李平
(河南喜鵲愉家旅館管理服務(wù)有限公司,河南 鄭州 450000)
近年來(lái),隨著國(guó)內(nèi)旅游業(yè)的迅速崛起,酒店業(yè)作為旅游服務(wù)產(chǎn)業(yè)的重要組成部分也得到了快速發(fā)展,酒店企業(yè)的內(nèi)部管理水平也得到了一定的提高,全面預(yù)算管理作為酒店企業(yè)提升內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的有力工具,可以通過(guò)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測(cè),將企業(yè)遠(yuǎn)期的戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化為企業(yè)近期的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與指標(biāo),整合企業(yè)現(xiàn)有財(cái)務(wù)、非財(cái)務(wù)資源,監(jiān)控自身各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀,并能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,采取措施避免企業(yè)遭遇更大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
“預(yù)算”是用企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及金額所表達(dá)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃及經(jīng)營(yíng)目標(biāo),是企業(yè)管理者為企業(yè)全體員工制定的下一年度共同的工作任務(wù)和目標(biāo),企業(yè)的預(yù)算不僅僅包括成本費(fèi)用方面的定額與總額限制,也涵蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的方方面面。通過(guò)預(yù)算,企業(yè)管理者可推演企業(yè)可能發(fā)生的經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)方面的風(fēng)險(xiǎn),預(yù)先采取各種措施,以保證企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
酒店企業(yè)全面預(yù)算管理是指利用企業(yè)管理者通過(guò)預(yù)算這一計(jì)劃、管理、控制工具,對(duì)酒店企業(yè)內(nèi)外各種資源,進(jìn)行統(tǒng)籌管理、資源分配、監(jiān)控調(diào)整的一系列管理活動(dòng),它是企業(yè)內(nèi)部涉及企業(yè)全員、經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的系統(tǒng)管理。全面預(yù)算管理中強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn):一是全員參與,指包括企業(yè)的所有人員,而非僅指財(cái)務(wù)人員或管理人員;二是包括企業(yè)的一切生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),無(wú)論是在業(yè)務(wù)的事前、事中還是事后,都要納入預(yù)算管理中來(lái)。做好這兩點(diǎn),酒店企業(yè)的全面預(yù)算管理才能得到有效的落實(shí),推動(dòng)企業(yè)效益的全面提升。
1.有助于酒店經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)的落地
酒店企業(yè)基于愿景與戰(zhàn)略規(guī)劃形成長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,在3-5年的長(zhǎng)期計(jì)劃的基礎(chǔ)之上,制定短期計(jì)劃如年度預(yù)算,所以預(yù)算從形成之初就是為了達(dá)成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。通過(guò)全面預(yù)算管理的預(yù)算制定、預(yù)算實(shí)施與預(yù)算考評(píng),酒店企業(yè)可主動(dòng)整合企業(yè)的各項(xiàng)資源,將戰(zhàn)略目標(biāo)分解為具體的業(yè)務(wù)目標(biāo),并在后續(xù)持續(xù)引導(dǎo)和控制企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),如出現(xiàn)預(yù)算偏離可及時(shí)調(diào)整,通過(guò)近期的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)保證遠(yuǎn)期經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。有的酒店戰(zhàn)略為提升品牌影響力,擴(kuò)大門(mén)店數(shù)量,增加消費(fèi)者人數(shù),需要在預(yù)算中向開(kāi)發(fā)與營(yíng)銷(xiāo)推廣部門(mén)傾斜更多的資源,并在預(yù)算執(zhí)行中進(jìn)行有效監(jiān)控、反饋與調(diào)整,推進(jìn)酒店經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略的最終落地。
