企業業務系統文件歸檔研究

曹瑾珩

（中國直升機設計研究所，江西景德鎮 333001）

0.引言

近年來，隨著云計算、人工智能、大數據等新興信息技術的應用，企業業務活動得以優化升級，業務活動中產生的業務文件呈現出結構化、半結構化以及非結構化數據并存、多元多態數據并存的特點。傳統的歸檔方式、歸檔范圍、歸檔方式已無法滿足新特點業務系統文件的歸檔，不利于檔案價值的發揮，因此新時代背景下，企業業務系統文件的有效歸檔是當代企業檔案部門必須考慮的問題。

1.企業業務系統文件材料歸檔存在的問題

1.1 歸檔缺失，有價值資源未能及時歸檔、完整歸檔

一方面，歸檔范圍模糊，2012年，我國檔案局制定了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，從宏觀層面闡釋了企業文件材料的歸檔范圍及保管期限，而具體到企業的歸檔工作實踐，則需要根據企業不同業務系統類型及所產生的文件材料的特征進行細致化、差異化以及可操作化處理。隨著大數據、云計算等信息技術的應用，企業信息化建設不斷推進，企業業務文件材料多形態多來源多結構并存的特點更為突出，加劇了企業文件材料的歸檔難度[1]。當前，對于多形態多來源多結構的文件材料，許多企業尚未形成明確的歸檔范圍及保管期限，使得企業業務工作中產生的有價值的文件材料未能及時、有效、完整地歸檔，造成歸檔缺失。另一方面，檔案系統與業務系統之間的歸檔集成建設不成熟。當前，企業業務系統類型多樣，既包括通用職能系統例如OA系統、合同系統以及財務系統等通用系統，也包括專業性強的業務系統，不同系統各具特點，考慮到不同系統之間參照的標準、技術架構、開發時間以及升級優化等方面可能存在差異性，使得檔案系統與不同業務系統之間的歸檔集成建設成為難題。當前在企業文件材料歸檔實踐中，歸檔集成系統建設的相關標準規范缺乏，檔案系統對接所有業務系統的集成系統仍處于探索階段，難以從系統集成的整個過程進行統籌規劃，不利于業務文件材料的完整、及時、有效歸檔[2]。

1.2 歸檔質量低

（1）文件材料的重復歸檔。一方面，雙套制歸檔模式下出現數字文件和紙質文件重復二次歸檔的情況。另一方面，企業不同業務系統之間存在交叉情況，容易造成相同的文件材料在不同業務系統中同時歸檔。此外，由于缺乏對企業所形成的全部文件材料的全局考慮，集團公司和子公司間經常發生重復歸檔的情況。（2）歸檔資源與利用需求存在不匹配。隨著新技術在企業生產經營中的深入應用，企業業務系統產生了大量文件材料，從海量的文件資源中挑選具有保存價值的文件材料并進行歸檔是當前企業歸檔工作面臨的重要問題，成為許多企業檔案歸檔工作的難點，容易出現造成所歸檔的文件材料利用率低和有價值文件材料未能歸檔的窘境。（3）所歸檔的文件材料之間的關聯性不足。當前企業各項業務活動存在不同程度的交叉，相應的業務系統之間也存在交集情況，基于此在不同業務活動中產生的業務文件具有共享共用的特點。然而，目前企業歸檔工作中，未能充分考慮不同業務系統及業務文件之間的交集性，對所歸檔文件之間的關聯性考慮不足，影響了歸檔文件材料的質量。（4）對歸檔文件材料的四性保障不充分。不同于傳統的紙質檔案電子文件具有內容的易更改性、系統載體的依賴性等特點，因此對于電子文件的歸檔，應保證其真實性、完整性、可用性和安全性。當前企業業務文件歸檔中四性檢測的技術手段及檢測內容仍不成熟，未能有效保證歸檔數據的質量，成為企業檔案系統與業務系統集成亟待解決的難點。

1.3 歸檔路徑不明確

數字環境下，企業不同業務活動形成的業務文件各具特點，對原生的業務系統表現出具有較強的依賴性，脫離原生系統，容易產生系統不兼容、數據丟失、無法讀取等問題。與傳統紙質文件材料相比，其歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求以及歸檔的存儲環境都表現出明顯的差異，因此采用傳統的歸檔范圍對不同形態不同來源及不同結構的數字資源進行收集無法滿足現實歸檔需求，容易造成有價值的文件材料未能歸檔或者歸檔泛化等問題。因此，當前企業歸檔工作中，數據庫文件材料如何有效收集歸檔、所存儲的業務系統是否可靠、檔案系統與業務存儲系統的有效銜接等問題仍亟待解決。

