中小企業(yè)內(nèi)控架構(gòu)的建立

王景洪

（北京建升房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，北京 101300）

什么是內(nèi)控？?jī)?nèi)控是不是例會(huì)越開越多，流程越設(shè)越多，風(fēng)險(xiǎn)就真的越來(lái)越少？對(duì)于一個(gè)中小型企業(yè)如何建立行之有效又高效的內(nèi)控機(jī)制呢？又如何將風(fēng)險(xiǎn)擋在門外呢？面對(duì)IMABCD時(shí)代的到來(lái)，中小企業(yè)如何高效地發(fā)揮內(nèi)控作用？無(wú)疑財(cái)務(wù)內(nèi)控（會(huì)計(jì)核算和審計(jì)監(jiān)督）是最簡(jiǎn)單高效、最必不可少的內(nèi)控機(jī)制之一，律師、稅務(wù)師或注冊(cè)會(huì)計(jì)師的有效參與更能達(dá)到錦上添花的效果。

一、目前企業(yè)內(nèi)控存在的問題

（一）制度執(zhí)行困難，審核流于形式

很多中小企業(yè)為了應(yīng)付檢查，照搬大型企業(yè)的財(cái)務(wù)制度，沒有針對(duì)性、推行困難、沒有執(zhí)行價(jià)值；審核也是存在于表面的票據(jù)規(guī)范審核。比如年長(zhǎng)的財(cái)務(wù)人員仍依靠經(jīng)驗(yàn)記賬，更新知識(shí)較慢，不能與時(shí)俱進(jìn)，其知識(shí)面與崗位職能不匹配；工作經(jīng)驗(yàn)少的年輕會(huì)計(jì)，喜歡凡事都依賴上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，工作缺乏主動(dòng)性，級(jí)別又較低且不具有發(fā)現(xiàn)問題的能力，由此對(duì)內(nèi)控管理工作產(chǎn)生不利的影響。

（二）不注重培訓(xùn)

財(cái)稅知識(shí)應(yīng)該說(shuō)是一個(gè)更新很頻繁很快的領(lǐng)域。國(guó)家財(cái)稅體制一直在和世界接軌，經(jīng)濟(jì)形式具有多樣性，《會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》不停地修訂，稅法時(shí)時(shí)更新。作為一名財(cái)務(wù)人員，如果不能堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)，就不會(huì)具有擔(dān)任主管會(huì)計(jì)的能力。而中小型企業(yè)往往忽視培訓(xùn)，認(rèn)為學(xué)習(xí)是財(cái)務(wù)人員自己的事情，企業(yè)沒必要在這方面增加支出，其實(shí)是為企業(yè)經(jīng)營(yíng)埋下了隱患。

（三）認(rèn)為管理者、會(huì)計(jì)核算就是內(nèi)控

中小企業(yè)管理者往往認(rèn)為自己就是監(jiān)督、是內(nèi)控。他們一方面開拓市場(chǎng)、抓業(yè)務(wù)、談合作，另一方面控制成本、抓管理，要兼顧的事情很多，往往顧此失彼；還有些管理者認(rèn)為會(huì)計(jì)審核票據(jù)就是在給企業(yè)把關(guān)，沒必要再增加內(nèi)控。實(shí)際上會(huì)計(jì)審核票據(jù)過(guò)程中往往注重的是發(fā)票真?zhèn)危瑢?duì)于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)是忽視的，或者高度不夠、沒有能力識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)要素，加大了風(fēng)險(xiǎn)的存在。

（四）缺少專業(yè)的人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)把控

風(fēng)險(xiǎn)存在于每一個(gè)角落，只是沒有爆發(fā)而已，簡(jiǎn)單到一個(gè)未完成合同的訴訟時(shí)效問題，合同的稅率問題，這所有的一切都需要一個(gè)既專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)又豐富的人員為企業(yè)提供指導(dǎo)和支持。目前，很多中小型企業(yè)在經(jīng)營(yíng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中忽視這一點(diǎn)，只有等發(fā)生了訴訟才去請(qǐng)律師，稅務(wù)罰款了才去請(qǐng)稅務(wù)師或者注冊(cè)會(huì)計(jì)師，采取亡羊補(bǔ)牢的辦法修補(bǔ)漏洞。此時(shí)聘請(qǐng)的律師或者稅務(wù)師也是對(duì)已接受的案件評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，提出建議，對(duì)日常風(fēng)險(xiǎn)不能有效控制，不能將風(fēng)險(xiǎn)防患于未然。

