案管理理論知識進行過深入的學習與了解，在面對某些工作時做不到“得心應手”，只能敷衍應付了事。通過調查也不難發現，一些單位還存在檔案管理工作人員身兼數職的現象，這也會讓員工因“疲于應付”而出現工作效率不高的情況。所以，為了促進檔案管理隊伍的不斷壯大與發展，檔案管理部門一定要積極應對，利用引進人才的形式，構建一支專業的、業務能力過硬的檔案管理隊伍，從而不斷提升人事檔案管理工作的質量與效率。

促進人事檔案管理工作質量提升的發展策略

樹立正確的檔案管理意識

首先，檔案管理部門要樹立正確的意識，要認識到檔案管理工作的重要性。檔案關系到一個人的一生，所以對待檔案信息一定要嚴格把關，認真核對檔案內容，把好第一關。這樣也會避免很多后期需要檔案信息時，才發現信息不全，再去原單位補充信息的情況。在此過程中，人事檔案管理工作人員一定要創新思想認識，與時代靠攏，積極將互聯網相關知識與信息化技術應用到實際的檔案管理工作中。只有與時代接軌，才能適應時代的發展需求，才能將檔案管理工作真正落到實處。人事檔案管理工作人員一定要不斷創新與拓展工作模式與工作方法，發揮信息化檔案的作用，要主動用專業的理論知識武裝頭腦，這樣才能充分發揮人事檔案管理工作的最大價值。

其次，檔案管理部門應該加強對個人的宣傳教育工作，要讓個人認識到人事檔案的重要性。人事檔案就像一個人的名片，可以讓別人對這個人有一定的了解。最重要的是，人事檔案也是個人職稱晉升、出國留學、工齡計算、辦理五險一金的重要依據與參考憑證。檔案信息對于每一個人來說都至關重要，與每個人的生活都息息相關。所以，每一個人都要認真對待，要摒棄檔案“無用論”。檔案不僅僅是幾張紙，它更是一個人的成長軌跡、成長檔案。人們在面對很多“人生重要關口”時，是要以檔案為基礎的，所以每一個人都要樹立正確的意識，積極配合人事檔案管理部門，做好檔案的接轉與遷移工作。

組織機構集中化，建立健全人事檔案管理機制

首先，要實現人事檔案管理部門集中管理，避免多部門管理，建立相對集中的專項人事檔案管理部門。這樣不僅可以最大限度地提升人力資源管理水平，還可以避免互相推諉，以及一個檔案多個部門均有“管轄權”的尷尬局面。同時，檔案管理集中化也會推動人事檔案管理工作的發展。

其次，建立健全完善的人事檔案管理機制，制定規范化的政策法規，保障人事檔案管理工作有序進行。人事檔案管理工作人員應該在繼承與弘揚傳統檔案管理優勢的基礎之上，充分挖掘互聯網大數據技術的效能，從而使新時代的人事檔案管理工作更上一層樓。另外，人事檔案管理工作人員還要認真學習《中華人民共和國檔案法》等國家法律法規、政策文件，真正做到科學守法，遵章辦事，以國家的政策和法律文件為依托，真正將國家的法律思想領悟到位，精準出擊，爭取讓人事檔案管理工作“百尺竿頭，更進一步”，真正實現人事檔案管理工作由粗放型向精細型轉變。

打造素質過硬的人事檔案管理團隊

任何工作管理的核心都在于“人”。任何工作的發展與壯大，都離不開人。“人”是企業生存與發展的源動力。所以，發展高素質人才，打造一支素質過硬的人事檔案管理隊伍是人事檔案管理部門開展工作的首要任務。人事檔案管理部門不光要將員工培養成具有職業素養與職業道德、有責任心、工作認真負責的人，還要讓其具備創新能力；要打造一支專業化的、由“精兵強將”組成的人事檔案管理隊伍，秉承“專業的人干專業的事”的工作宗旨與理念，努力提升現有檔案管理隊伍人員的專業能力。一方面可以“引進來”，不斷吸收新的檔案專業優秀人才。通過高水平專業人才的輸入，充分發揮檔案專業人才的優勢，提升人事檔案管理工作的效率，為檔案管理工作添磚加瓦。另一方面，讓現有檔案管理工作人員“走出去”，為他們安排定期培訓，提高現有人事檔案管理工作人員的檔案管理知識廣度與專業深度。總之，人事檔案管理工作人員在開展工作時一定要緊跟時代主旋律，積極提升自身業務能力，不斷學習與鉆研，成為人事檔案管理工作的前沿。

創新新時代人事檔案管理模式

在新時代背景下，改變過去人事檔案“神秘化”、不向個人開放的錯誤觀念，逐步建立開放式的人事檔案管理新模式。這種新模式，是建立在社會主義市場經濟背景下的，是時代發展的必然趨勢。

建立開放式的人事檔案管理模式，可以讓個人對自己的檔案有一個全面的了解。無論出現什么問題，都可以及時查漏補缺，以免因時間久遠出現檔案信息丟失無法補全的情況。

建立新型的人事檔案管理模式，有助于樹立人事檔案良好形象，滿足個人及單位查詢檔案的需求。檔案管理部門一定要樹立檔案行業新形象，展現出不一樣的態勢，真正構建新時期新要求，具有劃時代意義的、嶄新的檔案工作新模式，全面推動人事檔案管理工作的順利推進與蓬勃發展。

在信息化時代背景下，檔案管理部門在完善紙質檔案規范性與完整性的基礎上，更要充分發揮電子檔案信息庫的巨大優勢。首先，檔案管理部門要積極構建人事檔案信息數據庫，以便用人單位以及有需要的公眾隨時查閱信息。其次，檔案管理部門要摒棄人事檔案“神秘化”的錯誤理念，可以將不涉及個人隱私的檔案信息內容上傳到信息平臺，供有需要的單位或者個人查閱。這樣，個人的非隱私信息公開化、透明化，也會讓一些“別有用心”的騙子無處遁形，無法利用檔案的不透明性偽造、夸大個人的真實信息。現在有很多人錯誤地認為單位調取個人的學歷信息、高考成績十分困難，所以在找工作的時候偽造學歷證明，試圖蒙混過關，獲得與其個人能力不匹配的高薪與職位。針對這種情況，檔案管理部門要努力讓信息更加透明，讓犯罪分子無處遁形。最后，檔案管理部門要建立與用人單位之間的溝通與合作，全力配合用人單位做好檔案的查閱和核查工作，提高檔案管理工作的實效性。

隨著時代的發展，人事檔案管理工作的環境與要求也發生了根本性的改變。因此，人事檔案管理部門必須準確把握時代的最新發展趨勢，在新時代的背景下，針對傳統問題進行深入的剖析與研究，找出問題，分析成因，繼而尋求最為有效的人事檔案管理發展辦法。人事檔案管理工作人員更要轉變思想觀念，用嶄新的思路看待工作，推陳出新，與時代接軌，爭取為人事檔案管理工作的發展交上一份令人滿意的答卷。