“雙一流”建設背景下高校人事檔案的管理

孫 蕾 青島大學教育集團

基于“雙一流”建設背景，高校需要進一步優(yōu)化人才引進戰(zhàn)略，打破傳統(tǒng)的人事管理模式，更新人事管理理念，以人才隊伍建設為核心，推動人事管理工作轉(zhuǎn)型。目前，人事檔案管理仍然存在許多問題，包括人事檔案管理標準化建設不足、人事檔案管理隊伍比較落后和檔案管理安全風險高等。為了解決這些問題，高校需要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的基本模式，采用精細化管理、信息化管理的方法，創(chuàng)建科學的檔案管理標準，優(yōu)化人事檔案管理隊伍，最大程度地降低檔案管理安全風險。現(xiàn)立足于“雙一流”建設背景，分析人事檔案管理對“雙一流”建設的作用，探索高校人事檔案管理的提升路徑。

我國“雙一流”建設規(guī)劃于2015年正式啟動，“雙一流”是指世界一流的大學和一流的學科。2016年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》對我國的檔案管理工作提出了重要指示，檔案工作應堅持創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，不斷完善檔案管理體系。隨著“雙一流”建設步伐的加快，以及互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，高校人事檔案中包含的職工信息越來越豐富，人事管理部門對檔案信息的應用需求越來越多。因此，只有全面優(yōu)化高校人事檔案管理模式，讓人事檔案信息真正發(fā)揮作用，才能為高校的發(fā)展建設奠定一個穩(wěn)定的基礎，促進“雙一流”學科的構(gòu)建。

人事檔案管理對高校“雙一流”建設的獨特價值

人事檔案為人力資源管理積累素材

高校人事檔案是教師學歷、身份、教學資歷的重要記錄，是助力人力資源管理的重要材料。高校員工檔案不僅包括教師個人簡歷、職業(yè)培訓、政黨團體、職稱考核等信息，還包含教師所受到的獎勵和處分、工資待遇等資料，能夠?qū)Ω咝＝處煹膶W術素養(yǎng)、實踐工作能力、教育教學能力、科研能力進行全方位、立體化的呈現(xiàn)，促進高校人力資源的開發(fā)。高校的檔案管理部門、人力資源管理部門可以通過信息技術手段提高檔案信息管理水平，創(chuàng)建人事檔案信息化管理平臺，深度整理教師的檔案資源，利用SWOT分析法對檔案資源進行開發(fā)，彌補高校在“一流學科”建設中存在的不足，從而全面優(yōu)化師資隊伍，為教師的個人成長、專業(yè)發(fā)展、職業(yè)發(fā)展制訂科學的培養(yǎng)計劃。總而言之，高校的人事檔案管理部門是一個重要的人才資源庫，其可以詳細統(tǒng)計檔案數(shù)據(jù)，并以此為據(jù)平衡各學科教師的比例，補足短板，發(fā)揮優(yōu)勢，加快“一流學科”的建設。

人事檔案對高校的宣傳教育有促進作用

高校人事檔案能夠評估教師在科研、學術、教學以及管理工作當中的綜合表現(xiàn)，反映出教師的工作軌跡，有助于在高校內(nèi)形成良好的工作氛圍，為更多青年教師創(chuàng)造良好的成長環(huán)境。在學校的發(fā)展和建設過程中，宣傳教育是必不可少的，無論是新教師入職，還是學校招生，都需要開展廣泛的宣傳教育工作，而人事檔案是宣傳教育工作的重要素材。人事檔案是最為原始的資料，且檔案的內(nèi)容會隨著教師個人履歷的增加而變化，從而較為完整地記錄教師個人的成長歷程。另外，人事檔案還能記錄優(yōu)秀教師的事跡，展現(xiàn)出優(yōu)秀教師的專業(yè)素養(yǎng)和科研能力，這些都能起到一定的宣傳教育作用。在宣傳教育的過程中，優(yōu)秀教師的資料、個人成長歷程、進步路徑能夠為青年教師樹立良好榜樣，促使更多青年教師明確自身的發(fā)展目標，加強對學校的了解，使青年教師逐漸成長為專家型教師，在學術能力、科研素養(yǎng)、教育教學工作中獲得全面提升。在實踐工作中，檔案管理部門需要充分發(fā)揮檔案資料的宣傳教育作用，利用檔案資源開展豐富多彩的宣傳教育活動，從而在學校內(nèi)培養(yǎng)出一批活躍在國際前沿的一流專家，加強國際間學術交流。用領軍人物來帶動高校發(fā)展，促進高校建設。

“雙一流”背景下高校人事檔案管理的困境

人事檔案管理標準化建設不足

在“雙一流”背景下，高校人事檔案管理工作面臨著很多新要求和新挑戰(zhàn)。當前，部分高校面臨著比較復雜的人事檔案管理問題，如部分校領導不夠重視人事檔案管理工作，忽略了檔案管理對人力資源管理的作用。在技術層面，部分高校已經(jīng)引入了檔案管理信息化系統(tǒng)，但整體工作效率較低，檔案信息化建設發(fā)展遲緩，存在資金投入不足、工作定位不夠準確等問題，人事檔案管理工作缺乏具體實施細則，這些都不利于檔案功能的發(fā)揮。針對這種情況，高校需要從崗位優(yōu)化、檔案工作流程制度建設等方面入手，提高檔案管理的標準化程度。

