城鄉居民養老保險檔案的特征及管理優化路徑

黃晗

（安徽省潛山市城鄉居民社會養老保險局，安徽 潛山 246300）

信息技術、大數據技術等在城鄉居民養老保險檔案管理中的介入，是我國養老事業創新發展和數字化建設的必然，更是提高管理質量的重要工具。相關單位要通過合理引進與應用現代信息技術，進而達到優化與完善城鄉居民養老保險檔案管理路徑與方法的目標與效果。同時要在管理制度和服務機制等方面進行動態優化，在制度和技術要素的協同推進下，能對參保人員檔案信息進行動態管理，對管理過程和質量進行有效控制。

一、城鄉居民養老保險檔案的主要特征

（一）管理周期長

城鄉居民養老保險檔案管理，是一個動態性、持續性、一貫性的行為過程，其中涉及的內容會跟隨社會成員的一生。無論是青年群體的養老保險金額的繳納，還是面向老年人提供保險發放服務，都需以養老保險檔案為依據踐行各種工作行動。從這個層面反映出檔案管理的周期性較長，伴隨社會公民的一生，隨著時間的推移其中的內容會不斷更新與增多。只要參保人員繼續享受相關權利和服務，相關單位和人員就必須持續采集和存儲相關的信息數據，由此可見該項工作的時間跨度很大，要對檔案進行長期的存儲。

（二）內容廣泛且復雜

城鄉居民養老保險檔案管理工作，與居民個體晚年生活品質、國家治理能力體現、政府財政管理水平等有著密切關聯性，因此必須保證相關信息具備極強的可靠性與完整性，將所有具有關聯性的信息數據進行統一收錄與管理。即一切與養老保險相關的信息都會錄入檔案中，關聯的文件和數據都是城鄉居民養老保險檔案管理的范疇，由此導致其內容極其廣泛和復雜，在存儲和分類等方面會產生一定難度。

（三）安全性高

城鄉居民養老保險檔案關乎中國社會大眾的切身利益，必須對其中的重要信息進行嚴格錄入和安全存儲。相關單位會采用紙質和電子相結合的形式，對城鄉居民養老保險檔案進行規范化管理，體現出較高的安全性和隱私性。檔案管理必須做到高精準，對紙質檔案進行妥善和安全存儲，杜絕人為改動問題，要從源頭處處理威脅檔案安全的各種因素。尤其對具有一定不可替代性的檔案內容，如個人手冊必須提升管理的安全性與可靠性。

（四）數字化屬性凸顯

城鄉人口增長與遷徙，以及城市化進程加快等，成為影響城鄉居民養老保險檔案管理質量提升的重要因素。因此必須采用技術手段優化工作流程與過程，以此才能全面提高管理質量和服務效率。目前，我國城鄉居民養老保險檔案數字化屬性凸顯，形成較為完善和科學的數字化管理體系和機制，但仍處于探索與實施的初級階段，未達到極高的現代化管理水平和效果。大部分城鄉都已推進數字化建設工作，即將傳統的紙質檔案進行數字化處理，以電子和數字格式進行存儲與共享。

二、城鄉居民養老保險檔案管理路徑優化的現實意義

（一）養老保險事業現代化發展的必然行動

養老保險是有關國計民生的大事，需根據科學技術和經濟發展趨勢進行重新布局。我國養老保險事業必須快速實現現代化發展，需對最基本的城鄉居民養老保險檔案管理進行全面創新與改革，生成更具有時代特征的發展路徑。檔案管理要扎實推進信息化及數字化建設，構建先進的信息管理系統。根據城鄉居民養老保險檔案的特征，有科學依據地對管理內容和方法進行優化。而對檔案管理全面優化與整改，是支持養老保險事業現代化發展的必然行動，并對中國公民的切身利益產生深遠和直接影響。

（二）整體提升城鄉居民養老服務質量

信息化時代背景下，對城鄉居民養老保險檔案管理路徑的優化，主要目的是為了增強信息內容檢索速度與使用質量，能利用制度和技術手段，增強檔案管理的安全性與可靠性。工作內容與方法優化的主要手段，包括現代信息技術的引進與使用，以及對現有管理制度和規范的優化與完善，結合各項重要工作內容，全面開展管理模式創新和改革工作。基于層次分明、公開透明的管理與服務機制，整體提升城鄉居民養老服務質量。只有真正利用先進的管理模式和手段，提高大眾滿意度與認可度，才能真正體現城鄉居民養老保險檔案管理優化的現實意義。