2.有助于協(xié)調(diào)部門(mén)關(guān)系,提升工作效率
企業(yè)的架構(gòu)是以部門(mén)為單位的,平時(shí)在工作中很少進(jìn)行溝通,由于各個(gè)部門(mén)都有自己的目標(biāo)和偏好,如銷(xiāo)售部目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售收入,偏好是傾向于可以滿足客戶的所有要求,應(yīng)收賬款賬期可以更長(zhǎng),其他如客房部門(mén),目標(biāo)是不額外增加人工及物耗成本,財(cái)務(wù)部的目標(biāo)是資金充裕,提高資金利用率。當(dāng)沖突產(chǎn)生,全面預(yù)算管理能夠在企業(yè)實(shí)現(xiàn)利益最大化的目標(biāo)下整合企業(yè)現(xiàn)有資源,協(xié)調(diào)各部門(mén)關(guān)系,提高內(nèi)部的工作效率。
3.有效降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)
首先,在酒店企業(yè)內(nèi)部管理的過(guò)程中,涉及的業(yè)務(wù)流程類(lèi)型多樣,部門(mén)人員眾多,由于受管理人員精力和能力所限,很容易造成運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用全面預(yù)算管理,能靠數(shù)據(jù)異常變動(dòng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)酒店存在的運(yùn)營(yíng)問(wèn)題,提醒管理者進(jìn)行制度和流程優(yōu)化。其次,全面預(yù)算管理能夠充分調(diào)動(dòng)酒店內(nèi)部所有員工的積極性,因?yàn)轭A(yù)算執(zhí)行的結(jié)果最終會(huì)與自己的績(jī)效考核密切相關(guān),人人都會(huì)關(guān)注預(yù)算的執(zhí)行情況,主動(dòng)參與到企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制上來(lái),不但減輕了管理人員的工作壓力,也能保證酒店資產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)安全。最后,全面預(yù)算管理的推行還能增加酒店企業(yè)內(nèi)部的溝通交流,通過(guò)預(yù)算執(zhí)行結(jié)果分析會(huì)議,上下級(jí)會(huì)共同尋找差異化數(shù)據(jù)的內(nèi)部原因,一起制定下一步的調(diào)整方案,有效避免了傳統(tǒng)管理模式中的一言堂與內(nèi)部信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題。通過(guò)內(nèi)部的制度化的實(shí)時(shí)信息交流與分享,能高效地進(jìn)行問(wèn)題反饋、處理和調(diào)整,降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
全面預(yù)算管理是酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要管理手段,但目前在許多酒店的執(zhí)行中卻因?yàn)榇嬖谝韵赂鞣N問(wèn)題,致使其形同虛設(shè),未發(fā)揮出應(yīng)有的作用。
全面預(yù)算管理要求酒店管理層具備較高的綜合素養(yǎng)及管理能力,但當(dāng)前酒店企業(yè)的管理層素質(zhì)參差不齊,普遍對(duì)酒店的管理認(rèn)識(shí)僅局限于客房及前臺(tái)的業(yè)務(wù)層面的管理,缺乏財(cái)務(wù)管理的基本知識(shí)與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng),認(rèn)為預(yù)算就是純粹財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),全面預(yù)算管理就是財(cái)務(wù)部編制表格。這些錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致酒店管理層很少介入預(yù)算管理,預(yù)算管理最多用于費(fèi)用的控制,并不作為企業(yè)管理和控制的方法和手段,也疏于建立相關(guān)的預(yù)算管理組織機(jī)構(gòu),使得酒店全面預(yù)算管理缺乏有力的組織領(lǐng)導(dǎo),孤立于企業(yè)的各項(xiàng)管理制度,沒(méi)有建立起相關(guān)的信息反饋機(jī)制,最終流于形式,缺乏嚴(yán)肅性與統(tǒng)一性。
