基于知識管理的軍工單位檔案資源開發與利用

趙昕

（中國直升機設計研究所，江西景德鎮 333000）

0. 引言

計算機技術的飛速發展推動社會進入信息時代。“十三五”時期以來，我國檔案工作成果卓著，檔案法規制度不斷完善、公共服務能力不斷加強，人才培養更加系統科學。因此，為繼續推動檔案事業高質量發展，2021年6月9日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出，要擴大檔案利用，創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級，提高檔案管理綜合水平。當前，面對人們日益增長的多元化需求，檔案資源不能僅局限于原始、單一信息的積累，而是要拓寬檔案管理工作思路，重視檔案資源的開發與利用。通過借助多媒體數據庫技術、計算機網絡技術等多重技術手段，將原始檔案數據經過收集、加工、處理、組織得到檔案信息的延續性價值，推動檔案管理工作模式由傳統實體檔案管理逐步轉變為檔案信息的知識化管理。

1. 知識管理與檔案開發利用的關系

隨著社會不斷進步，各種技術手段興起，多樣化的需求不斷促使檔案管理模式進行逐步革新。縱觀檔案管理歷年來的發展變化，由最初以物本管理為理念的實體管理慢慢轉變為依托數字化平臺開展電子數據歸檔的信息化管理。如今，在知識經濟時代，檔案管理又面臨新的挑戰，為構建滿足人們需求的系統服務體系，突顯知識價值，檔案管理模式需開始進一步轉變，由檔案信息管理逐步升級轉型為檔案知識管理。知識管理是指在組織中構建一個人文與技術兼備的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，達到知識不斷創新的目的，并最終形成企業管理的知識資本。知識管理是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動[1]。

檔案知識管理主要強調對知識價值的深度挖掘。知識按照其可被表述程度分為顯性知識和隱形知識。顯性知識是指能夠通過某種載體明確表達的知識，且在組織中多數是存儲于載體上，能夠被直接學習的編碼化知識信息。隱性知識是一種以人腦的神經系統為“載體”，很難被表達和學習的潛在知識，表現為直覺、第六感、聯想、經驗等[2]。檔案作為可編碼化的載體將檔案信息以知識元為基本單位進行科學拆分、重新組合，可以實現檔案資源的二次重組和共建，檔案管理人員依靠多年從業經驗，將非編碼化的知識進行一定程度的轉化，從而實現對隱性知識的共享利用。

將知識管理理念引入檔案管理工作，其目的主要是將檔案工作內容由信息加工轉變為知識加工，在此過程中，要求檔案工作者轉變對自身工作職能的認知，以知識管理理論為主導，借助各種技術手段與信息平臺，在著錄、檢索、編研的基礎之上進行檔案資源開發，旨在結合企業實際工作需求，將檔案數據挖掘、提煉、組織，以多元化形式呈現，為企業提供個性化、優質利用服務的同時，又能夠努力實現檔案價值的最大化目標。

2. 檔案資源開發與利用原則

檔案管理工作本身是有序的、規范的，主要是通過一系列科學的理論和技術方法對檔案資源進行系統性管理。因此，在原有檔案管理基礎之上進行基于知識管理的檔案資源開發，需遵循以下原則：

2.1 需求導向性原則

新形勢下，檔案管理工作面臨嚴峻挑戰，基于知識管理的檔案資源開發成為目前檔案工作革新的另一種途徑。當前，企業用戶類型多元化，使用者對于檔案資源需求的側重點也有所不同，面對這種情況，檔案資源的開發工作無疑是復雜的。以用戶需求為導向進行檔案資源開發，需要以檔案數據的知識價值開發為前提，以檔案數據的高效利用為目的。堅持以用戶需求為主體，一體多面式開發，縮小同類服務范圍，擴大異質資源種類，提供針對性、個性化檔案資源服務，不僅能夠減少檔案資源開發成本，降低開發試錯風險，還能滿足多樣化的用戶需求，提高用戶對于檔案資源使用效率和使用頻次。

