事業單位檔案管理工作效率的提升策略研究

劉佳

（隆化縣醫療保障局，河北 承德 068150）

隨著中國的不斷發展和變革，傳統的檔案管理方式已經缺乏相應的應用環境。在互聯網環境下，信息的保存方式也發生變化，檔案已不僅僅是傳統的文字資料，圖像、音頻、視頻資料的增加，以及社會對事業單位檔案檢索能力要求的增加，導致了事業單位檔案管理工作必須要走向規范化和科學化。

一、檔案管理的意義

信息技術的快速發展推動著我國步入信息化時代，在此背景下需要事業單位進行檔案管理的數字化變革，將重要的文件和資料轉換成電子文檔，從而提升管理效率，獲取所需要的各種信息。充分發揮計算機技術的作用，對檔案進行有效的編撰、整理、分析以及儲存和保護，這有助于查閱者更好地搜尋自己所需要的資料，同時也有助于節省人力、物力和時間成本，從而延伸實體檔案的生命，在提升檔案管理安全性的同時，達成檔案管理的預期目標，因此在新時代下加強檔案管理對事業單位的長遠發展具有十分重要的現實意義。

二、企事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏正確的管理理念

在過去的很長一段時間內，檔案管理常常只是單純地對檔案進行保管以及查詢，其更深層次的作用沒有被挖掘，所謂的檔案管理也形同虛設。正是沒有對檔案引起足夠的重視，使得很多事業單位總是無法做到對檔案材料的深入剖析，相關的檔案數據庫也存在不健全的情況，無法讓檔案為事業單位領導提出戰略決策提供有力支撐。比如，醫院對于檔案的利用率相對不高，專門負責人力資源檔案管理的人員也只能被動地提供檔案資料，很少主動地去積極開發利用檔案信息，進而導致機關檔案管理的效率難以得到有效提升，對醫院的發展造成一定的影響。

（二）缺乏專業管理人才

事業單位檔案管理工作開展過程中，缺乏專業人才，導致檔案管理效果較差，難以達到預期目標，從而影響實際效能。第一，一些檔案管理人員對于檔案管理認識不足，定位較低，認為這一工作發展空間較小，積極性較差，從而影響實際工作開展的效能。例如，一些檔案管理人員認為檔案管理屬于“閑職”，只要保證檔案信息安全、不丟失即可，在其他方面投入不足，難以提升服務價值。第二，一些檔案管理人員并不是科班出身，專業知識較差，對于檔案管理工作依然采取原有的管理方法，按部就班，缺乏創新。例如，一些工作人員僅僅進行簡單的檔案存儲、檔案更新、檔案郵寄等工作，對于如何發揮檔案管理價值方面思考不足。第三，檔案管理人員缺乏主動服務意識，在檔案管理方面過于被動，只是輔助相關人員開展工作，以完成基本工作為目標，對于如何提升效能關注不足。

（三）管理制度有待完善

具體表現在績效考核制度不完善、評價制度缺失、維護制度不健全三個方面。事業單位在檔案管理過程中，對于服務效能提升方面缺乏針對性的考核制度，從而導致其難以通過績效考核提升服務效能。例如，在考核指標設置方面，僅注重安全性、真實性的指標，缺乏對效能方面指標的設置。在檔案管理服務效能評價方面，缺乏有效的制度體系，難以及時準確地進行服務效能評價，不利于問題發現和解決。在維護制度方面，事業單位對于實體的檔案和信息化的檔案維護制度不健全，存在檔案損壞、丟失等風險，需要在有關方面加強管理投入。例如，一些紙質檔案的存放環境不滿足要求，過于潮濕，影響檔案壽命。

（四）基礎設施難以符合新時期的檔案管理需求

雖然傳統的事業檔案管理工作已經開始融入了信息化的技術內容，并以此開始走向規范化和科學化，但是可以發現，傳統的事業檔案管理工作的管理思想，對于檔案管理工作的變革造成了巨大的影響。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理工作更多的是重視檔案的收集和整理，對于檔案的檢索和統計往往會融入檔案的整理中，也就是在整理檔案的過程中，編制相應的檔案整理報告，以便于后續進行檔案檢索和分析。但是隨著信息時代的發展，數字化的管理模式已經融入了社會生活中，為此在檔案管理工作中，開始重視對于檔案的檢索和分析，這也就導致了檔案管理工作的工作難度和工作量直線上升，需要多個部門以及資金的配合才能夠完成檔案管理工作。但是目前事業單位在人力資源上有限，而設計相配套的基礎設施還不夠完善，因此必須投入足夠的資金，促進檔案管理工作的基礎設施的完善。

