企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制管理的問題及建議

琚慧欣

（蘭州財經(jīng)大學(xué)，蘭州 730030）

0 引言

在當(dāng)前競爭不斷加劇的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，企業(yè)為增加市場份額，除了提升自身產(chǎn)品品質(zhì)，提供良好的售后服務(wù)外，還需要通過賒銷方式減輕購買方付款資金壓力以增加自身產(chǎn)品銷量。賒銷量的增加使企業(yè)應(yīng)收賬款數(shù)額越來越大，企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的設(shè)計無法有效應(yīng)對賒銷量的急劇變化，導(dǎo)致應(yīng)收賬款呆賬和壞賬逐年增加。賒銷對企業(yè)來說具有兩面性，即在促進(jìn)企業(yè)銷售增長的同時也給企業(yè)帶來潛在風(fēng)險。因此企業(yè)需要在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中加強(qiáng)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制管理。

1 應(yīng)收賬款與內(nèi)部控制概述

1.1 應(yīng)收賬款定義

應(yīng)收賬款是指企業(yè)在銷售商品及提供勞務(wù)過程中形成的未及時收回的款項，其本質(zhì)為企業(yè)的一種債權(quán)性資產(chǎn)。應(yīng)收賬款有其特定的范圍，不包括應(yīng)收的利息，僅指應(yīng)收賒銷客戶的款項。應(yīng)收賬款與其他流動資產(chǎn)相比，具有以下特點：①它是公司間商業(yè)信用的一種形式，有利于企業(yè)存貨得到周轉(zhuǎn)。②回收周期具有不確定性，而且資金被占用，并不能為企業(yè)帶來利息收入，企業(yè)資金利用率大大降低。另外，應(yīng)收賬款的催收回款也會增加企業(yè)的工作量；同時，企業(yè)為盡快收款而給予對方現(xiàn)金折扣，以及通過法律訴訟解決清款糾紛而帶來的費(fèi)用等，會使企業(yè)遭受不同程度的經(jīng)濟(jì)損失。

1.2 內(nèi)部控制定義及目標(biāo)

內(nèi)部控制的定義：“內(nèi)部控制是在特定的環(huán)境下，為了提高單位的工作效率、充分有效地獲取使用各種資源，實現(xiàn)所既定的管理目標(biāo)，而在單位內(nèi)部實施的各種組織、規(guī)劃、程序和約束的方法。”在《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中，內(nèi)部控制的實施要素包括企業(yè)董事會、監(jiān)事會、管理層和全體員工，目的是在整個過程中實現(xiàn)控制目標(biāo)。內(nèi)部控制有三個目標(biāo)：一是合理保證財務(wù)報告的可靠性，這一目標(biāo)與管理層履行財務(wù)報告編制責(zé)任密切相關(guān)；二是合理保證經(jīng)營的效率效果，即經(jīng)濟(jì)有效地使用企業(yè)資源，以最優(yōu)方式實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)；三是在所有經(jīng)營活動中遵守法律法規(guī)的要求，即在法律法規(guī)的框架下從事經(jīng)營活動。

1.3 應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的意義

企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制有三個階段，包括事前的信用審批內(nèi)部控制，事中的獲取賒銷企業(yè)動態(tài)信息，事后催收責(zé)任到人。良好的應(yīng)收賬款內(nèi)部控制可以有效控制賒銷帶來的不確定性，可以減少自身流動資金被占用，提高資金使用效率，減少企業(yè)應(yīng)收賬款發(fā)生壞賬的比例，增加自身流動資金存量，為企業(yè)的擴(kuò)大再生產(chǎn)提供資金支持。

