高校智慧檔案館現狀及路徑分析

董 琳 山東建筑大學

智慧檔案館是高校檔案館的發展趨勢，學校主管部門應樹立頂層設計理念，借助高科技技術手段及優化智能管理模式等方式，實現智慧檔案館為智慧校園的發展建設提供智慧服務的目的。

智慧檔案館的含義

隨著智慧城市的不斷發展，智慧檔案館作為全新的概念逐漸進入人們的視野。目前學界對于智慧檔案館的定義尚沒有給出明確的說明，參照其他同類文獻，筆者總結出目前基本存在以下兩種觀點：一種觀點認為智慧檔案館是利用云操作、云平臺、大數據及物聯網等高科技技術手段，感知并處理相關檔案資源，通過多元化智能管理，為用戶提供信息服務的一種檔案館模式；另一種觀點認為智慧檔案館是一個利用智慧化系統和平臺，使用各種資源的整合模式，包括檔案資料、檔案數據等相關內容，最終實現對檔案信息的存儲、收集、管理及使用。可以看出，不同領域的人們對智慧檔案館持有不同的想法和認知。筆者認為，可以將智慧檔案館理解為將檔案信息、數據開發與推送技術、云計算及互聯網技術有效融合，通過對檔案資料進行智能化整合和綜合管理，并提供以人機交互為目的的智慧服務，最終實現綜合感知、方便、高效、互動密切的檔案管理新模式。相對于傳統檔案館而言，智慧檔案館不受時間、空間的約束，可以隨時隨地為人們提供智能化、差異化、高端化、個性化的智慧服務。

高校智慧檔案館的發展現狀

相關政策引導不到位，沒有納入學校整體規劃

目前許多高校在規劃學校的整體建設發展時，受發展環境及各種因素的影響，把發展核心放在了科研建設和學科建設上，忽視了對智慧檔案館的全面建設和發展。上級教育主管部門沒有出臺建立智慧檔案館的統一要求和相關規劃，學校也沒有出臺與之匹配的管理措施和支持政策，沒有具體的籌備計劃，更沒有相對統一的管理制度、管理要求和管理模式，這就導致在智慧校園的發展建設中，沒有將建設智慧檔案館融入其中，從而影響了未來數字信息化平臺的數據對接和智慧校園的整體建設發展。相關政策的缺乏無形中影響了智慧檔案館的建設發展步伐。

檔案管理系統老化，基礎設備落后

筆者通過對幾所高校檔案館的實地調研，發現目前大多數高校檔案館內使用的檔案管理系統仍是初級的操作管理系統，功能單一，操作界面簡單，僅僅局限于信息錄入、檢索功能，缺少對檔案信息統計、信息數據分析、數據管理等功能的升級和相關模塊的使用；且性能較差，系統軟件級別較低，系統更新不及時，不能完全適應當前檔案管理工作的發展需要，亟須升級改造。而且，目前很多高校的檔案資源仍以紙質資源為主，查閱信息需要先通過檔案檢索的渠道查看目錄，再根據索引號去庫房查找案宗，然后再根據案宗中的封皮目錄查找檔案信息，而封皮目錄的相關內容目前還采用手工排序，甚至是手抄的方式進行登錄，這極易造成文件的重復標記和錯誤引導，查找的過程也費時費力。即便是有電子檔案查詢室的高校，有一定的電子資源，但也僅限于學校方面出臺的相關文件，并且還不具備上傳及共享功能。各種學籍檔案、科研檔案、學校的重大事件相關檔案資料、教學成果教研項目、發明專利等檔案資源還沒有全面實現數字化、信息化歸檔。檔案資源數字化遷移是智慧檔案館發展的關鍵節點，這一將檔案紙質版資料遷移到電子檔案室的過程，也是升級檔案管理方式的過程，其有利于卷宗的檢索和查閱，也有利于提高檔案資源的使用率。對于那些圖片、音頻、視頻等形式的檔案資源，可以通過OCR雙層PDF識別的數字檔案技術手段進行處理，使之躍遷為數字格式存儲方式，成為有利用價值的數據和信息，從而使檔案資源實現永久存儲。可以看出，檔案館硬件基礎設備的落后已經嚴重阻礙了智慧檔案館的發展，數字化全覆蓋已經迫在眉睫。只有實現檔案館全部資源的數字化建設，才能談智慧檔案館的建設發展。可以說，數字化全覆蓋是智慧檔案館的前提和基礎，而智慧檔案館是數字化發展的最終表現形式和結果。