2.2 科學合理性原則

檔案資源的開發工作主要是圍繞用戶的使用需求進行開展的。在軍工單位中，檔案資源的使用者眾多，如何最大限度統籌多樣化的檔案用戶需求成為檔案資源開發工作中不可忽視的重要問題。因此，為保證檔案資源能夠實現高效利用，設置科學合理的檔案分類原則顯得尤為重要。作為檔案工作革新中的重要一環，基于知識管理的檔案資源開發需以檔案基本理論為基礎，在此基礎之上充分考慮到檔案數據價值的知識挖掘方向，依據用戶使用需求進行分類開發，加強檔案數據之間的關聯管理，保證各類目之間的完整與獨立，促使企業檔案資源能夠形成一個有機整體，形成一種系統、完善的檔案管理體系。

2.3 安全保密性原則

檔案保密是檔案管理工作中的重點、要點，檔案內容安全與否與企業甚至是國家利益都緊密相關，因此，做好企業檔案保密工作對于保障企業甚至是國家利益都顯得至關重要。在檔案保密管理工作中，由于軍工單位相較于一般企業具有特殊的國防軍事屬性，工作內容通常涉及航空、航天、核能、船舶、兵器等領域，所以，相關檔案較為敏感，在檔案資源的開發與利用方面也需更為慎重。檔案相關工作者應對原有檔案“只保不用”觀念進行革新，“用”是目的，“?！笔鞘侄危駮r今日，需用辯證的眼光看待檔案保密與開發利用之間的關系，注意二者間對于“度”的把握，嚴格控制檔案利用范圍和人員使用權限，正確認識和處理好檔案資源開發利用和安全保密之間的關系。

2.4 綜合效益性原則

檔案資源的開發與利用是檔案管理工作的重要組成部分，同時也可看作是企業開展的一項經濟活動。實施檔案資源開發項目，必然需要考慮到投入成本、開發風險以及利用價值等一系列問題。通過對檔案資源進行開發，挖掘其知識價值，進而形成知識產品或提供知識服務，以此為企業帶來相應的經濟回報，最終達到檔案資源高效利用的目的。優質檔案資源的深度開發，是企業打破傳統檔案固有模式，對檔案資源附加知識價值的探索行為。將知識要素融入檔案資源開發利用的實踐過程中，需全面考量開發蘊藏的未知風險，權衡其產生的利弊影響，提前研判檔案資源的開發與利用帶來的綜合效益，不僅能夠在一定程度上提升檔案資源開發的主觀能動性，也能及早規避不良影響。

3. 當前檔案開發利用中存在的問題

3.1 檔案利用意識淡薄

目前，檔案管理人員思想意識大多依舊以原有傳統檔案管理思想為主，對于檔案資源的開發利用較為忽視。通常情況下，檔案管理人員思想層次高低與檔案管理所用模式密切相關，是影響企業整體檔案管理水平的重要因素之一。過去保守落后的檔案管理思想會制約檔案管理工作的革新優化，以“保”為主的檔案管理思想觀念急需扭轉。在以往檔案管理工作中，檔案使用者對于檔案資源的利用是被動的。而檔案管理人員作為檔案信息的提供者，對于檔案資源的價值鑒定、利用途徑、開發程度等則掌握相對絕對的決定權，檔案管理人員服務意識水平難以緊跟使用者對于檔案資源的利用需求，單向被動的硬推式檔案資源傳遞成為檔案資源利用效率不高、用戶體驗感較差的主要因素。因此，檔案人員開發利用意識水平的提高儼然已成為新形勢下檔案管理革新進程中的難以忽視的緊要任務。

3.2 檔案利用方式單一

長久以來，檔案管理部門仍多以檔案借閱、檔案復制等傳統、低層次的檔案信息資源利用服務為主，這種基礎性的檔案資源信息利用方式早已無法滿足檔案使用者的需求，用戶關注的已不再是簡單的獲取文獻而是如何從繁雜的信息環境中找到能解決所面臨問題的信息內容，并將這些信息融化和重組為相應的知識或解決方案[3-4]。面對檔案利用方式單一這一現狀，究其原因是因為檔案資源短缺與信息化開發能力不足，這也是目前阻礙檔案資源被高效利用的重要因素。對于檔案資源的利用不能僅局限于檔案數據本身，信息化挖掘手段也不容忽視。如今，開發檔案資源的知識價值已成為企業提高經濟效益的新型途徑，改變檔案管理思路，著力于針對隱性知識的開發利用，才能扭轉檔案利用方式單一的落后局面。