2 企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制管理存在的問題

2.1 應(yīng)收賬款管理缺乏法律保護(hù)意識

科技發(fā)展，社會進(jìn)步，促使市場競爭加劇，企業(yè)想要在競爭加劇的市場中生存下來，必經(jīng)階段就是增加自身產(chǎn)品的市場占有率，拓寬銷售渠道，使企業(yè)的經(jīng)營效益得到改善。而為了增加銷售量，企業(yè)除了提升自身產(chǎn)品的質(zhì)量及產(chǎn)品的售后服務(wù)以獲取更多優(yōu)勢外，還會采用先提貨后付款的賒銷方式，利用企業(yè)間的信用做擔(dān)保，促使更多的交易訂單成交。企業(yè)在銷售內(nèi)部控制的設(shè)計與實施中，過度關(guān)注銷售及銷售額等指標(biāo)的考核，而忽視了應(yīng)收賬款的回款難度及壞賬準(zhǔn)備等方面的影響。部分企業(yè)只重視銷售合同中的銷售條款而忽略銷售款清收的條款。當(dāng)債權(quán)到期無法收回時，由于合同中未明確規(guī)定銷售款的付款期限、付款方式及違約條款，加之訴訟成本高、周期長及勝訴概率低等原因，企業(yè)無法有效利用法律手段維護(hù)自己的合法權(quán)益。這使得很多欠債企業(yè)經(jīng)營狀況良好、收款企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難。在這樣的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，很多企業(yè)開始效仿拖欠應(yīng)收賬款，導(dǎo)致結(jié)算資金相互侵占，企業(yè)間的信用失效，企業(yè)長期發(fā)展受阻。此外，大多數(shù)企業(yè)對應(yīng)收賬款的管理缺乏對賒銷合同的重視，未設(shè)置賒銷合同監(jiān)管部門，沒有制定高效的賒銷合同監(jiān)管制度和具體的賒銷合同監(jiān)管流程，無法對應(yīng)收賬款賒銷合同進(jìn)行實時監(jiān)控與動態(tài)反饋。

2.2 應(yīng)收賬款內(nèi)部控制清收職責(zé)分配不合理

多數(shù)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)較為簡單，各部門權(quán)責(zé)邊界模糊，各部門只負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部的工作，遇到邊界模糊的工作，缺少溝通，相互推脫，工作完成度差。一方面，應(yīng)收賬款清收內(nèi)部控制設(shè)計存在交叉工作做不到位的漏洞。銷售部門的工作責(zé)任僅與銷售有關(guān)，財務(wù)部門工作僅與應(yīng)收賬款的核算有聯(lián)系，兩部門都與應(yīng)收賬款的催收有關(guān)，但是，在管理中并未明確具體的管理部門負(fù)責(zé)催收應(yīng)收賬款，從而導(dǎo)致應(yīng)收賬款后續(xù)無人監(jiān)管，無法在規(guī)定期限內(nèi)收回，形成呆賬、壞賬，影響企業(yè)經(jīng)營活動流動資金存量。由于權(quán)責(zé)不明確，企業(yè)無法追究工作不到位的責(zé)任。另一方面，由于銷售業(yè)務(wù)人員的薪酬僅與銷售額有關(guān)，銷售額越高，銷售業(yè)務(wù)員薪酬越高，銷售業(yè)務(wù)人員為了提高銷售額，往往會采用賒銷的方式銷售，從而形成企業(yè)應(yīng)收賬款。同時，銷售業(yè)務(wù)人員對賒銷理解不到位，認(rèn)為只要完成銷售指標(biāo)，完成應(yīng)收賬款的登記，后續(xù)的工作就與業(yè)務(wù)人員沒有關(guān)系了，沒有對賒銷款的催收進(jìn)行后續(xù)的監(jiān)督與管理。財務(wù)部門的工作僅僅是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行確認(rèn)、記錄、計量，與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)沒有聯(lián)系，對應(yīng)收賬款客戶了解相對較少，很難與客戶面對面解決問題。由此可知，在應(yīng)收賬款的管理中既沒有具體部門負(fù)責(zé)，又沒有專門負(fù)責(zé)催收的責(zé)任人，說明企業(yè)應(yīng)收賬款清收內(nèi)部控制權(quán)責(zé)分配不合理。