1.4 企業文檔管理權責割裂，檔案部門和業務部門在歸檔工作中的協作性弱

雖然檔案部門和業務部門相互協作，共同制定企業文件材料的歸檔范圍已成為學界研究中的共識，但在企業檔案工作實踐中，業務部門對歸檔工作仍不夠重視，歸檔需求模糊，歸檔的主動性積極性不高。另一方面，檔案部門受傳統的“后院看護者”思維影響，在歸檔工作中，表現出“業務部門歸什么，檔案部門就收什么”的被動狀態，不能主動挖掘歸檔文件材料的“業務價值”，實現歸檔文件對業務工作的有效反哺，以強化業務部門對歸檔工作的重視和動力。

2.企業業務系統文件材料歸檔解決策略

2.1 對歸檔文件材料的四性進行有效保障

（1）完整性，即歸檔文件材料的完整齊全，這是企業歸檔工作的重要內容。當前，企業文件材料呈現出來源多樣，形態多樣，結構多樣以及歸檔差異化等特點，此外，業務系統與文件之間存在多元對應關系，這些成為歸檔工作完整性必須解決的問題。因此對于企業文件材料歸檔范圍的確定，要充分考慮不同來源、不同形態和不同結構的文件，以確保歸檔范圍涵蓋各項業務活動，保證有價值的文件材料得以歸檔。對于業務系統和業務文件的多元對應關系，要建立體系化、細顆粒度的歸檔方案，梳理二者存在的交叉和銜接關系，充分考慮多元關系的可能性，在此基礎上對所產生的文件材料進行分類統計，例如設置規則，對于重復歸檔的文件材料進行系統提示，減少歸檔活動中重復歸檔的情況。通過鏈接手段建立所歸檔文件材料之間的關聯關系展現業務活動的全貌，從而保障歸檔文件材料的完整性[3]。（2）真實性，即始終保存來源、元數據、內容以及元數據與內容關聯的真實性，保證歸檔的電子文件材料在收集、移交、檢測、保管、遷移等各個環節中數據的完整性，不可修改性以及用戶身份的真實性，對此，一方面，要制定對歸檔文件材料的操作權限，避免對歸檔文件材料的修改操作。另一方面，利用“數字簽名”技術，將其嵌入歸檔接口中，對歸檔的電子文件的內容、結構和背景3個要素是否被篡改進行自動監測[4]。（3）可用性，即歸檔的電子文件內容、元數據、軟硬件環境的可用性。對此企業應規范電子文件格式，一方面，可根據《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47—2009），在確定電子文件歸檔格式時要充分考慮跨系統的兼容性、一致性以及易用性，以保證歸檔電子文件的長期保存和可讀性。另一方面，要積極對不同類型電子文件的瀏覽以及編輯軟件進行備份，以確保其長期可用。（4）安全性，包括電子文件內容的安全性、載體的安全性以及歸檔過程的安全性。可通過殺毒軟件的有效應用、訪問權限的制定以及防火墻技術等手段保障歸檔文件材料的安全性。

2.2 制定差異化歸檔策略

對于文件材料的歸檔，要充分考慮文件材料本身的特點，當前企業業務活動所形成的文件材料呈現出多來源、多結構、多形態，相應的歸檔需求具有差異性，因此要充分考慮歸檔需求的差異性，制定有效的歸檔策略。對于傳統紙質載體的歸檔要采取實物歸檔方式，即將實體由業務部門移交至檔案部門。對于數字文件的歸檔則遵循邏輯歸檔和物理歸檔相結合的方式。其中，邏輯歸檔是指不改變原存儲方式和位置，而只將電子文件的管理權限向檔案部門移交。物理歸檔則是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，再向檔案部門進行移交。對于二者的選擇，可依據歸檔文件材料的技術依賴性以及檔案管理系統的存儲容量。考慮到當前企業檔案數據量巨大，業務文件的系統依賴性較強等特點，邏輯歸檔提供了良好的解決思路，即將具有歸檔價值的文件材料繼續保存在業務系統的同時實現檔案部門對文件數據在邏輯上的集中管理[5]。

