企業集團財務共享服務中心制度建設探究

閆磊 中化學交通建設集團有限公司

引言

財務共享服務中心為集團解決業務資源整合、財務管理等一系列問題，對所有相同的作業采用標準化的流程，財務共享服務中心是一個獨立的部門，所有的業務流程都是標準化的，將各分公司的會計核算、會計報表等工作統一集中處理，克服了傳統財務管理的局限性，充分體現財務數據的高度集中，提高企業資源水平合理配置，進而提升企業財務管理水平和整體競爭力。

一、企業集團建立財務共享服務中心機制的必要性分析

（一）滿足共享中心運行環境需求

企業集團運營管理中，基于財務運行規律設計財務制度，更好地滿足內外部發展環境。隨著環境的改變，改變了財務共享服務中心整個運行環境、重新建設組織以及重新分配權責利。（1）改變了整體環境。建立財務共享服務中心，集中集團下屬單位財務人員到服務中心統一辦公，傳統財務制度地理環境發生了改變。另外，原有財務制度是分子公司整個制度的重要構成，建立服務共享中心后，財務制度打破了分子公司主體邊界，運行并實施，下屬公司與服務共享中心共同體，打破了傳統財務制度框架與運行環境。所以，為了更好地滿足環境變化需求，合理制定管理制度滿足服務共享中心運行是十分必要的。（2）重新建立組織框架。服務共享中心的建立，要充分考慮集團組織架構、業務活動特點與戰略發展目標等因素，以此合理設定組織機構。建立服務共享中心，很大程度上可撤銷下屬公司原財務管理部門，其部分或所有財務人員集中到服務中心，結合集團業務特點中心承擔下屬公司部分或所有已撤銷部分財務職能。此種情況下，集團企業內部組織框架發生了很大的變化。（3）中心配置權責利關系。建立服務共享中心，使得原組織結構發生了變化，以此重新調整權責利關系。明確權責利關系，與集團合理配置內部資源聯系緊密。同時，建立健全配套的制度，明確配置新權責利關系全面協調各方財務目標及利益矛盾。

（二）服務共享中心業務流程不斷規范的需求

集團企業建立服務共享中心，不受傳統財務管理模式束縛，為財務業務活動提供了新渠道。該中心將集團下屬單位內部作業獨立審批鏈條向分子公司外部集團擴展，集中處理有較高重復性、較大業務量以及較高標準化水平的業務；業務流程審批從傳統線下手工審批向在線實時審批轉變，改變了業務流程路徑與根本實現發生。所以，隨著財務共享模式的改變，要對業務流程制度體系進行重新梳理與整合，以此更好地服務于企業發展，加強業務流程管理的規范與優化。

（三）運營發展的需求得到滿足

集團企業實施財務共享服務前，原有財務職能屬于集團總部與下屬公司組織架構。實施共享服務后，各下屬公司分散人員開始集中辦公，以此形成財務共享服務中心，其與原下屬公司組織機構是相互獨立的。成立服務中心，表明是屬于一個機構或獨立運營平臺，為了確保該中心的可持續發展，為新機構制定匹配的發展目標與內部管理規劃，結合實際運營情況進一步完善管理制度體系。

二、概述財務共享服務中心相關制度體系

集團企業運營管理中，內部財務制度設計包含設置財務機構與建立崗位責任機制，還有財務基礎管理規范及各項財務活動制度。縱觀現階段財務共享服務中心運行職能與特點，中心制度體系包含運行規程、業務流程、信息管理、財務管理及運營管理等各部分制度。

（一）整體運行規程

財務共享服務中心的建立，其整體運行規程指明確服務中心機構屬性、目標、使命、發展愿景及運行規則等，還要明確服務中心組織架構、職責與內部崗位職責等。通常，服務中心會結合集團實際運營管理特點，細分并整合原有財務業務活動，重新設置組織架構。服務共享中心中，該運行規程是各項具體制度執行的重要理論基礎與邏輯前提，為服務中心構建整體制度體系奠定了良好的基礎。