2.3 應(yīng)收賬款內(nèi)部控制未設(shè)置專門的信用管理部門

由于企業(yè)對應(yīng)收賬款內(nèi)部控制重視程度不足，在實際工作中企業(yè)并未設(shè)置專門的信用管理部門，許多企業(yè)都是由銷售部門代為執(zhí)行對客戶的信用評價工作，而銷售部門基于績效與銷售業(yè)績相關(guān)聯(lián)的激勵考核制度，往往會忽略對客戶信用狀況的調(diào)查、評價與報告，只注重銷售業(yè)務(wù)本身，忽略銷售回款時間不確定等風(fēng)險。此外，應(yīng)收賬款內(nèi)部控制由于缺少專門的信用管理部門，造成一些基礎(chǔ)工作不完善。第一，對應(yīng)收賬款基礎(chǔ)資料不重視，沒有根據(jù)客戶特性建立分類客戶檔案，或客戶檔案內(nèi)容不健全，以及未對客戶享受信用政策等級進(jìn)行科學(xué)評價，可能導(dǎo)致應(yīng)收賬款信用政策的盲目使用。第二，沒有設(shè)計相應(yīng)的事前內(nèi)部控制，即應(yīng)收賬款內(nèi)部控制缺少對銷售部門銷售計劃的審批程序。沒有部門對銷售計劃的真實性、可行性進(jìn)行風(fēng)險評價及審批，除此之外，也未對信用政策中的信用額度、適用范圍、信用期限、現(xiàn)金折扣比例等進(jìn)行明確規(guī)定，造成應(yīng)收賬款信用政策被濫用，致使企業(yè)蒙受巨大經(jīng)濟(jì)損失。

3 加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制管理的建議

3.1 提高法律保護(hù)意識，加強(qiáng)人員素質(zhì)培訓(xùn)

首先，企業(yè)需要根據(jù)銷售部門提出的銷售計劃以及經(jīng)營現(xiàn)金流的需求量，制定合理的銷售回款條款，并在合同中明確約定，例如：提前匯款的獎勵機(jī)制，如果在確認(rèn)收貨后15 日內(nèi)付款，能夠從發(fā)票面值中獲得3%的現(xiàn)金折扣，15 日至30 日內(nèi)付款，能夠從發(fā)票面值中獲得1.5%的現(xiàn)金折扣，30 日后付款，支付發(fā)票的全部金額沒有折扣。對于逾期未收回的賬款，合理運(yùn)用法律手段維護(hù)自己的合法權(quán)益，避免資金出現(xiàn)惡性循環(huán)，讓企業(yè)陷入債務(wù)鏈，阻礙企業(yè)長期發(fā)展。其次，要建立健全企業(yè)管理機(jī)構(gòu)中的合同管理部門，制定規(guī)范的合同管理制度和具體的操作流程，對應(yīng)收賬款合同進(jìn)行實時動態(tài)監(jiān)控與管理。最后，管理層的專業(yè)素質(zhì)對應(yīng)收賬款的監(jiān)督與管理至關(guān)重要，可以對管理者進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其掌握應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的事前、事中及事后管理流程等方面的知識，同時，在企業(yè)內(nèi)部營造全民學(xué)習(xí)的氛圍，為普通員工提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會，培養(yǎng)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制管理人才。

3.2 建立科學(xué)合理的應(yīng)收賬款考核制度

由于應(yīng)收賬款內(nèi)部控制在催收方面存在責(zé)任劃分不清晰的漏洞，為防止應(yīng)收賬款在事后沒有責(zé)任人監(jiān)管，沒有責(zé)任人跟進(jìn)并反饋收款進(jìn)度等問題的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)合理的應(yīng)收賬款考核制度，可以將應(yīng)收賬款的催收與績效進(jìn)行關(guān)聯(lián)。一方面，明確界定各部門的權(quán)力與責(zé)任，定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行匯總，根據(jù)匯總信息，對每個客戶的應(yīng)收賬款，依據(jù)員工對客戶的需求了解程度匹配合適的負(fù)責(zé)人，注重應(yīng)收賬款客戶信息的實時獲取與反饋，對責(zé)任人的績效考核中加入對應(yīng)收賬款催收工作的考核指標(biāo)。催收應(yīng)收賬款指標(biāo)內(nèi)容包括負(fù)責(zé)的款項規(guī)模、催收的回款數(shù)額及催收回款進(jìn)度等。另一方面，明確壞賬損失的原因。明確是自身監(jiān)管不到位，還是對方客戶缺乏信用或者是其他因素導(dǎo)致。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，依據(jù)損失的嚴(yán)重程度及具體原因，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)信用政策內(nèi)部控制