三、城鄉居民養老保險檔案管理優化的新思路

（一）全面推進城鄉居民養老保險檔案管理信息化建設

全媒體時代下，社會大眾對信息查詢效率和服務質量提出更高要求。城鄉居民養老保險關乎大眾切身利益，是提升大眾幸福感和安全感的重要保障。因此，大眾對個人信息存儲與保管的安全性提出質疑的語境下，要扎實和科學推進城鄉居民養老保險檔案管理信息化建設工作，設計和開發更加安全和現代的信息管理系統。具體的工作安排是，以紙質養老保險存儲與管理為主，信息管理系統作為整個養老保險管理系統的子系統。圍繞保險金繳納與查詢，養老保險發放與一次性賠付，信息更新與優化等多項重要的工作內容為依據，開發多模塊的信息管理系統，同步生成科學和便捷的業務檔案流程。同時，系統必須具備檔案管理、信息登記、關系轉移等內容，利用信息化工作平臺提高保險金額發放的質量和效率。要將信息技術、大數據技術等科學融入城鄉居民養老保險檔案管理優化工作中，以此為思路構建信息化工作平臺、信息化管理制度，利用技術手段逐漸實現管理與服務一體化。

（二）注重培養管理人員信息素養和職業能力

新的工作環境與語境下，既要對工作模式和方法進行全面升級，還要有效提高工作人員的信息素養和職業能力。管理者要明確“人”是具體踐行與開展工作的第一要素，需保證他們形成與時俱進的管理理念和現代化作業能力，能適應城鄉居民養老保險信息化管理背景和具體要求。相關單位具體推進城鄉居民養老保險檔案管理優化工作的過程中，要制定科學和規范化的教育培訓方案與計劃，有步驟有層次性地對檔案管理人員進行職業培訓。組織相關人員系統和深入學習現代信息化工作平臺的操作方法，掌握傳統紙質檔案數字化轉化的必要技能，熟練操作信息管理系統和平臺，以此才能提高管理質量和服務效率。

（三）科學和合理引進群眾監督和反饋機制

城鄉居民檔案管理是一項復雜和系統性工程，涉及所有利益相關者一生的保障與生活品質。而對檔案內容進行管理的不同時期和背景下，由不同的人經手與接辦，會出現不同程度的信譽風險。因此為了有效提升管理質量，以及信息存儲的安全性和可靠性，應適當引進群眾監督和反饋機制，根據大眾提供的意見，動態和科學優化工作內容和管理。養老金發放上，要虛心聽取與接納大眾意見，并將其作為創新與改革管理模式重要依據，逐漸形成更加公正和透明的管理與服務機制。

四、城鄉居民養老保險檔案管理優化新路徑

（一）基于信息化管理平臺實現分類管理

城鄉居民養老保險檔案管理的難度由本身特性與特征決定，只有通過不斷完善和優化管理方式方法，才能達到更高的服務水平。城鄉居民養老保險管理的內容較為繁雜，需結合人類智慧與現代信息技術的力量，將海量的信息數據進行分門別類存儲，以便于更高質量和高效的查詢與使用。管理人員需對紙質檔案和電子化檔案分別進行分類管理，實現歸檔的差異性對待，所有信息內容進行規范化和標準化的整理與存儲。根據檔案的年限和重要程度，專業化和科學化的進行分類管理，既要便于信息的查詢與共享，還能充分保證檔案信息的完整性與連貫性。檔案管理人員要根據分類依據，對各類信息進行精準與科學的分類，做到主次分明，井然有序，不能因內容分類而影響信息閱讀的完整性。針對政策性文件檔案進行分類管理時，盡量根據文件的出處、類型、文號進行分類歸檔。對經辦機構的檔案信息進行分類時，按照部門、時間進行分類。普通城鄉居民的養老保險檔案進行分類，結合賬戶的特點進行分類存儲與管理，保證能快速查詢用戶需求的信息內容。管理人員要對所有檔案性質與類型了然于胸，秉承高效服務和安全存儲的原則，對檔案信息進行分類存儲與管理。