二、財(cái)務(wù)內(nèi)控的構(gòu)建

構(gòu)建適用于本企業(yè)切實(shí)可行的內(nèi)控制度，制定培訓(xùn)計(jì)劃，構(gòu)建財(cái)務(wù)內(nèi)控小體系。首先以財(cái)務(wù)審核作為第一道關(guān)口，審計(jì)監(jiān)督作為第二道關(guān)口。財(cái)務(wù)審核作為第一道關(guān)口要掌握發(fā)現(xiàn)問題的能力，企業(yè)每年對(duì)財(cái)務(wù)審核人員進(jìn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、稅法知識(shí)、和簡(jiǎn)單的經(jīng)濟(jì)法培訓(xùn)；審計(jì)監(jiān)督作為第二道關(guān)口，審計(jì)監(jiān)督人員要定期不定期地對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)進(jìn)行審計(jì)、加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理，加強(qiáng)關(guān)于內(nèi)控的培訓(xùn)。這兩道關(guān)口尤其重要，是財(cái)務(wù)內(nèi)控架構(gòu)的重要組成部分。這兩類專業(yè)人員要具備發(fā)現(xiàn)問題、處理和解決問題的能力，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（一）人員培訓(xùn)

針對(duì)會(huì)計(jì)核算人員和審計(jì)監(jiān)督人員要定期進(jìn)行政治素養(yǎng)和職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)。首先，會(huì)計(jì)工作崗位，一定是本著為國(guó)家、企業(yè)、自己負(fù)責(zé)任的態(tài)度，嚴(yán)格按照國(guó)家的法律法規(guī)和《會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》處理會(huì)計(jì)事務(wù)，保守企業(yè)秘密，站在企業(yè)的角度思考和解決問題。其次，針對(duì)專業(yè)水平等級(jí)制定培訓(xùn)計(jì)劃，中小企業(yè)應(yīng)建立有針對(duì)性、分層次的專業(yè)培訓(xùn)，會(huì)計(jì)核算和審計(jì)監(jiān)督人員可通過(guò)線上線下培訓(xùn)考取證書的形式提高職業(yè)技能；審計(jì)監(jiān)督人員還要將工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整理歸集，定期組織各科室負(fù)責(zé)人、職工學(xué)習(xí)，提高全體員工的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力，將內(nèi)控工作滲透到每個(gè)環(huán)節(jié)和崗位上，打造出風(fēng)清氣正、全員參與的企業(yè)文化。企業(yè)內(nèi)控工作是一項(xiàng)持續(xù)推進(jìn)的工作，培訓(xùn)與學(xué)習(xí)應(yīng)持之以恒。

（二）完善財(cái)務(wù)內(nèi)控制度

1．崗位責(zé)任劃分

財(cái)務(wù)內(nèi)控制度的建立應(yīng)滿足各崗位之間的相互監(jiān)督、相互制約，同時(shí)中小企業(yè)還需要依照高效精簡(jiǎn)、優(yōu)化流程的原則來(lái)設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)和匹配工作崗位。

首先，出納崗位人員要熟練掌握現(xiàn)金管理辦法和企業(yè)財(cái)務(wù)制度，嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，審核發(fā)票的真?zhèn)危徊坏眠`規(guī)使用現(xiàn)金，現(xiàn)金及時(shí)送存銀行，日清月結(jié)；按要求編制銀行調(diào)節(jié)表，且調(diào)節(jié)表中不能出現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間不入賬的項(xiàng)目等等。

其次，成本復(fù)核會(huì)計(jì)崗位人員，復(fù)核出納已經(jīng)審核的票據(jù)，對(duì)每一項(xiàng)支出要和合同比對(duì)，有比對(duì)不符的拒絕出納付款，并向主管會(huì)計(jì)匯報(bào)；隨時(shí)整理合同臺(tái)賬，審核合同內(nèi)容和發(fā)票流、資金流、合同流是否一致，及時(shí)匯報(bào)；要審核各種審批手續(xù)、付款時(shí)間與合同約定付款時(shí)間是否一致，不一致的拒絕簽字，并聯(lián)系負(fù)責(zé)人，重新走流程；歸集成本，滾動(dòng)化管理成本，監(jiān)督預(yù)算和已發(fā)生成本之間的差異，查找原因，隨時(shí)匯報(bào)。

