電子技術背景下圖書館檔案管理新思路探討

連素清 福建省社會主義學院

隨著我國信息技術的不斷發展，如何有效進行圖書館檔案管理便成了當今社會發展的重要任務之一。通過闡述電子技術發展背景下圖書館檔案管理的意義及優勢，討論當今圖書館檔案管理現狀，并從多方面探尋電子技術背景下的圖書館檔案管理新思路。

當前，無論是各大高等院校的圖書館還是城市公共圖書館，在運行過程中都會不可避免地出現圖書館檔案管理不當的問題。對此，行之有效的檔案管理可以促進圖書館的可持續發展。圖書館檔案包含多個方面，如人力資源檔案以及書籍庫存檔案等許多極為重要的檔案信息。因此在大數據時代，圖書館檔案管理需要創新管理手段，盡量避免由技術缺失造成的檔案數據丟失，使受眾在圖書館中獲得更好的閱讀體驗。

運用電子技術對圖書館檔案進行管理的意義

圖書館作為一個可以為使用者提供大量書籍的公共場所，其所產生的圖書館檔案屬于文獻資源，包括文字、聲像以及圖表等，可為使用者提供便利。圖書館在管理的過程中不僅需要對一些價值較高的文獻資料進行特殊保存，還需要對較為珍貴的資料進行統一管理。因此，做好圖書館檔案的管理工作十分必要。

首先，圖書館檔案管理是評估圖書館管理水平的重要依據。圖書館檔案包括內部工作報告、計劃總結以及相關規章制度等，這些檔案會詳細地記錄單位內部的重要發展情況。如果其只是簡單地停留在紙張上面，那么當有關工作人員想調取信息時便會十分煩瑣。因此，在電子技術背景下對圖書館檔案進行管理則顯得十分必要，其既可以降低檔案丟失的風險，又可以提升查詢檔案的效率。

其次，圖書館檔案可以為相關領域提供教學支持。圖書館內部的檔案可以為學習提供適當的教學資源，同時還可以為各學科領域的資料查閱提供便利。當使用者在圖書館中查閱資料時，可以通過圖書館電子檔案快速鎖定想查詢的資料的所在位置，進而節約查詢時間。然而，在圖書館的實際運行過程中，檔案數量會不斷增多，這就要求圖書館的管理人員需要根據發展實際不斷完善和優化圖書館檔案的管理辦法，也可以參考其他圖書檔案的管理方式，但切記不可照搬全抄，應當盡可能地根據自身實際情況進行調整。與此同時，對于那些涉及圖書館工作內容的文件和材料，圖書館管理者應當成立專門負責的小組，對其進行存檔處理，充分保護圖書館檔案的安全。

電子技術背景下圖書館檔案管理的優勢

實現檔案虛擬存儲，降低檔案管理成本

隨著社會的不斷進步，越來越多的書籍被放進圖書館保存，包括一些較為珍貴的資料。這些檔案都具有歷史意義，是中華文化的重要支撐，具有極其重要的保存價值。但當圖書館檔案增多時，就會出現圖書館檔案庫“脹庫”的現象，這不僅增加了檔案庫管理人員的工作難度，還增加了圖書館檔案管理的經濟成本。

電子技術的加入，可以使圖書館檔案管理變得十分便捷。這種虛擬儲存的管理方式，無疑是圖書館檔案管理的雙重保險，使圖書館檔案管理人員的工作更加便捷的同時，提高了圖書館檔案處理的效率。此外，在管理圖書館檔案的過程中，可以借助電子數據庫實現圖書館檔案的合理調配，在滿足多方需要的同時大大降低管理成本。

檔案檢索更加便利，電子文檔管理便捷

傳統的圖書館檔案管理操作過于煩瑣，甚至經常出現檔案丟失的現象。傳統的圖書館檔案管理辦法會消耗大量的人力、物力，往往需要根據使用者所需要的內容進行長時間的翻找。但在電子技術的支持下，相關管理人員可以利用計算機設備在檔案數據信息庫中直接進行檢索。在檢索的過程中，操作者在檢索框內輸入關鍵詞，相關字眼的檔案便會自動加載出來，加快了使用者尋找檔案的速度。除此之外，電子檔案庫突破了時間和空間的限制，做到了實時資源共享。

