從檔案管理到檔案治理—新時期高校檔案工作模式探究

宋本玉 齊魯醫藥學院

新時期，在經濟社會的不斷進步與發展下，國家治理成為我國具有社會主義特色的一種新的發展模式，建立健全國家治理體系，可以促進國家治理能力的提高。因此，在高校檔案工作中運用檔案治理模式能夠全面推進傳統檔案管理模式的創新改革，對提高檔案管理質量具有重要現實意義。從高校的角度出發，淺談從檔案管理到檔案治理提高高校檔案工作質量的重要性，實現檔案管理模式的創新，從而充分發揮高校檔案工作的價值。

檔案工作作為高校基礎工作的重要組成部分，真實記錄著全校學生和教職工的德、能、勤、績，是高校各項管理工作的重要依據。比如，通過檔案材料可以看到每一位教師在教學活動中的表現和成績，如工作總結、科研成果、論文等，還能展示出每一位學生的學習效果。此外，通過對檔案資料的合理管理和重復利用，可以對全校學生和教職工起到激勵和鞭策的作用，增強學校決策工作的針對性和實效性，充分調動教師、學生和其他員工的工作積極性，為實現高校的高質量發展提供重要保障。由于高校檔案工作具有一定的特殊性，相關工作人員需要及時更新檔案管理理念，創新檔案管理模式，以檔案管理和檔案治理為切入點，將高校檔案工作與國家治理體系密切聯系在一起，不斷提升檔案工作的地位和價值，在提升檔案工作人員綜合素養的基礎上，提高高校檔案治理能力和水平，從而為高校各項管理工作提供重要支撐。

新時期高校檔案工作面臨的機遇與挑戰

檔案工作的政治性逐漸加強

高校檔案工作的服務方向以及管理對象決定了檔案工作具有一定的政治性，根據我國新修訂的《檔案法》規定，檔案與國家經濟、政治和文化緊密關聯。因此，高校檔案工作作為國家檔案工作的重要內容，不僅要遵守學校的規章制度，還要將實現檔案治理法治化作為其發展目標，建立完善的檔案治理體系，貫徹落實黨的教育方針。在新時期背景下，高校檔案工作的政治性成為其根本屬性，只有站穩且保持正確的政治方向，才能有效實現檔案工作的服務性、文化性、教育性、群眾性等。因此，在高校檔案工作政治性逐漸加強的背景下，檔案工作人員要增強自身的法治意識，提高對檔案政治屬性的正確認知。但是，當前許多高校檔案工作人員整體法治意識薄弱，其在工作中為了績效、人情、面子等，并沒有嚴格按照相關規定來完成檔案管理流程，甚至出現私自篡改、偽造、買賣檔案等違法行為，導致高校檔案治理環境惡劣。

現代高校治理體系不斷完善

在我國民生工程建設的背景下，為了做好服務保障工作和民生改善工作，高校在促進創新發展中需要凝聚廣大師生的力量，始終堅持以師生為中心的發展理念，維護好廣大師生的根本利益。檔案工作作為高校運行發展中形成的具有保存價值的、真實性的重要文獻資料，是學校管理工作的唯一憑證，具有一定的歷史價值、教育價值和資政價值。隨著現代高校治理體系逐漸完善，高校檔案工作的服務作用與資政作用不斷被挖掘出來，成為高校管理與決策的重要憑證。但是，由于部分高校對檔案工作的重視程度較低，檔案治理機制不齊全，沿用的還是以往制定的相關制度，導致高校檔案治理工作缺乏嚴謹性，最終使現代高校治理體系中檔案工作的服務屬性減弱。

高校檔案文化傳承功能被開發

高校檔案工作與國家檔案管理始終保持同向同行的狀態，在黨的領導下，高校檔案工作已經從原來的檔案記錄、服務功能轉變為文化傳承功能，成為高校校園文化建設的重要憑證，也成為高校文化傳播的主要載體。高校在運行和發展過程中會形成自身的校園文化和校園精神，而檔案正是記載和傳承這些文化和精神的重要工具，加強檔案文化建設可以實現校園文化和校園精神的進一步凝聚和升華。將檔案作為高校重要的教育資源，發揮其在人才培養中的積極作用，以引領校園風尚。然而，當前許多高校檔案工作人員還固守傳統觀念，缺乏對檔案文化傳承功能的正確認識，在進行檔案資料整理、收集和利用時還是從教學活動、績效考評、學習評價等方面著手，對檔案資料的開發力度不夠，導致高校無法通過檔案資料來宣傳本校的特色，忽視了檔案文化成果轉化作用，降低了高校的影響力和知名度。