（二）中心業務流程制度

縱觀當前集團企業財務共享實踐工作經驗，基于流程再造理論分析并實施財務共享，本質上而言，其建設過程就是財務流程的再造過程。重新梳理、安排并整合業務流程，利于集團優化配置內部資源充分發揮規模經濟作用。服務共享中心的建立，其業務流程包含費用報銷、編報審批預算、應付應收、確認收入成本及處理特殊業務等流程。其中，費用報銷流程主要包含申請事前費用預算與事后報銷費用兩個步驟。而申請事前預算費用的具體流程在于：經辦人提出預算申請流程、本部門領導審核、財務預算管理相關領導審批。報銷事后費用具體流程是：結合獲得審批的預算費用申請單填寫報銷信息、做好原始單據的粘貼、掃描原始單據，本部門領導確認、服務共享中心審核報銷費用、領導審核確認、服務共享中心完成結算支付。實際工作中，預算申請流程可結合現階段某項費用實際執行情況評估其支出是否合理，以此嚴格管控預算費用支出，以防發生預算超支。各項業務活動中預算申請是重要的前提，預算申請只有通過審批后方可執行。另外，預算費用報銷單據及申請單據的關聯，旨在利用信息系統實時控制預算申請與執行情況，以防預算申請不符合預算執行。

（三）信息系統管理機制

企業集團運營管理中，基于信息技術實時財務服務共享，建立信息系統直接決定著財務共享服務的成功與否。財務共享中離不開信息與數據的共享，其中高效運轉信息系統為信息共享建設奠定了基礎。為了保障信息系統規范管理，增強財務服務共享信息系統運行的安全、可靠與穩定性，基于制度明確并細化該系統管理范圍、內容與權責利關系是十分必要的。信息系統中建立完善的管理制度包含管理制度與實操手冊兩項內容。其中，管理制度要明確系統功能、系統管理維護與使用者的權責利關系，分類說明日常信息系統實際業務需求與相關處理流程，以此進一步規范系統管理的安全性。系統實操手冊能夠為共享服務系統用戶操作提供幫助，保障用戶規范而標準地應用該系統與實操手冊。

（四）財務活動制度

企業財務活動包含與日常生產運營聯系緊密的資金日常籌集與配置等管理活動、業務活動收支聯系緊密的預算管理控制、財務會計核算規則及決策路徑分析等。財務共享制度的實施，改變了財務活動組織結構如資金、預算及稅務等管理，所以實施財務共享后，一般財務活動制度包含財務資金、預算、會計核算、稅務、資產、財務報告分析及會計檔案管理等管理規范，還要明確各項管理活動有關的實施規則制度。因而，實際工作中，財務共享科技結合行業業務特點制定相匹配的財務制度，以此利用制度進一步明確并規范相關經濟業務活動。

（五）相關運營管理機制

集團財務共享制度中，運營管理承擔著優化前期組織架構、業務流程及信息系統等重任。運營管理是一種新管理體系，保障財務共享發展的可持續性。其常見活動包含高效科學地制定運營體系、依照制度開展各項工作、建立健全績效考核極易持續完善工作體系等。其管理內容通常包含企業內部人員、工作績效、工作質量、服務及知識等方面的管理。集團企業建立運營管理體系，利于規范管理財務共享，可從制度層面保障集團企業實現財務共享發展目標。

三、財務共享制度建設要點

（一）加強企業內部環境的優化

（1）前期做好各項準備工作。創建財務共享中心前期，為了高質高效開展財務共享，集團企業重視前期評估工作。具體而言，目標明確后集團管理人員要進一步優化并完善內部財務工作流程及人員崗位職責，還要注意企業經營管理中存在的各項財務風險與經濟效益方面的因素。即綜合分析企業面臨的內部環境，結合企業未來戰略發展目標準確評估財務共享制度創建之初的工作，以此確保順利創建財務共享中心并充分發揮其作用，為集團企業發展提供推動力。