（二）根據城鄉居民養老保險檔案特征建設現代化數據庫

城鄉居民養老保險檔案存儲的周期較長，存儲與保管的內容較為復雜和多樣，隨著時間的推移而加劇信息管理與篩選的難度。因此在新時代背景下，大數據、互聯網等現代信息技術的蓬勃發展下，要能根據城鄉居民養老保險的特征，全面推進現代化數據庫建設工作。要將所有類型的檔案都正式存儲到數據庫中，利用技術手段進行智能分類與內容優化，將人從繁雜和機械化的工作中釋放出來，更深入地參與到智慧型的服務工作中。將日常信息采集、歸納、存儲等工作，利用現代化的管理系統和技術手段完成。因此，要首先建成現代化的數據庫，將內容廣泛和復雜的檔案信息錄入系統中，并能對系統進行多重的加密處理，進一步增強信息存儲的安全性與可靠性。結合數據管理、數據查詢、數據篩選、數據更新等內容，分別開通相應的管理與服務功能，保證快速的追蹤與定位目標信息，并智能標注可疑信息，方便工作人員有針對性地進行查詢與審核。相關部門要與科技企業進行深度合作，根據城鄉居民養老保險檔案的特征，以及數字化建設的具體需求和要求，設計與開發具有前瞻性和引領性的數據庫系統，并為24小時不間斷服務提供更多技術支持。

（三）實現現線上和線下協同推進檔案服務工作

城鄉居民養老保險檔案管理路徑的優化，以提高服務質量為重，以全面優化服務流程為主，對具體的工作進行重新安排。信息技術需深度滲透檔案管理全過程，既要對紙質文檔進行數字化應對，還要充分考慮群眾利益，能在線上和線下協同推進檔案服務工作。一方面，要凸顯傳統管理模式的優越性，對既定的工作內容與手段進行優化與升級。利用掃描系統和設備對紙質檔案進行電子化處理，制定具體的電子檔案服務規章制度。充分做好電子檔案和紙質檔案歸檔工作的前提下，要科學設計易于調取和查詢的目錄，為有需求的大眾提供精準和高效的服務。同時，要對紙質檔案進行科學和安全化存儲，即電子文本進行科學備份，在開展管理與服務工作的過程中，盡量使用檔案的副本。另一方面，依托城鄉居民養老保險檔案管理的信息化工作平臺，在線上開展保險費用征繳、查詢、報銷、信息查詢、個人用戶信息更改等服務，并能開通預約和提醒功能，避免基層群眾出現過長等待時間。

（四）加強檔案信息化管理制度體系的完善與優化

城鄉居民養老檔案的內容較為復雜，需注重管理模式和方法優化，進一步加強檔案信息化管理制度體系的完善。構建規范化的管理流程和標準，透明化和高效化的推進檔案整理工作。科學和完善的規章制度，要作為提高檔案管理質量的重要手段，并在檔案采集、整理、入庫、查閱等方面都能實現規范化和制度化管理。根據線上線下開展工作的異同性，分別設定相應的管理制度和工作標準，以高質量服務群眾為原則，制定員工管理規范和服務大眾的具體機制。管理層需對在線服務與線下管理的具體范疇和職責進行科學設定，保證相關崗位人員能在檔案管理和大眾服務方面做好銜接與分工，以此根據具體內容制定管理制度和考核機制。尤其，要加強線上服務過程的監管與督導，要全面推進便民服務，真正體現城鄉居民養老保險檔案管理優化的現實意義。對城鄉居民養老保險檔案管理制定具體的實施辦法、總體要求，利用制度手段規范化推進檔案的電子化管理和信息化管理。如要求工作人員將管理類、待遇類、稽查類等檔案，正式納入信息化管理系統中，在訪問權限上進行科學設計，要按照規定和流程進行檔案的使用與調取。在互聯網時代下，傳統紙質管理與信息化檔案管理要協同推進，生成現代化信息管理系統，并充分體現內容的原始性、可靠性、精準性，安全性。即以統一標準與格式錄入檔案信息，適當引進審核與校對機制，保證系統中的檔案內容具備極高的可信度和準確度，并對內容進行多媒介存儲，避免系統受到外部干擾與侵襲而造成信息損毀或丟失的問題。

五、結束語

總之，檔案管理優化，要根據日常服務和管理內容，將工作盡量轉移線上平臺，實現全程化和細致化的跟進各項服務，真正發揮信息化管理平臺的作用和優勢。利用制度手段為信息化管理檔案保駕護航，逐漸生成更加清晰、透明、公正的服務流程與機制。