預(yù)算管理的前提是管理者要對(duì)企業(yè)所在的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè),但酒店管理者普遍認(rèn)為酒店市場(chǎng)比較穩(wěn)定,做好內(nèi)部經(jīng)營(yíng)即可以不變應(yīng)成變,按部就班即可萬(wàn)事大吉,或者認(rèn)為市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)本來(lái)就無(wú)處不在,無(wú)須進(jìn)行預(yù)測(cè),所以對(duì)全面預(yù)算管理就不夠重視。現(xiàn)在酒店市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,酒店業(yè)受政策、市場(chǎng)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等的影響的很大,經(jīng)營(yíng)環(huán)境存在很大不確定性,管理者的日常經(jīng)營(yíng)管理越來(lái)越需要借助全面預(yù)算管理的方法,對(duì)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行全方位的管控。
現(xiàn)實(shí)中部分酒店全面預(yù)算管理在制定預(yù)算環(huán)節(jié)指標(biāo)分解內(nèi)容不具體細(xì)化,預(yù)算責(zé)任沒(méi)有切實(shí)落實(shí)到人;在預(yù)算的執(zhí)行與控制環(huán)節(jié),沒(méi)有及時(shí)的信息反饋機(jī)制與信息反饋渠道,出現(xiàn)控制脫節(jié);在考評(píng)環(huán)節(jié),績(jī)效評(píng)價(jià)體系空缺,缺少完善的薪酬管理制度,以上全面預(yù)算管理各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的疏漏都會(huì)最終致使預(yù)算執(zhí)行結(jié)果與員工獎(jiǎng)懲沒(méi)有掛鉤,嚴(yán)重影響全體員工對(duì)全面預(yù)算管理的參與度,最終導(dǎo)致全面預(yù)算管理不能發(fā)揮應(yīng)有的效果。全體員工作為預(yù)算的執(zhí)行者,預(yù)算管理最終要與全體員工產(chǎn)生利益連接,他們才能自覺(jué)自愿地參與全面預(yù)算管理的全過(guò)程,為預(yù)算管理的全面實(shí)施保駕護(hù)航。
由于預(yù)算目標(biāo)的設(shè)定是全面預(yù)算管理的第一步,是后續(xù)的預(yù)算控制與考核的標(biāo)準(zhǔn),所以在制定時(shí)經(jīng)常會(huì)發(fā)生各種“討價(jià)還價(jià)”甚至扯皮的情況,如傳統(tǒng)的預(yù)算編制方法中,上下級(jí)往往處于對(duì)立面,上級(jí)為了減少預(yù)算“松馳”的情況,會(huì)將上級(jí)報(bào)送的所有項(xiàng)目的收入金額均提高或成本費(fèi)用均進(jìn)行刪減;為了應(yīng)付上級(jí)的這種全面加碼,下報(bào)預(yù)算時(shí)就留有大大的余地,使得預(yù)算指標(biāo)計(jì)劃嚴(yán)重失真;臨近預(yù)算期末,為防止下期預(yù)算縮水,將尚未消化的預(yù)算額度,盡可能花光耗盡等,以上這些情況均會(huì)使預(yù)算的制定主觀性強(qiáng),缺乏科學(xué)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)依據(jù),為后期的執(zhí)行與控制埋下巨大隱患,最終導(dǎo)致全面預(yù)算管理失效。
預(yù)算管理要求“先算后做”,即利用預(yù)算這根主線將企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)及財(cái)務(wù)、非財(cái)務(wù)資源進(jìn)行計(jì)劃、整合、和考評(píng),以實(shí)現(xiàn)完成對(duì)企業(yè)全方位的管理。這就要求預(yù)算管理的底層基礎(chǔ)是大量、全面、完整的數(shù)據(jù)信息,而對(duì)這些海量信息進(jìn)行加工、計(jì)算如果缺少有力的信息化系統(tǒng)做支持,完全依靠人工進(jìn)行將存在工作效率低下,預(yù)算方法不科學(xué),計(jì)算結(jié)果不準(zhǔn)確的各種問(wèn)題,而會(huì)導(dǎo)致全面預(yù)算指標(biāo)缺乏合理性和時(shí)效性。目前,許多酒店的信息化建設(shè)還僅限于前臺(tái)入住系統(tǒng),并沒(méi)有建立酒店預(yù)算管理相關(guān)的信息化系統(tǒng),預(yù)算的編制還停在傳統(tǒng)的電子化表格階段,數(shù)據(jù)的共享也只能過(guò)文件的傳送或員工之間點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通,這種落后的數(shù)據(jù)管理、整合和傳遞方式,財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)限制都會(huì)大大制約全面預(yù)算管理的結(jié)果。還有些酒店企業(yè)雖然已建立預(yù)算信息管理系統(tǒng),但由于和其他部門(mén)的系統(tǒng)如財(cái)務(wù)、前臺(tái)、倉(cāng)管等系統(tǒng)并未打通底層數(shù)據(jù)庫(kù),也會(huì)致使預(yù)算信息化系統(tǒng)成為信息孤島,增加了人員操作的工作量,降低了數(shù)據(jù)反饋的效率及準(zhǔn)確性。