三、信息技術在事業單位檔案管理中的具體應用

在事業單位檔案管理工作中，信息技術嶄露頭角的第一步便是通過人工錄入或掃描渠道，完成紙質文件到電子文件的轉變，而后輸入計算機系統進行備份和保存。在大數據時代背景下，越來越多領域開始注意到大數據技術的優勢，并將其不斷完善，事業單位檔案管理工作也不例外。如果將大數據與檔案管理結合起來，原本的紙質文件將變為電子數字化信息，儲存地點則為云端，以便更好地管理檔案，更新工作人員的認知，提升檔案管理工作的整體效率，為事業單位減少不必要的麻煩。

四、企事業單位檔案管理工作效率的有效提升策略

（一）轉變思想觀念，加大重視程度

在信息化條件下，對事業單位檔案管理的要求越來越高，因此領導層和事業單位管理人員應該意識到信息化建設的重要性，轉變思想觀念，加大重視程度。一是改善思想，提升認識能力，新形勢下，各個事業單位應當根據本單位實際情況創新新理念、引入新技術和新管理方式，為檔案信息化建設提供先決條件。二是單位領導應重視起來，加強領導能力，為單位檔案管理信息化建設設置中長期規劃和目標，周密部署、落實分解任務，提升工作效率。三是將檔案信息化建設納入單位年終考核和人才考核，并將所需要的資金納入財政預算，使得檔案信息化建設和單位管理真正融為一體，實現全覆蓋。四是運用數字化管理模式，提升檔案保管的質量水平，科學有序地推進事業單位檔案管理信息化建設進程。

（二）對企事業單位文書檔案實施系統化管理

對事業單位的文書檔案進行分類，即對財務信息檔案、業務檔案、人事檔案等進行系統分類管理。這樣不僅能夠更加方便企業管理，而且還能方便尋找檔案。程序如下：如果員工收到檔案，員工應首先檢查檔案是否完整，然后對檔案進行分類和編號，在第一份文件中，文件名、文件號、文件類型以及員工姓名和工作號列入機構檔案管理系統，最后在檔案室列入檔案，屬于員工管理類的檔案。如員工需要借檔案，則需要登記員工的姓名+工號。對事業單位文書檔案資源管理工作內容進行系統化管理，能夠為企事業單位文書檔案管理研究提供更加便利條件，有效防止檔案因記錄不清晰而導致檔案失真，還能有效提升查詢速率，進而有效提升企事業單位文案工作服務人員的工作效率。

（三）加強對企事業單位文書檔案管理工作的監督

如何進行合理的保管和使用事業單位文書檔案，從表面上看是行政資源管理的常規教學工作的主要內容，但檔案是事業單位的日常運營和發展的重要記錄，對于提高醫院的發展研究具有非常重要的意義。因此，泰安市中心醫院檔案管理人員十分重視文書檔案，設計了一套文書檔案管理的監督機制并不斷予以完善。采取不定期檢查文書檔案管理人員工作效果的措施，例如在調用文件時由管理部門進行檢查。對于重要數據文件，則采取一套嚴謹的管理人員審核工作方式，以月為單位對該類檔案信息進行定期檢查，有效保證該類檔案的安全。

