事業單位檔案管理規范化分析

丁 潔 江西省職業病防治研究院

隨著信息技術的高速發展，國內各個行業在管理模式與管理機制方面進行了改革與創新。在經濟全球化與文化多元化發展的時代背景下，各事業單位的檔案管理逐漸引起人們重視，事業單位檔案管理的規范化既是時代要求，也是行業發展的必然趨勢。因此，在現階段的事業單位檔案管理工作中，應從組織內部的工作效率、信息化建設與標準化管理等方面出發，推動事業單位的檔案管理逐步規范化。

隨著時代的進步以及社會經濟的高速發展，信息化技術所帶來的行業變革程度較高，總體上表現為工作質量與工作效率的提高。由于檔案管理需要處理大量的數據信息，信息的準確性在信息的錄入與后續的信息整理階段也被提出了更高的要求。此外，檔案管理工作的規范化也要求信息管理工作精細化與系統化。部分事業單位的檔案管理模式仍以人工管理為主，檔案管理工作的效率與質量缺乏穩定性。

事業單位檔案管理現狀分析

從現階段的事業單位檔案管理工作發展狀況來看，雖然大部分事業單位的檔案管理工作已經實現信息化，但檔案管理工作中所存在的檔案管理人員專業性不強、缺乏信息化思維等問題，阻礙了當前檔案管理工作的順利開展。

檔案管理規范化既需要技術的革新，也需要人才的驅動。當下事業單位檔案管理工作的信息化是時代發展的必然結果，分析國內事業單位的檔案管理工作現狀，可以發現當前事業單位的檔案管理工作還存在工作理念、工作模式以及管理體制等方面的不足，具體體現在以下幾個方面。

工作人員專業水平低

國內部分事業單位認為檔案管理工作并不復雜，對這方面人才的要求也相對較低，大多以臨近退休或非檔案管理專業的人員為主，其中，大部分工作人員對新技術不夠熟練，且難以適應新檔案管理模式。信息化管理思維和能力的不足，使得事業單位的檔案管理工作難以滿足新時代檔案管理工作的需求，不利于檔案管理工作的開展。

目前，檔案管理工作對時效性、真實性與完備性有較高要求，但由于檔案管理工作人員的專業水平較低，多數檔案管理的基礎性工作還存在分類不明確、保管不到位以及工作效率不高等問題。因此，為了使事業單位檔案管理工作更加規范化、高效化，應對相關工作人員進行專業技能培訓，或者引進專業技術人才，以更好地建立現代化、信息化管理模式。

工作內容簡單

國內事業單位的檔案管理工作在信息化建設的過程中，缺乏完備的法律條文，基本的操作流程也缺乏統一的行業標準。部分事業單位對檔案信息缺乏有效的鑒別、核實手段，檔案信息錄入、整理和分類等工作的效率較低，影響了檔案信息的收藏價值。檔案錄入工作的流程與管理模式過于簡單，使得相關檔案信息的錄入與分類較為混亂，導致后續對檔案信息的查找與調取耗時耗力。

檔案管理屬于長期的信息整合和存儲工作，若缺乏規范化、標準化的工作管理規定與運行模式，就很容易導致檔案信息丟失或失真。因此，事業單位應結合當下開展檔案管理工作的要求，通過流程精細化、管理標準化等優化方式，促使檔案管理工作有序穩定地開展。

重視程度不足

首先，國內部分事業單位對檔案管理工作不夠重視，主要表現在信息化程度較低、資金投入不足以及人才缺乏有效培訓等方面。尤其在資金投入與政策法律條文支持等方面表現較為突出，嚴重影響了檔案管理工作的運行效率與工作質量。

其次，事業單位對職工的思想缺乏深入研究，對員工的工作質量缺乏相關考核，認為檔案管理工作僅限于簡單地對數據信息進行錄入、分類和整理，造成檔案信息存在較大的安全隱患。針對該情況，在檔案管理工作規范化發展的過程中，事業單位應重視檔案管理工作的各個環節，在加強對職工的工作管理的基礎上，落實檔案信息的安全化管理工作。

檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作的實施與管理除了涉及技術層面以外，還涉及人員管理層面。隨著國內信息化發展速度的加快，部分事業單位的管理人員對檔案管理工作的重視程度也逐步提高。雖然依據信息化技術與運作模式制定了一系列檔案管理工作制度，但在具體的工作環節上，對檔案管理工作人員的管理還不夠全面。缺乏完善的工作制度導致檔案信息的處理、統計、整理和分類存在信息源混亂、數據失真等問題；中高層管理人員在調取相關檔案信息時，會出現檔案管理數據庫中的信息失去時效性，難以為管理層提供全面、及時的檔案數據信息等問題。對此，事業單位應結合檔案管理工作的實際流程與具體需求，及時修訂與調整檔案管理制度，確保管理制度能夠與實際的檔案管理工作需求相適應。

事業單位檔案管理規范化的意義

以往的事業單位檔案管理工作，在運營模式、操作體系與管理力度上還存在一定不足。隨著數字化、網絡化的滲透，事業單位在檔案管理工作的管理模式上需要進行相應的轉變。此外，當下的檔案管理模式還存在效率低、精確度低以及錄入管理程序煩瑣等問題，不能很好地適應當前社會的發展。

規范化是事業單位檔案管理發展的必然趨勢，檔案管理工作的規范化是緊跟時代發展、數字化發展環境的重要措施。事業單位檔案管理工作的規范化涉及技術層面、管理模式層面，通過對多渠道、多層面的檔案管理工作進行優化，使原本運行效率較低的檔案管理模式得到改進。

當代事業單位的檔案管理工作，在整個模式上呈現出高效化、精確化與人性化特點，以此適應當下社會的發展環境。在信息化社會發展背景下，檔案管理工作在信息介質、儲存單位與管理形式上發生了較大轉變。新時期下，檔案管理工作可通過信息技術的數據篩選、資源調用與數據庫技術等，實現檔案管理工作的信息化轉變。檔案管理工作的內容與工作程序較為復雜且過程煩瑣，但其管理模式對事業單位的發展具有重要作用，在當前的事業單位檔案管理工作中需要進一步優化。

檔案管理工作規范化建設對策

現階段，檔案信息來源渠道越來越多，面對大量且復雜的檔案信息，事業單位的檔案管理工作人員需要提高工作技術水平，及時轉變檔案管理模式，促使檔案管理工作可以更好地適應當下社會發展的需求。對此，可以從以下幾個方面進行優化與調整，以推動檔案管理工作的規范化發展。

構建學習型工作團隊

根據當代人才強國與科技興國戰略的發展目標，現階段，事業單位的檔案管理工作應在管理模式、信息化建設水平等方面依次革新，同時重視對學習型工作團隊的建設，促進檔案管理工作在技術、人才、制度及管理層面得到優化。在人才培養方面，事業單位應鼓勵檔案管理人員面向廣大人民群眾，樹立良好的服務意識。

目前，部分事業單位的檔案管理工作人員自我認識不足，缺乏對檔案管理工作的深入理解，在一定程度上影響了檔案管理工作的效率與質量。在新時期的發展背景下，事業單位要想促使檔案管理工作規范化發展，還需要重視對工作人員團隊的建設，并鼓勵檔案管理人員轉變傳統的檔案管理思維，正確認識現代檔案管理工作的重要性。

加強操作體系建設

在信息化發展的時代背景下，事業單位的檔案管理工作運行模式與操作模式應在原有的基礎上進行技術創新。信息化檔案管理模式在檔案數據信息的收集、調取、分類及整理等方面，可以借助信息化技術精密的邏輯運算機制，使大量復雜的檔案管理信息實現高效、精確的信息化管理。在建設檔案管理工作信息化工作體系時，事業單位應對檔案管理工作人員的信息技術水平進行培訓。

事業單位檔案管理工作人員作為驅動檔案管理工作信息化發展的重要組成部分，對信息化檔案管理工作模式的理解及其技術應用水平將影響到檔案管理工作整體的效率和質量。對此，事業單位應加強對全體檔案管理工作人員信息技術的培訓力度，并在區域化的信息技術建設中，通過全面的信息共享機制，促使各部門之間實現信息共享，建立規范化、精細化及高效化的檔案管理模式。