為了使全面預(yù)算管理真正為酒店企業(yè)管理者對(duì)各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、管理和控制的有力工具,發(fā)揮其應(yīng)有的作用,建議酒店企業(yè)加強(qiáng)以下幾方面的工作。
第一,全面預(yù)算管理必須是“一把手”工程,沒(méi)有酒店最高管理者的支持與重視,全面預(yù)算管理不可能落到實(shí)處。酒店管理層應(yīng)當(dāng)提升對(duì)全面預(yù)算的重視程度,酒店應(yīng)在實(shí)施管理之初應(yīng)設(shè)置預(yù)算管理委員會(huì)及預(yù)算管理辦公室作為全面預(yù)算管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及辦事機(jī)構(gòu),可根據(jù)酒店規(guī)模委派財(cái)務(wù)部或?qū)徲?jì)部作為監(jiān)督機(jī)構(gòu),人力資源部或行政辦公室作為考核機(jī)構(gòu),由一把手擔(dān)任最高負(fù)責(zé)人。只有酒店管理者樹(shù)立起正確的管理思想,接受先進(jìn)的管理理念,學(xué)習(xí)科學(xué)的管理方法,才能引領(lǐng)企業(yè)的內(nèi)部管理提升到一個(gè)新的臺(tái)階。第二,酒店預(yù)算管理組織,需擔(dān)負(fù)起預(yù)算管理過(guò)程的各種職責(zé),協(xié)調(diào)各部門(mén)的參與配合企業(yè)預(yù)算工作,如組織擬定預(yù)算管理辦法、審議預(yù)算草案、對(duì)預(yù)算執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出改善措施建議、化解預(yù)算執(zhí)行中各部門(mén)發(fā)生的沖突、審議與全面預(yù)算掛鉤的績(jī)效方案與獎(jiǎng)懲辦法等等,所以說(shuō),建立健全預(yù)算管理組織,是酒店企業(yè)落實(shí)全面落實(shí)預(yù)算管理的基礎(chǔ)性保障,可保證預(yù)算方案的有效運(yùn)行。
首先,推行全面預(yù)算管理,酒店內(nèi)部須建立健全業(yè)務(wù)工作規(guī)范,完善業(yè)務(wù)管理工作流程,對(duì)前臺(tái)收款、物資采購(gòu)、客房管理、營(yíng)銷(xiāo)等各個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步梳理,對(duì)原業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化再造,提升各流程的工作效率,將預(yù)算執(zhí)行植入到各個(gè)工作崗位,明確各崗位的責(zé)任分工,參考標(biāo)桿企業(yè)要求或企業(yè)歷史數(shù)據(jù)對(duì)各崗位的績(jī)效考評(píng)確定數(shù)據(jù)化考核標(biāo)準(zhǔn)。如前臺(tái),為落實(shí)企業(yè)整體預(yù)算,每月每名員工需新辦多少?gòu)垥?huì)員卡,得到多少條好評(píng),辦理多少金額的儲(chǔ)值卡等,盡量用數(shù)據(jù)量化考核要求,為后續(xù)的績(jī)效考核提供易于執(zhí)行的考核標(biāo)準(zhǔn)。
其次,酒店管理者要監(jiān)控在預(yù)算執(zhí)行中的實(shí)際數(shù)據(jù),對(duì)異常數(shù)據(jù)加以關(guān)注、及時(shí)預(yù)警,并要定期舉行預(yù)算執(zhí)行分析會(huì)議,通過(guò)內(nèi)部信息的共享,使得預(yù)算管理各參與環(huán)節(jié)人員均能及時(shí)了解內(nèi)部預(yù)算的執(zhí)行情況,通過(guò)深入分析數(shù)據(jù)后面的原因,及時(shí)查找經(jīng)營(yíng)中的問(wèn)題和不足,并提出在下一步執(zhí)行中的改進(jìn)措施和方案,使得全面預(yù)算管理真正發(fā)揮引導(dǎo)和調(diào)整運(yùn)營(yíng)的作用。
最后,預(yù)算執(zhí)行結(jié)果還應(yīng)與企業(yè)的績(jī)效考核制度掛鉤,定期將各部門(mén)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行公示,對(duì)達(dá)標(biāo)部門(mén)及有突出貢獻(xiàn)部門(mén)及時(shí)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),只有獎(jiǎng)懲措施的如期兌現(xiàn),才能充分調(diào)動(dòng)預(yù)算執(zhí)行者的積極性與創(chuàng)造性,幫助企業(yè)打造“能者上,庸者下”的內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。
