新時期鄉鎮檔案管理中存在的問題及相關建議

林英鑾 福建省安溪縣城廂鎮人民政府

新時期下，人事檔案管理工作的重要性日益提升。鄉鎮檔案管理工作在鄉鎮經濟發展建設中具有不可替代的作用。鄉鎮檔案管理工作通常按照《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》等文件開展。檔案管理工作具有記錄鄉鎮發展歷程，為機關單位開展工作提供參考等意義，但是，受到各種因素的影響，鄉鎮檔案管理工作出現了很多問題。隨著鄉鎮建設工作不斷推進，鄉鎮得到了快速發展。檔案承載著鄉鎮發展的記憶與歷史，要想發揮檔案管理部門的作用，就要通過制定科學的制度、加強監督等措施實現檔案管理工作的革新。

新時期下，檔案管理部門通過資料管理、經濟規劃等工作為鄉鎮發展提供了重要依據。檔案所記錄的文字、影像，是記錄鄉鎮黨政機關工作的重要載體，也是鄉鎮發展的知識寶庫。在鄉鎮建設中，檔案資料可以為鄉鎮規劃建設提供參考，提升各鄉鎮部門的工作水平。通過檔案管理工作收集整理的各項資料，可以幫助各單位分析發展要素，并明確影響發展的因素，從而為各單位開展工作提供參考。隨著鄉鎮建設速度加快，鄉鎮人口流動量逐漸增大，檔案資料內容更加多樣化，給鄉鎮檔案管理工作帶來了巨大挑戰。通過研究鄉鎮檔案管理工作中存在的問題，可以明確優化檔案管理工作的關鍵，并提出相應建議，推動鄉鎮檔案管理工作進一步改革。

新時期鄉鎮檔案管理工作的意義

記錄鄉鎮發展歷程

新時期下，檔案在鄉鎮發展中起著越來越重要的作用。檔案記錄著鄉鎮各單位、各部門發展的歷程，是鄉鎮經濟發展的重要見證。完善的現代化檔案管理系統，可以明確鄉鎮發展的具體內容與影響因素，有助于在發展中總結經驗教訓，繼承發展成果，促進鄉鎮穩定發展。

促進部門工作開展

近年來，我國城鎮化與工業化進程不斷加快，政府各部門的信息量逐漸加大，如果缺少檔案管理工作，就會使很多事項無據可查，無法保證各部門工作開展的連續性與完整性。例如，有些部門人事變動頻繁，而新職員對工作不熟悉，就需要借助檔案資料里的信息。可見，檔案管理工作是促進各部門工作順利開展的前提，能夠滿足工作開展的內在需要。所以，無論是否為職能要求，檔案管理人員都要明確自身職責，通過積極的改革優化，提高工作效率，為部門工作開展的連續性與完整性提供保障。

便于市民進行資料查閱

鄉鎮檔案管理工作的內容較為豐富，包括社會保險、土地資源、勞動權益等的管理，不僅要為政府部門開展工作提供重要參考，還要滿足市民查閱的需求。所以，各部門應當擁有完善的檔案管理系統，便于市民進行資料查閱。在新形勢下，群眾對“陽光行政”的要求逐漸提高。檔案管理作為政務公開的重要途徑之一，黨委要提高對檔案管理工作的重視度，以檔案為依托，為居民提供可公開部分，以便市民進行資料查閱，在為民提供便利服務的同時，提高檔案管理部門的政務工作水平。

推動項目運營

檔案記錄著鄉鎮發展的歷程。在鄉鎮項目開展過程中，各環節內容都會記錄在檔案中，例如項目品質管理、項目是否達標、是否創優等。通過查閱檔案，可以有效總結項目經驗，分析問題，而項目實施是建立在檔案資料整理以及分析的基礎上的，對以往項目資料進行分析，可以提升項目的管理水平及運營效果。可見，鄉鎮檔案能夠為鄉鎮項目運營的穩定發展提供重要基礎。

新時期鄉鎮檔案管理過程中存在的問題

新形勢下，鄉鎮檔案管理工作在開展過程中受到了內部和外部因素的影響，出現很大的問題，影響了檔案管理工作的改革優化，導致檔案資料無法充分發揮效能，推動鄉鎮建設穩定進行。結合實際情況，檔案管理工作中存在的主要問題有工作不規范、系統性不足，人員職能意識較低，檔案服務功能受限等。如果鄉鎮檔案管理一直沿用傳統管理觀念與方法，就無法實現鄉鎮檔案管理工作的改革優化，所以要充分結合實際情況明確當前問題，從而找到優化改革的方向。