2.3 從全生命周期視角出發，堅持前端控制和全程管理原則

一方面，要堅持前端控制原則，即加強對業務系統和檔案系統的集成管理[6]。首先，對于檔案系統和業務系統之間存在的技術異構等問題可通過開發通用接口的方式進行解決，實現業務活動和檔案活動的有效交融。在實踐中，可采用中間庫接口方式和Web Service接口技術。中間庫數據接口是連接業務系統和檔案系統的介質，既接收業務系統傳輸的數據，又臨時存儲數據，將數據傳輸至檔案管理系統。通過中間庫接口方式可有效降低檔案系統和業務系統之間的耦合度實現系統間雙向適配的要求，且方便系統和接口的維護。同時，對于臨時存儲在中間庫的數據、業務系統和檔案系統均可瀏覽查詢，但不能對數據進行改動，既方便業務工作對歸檔的數據的利用，同時又可以保障數據的真實性。相比之下，Web Service直接通過XML文檔進行連接，對于所集成的系統具有兼容XML的要求。此外，SFTP技術也是常用的接口技術，通過SFTP技術安全文件傳送協議，具有加密/解密技術，通過SFTP技術的應用可對傳輸的文件進行加密，可保障傳輸文件的安全性。在企業歸檔工作的實踐應用中，對通用接口的選擇可參考傳輸數據的類型以及機密程度，對于元數據等結構化數據，可以采用Web Service接口進行傳輸，而對于音頻、音像等非結構化數據則可以采用SFTP協議進行傳輸。其次，要發揮檔案管理規則的前端控制作用，將管理規則前置到業務活動中，在文件形成過程中發揮業務工作人員的在文件內容上的專業性，對文件材料的歸檔價值進行初步判定。在此基礎上，對于物理歸檔的文件材料，可按照檔案管理規則制定符合檔案管理標準的文件模板，并以此為規范創建文件，實現業務部門負責文件內容，檔案部門負責文件格式及相關要素。對于邏輯歸檔的文件材料，業務部門工作人員在文件產生之初添加相應的歸檔的標識，并將歸檔信息推送至檔案部門，由檔案部門添加檔案信息，并且規定操作權限，以避免文件材料被篡改。此外，對于以數據形態存在的文件材料，通過檔案管理規則的前置，如將可組配、可解析、可還原、可編碼等利于規則描述和自動執行的要求等，將其納入對前端業務工作中環境歸檔的要求，從而實現數據信息的可讀性和長期保存，以保證歸檔文件材料的可用性。

另一方面，要堅持全過程管理原則，確定完整的歸檔流程，表現為歸檔前的準備工作，歸檔的實施工作以及歸檔的登記反饋工作3大環節[7]。首先，歸檔準備工作，包括確定歸檔范圍、制定保管期限表、形成待歸檔文件目錄，采集歸檔元數據以及格式轉換等準備工作。這一環節應該由檔案部門和業務部門共同完成，且盡可能發揮業務部門的作用。其次，歸檔實施工作，即業務部門將待歸檔的文件材料傳輸至檔案管理系統，并交由檔案部門進行檢驗。最后，歸檔的登記反饋工作，對于歸檔的文件材料，符合檔案管理要求的則由檔案管理人員登記，進行著錄、歸檔保存等操作，對于不符合歸檔要求的文件則退回業務部門。

2.4 提升歸檔文件的“業務反哺能力”，實現業務部門和檔案部門的協作雙贏

檔案部門應該積極挖掘歸檔文件材料對于業務工作的價值，在歸檔準備工作中積極思考歸檔工作對于業務工作的價值，即利用所歸檔的檔案數據對業務活動進行優化，從而提高業務工作質量，以實現“文件的業務化”，對業務工作進行反哺，從而提升業務部門對于歸檔工作的積極性和主動性，實現業務部門和檔案部門的雙贏。

3.結語

本文基于新時代背景下，企業業務系統文件歸檔存在的問題和困境進行梳理，在此基礎上從保障歸檔文件的四性、制定差異化歸檔策略、全生命周期視角出發，堅持前端控制原則和全程管理原則以及提升歸檔文件的“業務反哺能力”，實現業務部門和檔案部門的協作雙贏4個角度提出解決策略，以期對企業檔案工作中的歸檔實踐提供啟示。