（2）統籌規劃開展期工作。集團企業經營性質比較特殊，與其他普通企業相比，集團內部財務活動涉及內容范圍廣，包含集團經營流程與各分公司流通機制等。所以，建立財務共享中心時，集團企業面臨的財務因素比較多。具體而言，財務共享服務中心建立時，注意共享中心建立、計算機設備維護與準備配套軟硬件設施等環節。實際工作中，相關人員要深入了解集團企業實際情況，綜合分析并了解財務共享服務模式建立所用的資源，特別是人力資源。集團領導要重視共享服務效益體系的建立，其可為后期財務共享運行成本與收益提供客觀數據，便于企業領導科學制定決策，以此順利開展財務共享服務。

（3）科學構建服務共享平臺。企業建立財務共享服務模式時，高水平硬件設備的支撐是必不可少的，以此保障其建立質量。所以，集團領導要科學制定人力資源管理策略，以此吸引更多綜合素養高的財務人員參與內部發展，基于原有財務工作科學構建工作平臺。實際工作中有效應用大數據技術分析相關財務數據，以此全面提升財務共享平臺運行效率，為集團內部管理水平的提升打好基礎。

（4）引入高水平財務人員。企業管理中，人力資源發揮著重要的作用，也是建立財務共享服務體系的關鍵因素。所以，集團企業要建立健全員工激勵體系，以此吸引更多優秀人才參與企業運營管理。通過提升員工薪資待遇吸引并留住內外部人才，提升招聘標準篩選出水平與素質高的專業財務人員。另外，還要為內部財務人員有效組織培訓活動，定期培訓與交流對工作人員專業素養的提高發揮著重要的作用。最后，還要合理制定獎懲機制，定期考核員工工作情況，從物質與精神方面為表現優秀的員工提供獎勵，同時嚴厲懲罰考核不達標的員工，以此全面激發員工工作熱情，使其更好地投入工作。

（二）重視規范與效率關系的權衡

眾所周知，建立制度時無法統籌兼顧規范與效率。集團企業建立財務共享中心，要權衡運營效率的提高與規范建設制度、精細化管理目標間的關系。如，制定與流程審批制度過程中，由集團董事長或總經理審批財務共享各項審批流程，抑或是授權財務共享中心領導，集團內部明確重要經濟活動聯簽條件，對制度執行效率與建設規范、標準與精細化管理目標等密切相關。因而要根據行業業務特點、內部管理目標與趨勢，集團建立財務共享中心，明確現階段要解決的事項與制度規范化發展，滿足分層治理結構需求，適當放權合理制定制度體系為企業發展提供推動力。

（三）建立健全各項制度

正所謂無規矩不成方圓，各項制度的制定，為企業各項管理活動的規范開展提供了重要參考，也是企業內部運營管理活動的重要規則，因而企業要建立嚴肅而穩定的制度，不能擅自變更。財務制度與實際情況聯系緊密，而且操作性強，這是非常必要的，所以深入探究并明確財務共享服務制度內容范圍，進一步完善財務制度，增強其權威性。集團建立財務共享制度，要加強制度層與業務操作細則的區分。實際操作細則中，各業務部門要加強調整并修正相關經濟業務活動，盡可能不在制度層面做出規定，通過實際操作逐步規范，以此保障財務共享制度的嚴肅性，更好地滿足經濟業務實操頻繁調整的需求。

（四）順應業財融合趨勢

業財融合狀態下，財務共享服務是工作的起點，其集中分散財務人員到服務中心統一辦公，對重復性財務工作實施規模化處理，以此在業財工作中部分財務人員得到解放，為業財深度融合創造了條件。財務共享背景下，財務信息系統有效銜接前端業務系統如人力資源、合同管理及商旅采購等系統，從技術方面保障重新構建業財融合流程。另外，企業建立財務共享制度，還要充分考慮業財融合發展背景下信息技術基礎與趨勢，全面掌握集團各項業務流程變化情況，業務處理中抓住工作要點，合理制定制度規范滿足業財融合發展。

結語

綜上所述，集團企業運營管理中，建立財務共享服務模式提高其信息化水平，進一步明確中心各崗位職責，以此實現精細化管理目標，加快財務管理人員升級轉型，同時合理應用財務報表準確評估風險，以此促進集團企業健康建設財務共享服務中心，應用信息技術并充分發揮其作用，減小財務風險，提升實際管理工作效率及質量，降低財務風險，推動企業實現可持續發展。