再次，主管會(huì)計(jì)崗位人員是財(cái)務(wù)核算工作的核心人物，一定要熟練掌握財(cái)稅知識(shí)，具有較高管理會(huì)計(jì)的能力，能夠全面監(jiān)督會(huì)計(jì)核算，指導(dǎo)、監(jiān)督出納和成本復(fù)核會(huì)計(jì)的工作，為企業(yè)負(fù)責(zé)人提供真實(shí)、有效的數(shù)據(jù)；審核收、付款工作，對(duì)于未按照合同約定方式的收款和付款業(yè)務(wù)能及時(shí)制止；做好預(yù)算和決算；要完善財(cái)務(wù)手續(xù)、組織運(yùn)用資金、報(bào)送稅務(wù)統(tǒng)計(jì)等外部報(bào)表；與內(nèi)部其他部門相互協(xié)作溝通；配合審計(jì)崗位人員協(xié)調(diào)工作中的問題，及時(shí)整改。

最后，審計(jì)崗位可以是財(cái)務(wù)總監(jiān)兼職，審計(jì)崗位人員直接領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)財(cái)務(wù)人員，搭建財(cái)務(wù)內(nèi)控體系，監(jiān)督日常工作，協(xié)助布局企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略。日常監(jiān)督工作，具體審核本企業(yè)所有部門工作執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，參與“三重一大”的會(huì)議，組織指導(dǎo)各部門重大事項(xiàng)的實(shí)施工作；熟練掌握財(cái)務(wù)、法律知識(shí)，具有較強(qiáng)的溝通能力，能夠把各部門真實(shí)的問題匯總整理，出具整改意見，工作中發(fā)現(xiàn)有營(yíng)私舞弊、串通的情況，或者有消極怠、明知故犯的情況具有考核權(quán)，每月出具對(duì)企業(yè)的審計(jì)情況書；既能夠發(fā)現(xiàn)問題還能夠解決問題、化解矛盾，真正地做到業(yè)財(cái)融合，推行全面預(yù)算管理，參與布局長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。

2．優(yōu)化大額資金管理與財(cái)務(wù)內(nèi)控流程

企業(yè)內(nèi)控制度是與資金活動(dòng)相關(guān)的內(nèi)控活動(dòng)，是為了保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效經(jīng)營(yíng)的手段，是讓各部門相關(guān)人員自覺遵守的依據(jù)。比如：資金管理方面，重點(diǎn)是保證資金安全，提高資金周轉(zhuǎn)速度和使用效益。在大額資金的使用方面設(shè)立專門的規(guī)章制度，首先，要明確大額資金的內(nèi)容：第一，使用年度計(jì)劃外的資金；第二，大額度的非生產(chǎn)性資金及重大捐贈(zèng)、資助等；第三，非生產(chǎn)性項(xiàng)目5萬(wàn)元的支出；第四，工程款（建安、裝修、消防、電梯維保、監(jiān)理等）涉及金額較大，約50萬(wàn)元起，前期合同（含設(shè)計(jì)、咨詢、測(cè)量、招投標(biāo)等）10萬(wàn)元起為大額度資金，零星采購(gòu)合同原則上每年至少召開一次會(huì)議，其他（勞保、五金、審計(jì)、法律等）10萬(wàn)元以上為大額資金；第五，員工獎(jiǎng)金；第六，對(duì)外擔(dān)保；第七，資產(chǎn)的出租、處置；第八，其他大額度資金。

其次，完善內(nèi)控流程。第一，重大資金的支出必須開會(huì)，參加會(huì)議人員包含具體經(jīng)手人員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人、審計(jì)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等職能科室參加。依據(jù)公司章程要求召開董事會(huì)、股東會(huì)。第二，經(jīng)手人持有效合同和票據(jù)到采購(gòu)、預(yù)算、工程、會(huì)計(jì)處審核；采購(gòu)、預(yù)算審核材料是否合格、施工進(jìn)度是否與合同約定一致；工程部門審核施工是否符合工程驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；出納審核票據(jù)的合法性；成本復(fù)核會(huì)計(jì)審核合同支付方式和時(shí)間與實(shí)際是否一致，同時(shí)審核要有會(huì)議紀(jì)要，對(duì)于沒有會(huì)議紀(jì)要的拒絕出納付款直接退回；主管會(huì)計(jì)全面審核，全部沒有問題，上報(bào)審計(jì)審核。第三，審計(jì)崗位，隨時(shí)監(jiān)督業(yè)務(wù)是否真實(shí)、流程是否有疏漏，大額資金會(huì)議紀(jì)要是否齊全，抽查各科室人員對(duì)所批款內(nèi)容的熟悉程度，有沒有玩忽職守的情況。對(duì)于存在問題的及時(shí)發(fā)表審計(jì)意見，督促整改并上報(bào)總經(jīng)理。

