農(nóng)業(yè)科研單位基建檔案科學(xué)管理初探

姚慶群 嚴(yán)琳玲

（中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶作物品種資源研究所，海南海口 570100）

農(nóng)業(yè)科研單位檔案是指單位從事科學(xué)研究、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、黨政文化、人事管理、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的各種文字、圖表及聲像等資料，是單位建設(shè)歷史見(jiàn)證的寶貴資料，具有一定的保存與使用價(jià)值。檔案管理工作就是收集、整理保存檔案的全過(guò)程工作，是保證檔案記錄連續(xù)性、真實(shí)性和完整性的可靠保證。基建檔案是農(nóng)業(yè)科研單位進(jìn)行基本建設(shè)及修繕購(gòu)置項(xiàng)目規(guī)劃與申報(bào)、基礎(chǔ)設(shè)施日常管理的重要依據(jù)，是保證單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)和日后改、擴(kuò)建工作的重要的憑證。它不僅是工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程簡(jiǎn)單的歷史記錄，更是工程項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的結(jié)晶，直接反映程項(xiàng)目建設(shè)的科技的成果以及使用效果。但是，由于部分農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)基建檔案的管理不夠重視，管理不科學(xué)，甚至不符合相關(guān)的管理要求，更沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致基建檔案歸檔不規(guī)范，查詢(xún)與利用效率低。本文從基建檔案的特點(diǎn)及存在問(wèn)題出發(fā)，尋找學(xué)科的基建檔案管理方法。

1.基建檔案的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

1.1 基建檔案的主要內(nèi)容

基建檔案是基建項(xiàng)目在申報(bào)及實(shí)施管理活動(dòng)中直接形成的、經(jīng)過(guò)整理立卷具有保存價(jià)植所有文字、圖紙圖像、聲像等各種載體形式的文件材料[1]。基建項(xiàng)目檔案的包括三大類(lèi)項(xiàng)內(nèi)容：（1）項(xiàng)目前期產(chǎn)生的資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告、項(xiàng)目建議書(shū)或可行性研究報(bào)告環(huán)評(píng)勘察測(cè)繪報(bào)告、初步設(shè)備及圖紙、招投標(biāo)文件，合同協(xié)議及批復(fù)審核文件等。（2）執(zhí)行階段產(chǎn)的文件，如開(kāi)工報(bào)告、工程測(cè)量定位記錄、圖紙會(huì)審報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、設(shè)備安裝調(diào)試與驗(yàn)收記錄、各分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量報(bào)告、施工日記，監(jiān)理日記等。（3）竣工階段產(chǎn)生的資料，如竣工圖、會(huì)議文件及會(huì)議決定、單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程建設(shè)總結(jié)和工作報(bào)告等。基建設(shè)檔案不僅是工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行審計(jì)、監(jiān)督管理和驗(yàn)收以日后進(jìn)行及生產(chǎn)維護(hù)、技術(shù)改造的重要依據(jù)，它的完整性與有效利用直接關(guān)系到工程竣工驗(yàn)收、生產(chǎn)使用以及后期工程維護(hù)維修、改擴(kuò)建等，也可為其他相關(guān)工程建設(shè)提供參考。

1.2 基建檔案的主要特點(diǎn)

基建項(xiàng)目檔案具有系統(tǒng)性特點(diǎn)。基建檔案的產(chǎn)生是根據(jù)基建項(xiàng)目活動(dòng)的推進(jìn)而逐漸產(chǎn)生的，在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，涉及幾個(gè)階段的內(nèi)容：（1）規(guī)劃期申報(bào)階段，檔案主要包括項(xiàng)目建議書(shū)，可行性研究報(bào)告書(shū)，申請(qǐng)上報(bào)文件，選址意見(jiàn)書(shū)，用地預(yù)審意見(jiàn)，環(huán)境影響評(píng)價(jià)審批文件等。（2）項(xiàng)目實(shí)施階段，檔案主要包括項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)及批復(fù)，招投標(biāo)材料、施工圖，監(jiān)理資料等。（3）竣工驗(yàn)收階段，竣工圖，各單項(xiàng)工程驗(yàn)收料檔案等。而這些檔案資料是有機(jī)地聯(lián)系在一起，形成一個(gè)承上啟下的資料系統(tǒng)，同時(shí)真實(shí)、全面、詳細(xì)地反映建設(shè)工程項(xiàng)目從規(guī)劃設(shè)計(jì)到竣工驗(yàn)收各個(gè)階段的活動(dòng)。