在檔案材料的收集工作中，事業單位應對檔案材料涵蓋的內容等進行統一化、規范化處理，設立專門的文書部門對內容不全面或者格式不正確的檔案進行處理，確保檔案材料的時間、種類、序列、主題等可以得到規范化處理，為后續信息材料的歸檔入庫和信息篩選工作奠定基礎。

在檔案數據信息管理的時效性方面，事業單位應結合當下大數據環境與實際工作崗位變動的情況，進行相應的管理和優化工作。例如，員工檔案需要根據事業單位的實際人事變動情況進行檔案資料的實時更新；檔案材料的鑒定工作由專門的驗收部門進行調查，通過該種方式對已經失去使用價值的檔案材料進行剔除與銷毀。在后續檔案管理工作中，事業單位也應成立專門的檔案室，用以對不同種類的檔案資料進行分類或重點管理，以確保檔案資料的有效性。在檔案資料的完整性管理上，檔案管理部門的工作人員還需要結合檔案存儲的環境，做好相應的防潮、防丟失以及防蟲蛀等工作。

加大管理力度

加大檔案管理工作的力度有多種路徑，國內目前的檔案管理工作，可將管理工作的內容轉移到技術與管理體制層面，對檔案管理工作進行規范化與信息化建設。

首先，通過檔案管理工作的信息化建設，促使檔案管理工作在原有的基礎上實現高效化與信息化發展。

其次，在管理體制方面，應結合技術層面的建設情況，在原有的檔案管理制度基礎上補充信息化檔案管理的內容，以提高新時期檔案管理工作水平。

最后，事業單位與地方政府部門應加大對信息技術的研發，重視對事業單位有關工作人員的信息技術培訓，要求檔案管理工作人員正確認識信息化檔案管理工作，進而在原有的基礎上促進檔案管理工作的規范化。

加強制度建設

在制度建設方面，事業單位需要結合檔案管理的整個流程，從信息化建設的角度完善檔案管理工作的每一個環節，在確保檔案管理工作信息真實性與完整性的基礎上，促進檔案管理工作的規范化。

此外，針對信息化檔案管理工作的特點，在大數據檔案管理工作上，事業單位應針對信息化管理內容與實際檔案管理需求，制定信息化檔案數據安全的管理規定，以確保事業單位的檔案管理工作可以在信息化規范運行過程中得到較好的數據信息安全保障。而在后續的制度建設工作中，部分事業單位對信息技術的應用還缺乏深入、全面的認識，導致檔案管理工作面臨信息安全風險。

信息技術雖然通過數據庫與龐大的信息檢索功能，使檔案管理工作的效率在原有的運行模式基礎上得到了進一步提高，但也將檔案管理工作“置身”于網絡環境中并使檔案信息面臨被計算機病毒與黑客入侵的風險。由于人員專業素養與檔案管理體系的建設不夠完善，事業單位在信息技術的應用中缺乏一定的安全防范意識。

此外，事業單位應結合信息技術與網絡環境的特點，對檔案管理工作的數據環境進行安全風險排查與全面管控。

在信息化檔案管理模式中，事業單位應提高檔案管理系統的防火墻安全等級，并對檔案管理工作人員的信息管理操作與數據操作等環節實施規范化管理，以確保工作人員在平時的檔案管理工作中能夠按照合規的操作完成檔案服務工作。

在該種信息化檔案管理制度下，事業單位一方面需要結合信息化發展背景，對檔案管理工作進行革新，另一方面需要針對該種新的檔案管理模式制定完善的管理制度，確保當前的檔案管理工作可以得到一定的信息安全保障。

為使檔案管理工作能夠在新時代的社會發展環境中具有較好的規范體系與較高的工作效率，事業單位應結合檔案管理工作的發展現狀、運作特點與信息化運行模式等，有序開展檔案管理規范化建設，并在新時代發展背景下提高事業單位的檔案管理效率與質量。