檔案管理水平落后，專業人員配置不到位

筆者調研的幾所高校中，專業檔案人員嚴重缺乏，大部分高校在各個部門設立了兼職檔案員，他們一般都有自己的本職工作，上崗前通常只進行簡單的培訓，相關檔案資料收集也僅限于簡單的資料歸檔，檔案專業人員嚴重不足。但兼職檔案人員的檔案管理水平、專業業務水平及信息化能力明顯不能滿足智慧檔案館的建設發展需求，這些人員在思想上也缺乏與時俱進的創新意識，而發展智慧檔案館特別需要及時更新思路、創新理念、創新檔案意識，順應時代的發展，擺脫常規思維的束縛，多接受新技術、新思維、新想法、新理念，并以積極的態度接受新生事物。此外，在專業方面，其檔案管理工作缺乏專業對口人才的參與，大多數工作人員靠社會再教育和自我學習來提高自身專業能力，檔案館缺乏對檔案專業人才和檔案管理研究領域的專業團隊的培養。尤其是各高校招生規模的不斷擴大以及人才培養水平的不斷提高，對檔案資源整合也提出了更高要求，由最初簡單的紙質版檔案材料發展到現在多種多樣載體的呈現，以圖片、視頻、音頻等不同形式存在的卷宗的數量也在不同程度地增長。當然，檔案數量增長的過程也是工作量增加的過程，需要檔案管理專業人員分門別類地歸檔處理，有些需要利用數字技術進行電子檔案的轉化，然后分類匯總存儲。總之，高校專業檔案管理人員的缺失、管理水平的落后已經影響了高校檔案資源管理水平質量的提高和相關檔案資源的開發使用，進而影響了高校智慧檔案館的建設和發展。

高校智慧檔案館建設的路徑分析

樹立頂層設計理念，融入智慧校園綜合發展

學校主管部門應及時出臺相關扶持政策及文件，將高校智慧檔案館建設納入智慧校園建設的頂層設計之中，同時協調好檔案館與其他教學管理單位之間的互動關系，因為智慧檔案的建設需要各個教學部門及教學管理部門的參與和互動，其也是智慧校園建設發展的重要組成單元。在進行智慧校園建設的頂層設計時應將智慧檔案館的建設融入進去，尤其是在制定相關規劃時應做到同步考慮，同步發展，同步設計，同步規劃，以實現最終的同步建設。要避免檔案館獨立存在，避免其處在信息閉塞的尷尬境地。目前，各高校都在推廣頂層設計理念，因為頂層設計具有前瞻性、全局性、戰略性及操作性強的優勢。高校應積極利用目前有利的發展環境，利用頂層設計對智慧檔案館的建設和發展進行戰略性指導和實踐發展性支持，使智慧檔案館的發展得到政策層面的有效保障。目前，大多數高校認可智慧檔案館建設的頂層設計，故應在高校總體規劃下將其積極融入，并以開放共享的建設模式和碎片化、快速迭代、協同演進的演進方式將其置于智慧校園發展的各個關鍵環節。總之，智慧檔案館應全面介入智慧校園發展的方方面面，這將有利于更好地發揮智慧檔案館的育人功能，促進其信息服務功能及校園文化傳播功能的發揮。智慧檔案館是目前高校檔案管理建設的發展趨勢，也是全面實現智慧校園建設的信息資源保障和信息助力，因此，高校應想方設法將智慧檔案館融入智慧校園的整體發展建設中，做好頂層設計的構思和規劃。