基建項(xiàng)目檔案具有復(fù)雜性特點(diǎn)。建檔案中客觀(guān)全面地記錄了基建工程項(xiàng)目的具體信息，包含的內(nèi)容涉及建筑、道路、給排水、消防、設(shè)備等各個(gè)方面，既有建設(shè)單位資料，又有施工單位及監(jiān)理單位資料，各類(lèi)資料文件都有詳細(xì)的記錄[2]。另外，基建工程項(xiàng)目的不可控因素較多，在實(shí)施過(guò)程中可能會(huì)產(chǎn)生很多不可預(yù)測(cè)的問(wèn)題，產(chǎn)生的文件隨項(xiàng)目的進(jìn)展逐漸增多，如各種類(lèi)型的簽證，變更資料等，因此，基建檔案隨著時(shí)間變更，條件變化變而變得復(fù)雜多樣。

基建項(xiàng)目檔案具有真實(shí)性特點(diǎn)。基建檔案上的每張圖紙、每項(xiàng)工程、每項(xiàng)支出都是真實(shí)存的，都能找到發(fā)生的具體位置及實(shí)物所在，它能準(zhǔn)確、真實(shí)、完整地反映工程及設(shè)施的真實(shí)情況，并將直接影響到工程投產(chǎn)后的生產(chǎn)，維護(hù)、改擴(kuò)建等工作的正常進(jìn)行。

基建項(xiàng)目檔案具有專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。首先是檔案內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性，基建檔案相比較其他類(lèi)別檔案，其涉及設(shè)計(jì)、勘探、施工、安裝以及消防等多種專(zhuān)業(yè)內(nèi)容[3]。其次是檔案形式的專(zhuān)業(yè)性，特別是圖紙資料，由于圖紙幅面大，整理檔案時(shí)需要有專(zhuān)業(yè)的折疊方法才能既方便查看也能在存放時(shí)不被損壞。另外隱蔽工程圖像資料的選擇與保存，需要了解工程關(guān)鍵點(diǎn)工程圖，做好圖文并存的檔案記錄，以便日后查看與利用。

2.基建檔案收集管理存在的問(wèn)題

2.1 重視度不夠，檔案管理業(yè)務(wù)水平有限

項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目執(zhí)行人員均把主要工作重點(diǎn)在工程進(jìn)度、質(zhì)量、資金落實(shí)等方面，對(duì)項(xiàng)目檔案收集與管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在檔案管理上沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職人員，且管理人員流動(dòng)頻繁，檔案交接工作不完善，導(dǎo)致文件遺失或沒(méi)有交接到位。另外，基建檔案內(nèi)容涉及面廣，工作環(huán)境較為復(fù)雜，編制整理周期長(zhǎng)，具有鮮明的專(zhuān)業(yè)性。這就要求檔案管理人員既要有檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又必須具備一定的建筑專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且要對(duì)基建項(xiàng)目施工各階段的環(huán)節(jié)流程和基本術(shù)語(yǔ)都有一定的了解，以便和建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方更好地溝通，保證基建檔案管理的質(zhì)量[4]。由于對(duì)基建檔案收集與整理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和有效的操作方法，不同管理人員各有不同的檔案管理方式，對(duì)基建檔案認(rèn)識(shí)水平、重視程度不同，容易造成檔案收集不全、歸檔質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。

2.2 檔案資料的形成與項(xiàng)目進(jìn)度不同步，歸檔不及時(shí)