現代化信息技術的開發與利用

高校檔案工作的服務方向和管理對象決定了該項工作是一項操作性強、復雜性高的工作，為了增強高校檔案工作的真實性、有效性和唯一性，需要通過現代化信息技術不斷提升檔案管理水平。在新時期背景下，現代信息技術不斷被開發與利用，現代化、數字化、智能化程度逐漸加強，大數據時代應運而生。這使得檔案工作的技術手段得到進一步發展，且借助信息技術可以實現檔案工作模式的創新。但是，據統計，高校檔案工作人員整體素質偏低，不僅法治意識薄弱，不能合理地運用檔案管理制度來解決實際生活中的問題，而且自身運用信息技術的能力難以達到現代化信息技術水平，導致檔案整理和利用的效率較低，無法挖掘出檔案資料的潛在價值，最終影響了高校的檔案治理水平。

檔案管理和檔案治理的內涵

治理的定義

在國家治理體系中，治理是國家管理工作中一種全新的管理概念，常出現在政治學領域，是我國政府部門常用的一項管理工具。除了代表政府的行為方式外，還可以借助某種手段來調節政府行為，所以治理與管理之間具有明顯的差異性。治理一般指有共同目標支持的管理活動，其管理主體不只是政府，可以是不同社會組織、個人或機構管理同一種事物的不同方式的總和，能夠對相互沖突的利益進行協調，并采取聯合措施保證其持續運行。因此，治理工作的前提條件不是統治和管制，而是協調，以保證互動的狀態可以持續。

檔案管理與檔案治理的相關概念

雖然當前國家治理現代化是我國治國理政的新模式，但是在學術界對檔案治理還沒有形成統一的理論和概念，針對檔案管理和檔案治理仍然存在許多爭議之處。高校檔案工作想要提高檔案管理水平，采用檔案治理模式是最有效的途徑之一，這在教育領域中已達成共識。根據檔案管理與檔案治理之間的關系，檔案治理是檔案管理模式的一種創新和升級，是在國家治理背景下對檔案功能和價值的挖掘和延伸，可以不斷提升檔案工作在國家治理體系中的社會地位。高校在檔案工作中要正確認識檔案管理與檔案治理之間的關系，二者不是簡單的替代關系，檔案治理是順應國家治理工作的必然選擇，是在傳統檔案管理模式上的推陳出新。

我國對高校檔案管理的定義相當明確，其是高校對相關信息資料進行整合和利用的統稱，也是國家檔案事業的重要組成部分。而檔案治理則被定義為檔案管理職能的升級，其核心內容是加強高校檔案工作的法治化建設。因此，為了避免高校檔案工作的管理行政行為，必須建立多元管理制度，組織社會力量、個人及檔案室共同參與到高校檔案工作中，并堅持依法行政、民主管理的原則，實現檔案治理的目標，從而保證高校檔案工作能夠直接參與到國家治理體系的全過程中，提高高校檔案工作的影響力和認可度。

高校檔案工作在高校內部治理體系中占據著舉足輕重的地位。高校檔案治理主要是以高校為中心，將服務對象的根本利益作為核心，對各項管理活動進行系統化、規范化、現代化管理的過程。要想提高高校內部治理質量，需要充分發揮檔案工作的保存、資政、教育功能，而高校內部治理體系的構建也會激發高校檔案資政功能的實效性。因此，加強高校檔案治理，能夠充分發揮檔案資料的真實性、憑證性和唯一性，還能在整合與利用檔案資料中展現其資政功能，使高校內部治理水平得到改善，促進高校內部治理持續性發展。

新時期高校檔案工作從檔案管理走向檔案治理的有效途徑

更新檔案管理理念，挖掘檔案工作的功能

近年來，在習近平新時代中國特色社會主義思想的指導下，我國檔案工作形成了“大監管、大征集、大示范、大服務”的“大檔案”工作格局，“大檔案”管理理念成為解決高校檔案工作資源分布不均、信息難以共建共享、資源利用率不高等問題的新路徑，是保證高校檔案工作順應大數據時代的必然要求。高校要想在各項管理工作中發揮出檔案管理的保存、資政、教育功能，就要站在從檔案管理到檔案治理的角度，樹立“大檔案”管理理念，創建與高校內部治理體系、國家治理體系相適應的高校檔案工作體系，真正挖掘檔案工作以學校為主體的管理和服務功能，將高校檔案室打造成高校資源保存室、高校信息服務中心、校園文化與校園精神宣傳中心以及高校科研平臺等。