首先，完善組織部門，建立應(yīng)收賬款內(nèi)部控制管理與監(jiān)督部門，設(shè)置獨立的應(yīng)收賬款信用管理部門。該部門重點關(guān)注企業(yè)的賒銷業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)對賒銷客戶的信用狀況、還款能力進(jìn)行調(diào)查，對賒銷客戶進(jìn)行專業(yè)化的評估、管理和控制，通過信用管理部門構(gòu)建起財務(wù)部門與銷售部門之間的溝通渠道，完善賒銷內(nèi)部控制設(shè)計，各司其職，構(gòu)建良好的內(nèi)部控制環(huán)境。

其次，建立和完善客戶檔案，建立信用評價體系，實施動態(tài)管理。將客戶相關(guān)資料轉(zhuǎn)交到獨立的信用管理部門，由信用管理部門利用客戶歷史信息進(jìn)行分析畫像，對客戶進(jìn)行分類，以優(yōu)秀、良好、一般、及格為等級進(jìn)行劃分，不同等級適用不同信用額度和賒銷期限的信用政策。關(guān)注客戶經(jīng)營環(huán)境的變化，及時更新客戶資料，從而及時調(diào)整客戶信用等級，增強(qiáng)信用管理部門信息可利用度。在賒銷業(yè)務(wù)完成之前，收到銷售部門未被批準(zhǔn)的銷售單時，根據(jù)客戶檔案的內(nèi)容了解客戶最新的經(jīng)營狀況、信用狀況以及還款能力等信息，并根據(jù)了解到的信息做出判斷，再次確認(rèn)信用等級，確定可以批準(zhǔn)的賒銷額度，對銷售單進(jìn)行審批。

再次，明確銷售部門、財務(wù)部門、信用管理部門各自的職權(quán)范圍，對于交叉工作，各部門在明確各自職責(zé)的同時加強(qiáng)部門間的溝通與交流，各部門工作做好相互銜接，對應(yīng)收賬款的事前審批、事中監(jiān)督、事后催收進(jìn)行控制，通過加強(qiáng)內(nèi)部控制，降低賒銷給企業(yè)經(jīng)營帶來的不確定性，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)。

最后，明確賒銷業(yè)務(wù)流程與審批權(quán)限，完善內(nèi)控。規(guī)范賒銷流程，區(qū)別于沒有設(shè)置信用管理部門的流程，使信用管理部門成為賒銷銷售業(yè)務(wù)管理流程中必不可少的一環(huán)。從賒銷業(yè)務(wù)發(fā)生至應(yīng)收賬款收回的流程，可以從以下4 個環(huán)節(jié)予以明確。①對于賒銷業(yè)務(wù)，銷售部門將收到的客戶訂單編制銷售單交由信用部門審批，信用部門根據(jù)銷售單的賒銷額度核對信用系統(tǒng)對該客戶設(shè)置的賒銷額度是否足夠，對于超過信用額度的賒銷額度，信用管理部門可以不予審批或者轉(zhuǎn)入特殊審批的流程。特殊審批通過的條件：一是客戶信用較好，經(jīng)營良好，有足夠的還款能力；二是獲得相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)人同意。②倉儲部門根據(jù)經(jīng)過審批的銷售單進(jìn)行備貨。③財務(wù)部門根據(jù)發(fā)運(yùn)憑證和經(jīng)過審批的銷售單，開具發(fā)票，登記銷售收入和應(yīng)收賬款明細(xì)賬，并進(jìn)行總分類核算。④每月末對應(yīng)收賬款的回收狀況進(jìn)行匯總，對于未回收的應(yīng)收賬款應(yīng)通知信用部門，由信用部門通知專職人員負(fù)責(zé)催收，對于確實長期無法收回的款項，會計部門計提壞賬準(zhǔn)備，信用部門調(diào)整該客戶的信用等級及賒銷額度，銷售部門對該客戶進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)記。

4 結(jié)語

從以上分析可以看出，應(yīng)收賬款內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要組成部分，為了應(yīng)對賒銷給企業(yè)經(jīng)營帶來的不確定性，企業(yè)需要加強(qiáng)合同管理意識，提高法律保護(hù)意識，加強(qiáng)人員素質(zhì)培訓(xùn)，認(rèn)識到信用政策不僅僅是信用部門獨立發(fā)揮作用，還需要銷售部門、財務(wù)部門等部門加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，共同構(gòu)建良好的企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，確保流動資金鏈不斷裂，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。