項(xiàng)目規(guī)劃與前期準(zhǔn)備時(shí)，由于對(duì)立項(xiàng)把握不準(zhǔn)，對(duì)前期資料的各種修改形成的資料沒(méi)有及時(shí)整理更新，使一些重要的前期文件丟失。在基建項(xiàng)目工程施工過(guò)程中出現(xiàn)的變更問(wèn)題，有些現(xiàn)場(chǎng)直接變動(dòng)，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行圖紙修改，及辦理相關(guān)手續(xù)，更沒(méi)有形成檔案資料存檔，造成檔案管理員在最后整理檔案或驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確。還有一些重要的設(shè)備資料，如使用說(shuō)明，安裝軟件、保修卡、安裝調(diào)試記錄及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，應(yīng)及時(shí)整理存檔并移交檔案管理員而遲遲不移交，導(dǎo)致日后設(shè)備運(yùn)行維護(hù)，技術(shù)改造難以找到依據(jù)。另外，由于項(xiàng)目管理者對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有檔案管理作為工程項(xiàng)目管理的一部分對(duì)待，認(rèn)為只要保證工程的進(jìn)度和質(zhì)量就夠了，使檔案資料的收集，整理無(wú)法做到與工程進(jìn)度同步，通常以先執(zhí)行，后補(bǔ)資料方式進(jìn)行，導(dǎo)致使項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)檔案文件收集不全，有些資料還前后不一致，竣工圖與實(shí)際不相符或編制不規(guī)范，需簽字材料手續(xù)不完備等，最后竣工驗(yàn)收還需補(bǔ)充完善各類(lèi)檔案資料。

2.3 資料不完整，歸檔文件材料不規(guī)范

基建檔案收集過(guò)程貫穿了規(guī)劃到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，中間可能從管理到經(jīng)辦都換了不同的工作人員，每個(gè)人經(jīng)辦的資料不一樣，管理方式不一樣，有些人對(duì)檔案資料要求不嚴(yán)格，認(rèn)為有存了檔就行，沒(méi)有考慮檔案是否完善合格，如審批文件是否為原件，文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備，文件內(nèi)容是否完整，文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象，文件（除簽名外）是否存在“三色筆”現(xiàn)象，竣工圖編制是否規(guī)范等[5]。另外，從立項(xiàng)到竣工期間，檔案資料處于動(dòng)態(tài)變化，會(huì)隨著工程施工進(jìn)度、因地制宜，部分設(shè)計(jì)會(huì)發(fā)生變更，檔案文件隨之而變，使用前期所收集的檔案資料有可能被后期的檔案所替代，如果沒(méi)有及時(shí)標(biāo)記變更，會(huì)使資料前后不一致，造成歸檔文件不完全、不規(guī)范。

2.4 聲像檔案缺乏及隱蔽工程缺少圖片與說(shuō)明

聲像檔案包括照片、錄像及音頻等影像聲音材料，它是基建項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程、竣工驗(yàn)收的證明材料，特別是隱蔽工程，圖像資料顯得尤其重要，是紙質(zhì)檔案的必要補(bǔ)充。在農(nóng)業(yè)科研基建項(xiàng)目檔案中，極少有圖片、錄像等聲像材料歸檔，有些雖然有聲像資料，但不納入正式檔案歸檔，有些雖有相關(guān)照片，便缺乏詳細(xì)說(shuō)明，給日后項(xiàng)目的維修、維護(hù)、改擴(kuò)建帶來(lái)困難。如有的工程項(xiàng)目無(wú)隱蔽工程記錄或記錄不全，有的雖有圖紙，但沒(méi)有詳細(xì)說(shuō)明或說(shuō)明不不清晰，有的圖紙更改多次辨認(rèn)不清，更沒(méi)有當(dāng)時(shí)施工過(guò)程的圖片資料檔案，時(shí)間長(zhǎng)會(huì)造成隱蔽工程無(wú)法清晰呈現(xiàn)，嚴(yán)重的會(huì)造成后期工程無(wú)法正常實(shí)施。

3.基建檔案科學(xué)管理的幾點(diǎn)建議

3.1 重視檔案管理工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

首先單位領(lǐng)導(dǎo)與項(xiàng)目執(zhí)行人應(yīng)該重視基建檔案的管理，及時(shí)配備專(zhuān)門(mén)的基建檔案管理人員，要求必須掌握檔案整理基本操作方法，熟悉基建工程業(yè)務(wù)流程，有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)、責(zé)任心強(qiáng)，具備良好的溝通與交流能力，能抓住每一個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)的及時(shí)收集與整理檔案。同時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，積極參加線(xiàn)上或線(xiàn)下培訓(xùn)工作，既要參加建設(shè)項(xiàng)目管理能加培訓(xùn)，又要適當(dāng)參加檔案管理培訓(xùn)，了解基建管理工作的新技能與發(fā)展新方向，做到科學(xué)、及時(shí)、準(zhǔn)確收集基建檔案，為項(xiàng)目檢查、竣工驗(yàn)收及日后檔案利用提供有力依據(jù)。