有利于延長圖書館檔案的保存期限

傳統圖書館檔案主要以紙質檔案為主，由于頻繁翻閱，大部分珍貴的檔案文獻紙張容易受到污染或產生破損情況，字跡也會隨著年份的增加而變得模糊，保存期限較短。但在電子技術背景下，數字化的圖書館檔案管理方式可以充分延長圖書館檔案的保存期限，可以節省相關工作人員大量的工作時間。使用者可以憑借圖書館檔案數據庫的賬號與密碼，隨時隨地地登錄圖書館檔案數據庫查詢資料，大大提高了查閱資料的效率。除此之外，在傳統的圖書館檔案管理過程中，若是想與他人分享資料，需要經過復雜的程序才能將紙質文件帶出圖書館，但有了電子技術，便可以通過賬號與密碼實現多人同時登錄，充分實現資源共享，提高工作效率。

電子技術背景下圖書館檔案管理存在的問題

檔案管理效率較低

在當今圖書館檔案管理的過程中，最為突出的問題就是圖書館檔案管理效率低下。圖書館檔案管理效率低下體現在兩個方面，一方面是在檔案管理的過程當中，部分工作人員沒有認真履行職責，比如新類型的圖書入庫不及時以及人力資源管理體系存在漏洞等；另一方面是圖書館內部并不具備良好的軟、硬件設施，當圖書館檔案管理需要電子技術的加入時，要求圖書館內部的計算機處于良好的運行狀態。這就需要圖書館的管理人員定期對計算機系統進行檢查。從目前圖書館的工作效果來看，大部分圖書館的管理能力有所欠缺，許多圖書館忽視了對軟件系統的日常檢修。這些因素會自然而然地降低圖書館檔案管理的效率。當前，大部分圖書館已經建立了較為完善的自動控制系統，可以實現對圖書館檔案的自主上傳，但在實際運行的過程中，這類控制體系仍然存在缺陷，嚴重時甚至會導致圖書館檔案的管理效率大幅降低。

檔案管理不夠嚴謹

大部分圖書館在遇到新加入的圖書種類時，無法在第一時間生成專業性的圖書館檔案，甚至會因為相關工作人員的疏漏導致其沒有歸檔分類。這使得圖書資料與實際圖書信息產生巨大差別。同時，由于大部分圖書館沒有建立檔案的自檢裝置以及后續檢測裝置，導致其在日后的管理工作中出現各種問題。除此之外，圖書館珍貴資源的擺放位置以及內部資料管理等都需要工作人員嚴謹的工作態度，無論是哪一項圖書館檔案管理工作，都會直接影響圖書館檔案管理的質量。

檔案查找難度較高

圖書館檔案查找難度較高主要體現在兩個方面。一方面是圖書館使用者在查找資料過程中遇到的困難，另一方面是圖書館內部資料運用的困難。當使用者通過瀏覽圖書館電子檔案查找資料時，檔案查找難度的高低會嚴重影響使用者的工作效率。例如某位使用者想通過圖書館查找到與項目工程有關的書籍，然而在圖書館所設置的電子檔案中搜索關鍵詞之后，無法明確找到相關書籍的存放位置，或是圖書館各個區域的計算機系統只能檢索出其對應區域內的圖書資源，導致使用者無法在第一時間找到自己想查找的圖書信息，大幅度地提高了使用者的查詢難度，使其工作效率嚴重降低。對于圖書館檔案來說，使用者能夠第一時間找到其所需要的專業資料是最重要的，但由于當前圖書館檔案信息管理效果較差，進而導致使用者以及工作人員在尋找資料時需要耗費更多時間。

圖書館檔案管理思想落后

在電子技術不斷發展的大背景下，圖書館需要形成較為新穎的管理模式，依靠硬件設備及軟件設備，對圖書館檔案進行分類管理。但在圖書館檔案管理的實際工作中，仍然存在管理思想滯后的現象。許多圖書館檔案的管理人員無法在工作的過程中按照類別對檔案進行分類處理，或對管理系統的檔案儲存以及分析工作不到位。在這類問題的共同影響下，實際管理效果并不理想。除此之外，部分圖書館的管理思想嚴重滯后，無法將圖書館檔案存儲到正確的圖書館數據庫中。部分工作人員認為，電子信息技術在對圖書館檔案進行歸類時會出現漏存的現象，導致電子技術在圖書館檔案的實際管理過程中無法發揮最大價值。

