新形勢下老年活動中心檔案信息化建設初探

林 蔚 福建省泉州市老年活動中心

在新形勢下，老年活動中心檔案管理工作是老年活動中心日常管理工作中不可缺少的內容，其注重老年活動中心檔案信息資料內容的完整性，確保老年活動中心檔案信息資料真正發揮社會價值，為當今社會發展做出了應有的貢獻。因此，在新形勢下，立足于老年活動中心日常業務運作過程中遇到的實際情況，制定和運用適當策略做好檔案信息化建設工作，具有極其重要且不容忽視的作用。圍繞新形勢下老年活動中心檔案信息化建設，展開簡要的闡釋分析。

調整與完善檔案信息資料管理工作的程序，不僅能夠提升檔案數據信息資料的總體利用效率，還能保障檔案數據信息資料內容的完整性，發揮檔案信息資料的最佳應用價值。因此，相關工作內設職能部門在實際推進開展檔案信息資料整理工作的過程中，要充分認識到老年活動中心開展檔案信息化建設工作的關鍵意義，繼而強化對其管理過程的重點關注程度，并基于檔案數據信息資料管理的基本準則和設備配置做好多層次的整合處理。要致力于推進開展具備科學性和合理性的檔案數據信息資源體系的建設工作，運用種類多樣的先進科學技術，提升信息化建設工作的總體水平和總體效益，繼而提升檔案數據信息資料管理工作的實施水平，助推相關業務職能部門的穩定發展。

檔案信息化建設的概念內涵和基本特征

檔案信息化建設的概念

從廣義層面上來說，檔案信息化建設的基本含義就是通過對現代化網絡信息科學技術形態的運用，針對來源于社會建設方面、經濟建設方面以及政治建設方面等多個具體方面的數據信息資源要素展開有效化融合處理，繼而支持所有種類的檔案數據信息資源均能實現狀態良好的傳輸和共享利用的過程。

從狹義層面上來說，檔案信息化建設就是指針對相關檔案數據信息資料展開數字化技術處理的過程，繼而支持紙質載體檔案數據信息資料和其他多種形式的檔案數據資料，均能被轉化處理成電子版本的檔案數據信息資料，使各類使用者在查閱調取檔案數據信息資料過程中的操作更具便捷性，提升檔案數據信息資料的總體安全性和內容完整性。

從實際發揮的基本作用角度展開闡釋分析，檔案信息化建設是針對傳統檔案管理工作實施方式的改革和創新，其將傳統的紙質載體檔案數據資料轉化為數字化的檔案信息，確保檔案數據信息資料能得到長期保存。與此同時，其借助對信息化技術平臺的運用，有效確保檔案數據信息資源在更大的覆蓋范圍內，憑借更加便捷的操作實現交流與共享，在提升檔案數據信息資源要素的總體利用效率的基礎上，提高檔案管理工作的總體效率，推進檔案管理工作的實際開展，具有科學化和規范化。

檔案信息化建設的基本特征

第一，檔案信息化建設具有變革性。檔案信息化建設的本質，就是在檔案管理工作的完整流程中發揮先進科學技術的應用價值，針對檔案管理工作的本質屬性層面、任務分配層面和職工崗位劃分層面進行系統性變革，確保檔案管理工作的實施方式持續不斷改進。按照實際情況推進檔案信息化建設工作，能夠有效彌補傳統檔案管理工作模式在信息化建設層面的短板，基于現有檔案信息資料的搜索、整合、檢驗、運用、公開等多個具體層面研究新概念、新內容和新技術。

第二，檔案信息化建設具有時效性。檔案信息化建設工作的具體推進過程需要經歷相對漫長的時間，應當將對優質化創新手段的運用作為基礎，持續貫徹落實推陳出新與銳意進取的基本指導方針，確保信息化建設工作在具體推進開展過程中得到進一步發展。

從事老年活動中心檔案管理工作的基本經驗和心得

通過加強政治學習，強化自身政治素質

為充分適應和滿足新形勢下老年活動中心檔案管理工作的實際需求，筆者始終將政治理論學習視作提升自身政治素質的基礎。因此，筆者充分利用假期時間，積極學習和領會習近平總書記系列重要講話，樹立積極正確的人生價值觀，并不斷以黨員干部的標準來嚴格要求自己，充分發揮自身在老年活動中心檔案管理工作中應有的作用和力量。