3.2 歸檔工作實(shí)行“三納入”“四同步”，做到應(yīng)歸盡歸

科學(xué)的檔案管理工作應(yīng)該有相應(yīng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作“三納入”和“四同步”是檔案工作基本標(biāo)準(zhǔn)之一，也是檔案工作制度基本要點(diǎn)。基建檔案的“三納入”主要是指把基建檔案管理工作納入工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入單位崗位職責(zé)。“四同步”是指項(xiàng)目建設(shè)（維修）工作一開(kāi)始就應(yīng)與建立檔案工作同步進(jìn)行，檢查項(xiàng)目工程情況應(yīng)與檢查項(xiàng)目檔案工作情況同步進(jìn)行，項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收應(yīng)與提交一整套合格的竣工圖驗(yàn)收同步進(jìn)行[6]。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)該制訂本單位檔案管理制度、績(jī)效考核制度等，從制度上體現(xiàn)建設(shè)檔案收集整理與保存重要性，搞好檔案管理的首要環(huán)節(jié)就是將相關(guān)資料及時(shí)收集齊全、完整并整理，什么時(shí)候進(jìn)行對(duì)檔案歸檔是關(guān)鍵，只有在項(xiàng)目申請(qǐng)申報(bào)就開(kāi)始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作，注重基建項(xiàng)目過(guò)程資料的整理，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)才能有一套完整的、有價(jià)值文件材料的歸檔。

3.3 電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合，加強(qiáng)信息化管理

信息化管理是將來(lái)檔案管理的趨勢(shì)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，越來(lái)越多的新型技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中。在基建檔案管理中，可以根據(jù)基建檔案管理的實(shí)際情況建立檔案管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)，將基建檔案的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行錄入，借助信息化技術(shù)對(duì)基建檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，如果想要查找相關(guān)的檔案信息就可以進(jìn)行相應(yīng)的檢索，也可以將數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行共享，方便其他部門(mén)的人員進(jìn)行查閱[7]。此外，聲像材料與其他紙質(zhì)材料能有機(jī)聯(lián)系一起，使工作人員在日常工作過(guò)程中的效率和水平能夠得到有效提升，也可以根據(jù)實(shí)際要求，為其配置專(zhuān)業(yè)的軟件，為項(xiàng)目日后管理，改擴(kuò)建等提供充分依據(jù)。

3.4 加強(qiáng)開(kāi)發(fā)，提升基建設(shè)檔案利用價(jià)值

基建項(xiàng)目過(guò)程會(huì)產(chǎn)生數(shù)量巨大、類(lèi)型多樣的原始數(shù)據(jù)作為歸檔料，它具有一定的技術(shù)性，包含了大量的工程建設(shè)信息，是單位的無(wú)形資產(chǎn)，在農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程具有一定的參謀作用。但如果它僅作為檔案在貯存在檔案室里，就難以體現(xiàn)其價(jià)值，只有通過(guò)開(kāi)發(fā)利用才能實(shí)現(xiàn)基建設(shè)檔案的價(jià)值。因此，要讓基建檔案得到充分利用，（1）提高基建檔案系統(tǒng)中目錄的準(zhǔn)確性、易查性，讓使用人員及時(shí)有效地查閱到相關(guān)檔案信息。（2）應(yīng)當(dāng)根據(jù)基建項(xiàng)目規(guī)劃、維修、改擴(kuò)建及生產(chǎn)等需要，做好文獻(xiàn)分類(lèi)，如按項(xiàng)目地點(diǎn)歸類(lèi)圖紙，做好目錄匯編、檔案摘要等，以便于更好地開(kāi)發(fā)利用基建檔案信息，為決策、日常管理工作提供依據(jù)和參考資料。（3）使用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)及信息分析軟件，建立單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，為檔案利用者提供綜合查詢(xún)功能，使基建檔案達(dá)到更深層次的利用。

4. 結(jié)語(yǔ)

農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)該當(dāng)把基建檔案管理作為項(xiàng)目管理工作中的重要組成部分，檔案的收集積累、歸檔整理、查詢(xún)利用這三者的關(guān)系是緊密聯(lián)系且相互關(guān)聯(lián)的。只有及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集收集整資料檔案，利用科學(xué)的管理手段，把基建檔案管理各項(xiàng)工作做得到位，才能得心應(yīng)手地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。