檔案管理工作不規范

鄉鎮檔案包含文書檔案、聲像檔案、實物檔案等檔案種類。為了保證檔案管理工作有效開展，管理人員要明確檔案種類，并根據檔案種類開展檔案管理工作。但結合當前情況來看，許多管理人員過于注重文書檔案，而忽視了聲像及實物檔案的重要性，導致檔案管理工作不規范、不科學，無法建立合理便捷的檔案搜集與查找系統。同時，檔案收集不全面，存在殘缺等問題，也是導致檔案管理不規范的因素。

檔案管理工作的開展，需要管理人員進行規范的交接。如果沒有按照標準程序進行交接，對之前的檔案沒有進行針對性的檢查與整理，就會導致管理混亂，最終影響檔案管理服務，無法及時為鄉鎮工作的開展提供參考，不能為市民資料查找提供便利。而造成這些問題的主要原因在于管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，工作中缺少對工作效率及質量的評定制度，工作人員積極性較低，主動性較差。

檔案管理現代化建設不足

結合實際情況來看，很多鄉鎮在發展過程中受到了極大的經濟制約，這影響了檔案管理的人員隊伍建設及硬件設備配置，導致檔案管理工作遲遲無法實現現代化，通過現代化手段來實現檔案信息的調用與查詢，實現信息共享。但是，目前鄉鎮檔案管理現代化建設不足，導致其檔案信息不能滿足信息共享與異地查詢等需求。同時，檔案管理人員觀念落后，也不利于檔案管理的現代化與規范化建設，無法充分發揮檔案管理工作服務功能。

檔案服務功能受限

結合當前檔案管理工作來看，許多工作人員因為未認識到檔案管理的最終目的，所以在工作過程中出現重保管、輕利用的現象，嚴重影響了檔案服務功能的發揮。同時，在工作過程中，檔案管理人員缺乏對工作的規劃，缺少相關部門的指導與監督，還有部分部門檔案管理工作信息化程度不足，這些都導致檔案管理部門無法為居民提供資料查閱服務，為開展鄉鎮項目提供參考，降低了檔案管理工作的地位。

人員管理意識較低

新時期下，鄉鎮發展所產生的信息資料逐漸增多，檔案管理工作的內容也更加豐富，檔案管理人員不僅要有較高的管理水平，還要有較強的宏觀及微觀意識。檔案管理工作人員管理意識不足，不僅導致許多檔案管理工作無法順利開展，降低了檔案管理部門的地位，還影響了檔案管理服務職能的落實。雖然部分單位制定了考核制度，但依舊難以提高檔案管理人員對工作的重視，存在工作開展混亂等現象。

同時，還有部分工作人員在檔案資料收集整理方面缺乏經驗，導致很多檔案資料不能發揮作用，甚至出現文件資料種類混亂、歸檔效率低、檔案管理工作無法有序進行等問題，從而無法為資料的審閱查找提供高效服務，檔案管理工作也淪為形式。可見，檔案管理工作人員的專業素質較低，部分鄉鎮機關缺乏專業人才隊伍、缺少專項管理人的問題依然存在。在檔案管理部門中，還會因為管理人員調動過于頻繁，導致檔案管理工作失去連續性，很多人員未接受過專業的檔案管理培訓就進入崗位，降低了工作質量與工作效率。

新時期鄉鎮檔案管理優化改革建議

制定科學制度，提供工作參考

在開展鄉鎮檔案管理工作的過程中，管理人員要充分明確管理的主體以及工作任務等基本要素，并依據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規開展管理工作，通過建立規范嚴謹的檔案管理制度，嚴格落實備案及報送過程，確保檔案管理工作的質量符合標準。在管理過程中，工作人員還要明確檔案管理的相關規定，加強自身學習，提高工作素養，從而提升管理工作水平。在制定和完善相關制度時，首先要明確工作程序，從而建立良好的工作系統，提高檔案管理質量與效率。

鄉鎮檔案管理工作較為復雜，且新時期下檔案逐漸增多，單一依靠人員管理效果不佳，所以相關單位要提供必要的監督措施，避免檔案管理中出現重大失誤。為了有效提高檔案管理水平，提高人員自身專業素養，管理人員要充分結合當前管理工作現狀，明確自身職責，確保資料的收集與整理程序完善規范，與黨政機關工作工作步調一致，并為黨政工作提供參考依據，從而創造規范科學的鄉鎮檔案管理工作系統。

聯系鄉鎮發展，提高監督效果

在實際工作中，無論是開展檔案管理工作，還是協助鄉鎮發展建設，檔案管理人員都要明確自身職責，結合具體情況按照有關規定進行資料的收集整理。對鄉鎮項目開展要做好原始記錄的搜集與跟蹤，確保資料內容的連貫性。在資料收集后，要開展科學的檔案管理和管理工作，保證資料的安全性與完整性，避免出現資料的缺失和泄露。在具體工作中，檔案管理人員要明確資料內容，并根據資料種類及性質進行搜集和歸檔。為了保證資料管理的有效性，全面提高檔案管理的安全性與完整性，相關部門要加強監督管理，明確檔案管理過程中容易出現的漏項與錯誤，及時查閱檔案資料內容，并通過與檔案管理人員交流溝通，補充和糾正檔案，為鄉鎮項目開展、活動進行提供高質量的檔案信息。