首先,在預(yù)算編制前,酒店企業(yè)應(yīng)對(duì)預(yù)算管理參與者進(jìn)行預(yù)算編制相關(guān)的內(nèi)部培訓(xùn),并宣傳全面預(yù)算管理對(duì)企業(yè)的重要性,為預(yù)算管理的后續(xù)的順利實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)。如果全面預(yù)算執(zhí)行者不掌握預(yù)算管理所需的知識(shí)與技能,即使思想上高度重視,也很難將全面預(yù)算管理執(zhí)行到位。
其次,預(yù)算管理組織對(duì)未來(lái)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理預(yù)測(cè),根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)下達(dá)分解任務(wù)指標(biāo),可采用倒推法確定利潤(rùn)預(yù)算目標(biāo),主要根據(jù)股東期望收益率,綜合考慮企業(yè)實(shí)際情況后,倒推出稅前經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。酒店管理層也會(huì)按市場(chǎng)狀況預(yù)測(cè)得出經(jīng)營(yíng)預(yù)算結(jié)果,雙方商討后,最終確定利潤(rùn)預(yù)算目標(biāo)。
再次,各部門(mén)根據(jù)下達(dá)的利潤(rùn)指標(biāo),開(kāi)始進(jìn)行預(yù)算的編制,各部門(mén)利潤(rùn)指標(biāo)分解為營(yíng)業(yè)收入、營(yíng)業(yè)成本、管理費(fèi)用、銷(xiāo)售費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等項(xiàng)目,按月度分部門(mén)做出詳細(xì)的預(yù)算數(shù)據(jù),還要將營(yíng)業(yè)收入進(jìn)一步分解為平均房?jī)r(jià)、出租率,營(yíng)業(yè)成本分解為單房能耗成本、物耗成本、人工成本等細(xì)項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù),這些還將連動(dòng)影響酒店的維修成本、營(yíng)銷(xiāo)推廣費(fèi)用等等。全面預(yù)算編制要力爭(zhēng)做到數(shù)據(jù)間邏輯關(guān)系合理,事項(xiàng)分析到位,數(shù)據(jù)有來(lái)源依據(jù),保證全面預(yù)算工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。
最后,預(yù)算草案經(jīng)過(guò)若干輪的分析調(diào)整后,完成編制定稿工作,最后應(yīng)及時(shí)上報(bào)酒店管理集團(tuán)或預(yù)算管理委員會(huì)審議批準(zhǔn),最終編定的預(yù)算應(yīng)條理分明,核算準(zhǔn)確,列明與往年歷史數(shù)據(jù)的差異情況,并進(jìn)行解釋說(shuō)明,對(duì)編制的依據(jù)及調(diào)整原因也要說(shuō)明理由及依據(jù),以證明預(yù)算編制的科學(xué)性與合理性。
首先,酒店企業(yè)需要根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況,合理增加信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入。管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)也是酒店管理必不可少的基礎(chǔ)建設(shè),是實(shí)現(xiàn)酒店預(yù)算管理全面實(shí)施的基礎(chǔ)性保障。其次,酒店企業(yè)應(yīng)對(duì)現(xiàn)有預(yù)算管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化,使其與酒店的其他信息化系統(tǒng)互聯(lián)互通,實(shí)現(xiàn)酒店內(nèi)部各總部信息的實(shí)時(shí)共享交換,從而提高酒店內(nèi)部數(shù)據(jù)溝通效率。最后,還應(yīng)重視信息化維護(hù)及建設(shè)人員的培養(yǎng),以保證內(nèi)部信息化系統(tǒng)的規(guī)劃、整合與建設(shè)順利進(jìn)行。
全面預(yù)算管理是企業(yè)順應(yīng)時(shí)代要求的選擇,但目前在酒店企業(yè)的實(shí)施中卻面臨著各種困難,酒店企業(yè)應(yīng)直面這些問(wèn)題,上下統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識(shí),加大對(duì)全面預(yù)算管理的重視程度,同時(shí)提高自身財(cái)務(wù)管理水平,積極應(yīng)對(duì)和解決全面預(yù)算管理在執(zhí)行中出現(xiàn)的各種問(wèn)題,完善全面預(yù)算管理實(shí)施所需要的組織體系,制度體系和考核體系。酒店要應(yīng)用好全面預(yù)算管理這一管理工具,通過(guò)實(shí)施它達(dá)到增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)能力,使企業(yè)能夠健康長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。