（三）對(duì)于銀行預(yù)留大額資金的使用

為了保證資金安全，提高資金使用效率，原則上不允許購(gòu)買理財(cái)產(chǎn)品，將結(jié)余資金采用銀行定期的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。定期存款順序存取，確保每月都有資金到賬。出納隨時(shí)關(guān)注銀行存款余額和定期存單到期時(shí)間，關(guān)注定期存款的利息變動(dòng)情況，隨時(shí)向主管會(huì)計(jì)、審計(jì)匯報(bào)。遇到有利息上升時(shí)或下降時(shí)及時(shí)請(qǐng)示并調(diào)整資金結(jié)構(gòu)。定期存款利息及時(shí)入賬，編制會(huì)計(jì)憑證，及時(shí)與銀行對(duì)賬，不得擅自調(diào)整資金結(jié)構(gòu)。擅自調(diào)整資金結(jié)構(gòu)者嚴(yán)格按照績(jī)效考核管理制度執(zhí)行。

（四）其他事項(xiàng)的內(nèi)控管理

1．固定資產(chǎn)的管理

主管會(huì)計(jì)對(duì)本企業(yè)固定資產(chǎn)情況要清楚，每半年要組織相關(guān)人員對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行一次盤點(diǎn)。對(duì)折舊已提足，不能使用的資產(chǎn)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行固定資產(chǎn)清理。批量清理固定資產(chǎn)或者金額較大的單個(gè)固定資產(chǎn)，按照重大事項(xiàng)處理，必須請(qǐng)有資質(zhì)的評(píng)估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估，價(jià)格公允可溯。

2．檔案管理

原則上兩年以上的會(huì)計(jì)檔案移交給檔案管理人員，沒有辦理移交的檔案要妥善保管，不得擅自撕毀、更改、拆裝憑證和賬簿，會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出。查閱檔案、資料時(shí)，只允許在指定閱覽范圍內(nèi)查閱，不得翻閱與其無(wú)關(guān)的檔案。查閱檔案時(shí)，不得在會(huì)計(jì)檔案資料圈點(diǎn)、涂改、污損和撕扯等。查閱會(huì)計(jì)檔案未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自摘抄、復(fù)印、拍攝、傳閱。經(jīng)同意可以自帶相機(jī)或有拍攝功能的手機(jī)，拍照后自行打印。查閱后將案卷歸還所存放的架子前，由工作人員認(rèn)真查驗(yàn)，點(diǎn)交清楚，及時(shí)歸位。對(duì)于違規(guī)操作的人檔案管理員有權(quán)拒絕其繼續(xù)查閱，將其請(qǐng)出查閱地點(diǎn)，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3．公章、合同章、財(cái)務(wù)章、人名章、發(fā)票專用章的使用管理

建立合同章、公章用章管理制度，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，登記合同章、公章臺(tái)賬，蓋章要有審批手續(xù)，審批內(nèi)容必須明晰，不超范圍用章；財(cái)務(wù)章和人名章遵循雙人分管、保險(xiǎn)柜另行存放的原則；發(fā)票專用章使用要符合發(fā)票管理辦法中關(guān)于蓋章的規(guī)定。

4．財(cái)務(wù)軟件的管理

財(cái)務(wù)軟件承載著企業(yè)的核心機(jī)密，建立嚴(yán)格的軟件管理制度也是財(cái)務(wù)內(nèi)控的重要方面。其中包括財(cái)務(wù)人員使用權(quán)限的設(shè)置、服務(wù)器的存放、電子檔案的管理、軟件錄入人員刪改憑證的權(quán)限、打印和裝訂電子憑證的期限、賬表的備份、病毒的防范等等，本著專線專人的管理原則，拒絕交叉管理。