人事檔案管理隊伍比較落后

在高校的建設和發(fā)展過程中，人事檔案管理工作沒有受到校領導及其他管理人員的重視，而且檔案管理隊伍比較落后，缺乏科學的管理方法。在“雙一流”建設背景下，高校人事檔案管理工作對從業(yè)人員提出了更高的要求，檔案管理工作者面臨著更加嚴峻的工作挑戰(zhàn)。當前，很多高校的檔案管理工作人員專業(yè)性較差，缺乏檔案管理相關的理論知識和實踐技能，大部分工作人員都沒有接受過專業(yè)化的培訓，實際的檔案管理效果和預期目標存在較大差異，人事檔案管理工作的價值也難以被挖掘出來。除此之外，高校人事檔案管理崗位還存在流動性較大的問題，且崗位工作人員的調(diào)動會給檔案管理工作造成很多阻礙。

人事檔案管理存在安全風險

在“雙一流”建設背景下，高校的人事檔案管理部門不但需要為高校教師提供信息查詢服務，還需要實現(xiàn)數(shù)字化服務，為人事管理部門及其他管理機構(gòu)提供準確的數(shù)據(jù)和資料。當前，高校的人事檔案管理工作存在服務對象單一、檔案管理安全風險較高等問題，應用檔案、查詢信息還需要完成復雜的程序，這往往會消耗較多時間，使得檔案的服務價值難以發(fā)揮出來。目前，部分高校在檔案信息化建設方面發(fā)展較快，因此，人事部門、教師可以通過網(wǎng)絡渠道提交信息查詢申請，并快速獲取檔案信息，這進一步提高了檔案信息應用的便捷性。然而，在高校人事檔案的信息化建設中，網(wǎng)絡渠道給檔案管理工作帶來了很多安全風險，如果人事檔案管理平臺存在防火墻漏洞，就容易發(fā)生信息泄露事故。當前，高校人事檔案管理人員在專業(yè)技術方面存在不足，缺乏檔案信息保護意識，再加上網(wǎng)絡病毒不斷更新?lián)Q代，人事檔案管理工作面臨的安全風險越來越大。

“雙一流”背景下高校人事檔案管理的提升路徑

提高人事檔案管理的標準化程度

1.構(gòu)建一體化的檔案管理體系

在“雙一流”背景下，高校人事檔案的管理工作需要改變以往“重收集，輕利用”的弊端，加強對人事檔案信息資源的收集和整合，充分挖掘檔案信息資源的價值，結(jié)合“雙一流”的建設需求，構(gòu)建一體化的檔案管理體系。當前高校的檔案管理工作主要分為人事檔案、教育教學工作檔案、科研檔案、健康檔案等。為了進一步發(fā)揮人事檔案的價值，提高人事檔案的管理水平，高校檔案管理工作者需要結(jié)合先進的檔案管理理論，加強人事檔案與其他檔案的整合，構(gòu)建一體化的檔案管理體系，充分發(fā)揮各類資源的價值，對檔案資源進行合理應用。

2.完善人事檔案管理內(nèi)容

當前，在高校人事檔案管理工作中，檔案信息存在比較嚴重的重復性問題，檔案無法全面、準確地展現(xiàn)出人事信息的特點，利用率較低。因此，檔案管理部門需要重新規(guī)劃人事檔案的內(nèi)容，將人員的基本信息、特長類信息、評估類信息、反思類信息整合起來，從而充分突顯出人事檔案管理的價值。其中，基本信息主要包括教師年齡、工作年齡、聚會年齡、學歷、簡歷、職責、職位名稱、聘任協(xié)議等。人事檔案信息的內(nèi)容能夠為各個部門提供基礎資料，為人才的選聘、培養(yǎng)、職稱評定、工資待遇調(diào)整等工作奠定堅實基礎，有助于提高各部門工作的規(guī)范性和科學性，促進高校的進步發(fā)展。通過完善人事檔案管理內(nèi)容，檔案信息能夠更加全面，檔案管理工作可以更加規(guī)范，檔案資料可以與高校的管理工作緊密結(jié)合起來，在“雙一流”建設中充分發(fā)揮作用。

3.創(chuàng)建標準化的檔案管理制度

檔案管理制度是一種非物質(zhì)性的管理條件。在“雙一流”建設背景下，高校需要進一步提高對人事檔案管理的重視程度，建設標準化的管理制度，通過制度來指導檔案管理工作的開展，不斷提高管理流程的科學性、標準性，全面優(yōu)化管理質(zhì)量。首先，管理部門需要明確工作人員的責任劃分，確保每個工作人員在專業(yè)知識、實踐技能方面符合崗位的需求，提高員工的工作積極性。其次，管理部門須制定人事檔案的具體管理程序和管理方法，建立檔案管理責任制度，并檢測檔案管理工作的效果。在人事檔案信息管理方面，高校需要明確信息識別、信息傳輸、資料保存、檔案分類等方面的工作規(guī)范，進一步提高人事檔案管理體系的科學性。除了要加強制度方面的管理之外，高校還需要在檔案信息管理方面加大資金投入，引入先進的檔案信息管理設備，提高工作人員的工作效率。