老年活動中心檔案管理工作涉及的環節較為繁雜瑣碎，筆者將理論與實際相結合，在不斷加強政治理論和檔案業務知識學習的同時，認真履行好檔案管理崗位職責，在檔案管理工作中不斷創新和突破，以實際行動樹立正確積極的人生觀和價值觀，不斷提升自身的業務素質，用理論知識提高自己的檔案管理業務水平。

筆者始終秉持“遵紀守法，嚴于律己”的宗旨，加強政治學習，鞏固檔案工作政治基礎；在繁雜瑣碎的檔案管理工作中，利用現有的技術手段，使檔案管理水平再上新臺階。

筆者借助參與理論知識學習活動環節，不但有效豐富更新了自身的理論知識體系，轉變了基本思想觀念，強化了工作責任心和使命感，還提升了組織協調能力和分析判斷能力，為檔案管理工作中各項具體環節的有序開展奠定了堅實基礎。

筆者在老年活動中心檔案管理工作過程中，能夠始終做到以工作為中心，具備良好的職業道德修養。

筆者將貫徹落實老年活動中心檔案管理工作相關規定視作政治任務，借參與政治理論知識學習，基于政治思想觀念認知層面切實保持對檔案管理工作的高度重視，并基于正確思想觀念指導，傾盡最大努力做好老年活動中心檔案管理工作。

參與理論知識學習活動并持續提升業務能力水平

筆者積極參加由福建省檔案學會組織的2019年12月15日—12月18日檔案人員上崗培訓，上課專心聽講，做好各科筆記，下課認真總結復習，順利通過了考試，取得了上崗證書。

筆者全程參加2020年4月1日—5月11日、2020年10月26日—11月1日、2020年12月8日—14日、2020年12月15日—29日、2021年2月25日—8月17日、2021年3月1日—7月28日、2021年12月20日—23日、2021年12月13日—14日、2022年6月檔案人員繼續教育培訓活動，系統學習《中華人民共和國檔案法》和《檔案條例》等有關法律規定，發現總結自身參與老年活動中心檔案管理工作過程中存在的問題，分析原因并制定解決策略，注重努力提升自身業務素質水平，積極向老師和同學請教，提高檔案管理理論知識水平，不斷強化解決檔案管理工作過程存在的實際問題的能力，以適應新形勢對本職工作提出的新要求。

筆者借參與培訓學習活動，一方面促使自身的世界觀得到深刻改造，另一方面使自身的檔案管理業務工作能力也得到了提高。筆者參與培訓學習活動，不僅提高了檔案知識水平，更新了工作理念，還提升了檔案管理的使命感，能切合實際問題提出新的做法。檔案管理工作不僅只是對檔案文件資料開展搜集工作和歸檔保存工作，而是具備較強專業性和系統性的工作。借參與培訓學習活動，筆者全面學習作為檔案管理工作人員應當具備的基本職業道德修養和專業素質，為走向專業化檔案管理工作道路奠定堅實基礎。

除參與培訓學習活動之外，筆者積極利用業余時間參與新時期檔案理論知識的學習，新出臺的《中華人民共和國檔案法》特別注重檔案信息化建設工作，從中可以深刻領會檔案管理工作領域的專業知識，掌握檔案管理工作領域的內在基本規律，以及檔案數據信息資源的搜集技巧、檔案數據信息資料的分類方法，還可以學習了解如何重新構建適合所在單位業務發展實際情況的綜合檔案管理技術系統，拓展檔案數據信息資源構成，繼而更好地將理論知識要素應用到實際工作過程中。筆者注重將日常學習掌握的理論知識要素運用到檔案管理工作的具體推進過程中，勇于探索檔案管理新技術，掌握檔案管理新方法，將日常工作過程中看到的或聽到的，結合自身已經具備的知識理念，進行總結與改進，且遵照領導和同事提出的建議，在提升寫作水平方面投入較多精力。筆者從事老年活動中心檔案管理工作以來，累計撰寫個人心得體會14篇，分析整改材料10篇，并從實際工作出發，認真總結檔案管理中的心得和經驗，獨立撰寫文章并在檔案工作學術研討會中發表自己的見解；從擔任現職以來，獨立撰寫并公開發表CN論文2篇，其中論文《基于“數字中國”背景的檔案大數據研究》刊登在《現代信息科技》期刊上，論文《大數據時代檔案信息化建設研究》刊登在《商業觀察》期刊上。