3.3 檔案人員專業水平不高

信息技術的飛速發展使得檔案管理從傳統實物管理逐漸過渡為信息技術管理，利用數字化平臺，檔案檢索效率大大提升，優化了原有以人工管理為主的檔案管理模式，開啟了檔案“人機”雙重管理時代。在這種背景下，基于知識管理的檔案資源開發利用則同樣需要以信息技術為支撐，這無疑是對檔案人員的專業技能和知識水平提出了更高的要求。但在實際檔案管理工作中，受投入資金、人員規模、領導者觀念等各種因素影響，信息化檔案管理的應用范圍有限，信息技術知識普及程度不高，檔案人員多依靠于傳統紙質管理，計算機知識較為欠缺，操作水平有限，難以滿足新形勢下檔案資源開發利用在實際工作中的需要。因此，提升檔案人員專業水平，是保障基于知識管理的檔案資源開發利用順利開展的重要前提。

4. 檔案資源開發利用措施

4.1 培養檔案人員知識管理理念

檔案管理工作質量水平的高低與檔案管理人員的思想意識密切相關，檔案管理人員思想意識不應局限于對檔案的收集、整理、歸檔等方面，還應著眼于對檔案數據內容的深度挖掘和開發。重視知識發現、信息與知識交流、信息與知識應用及知識的創新，將藏在組織機構、組織文化、管理流程和管理人員頭腦中的隱性知識識別出來，使之文檔化，同時，拓展開發寬度、延伸開發深度，重視起檔案數據關聯、數據挖掘以及數據融合產生的檔案數據價值增值空間，即將知識管理理念融入檔案管理工作中，在傳統物本管理理念基礎之上結合知識管理內涵，共同應用實踐，以期實現對檔案資源的合理開發與利用[5]。

4.2 構建檔案知識數據庫

為進一步加強檔案資源與使用者之間的相互聯系，實現檔案資源系統共享、協同，檔案知識數據庫的構建無疑成為對檔案資源開發利用的另一種方法。通過借助數據倉庫、搜索引擎等計算機應用工具，對檔案知識進行有效整合、二次加工，在傳統檔案資源利用需求的基礎之上，依據資源特性和利用目標，劃分出相應的特色模塊，如個性化推送服務、聯想利用、互動式分享以及個人定制模塊等，不僅能夠大大提升檔案資源的利用效率，同時也能增強檔案用戶的體驗感和滿意度。檔案知識數據庫的構建，改變了原有檔案信息的加工處理方式，依托計算機平臺，采用數據挖掘技術，來完成檔案資源向知識的過渡過程，增強對隱性知識的獲取能力。從企業角度來看，能夠更加清晰地了解用戶使用需求，獲取用戶使用頻次、資源需求方向等數據信息，方便企業對檔案資源進行針對性的投入與開發。從用戶角度來看，可以滿足使用者個性化的使用需求，提升檢索效率，減少對冗余資源查閱的時間成本，方便日后進行個人管理與備查。

4.3 加強檔案人員隊伍建設

目前，在檔案管理工作中，人力是各項工作、想法的踐行者。要想順利開展基于知識管理的檔案資源開發與利用工作，檔案人員隊伍的專業素質和技能水平則顯得尤為重要。相較于對傳統檔案人員的能力素養要求，基于知識管理的檔案資源開發與利用工作在此基礎之上提出了更高的期望，急需擁有對知識管理相關內容的理解與應用能力。著眼于檔案專業人員隊伍的培養，結合當下熱點技術、領域方向，定期開展專業知識講座，完善知識結構，加快企業檔案人員知識的更新速度。優化原有以人力為主的檔案管理模式，注重檔案知識與信息技術應用的交叉學習，組織檔案人員專業知識與技能大賽。根據檔案人員的知識結構，挖掘擅長的檔案知識領域，鼓勵全員進行知識共享，建設出一支能實施檔案知識管理策略的開拓型、創造型知識團隊。

5. 結語

基于知識管理的檔案資源開發利用是當前時代背景下企業檔案管理工作的創新發展趨勢。對于拓寬檔案管理思路，注重檔案信息知識屬性的表達，加速推進檔案資源的信息化融合，有效改善檔案利用效率低下的現狀具有相當積極的作用。將知識進行高質量的加工處理后轉化為企業經濟效益的組成部分是檔案管理的新職能，也是檔案工作能夠順利長足發展的堅實保障。