電子技術背景下的圖書館檔案管理思路

提高圖書館檔案管理效率

在電子技術背景下，相關工作人員需要充分、合理地利用計算機、網絡以及大數據，全面提高對圖書館檔案的管理效率，在采用合適措施提升效率的同時，確保工作的嚴謹性。在提高圖書館檔案管理效率的過程當中，圖書館的管理人員應當要求圖書館所有工作人員積極學習和應用新技術。舉例來說，當圖書館引進新類型的圖書時，不再使用傳統的人工輸入方法，而是通過機器掃描圖書背面的條形碼，以自動獲取與圖書有關的電子信息，并將此類電子信息傳遞到較為完善的信息數據庫當中，將其存儲到圖書館檢索系統的合適位置，以此來提高管理效率。

在電子信息系統的運行過程當中，由于系統可以自由調整現有的技術資料，同時也可以將系統當中的技術資源在網絡上進行上傳，所以在電子信息系統實際運行的過程中，通過網絡技術將圖書信息導入信息數據庫中，讓這種新型的工作模式代替傳統的人工輸入模式，從而降低工作人員的工作難度。在此過程中，需要格外注意的是，圖書館檔案管理具有一定的特殊性，其特殊性主要表現在需求不同的使用者在查詢資料時會產生不同的使用感受，因此，圖書館檔案管理人員需要建立完善的電子信息存儲體系，并根據網絡技術生成較為完善的數據庫，全方位地增強使用者在不同需求下的體驗感。

改善圖書館檔案管理精度

在改善圖書館檔案管理精度的過程當中，最為主要的就是研究檔案管理系統中可能影響管理精度的外在因素，并為系統漏洞尋找合適的解決方案。從我國目前電子信息系統的工作形勢來看，造成精度誤差的主要原因是相關工作人員技術水平不高，工作人員對該系統沒有進行充分的了解。因此，在后續的圖書館檔案管理階段，相關工作人員需要對管理工作進行詳細分析，建立完善的工作體系。

在尋找解決系統漏洞的辦法的過程中，最主要的就是研究整個圖書館檔案管理系統中，硬件設施以及軟件設施是否可以達到圖書館應有的檔案管理需求；并研究檔案管理系統中軟件系統的升級方案。管理系統中的所有人員可以在搜索框內輸入關鍵詞，并在第一時間找到所需要的圖書信息，進而提高圖書館檔案管理系統的準確性。

升級圖書館檔案查找引擎

要想在實際運行的過程當中升級圖書館檔案管理的查找引擎，就需要考慮到相關工作人員的計算機操作水平。在現有的工作體系當中，需要加大對搜索引擎的重視，并在實踐的過程中，建立搜索引擎與圖書館檔案信息數據庫之間的聯系，通過查找關鍵詞的方式為使用者提供相對應的圖書資源信息。圖書館檔案具有一定的特殊性，其中不僅包括面向大眾的圖書，還包括部分人力檔案以及圖書館內部的財務檔案。因此，可以利用網絡技術對這些不同類型的檔案進行分類處理，從而讓所有使用者可以通過關鍵詞搜索的方式，查詢到自己所需要的檔案信息。

除此之外，還可以將輸入關鍵詞的方式轉變為輸入特殊的數字代碼，而這些數字代碼可以與圖書館檔案中的關鍵詞或代碼相匹配，從而使使用者在圖書館數據庫中查找到相對應的圖書檔案，這樣可以在很大程度上提高圖書館檔案管理工作的管理效率，并且可以縮短使用者的檢索時間，提高工作效率。

革新圖書館檔案管理思想

許多圖書館管理人員還未認同當今先進的電子信息技術，認為傳統的管理方式可以保留最質樸的檔案信息。但在科技信息不斷發展的社會當中，電子技術管理代替原有的人工管理已是大勢所趨。圖書館檔案館管理具有一定的特殊性，雖然人工管理在短期內是不可能被完全取代的，但電子技術的出現可以使圖書館檔案管理變得更加便捷，如圖書資源的條形碼掃描設備、圖書信息的自動傳輸設備以及圖書檢索系統，都可以加快圖書信息的錄入或提取。

圖書館檔案資料包括可向大眾公開的檔案資料和不可向大眾公開的檔案資料。但無論是哪種資料，都需要經過全面的分析并將其儲存到檔案管理系統中。在電子技術不斷發展的背景下，落后的圖書館檔案管理思想并不能促進圖書館的可持續發展。

將電子技術運用在圖書檔案管理中可以使圖書館檔案管理更加高效，提高工作人員的工作效率，促使圖書館獲得長久發展。在圖書館檔案管理的過程中，需要不斷革新圖書館的管理思想，加強電子技術的應用，遵循圖書館檔案管理原則，努力探尋更合適的管理辦法，促進圖書館檔案管理工作的順利開展。