（四）促使檔案管理規范化

檔案管理對于事業單位內部人員工作的情況能進行監督和評估，從而達到管控資源的目的。但是需要注意的是，無論是什么工作，都是由人實施的。檔案管理也不例外，檔案管理的負責人員能否具備現代化水平，格外重要。在傳統的管理模式中，檔案管理人員僅僅是按時將內部人員的信息采集并收納，沒有做出任何客觀的判斷，更不會提出個人有價值的建議，這與其他工作人員的行為大同小異。檔案是人力資源管理的重要內容，能調配各部門人員。當檔案管理的人員欠缺宏觀調控意識，其他部門人員也就逐漸脫節，無法構建良好的溝通協調氛圍。當今時代所看重的是將各人的獨特性匯集形成合力。事業單位的工作要及時與社會接軌，要注重社會實踐中集體思考的重要性。一般來說，工作人員只有具備了責任意識，才會慢慢投入對集體合力的思考，而這一切需要檔案管理來營造和激發。但是如果檔案管理無法發揮作用，不具備公信力，又如何激發工作人員的責任意識，更談不上協調眾人。因而，必須要利用現代信息技術，構建出檔案管理的良好機制，促使其他部門人員愿意配合檔案管理部門工作。鑒于以人為本的理念，檔案管理人員不能強制命令其他人員配合工作，因此檔案管理人員必須做到以下幾點：其一是在規劃改良模式時要渲染良好的氛圍，讓其他人員能在一定規律中轉變原有的想法，而不是在嚴格要求下突然改變，因此檔案管理人員需要結合各人員的心理差異和接受能力差異，先將改良模式的重要性和一些綱領性文件中的行為文化要素通過不同的方法讓人員知道且接受，循序漸進地更正個人的習慣。檔案管理人員可以結合信息技術的電子文件開發，將各種有價值的資源通過簡短清晰的方式讓部門人員獲取。其二則是要檔案管理人員親身示范，發揮榜樣作用，讓其他人員看到檔案管理人員的責任意識。檔案人員必須要改變原有的工作方式，利用信息技術整合檔案資源，如利用數據庫進行檔案的分類、利用互聯網系統建立網絡檔案中心等，然后將個人的重要成果進行展示。

（五）加大人才的培養力度

一是應該提升重視，為培養優秀的信息化檔案管理人才營造良好的環境，注意培養綜合素質高、業務能力強的復合型信息化人才，此外還應注意培養掌握現代化信息能力的高素養檔案人員；二是檔案人員應主動適應時代形勢，積極主動學習，掌握最先進的檔案管理知識，并注重與信息化知識結合，成為復合型人才；三是不斷對檔案人員進行培訓，樹立正確的人才觀，聘請知名專家來單位考察，做指導交流，開展相關的知識培訓等，讓檔案管理工作的收集、整理和歸檔等工作都能按照正確的流程來操作，努力構造專業、綜合業務過硬的檔案人才隊伍；四是應對檔案人才開展考核體系，成立相關領導小組，定期考核檔案人員，做到獎罰分明，提升他們的積極性，使他們貢獻足夠的能力和智慧；五是應堅持合理的用人原則，應根據工作實際情況，配置好人才資源，最大限度提高工作能力，為檔案管理工作提供高效的人才支撐，不斷適應信息化建設的需求。

（六）優化事業單位檔案管理的基礎設施建設

在新時期的檔案管理工作中，需要切實重視檔案管理的基礎設施建設。傳統的檔案管理工作中，采用紙質化的管理模式，這種檔案管理模式已經開始逐步發生變化。隨著數字化理念在檔案管理中的運用，檔案管理走向數字化已經成為當前社會的發展趨勢，而在發展數字化的檔案管理工作中，對于基礎設施的建設相比較于傳統的檔案管理工作有著更多的需求，為此在檔案管理工作中，需要有計劃、分階段地向檔案管理部分投放人力和物力，以促進檔案管理工作的開展。

（七）對現代化信息技術予以充分的運用

首先，加強傳統檔案室中紙質資料的防光防火工作，同時需要對消防設備、開關、照明線路等設備進行定期檢測，把威脅檔案安全的因素扼殺在萌芽狀態之中。其次，建議使用電動密集檔案架并配備電子標簽系統，便于在查閱檔案時通過電腦系統快速鎖定檔案所在位置。再次，檔案室需要配備恒溫恒濕以及消毒殺菌等相關設備，確保檔案室長期的環境穩定，這有助于延長電子設備及紙質檔案的壽命。配備攝像頭、傳感器隨時監控檔案室內的各種情況，有助于意外發生時的及時解決。最后。需做好檔案室的防盜工作，賦予檔案管理人員相應的權限，無權限者一概不得入內，通過攝像頭做好人員的出入記錄，以此對人員進出實時情況進行監控。

（八）加快構建信息化電子資料庫

在信息時代的今天要想實現對檔案的高效管理，就需要事業單位加快構建信息化的電子資料庫，從而減少對紙質檔案的損耗，提升管理的效率。另外，在此過程中有助于加強對單位內部核心資料安全性的保護，當需要查詢檔案時，只需要登錄檔案系統，這就可以提升查詢效率，從而減少了人力消耗。

五、結束語

綜上所述，檔案管理工作對于新時期的事業單位工作的開展有著非常重要的實踐意義。事業單位應當加強對檔案管理工作的重視，逐步優化基礎的檔案管理機制，優化檔案管理模式，多方面推動檔案管理工作朝著科學化、規范化的方向持續發展。