全面優(yōu)化人事檔案管理隊伍

1.引入復合型的檔案管理人才

在“雙一流”建設背景下，高校需要全面優(yōu)化人事檔案管理隊伍，引入復合型的檔案管理人才，加強對檔案管理人才的培訓，提高人事檔案管理工作的實際效果。首先在人才選聘方面，高校需要注重檔案管理人才的專業(yè)理論知識，加強對人才實際工作技能的考查，注重人才的信息技術水平、服務意識、安全風險意識，在崗位選聘方面把好關。其次，高校還需要高度重視工作人員的后期培養(yǎng)，管理人員可以利用在職學習、短期培訓、輪崗交流等方法，為人事檔案管理工作者提供更加廣闊的發(fā)展平臺，通過專項培訓來提高人事管理人員的專業(yè)技能，利用輪崗交流來促進工作人員轉(zhuǎn)型發(fā)展，加快檔案管理工作人員的成長速度，打造一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍。

2.執(zhí)行“雙套制”人事檔案模式

為了促進“雙一流”建設，打造高素質(zhì)的教師隊伍，人事檔案管理可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和現(xiàn)代的信息化檔案管理相融合，優(yōu)化檔案管理崗位職責。當前，很多高校都存在檔案管理工作職責不明確、工作人員互相推諉、管理體制分散等問題，檔案管理崗位人員各自為政，造成管理效率低下。在“雙套制”管理模式下，檔案數(shù)據(jù)庫管理需要建立一個“文件中心”，避免多頭管理的問題，同時全面理清檔案管理工作的各項職責，明確各崗位工作的要求，充分發(fā)揮檔案管理工作的服務作用。

構(gòu)建安全的人事檔案管理系統(tǒng)

1.提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性

“雙一流”建設需要以高素質(zhì)的教師團隊為支撐，而人事檔案管理工作能夠為師資隊伍建設奠定堅實基礎。當前，高校的人事檔案信息不斷完善、豐富，對此，檔案管理部門需要充分發(fā)揮人事檔案信息的作用，高效利用檔案信息。近年來，高校教師的隊伍建設不斷壯大，人才流動越來越頻繁，海量的信息難以依靠紙質(zhì)檔案存儲，因此檔案管理部門需要引入信息化技術，創(chuàng)建人事檔案信息化管理平臺，并確保檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全。高校人事檔案包含大量的隱私資料，要在管理的過程中確保檔案信息的安全性，避免教職工的個人信息被泄露。在信息化人事檔案管理平臺的建設中，技術人員需要加強學習，不斷引入新的信息加密技術，應用規(guī)范化的系統(tǒng)登錄方式，通過指紋、人臉識別、密碼等完善登錄界面，在登陸環(huán)節(jié)確保信息的安全性。另外，技術人員還需要在人事檔案信息管理平臺設置層次化的查詢權(quán)限，明確不同身份可以查詢的范圍，規(guī)范檔案信息的保密等級，提高資料應用的安全性。除此之外，技術人員還需加強對信息的追蹤，針對違規(guī)操作等問題進行及時處理，防止資料被竊取。

2.保障人事檔案信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行

為進一步提高人事檔案信息系統(tǒng)的安全性，充分發(fā)揮人事檔案信息管理的作用，高校的人事檔案管理部門需要持續(xù)做好信息安全技術的優(yōu)化，不斷更新信息安全系統(tǒng)，完善檔案信息系統(tǒng)防火墻，避免檔案信息系統(tǒng)受到外來病毒的侵害。在“雙一流”建設背景下，高校需要加強對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的分析，全面優(yōu)化學科建設，發(fā)揮信息平臺的作用，找出當前師資建設中存在的問題，精準引入人才，從而加快“雙一流”建設的步伐。信息化平臺可以全方位統(tǒng)計學科師資隊伍的年齡、學歷、科研、學術等信息，為師資隊伍建設奠定堅實的信息基礎，為高校的發(fā)展提供人才支持。

在“雙一流”建設背景下，高校需要在人事檔案管理方面有所突破，進一步提高人事檔案數(shù)據(jù)的收集速度，引入先進的信息技術，充分發(fā)揮檔案資料的價值。當前，高校人事檔案管理工作還存在工作機制不健全、人才隊伍專業(yè)性不足、檔案管理具有安全風險等問題。為加快打造“雙一流”學科，提高師資隊伍力量，高校領導需要從宏觀層面加強頂層設計，提高對人事檔案管理的重視程度，通過人事檔案管理來優(yōu)化人事管理，加強師資隊伍建設。在實踐中，高校需要構(gòu)建一體化的檔案管理體系，完善人事檔案管理內(nèi)容，制定標準化的檔案管理制度。另外，高校還需要引入復合型的檔案管理人才，執(zhí)行“雙套制”人事檔案模式，優(yōu)化管理技術，提高檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性。