借助高科技技術手段，助力智慧檔案館健康發展

目前我國正在加速進入信息化強國的發展行列，每一個生活片段都離不開高科技元素的融入，智慧檔案館建設也不例外，因此，應秉承與時俱進的理念，充分考慮高科技技術手段的參與和應用。檔案管理的智慧服務體現在使用高端科技技術產品，運用多種信息化技術手段，包括云科技、云數據處理、數據分析與挖掘等，同時整合各種資源、人力、環境等多種要素，體驗者可以跨過人力的查閱和檢索過程，通過設置的感知系統確定檔案資料的準確位置，同時還可以接受相關的智慧服務，包括對所查閱卷宗的內容分析及選擇功能。同時還可以為檔案的使用者提供綜合的智慧信息服務功能，為檔案編纂者提供智慧決策服務。智慧檔案館的建設需要專業人員的積極參與，只有將檔案專業人員的專業技能與高科技技術有效結合，才能最大限度地實現人機互動和交流。所以，高校教育主管部門應將智慧檔案館的建設納入智慧校園的整體規劃建設中，出臺相應的人才招聘政策，積極引進檔案專業高端技術人才；同時加大智慧檔案館專項建設資金投入，升級改造現有設備，實現智能化設備全覆蓋；通過信息技術構建數據模型，利用大數據、人工智能等技術手段使設備實現智慧服務功能；通過分析檔案資源內容，解析用戶查閱需求，協助專業人員進行檔案材料的編纂整理，做好檔案文化產品開發利用及深度研究，進一步挖掘深層次的檔案資源，最終實現檔案的育人功能，使高校智慧檔案館成為智慧校園的文化服務中心、信息共享中心和資源利用中心。目前倡導的四大核心技術分別是智能樓宇技術、物聯網技術、云計算和大數據技術。而將四大核心技術應用得比較好的是威海市智慧檔案館，該檔案館能夠提供綜合的智慧服務，可以實現檔案資源的全方位智能化管理，還能做到及時分析檔案信息，處理各種數據信息，共享信息資源，給使用者帶來高效、便捷的智慧服務。可以說，四大核心技術的有效融入，為智慧檔案館提供了技術保障，使智慧檔案館與智慧校園在數據對接方面可以實現無縫連接，充分體現了智慧檔案館的智慧服務功能。

使用智能管理模式，實現智慧化服務

在智慧檔案館的建設中，應借助大數據技術、互聯網技術等高端核心技術，同時融入智能化管理模式，建立體系化管理運作機制，使用專業管理團隊進行精細化管理和維護。利用數據處理平臺的功能，完成對信息的檢索，感知檔案的具體位置以及對不同檔案信息內容進行數據分析和數據挖掘。管理者要在每個環節做到持續管理和數據的云端微調，以滿足不同用戶的各種需求，提高使用者的用戶體驗。在完成常規的卷宗檢索及查閱后，智慧檔案館還能觸發相關的檔案目標資源，并充分利用和開發檔案信息，深度挖掘檔案信息的價值，使檔案資源的價值得到最大程度的開發和利用。管理的過程離不開人的參與，管理模式的改進也離不開人的進步與發展，所以，打造一支具備檔案專業背景、具有檔案管理專業技能的人才隊伍也是智慧檔案館建設的一部分。檔案專業管理人員應加強自身學習，提高信息化業務水平，熟練使用相關設備及軟件，強化專業技能，提升業務水平，并努力向全面化、智能化方向發展。例如，要能熟練使用多種高科技技術，包括大數據分析與處理、人臉識別技術、語音識別技術、數據挖掘技術，人工智能技術。學校主管部門及上級教育主管部門應多構建檔案專業交流互動平臺，多提供核心技術培訓機會和平臺，多組織技術大比武，以提升專業人員的技術水平，為智慧檔案館建設提供技術支持和人力資源支持。而檔案專業管理人員也應抓住各種學習機遇，優化自身知識結構，構建技能化、智能化、信息化、體系化發展模式，全面提升自身的業務水平，為智慧檔案館的建設發展提供優質人力資源的支撐。

總之，人工智能、信息化技術、高科技技術的不斷發展在提高人們生活水平的同時，也大大推動了社會發展進步。因此，高校教育也應順應時代，邁向數字化、信息化、智能化發展的快車道。高校作為國家重要的育人單位，承擔著為國家建設發展，提升國家的綜合國力和科技水平輸出優秀人才的重任，推動智慧校園建設是每一所高校現階段發展的重中之重，而智慧檔案館的建設發展是智慧校園建設的重要組成部分。學校主管部門應全面考慮學校的綜合規劃發展，將智慧檔案館建設融入智慧校園建設的頂層設計中，制定有利于智慧檔案館發展的制度政策，投入專項資金支持現有設備的技術改造和檔案系統軟件的升級。要組建科學的專業團隊，要求其創新工作理念，熟練使用各種新型智能化技術設備，做好檔案資源的收集、檢索、查閱、編纂、數據智能分析、數據內容編研等一系列基礎性工作。檔案管理人員自身也應積極參與校內校外培訓學習，鍛煉掌握新技能，全身心投入智慧檔案館的建設發展中。

智慧檔案館的建設是一個長期且復雜的過程。檔案管理智慧化是其中的系統工程，也是智慧檔案館發展的方向和目標。在建設過程中，我們應立足于智慧校園的建設發展，利用智慧校園建設的配套設施和現有資源，根據新形勢下的檔案管理部門的實際情況，逐步落實各項工作任務，穩步推進智慧檔案館全面建設，不斷提升檔案工作的智能化服務水平，最終實現為智慧校園發展提供感知型綜合智慧服務的目的。