三、聘請(qǐng)專業(yè)的律師和注冊(cè)會(huì)計(jì)師

（五）財(cái)務(wù)內(nèi)控如何應(yīng)對(duì)偶然發(fā)生事件

面對(duì)偶發(fā)事件，財(cái)務(wù)內(nèi)控是不是就處于沒有控制狀態(tài)呢？偶發(fā)事件是指在事件發(fā)展過(guò)程中遇到的事先難以預(yù)料、出現(xiàn)頻率較低，但必須迅速做出處理的事件。越是緊急的事情越應(yīng)該冷靜思考、沉著面對(duì)。2021年夏天的一場(chǎng)大暴雨，把企業(yè)所有員工的心緊緊捆在一起，安全科迅速組織人力物力，各部門積極配合，共同鑄就汛期防護(hù)墻。此時(shí)購(gòu)買防汛物資，就不能按照平時(shí)采購(gòu)流程執(zhí)行，快速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。找長(zhǎng)期合作的廠家采購(gòu)，按“先用后付”的原則。既保證防汛物資及時(shí)到位，又不浪費(fèi)企業(yè)資金。汛期過(guò)后，采購(gòu)科將采購(gòu)合同和實(shí)際使用的物資清單提供給安全科確認(rèn)，安全科和采購(gòu)科一起對(duì)所用物資和使用情況向總經(jīng)理匯報(bào)，會(huì)計(jì)審核，總經(jīng)理審批。

（一）聘請(qǐng)律師提高法律風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，法律相關(guān)問題是企業(yè)面臨的最大風(fēng)險(xiǎn)，僅僅依靠財(cái)務(wù)內(nèi)控是不能滿足企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的要求。聘請(qǐng)專業(yè)的律師，無(wú)疑是有效規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)、保證交易風(fēng)險(xiǎn)能夠控制在企業(yè)可以接受的范圍之內(nèi)、促進(jìn)交易行為的良好發(fā)展、維護(hù)企業(yè)根本利益、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。律師要參與企業(yè)重大合同的起草、審核合同條文、參與合同談判、監(jiān)督合同履行，對(duì)于合同執(zhí)行過(guò)程中違規(guī)的行為及時(shí)制止，及時(shí)收集有利證據(jù)，為合同糾紛打基礎(chǔ)。

律師在企業(yè)合同管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、銷售等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，能夠有效地避免購(gòu)銷合同法律風(fēng)險(xiǎn)，杜絕不合規(guī)現(xiàn)象，從而有效地預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。另外，律師還要參與到企業(yè)勞動(dòng)用工合同的制定，規(guī)避用工風(fēng)險(xiǎn)。

（二）聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的稅務(wù)師或注冊(cè)會(huì)計(jì)師防控稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

隨著稅收政策越來(lái)越規(guī)范，發(fā)條越來(lái)越明細(xì)，稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)往往伴隨企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程，僅僅依靠審核票據(jù)和內(nèi)審，已經(jīng)滿足不了風(fēng)險(xiǎn)管控的要求，還要聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的稅務(wù)師、注冊(cè)會(huì)計(jì)師。稅務(wù)師、注冊(cè)會(huì)計(jì)師要參與重大合同的簽訂，對(duì)會(huì)計(jì)和審計(jì)人員提出的問題積極解答，對(duì)合同的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，參與完善財(cái)務(wù)內(nèi)控制度。稅務(wù)師、注冊(cè)會(huì)計(jì)師的參與不僅僅能夠把控稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，還能夠幫助企業(yè)完善各種財(cái)務(wù)內(nèi)控制度、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

四、建立內(nèi)控績(jī)效考核機(jī)制

企業(yè)內(nèi)控績(jī)效考核機(jī)制是維護(hù)內(nèi)控系統(tǒng)健康、良好運(yùn)行的保證。企業(yè)建立健全內(nèi)控績(jī)效考核機(jī)制，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限。績(jī)效考核要強(qiáng)調(diào)積極的薪資激勵(lì)機(jī)制，給每一名員工提供升職加薪的渠道和方法；也要有嚴(yán)格的考核機(jī)制，明確每項(xiàng)工作的底線，規(guī)定懲罰內(nèi)容、措施、方法。在執(zhí)行過(guò)程中要不斷發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制度的缺陷和不足，充分發(fā)揮績(jī)效考核作用，不斷改進(jìn)完善內(nèi)控考核機(jī)制。

五、結(jié)束語(yǔ)

不難看出，中小企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大，外部形勢(shì)也在不斷發(fā)生變化，IMABCD時(shí)代的到來(lái)，要求企業(yè)管理升級(jí)，財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。完善的內(nèi)控系統(tǒng)可以減低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，加上有經(jīng)驗(yàn)的律師和稅務(wù)師或者注冊(cè)會(huì)計(jì)師參與，能夠提高內(nèi)控人員發(fā)現(xiàn)和解決問題的能力，做到未雨綢繆，防患于未然，提高經(jīng)營(yíng)效益，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。