提供教育培訓，進行信息化建設

新時期下，隨著鄉鎮經濟水平提升，鄉鎮檔案管理工作的范圍也逐漸擴大。要想真正發揮鄉鎮檔案管理工作的作用，為鄉鎮發展、居民查閱、推動部門工作開展提供便利，檔案管理人員就要明確鄉鎮發展的新形勢與新變化，通過轉變自身檔案管理工作觀念來提升自身工作意識，保證工作的質量。

同時，在開展檔案管理工作的過程中，工作人員要意識到檔案管理工作對鄉鎮發展的重要性，為各部門提供及時有效的檔案信息。工作人員要引進現代化管理方法與手段，采用科學的技術與系統化管理，滿足各部門進行異地檔案信息調查閱覽的需要。相關部門要通過加強對檔案管理人員的培訓，為工作人員提供思想與業務水平提高的途徑，讓工作人員掌握相關法規，提高責任意識，從而促進鄉鎮檔案管理工作的信息化建設。在具體工作中，檔案管理人員要加強信息資料管理模式的建設，根據檔案的種類、時間與地點等因素進行分類，提高工作的條理性，為檔案的調用與分析提供高效的服務。這樣一來，不僅能夠有效減少檔案管理工作在人力及財力方面的浪費，還能有效保障工作人員的工作進度，建立標準化與現代化的檔案管理模式。同時，通過信息化檔案管理，還能加強檔案管理部門與黨政各部門的工作協調度，促進交流溝通，有助于提高工作人員檔案管理工作的效率。在具體工作中，檔案管理人員應當參照相關標準，結合檔案資料的性質進行系統化的分類與編號，并做好材料的傳遞和變更記錄。如果在檔案管理中信息分類不科學，或材料頻繁變更，就會導致資料內容混亂，影響資料的完整性，無法為檔案資料的收集與調用提供服務，所以要加強檔案的規范化與系統化建設，充分發揮檔案管理的功能。

提升管理意識，強化服務意識

1.管理意識

檔案管理工作人員在實際工作中，要有較強的管理意識，明確自身工作職責，提升責任感。要想有效保障檔案信息的安全性與完整性，發揮檔案資料的作用，就需要工作人員具備較高的管理意識。因此工作人員在具體工作中要提高自我要求，通過學習與拓展，增強專業技能，夯實理論基礎。鄉鎮相關部門要充分提高對人員教育培訓重要性的認識，結合實際情況創造教育培訓條件，實現人才思想水平與工作水平的不斷提高。同時，檔案管理部門要合理進行資金配置，通過加強硬件設施，來創造信息化管理模式，提升檔案管理的效率與安全性。在具體工作中，檔案管理部門要設立專庫，通過合理布置庫房和建立科學完善的管理制度，創造完善的管理工作模式。

2.服務意識

鄉鎮檔案管理工作的目標在于保障資料的完整性與安全性，科學規范地進行資料收集與管理，從而為鄉鎮項目規劃建設提供參考。所以，檔案管理人員要具備較強的服務意識，發揮檔案的價值與功能，為鄉鎮黨政機關開展工作提供基礎。為了保證管理工作的質量，檔案管理人員要轉變傳統的檔案管理思想，從根本上革新自身觀念，積極提高工作水平和服務意識，從而為鄉鎮各機關單位工作提供有效的資料參考。

3.愛崗意識

檔案管理工作內容較為單調，所以容易造成人員重視度不足。長期處于這種工作環境下，會影響檔案管理人員的崗位意識，所以要加強管理人員的愛崗意識，要認真制訂合理的工作規劃，通過完善相關工作標準，來發揮崗位職責。相關單位還要通過加強激勵考核制度建設，提升人員工作積極性，充分發揮人員專業能力。同時，管理人員還要加強對檔案管理法律的相關宣傳工作，做好對鄉鎮檔案的收集、開發及利用，建立科學有效的檔案管理工作模式。

綜上所述，科學有效的鄉鎮檔案管理工作，記錄了真實的鄉鎮發展歷程，能夠協助黨政機關工作的開展，還能便于市民查閱資料，是推動鄉鎮項目運營、行政管理的關鍵。但是鄉鎮檔案管理工作開展受到多種因素影響，當前存在流程不規范、現代化建設不足以及服務功能受限等問題，不能助力鄉鎮穩定發展。本文結合當前鄉鎮檔案管理存在的問題，從制度、工作流程、管理、培訓等多個方面提出建議，希望能為鄉鎮檔案管理工作的開展提供參考，促進檔案管理工作改革優化，為鄉鎮穩定發展創造條件。