首先，高校要建立完善的檔案管理機制，并堅持“統一領導、分級管理”的原則，要求高校檔案工作人員必須嚴格按照規章制度來規范自己的行為。其次，創建有效的兩級管理體制，對檔案收集、整合、歸檔、保存和利用等各個環節進行統籌設計，防止某一環節出現紕漏，影響檔案資料的真實性。最后，增強檔案工作人員的安全防范意識，不僅要保證檔案資料的真實性，還要加強檔案室的安保設施建設，要求相關人員在借閱后及時歸位，并采取人防、物防以及技防措施，來保證檔案資料的完整性和安全性。

借助現代化信息技術，構建檔案信息化管理平臺

新時期屬于現代化信息時代，大數據、云計算等新興技術的廣泛運用大大提升了生產及工作效率。高校檔案工作要做到與時俱進，利用現代化信息技術創建高校檔案信息管理平臺，以提升高校檔案管理技術和管理水平，充分挖掘高校檔案工作的潛在功能。高校檔案室作為高校檔案資料管理與服務中心，要想實現從檔案管理到檔案治理的全過程，首先就要將信息技術與檔案工作進行有機結合，加強“智能一體化檔案館”建設力度。比如，高校需要在信息化管理平臺上整合與備份檔案數據，確保高校檔案信息管理系統的優化與升級，加速與其他業務系統的無縫對接，從而真正實現溝通感知、資源管理、建筑設施和服務創新方面的智能一體化，這對解決傳統檔案管理工作中因紙質資料出現缺失、遺失、篡改、偽造等問題具有現實意義。另外，還要加大檔案信息服務中心建設力度，實現檔案管理的共建共享，以保證在高校教學活動、科研工作以及管理系統中發揮出檔案工作的精準服務功能。

堅持“為師生職工服務”戰略，提高檔案治理質量

除了挖掘和整合學校信息資料這一功能外，服務與利用也是高校檔案工作的重要組成部分，相關工作人員在實踐中只有堅持“為師生職工服務”戰略，才能提高檔案治理質量。首先，高校要加強檔案工作人員的教育培訓工作，使工作人員樹立正確的服務意識，激發工作人員服務的積極性，在整個檔案治理過程中積極創新服務方式。比如，在檔案智能一體化系統中，可以向全校師生和職工提供智能化服務手段，以為檔案檢索和在線查閱等工作提供便利。同時，為了及時解決檔案工作中存在的各種問題，高校還應對檔案工作人員進行全過程指導，全方位地對檔案資料進行整理，嚴格按照規范對所有資料進行儲存和利用。其次，為了提高檔案服務水平，高校檔案工作人員還要不斷擴大服務范圍，以高校內部治理體系為基礎，始終以學術性為指導，為高校人才培養、科研工作、文化傳承提供服務，將檔案工作作為教育的輔助工具，做各項教學活動的真實記錄者。最后，還要不斷加深檔案資料的利用程度，借助新媒體宣傳和推廣檔案館中的資源，打造高校的特色形象，提高全校師生和職工對檔案工作的認知水平，讓更多人參與到檔案收集、整理和歸納工作中，并將檔案工作作為文化傳承的載體，向外界傳播檔案文化。

建立多元互動管理模式，完善檔案工作考核體系

隨著國家對檔案工作高度重視，高校檔案資政價值逐漸被開發利用。對此，高校需要建立多元互動檔案管理模式，讓學校其他部門參與到檔案治理工作中，使各部門之間相互協調，形成有效的工作合力，提升檔案治理效率，并在高校各項管理工作中發揮檔案的功能與價值。另外，要不斷完善檔案工作考核機制，以體現檔案工作的評價功能。檔案資料是衡量與評價高校師生和職工的重要憑證，為提高檔案資料的真實性和可靠性，高校需要加大問責機制建設力度，避免工作人員出現篡改、虛構、造假等違法行為。同時，還要對檔案資料進行定期檢查，及時發現歸檔資料存在的缺失、損害等問題，讓工作人員在有效的時間內進行查缺補漏，防止在后期出現更大的問題。因此，高校應強化檔案制度管理，通過制度保障來增強檔案治理的執行能力。

綜上所述，為全面推進國家治理體系建設，增強國家治理能力，應對高校檔案工作提出較高要求，積極轉變其以往的“邊緣化”狀態，堅持與時俱進，及時更新檔案管理理念，結合檔案工作的屬性創新管理模式，在國家治理工作中展現高校檔案工作的價值，真正實現從檔案管理到檔案治理全過程。