積極參與工作并且規范檔案管理流程

老年活動中心檔案管理工作的核心就是服務老年人、服務社會，要將發揮檔案信息資料群眾性和便民化的價值作為所有工作環節開展過程中的基本目的和前提。筆者立足于老年活動中心檔案信息化管理工作，始終秉持服務老年人、服務社會的工作理念，利用現有的管理模式，提供便捷、高效、規范的服務。

老年活動中心檔案管理工作開展過程中涉及的具體內容瑣碎而又繁雜，要想有效發揮檔案管理工作的服務職能，必須基于多個方面做好細節把控。在日常工作過程中，要認真仔細開展對檔案數據信息資料的管理工作、存檔工作、借閱工作以及復印工作的研究。筆者深知老年活動中心檔案管理工作具有的特殊性，嚴格遵守職業道德要求與規定，做好檔案信息的保密工作，在工作過程中注重保護檔案信息資料中的隱私內容。在檔案管理過程中實行等級審批制度，只有得到領導同意后方可查閱相關檔案信息、復印有關材料，因此要調整完善檔案查閱工作制度。還要注重對各種原始資料的收集與積累，如工作會議、全市老干部新春通報會的會議材料等，保證入檔材料的適用性和完整性。對各類活動、會議的照片按《中華人民共和國檔案法》規定的標準和要求進行整理歸檔；并按開展的特色活動內容進行分類整理歸檔，建立健全檔案資料接收、整理與歸檔體系。尤其在內設科室檔案資料的接收和整理工作過程中，按照各科室報送的目錄進行整理并匯總成冊，利用檔案管理信息化手段建立檢索查詢目錄，并根據內部檔案資料的使用情況加以完善。此外，填寫檔案資料登記簿，對檔案數量和質量的保存狀況進行定期和不定期的全面檢查；對檔案資料庫的溫度和濕度按照檔案保存的要求進行調整，并及時進行消毒和除塵，對庫房衛生進行定期和不定期的清理，組織工作人員進行檔案資料安全檢查，確保不出現任何安全事故。

近年來，筆者所在崗位共整理和歸檔上級下發文件2000多份，大型活動方案、重大會議、信息綜合資料等500多份，其他綜合資料250份，各類照片10000多張，財務檔案（其中包括店面合同）106份，固定資產檔案3862份，光盤20多張；提供檔案查詢利用5800多份，其中紙質文件借閱2600多份，照片檔案查閱5380張，資料1500多份。在領導的高度重視下，增加了檔案室的基礎設施，先后為檔案室購置了20組檔案柜，利用信息化建立檢索目錄，便于利用和查詢，定期對不規范的檔案進行整理歸檔，使使用者可以隨時隨地快速地查找檔案。共整理績效檔案35套，按規范納入檔案信息化管理，使檔案管理工作基本實現了制度化和規范化，為提高檔案管理的自身價值和促進檔案管理達標升級發揮作用，使老年活動中心的檔案管理從收集、檢索到利用等各個方面得到了改善。做到檔案交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據，在服務領導同事查閱的同時，嚴格執行檔案查閱、借閱制度，避免泄密及損害單位利益事件發生，在用好、用活檔案工作上做出成績。

老年活動中心檔案信息化建設具體策略

第一，老年活動中心檔案信息化建設工作開展過程中應制定合理措施，利用現代科技手段，不斷開發新的檔案管理應用系統，同時要引導和促進老年活動中心檔案管理工作人員全面認識理解檔案信息化建設工作的基本內涵、實施步驟、重要意義以及注意事項，使其積極主動地參與到老年活動中心的檔案信息化建設工作過程中，并取得最佳工作效果。

第二，老年活動中心檔案信息化建設工作開展過程中應不斷嘗試和學習新的方式，在老年活動中心內部，組建形成一支專業能力良好且綜合素質優良的檔案管理工作人員隊伍，為老年活動中心的檔案信息化建設工作提供人力資源要素，使老年活動中心檔案管理工作取得良好效果。

第三，老年活動中心檔案信息化建設工作開展過程中應指向老年活動中心檔案管理工作科室，劃撥和提供數量充足的資金經費，全面足量采購配置各類設備設施，支持老年活動中心推進開展檔案信息化建設工作，提升總體工作效能，發揮檔案數據信息資料的最佳應用價值。

綜合梳理現有研究成果可知，立足于時代背景和社會環境發生的最新變化，結合老年活動中心各項日常業務開展過程中面對的實際情況，應做好老年活動中心檔案信息化建設工作，提升檔案信息資料管理工作的服務質量，充分發揮現有檔案信息資料的最優化應用價值。