中小型國有企業采購管理體系探究

胡永鋒

(廈門衛星定位應用股份有限公司,福建 廈門 361008)

0 引言

各級國有企業管理部門對所出資企業在加強企業采購監管，實現降本增效，防范廉潔風險，有效防止國有資產流失等方面提出了指導意見，但在企業內部控制管理尤其是中小型國企采購管理體系的具體建設方面缺少相關規定。在采購管理研究層面關于采購管理體系建設的研究也相對較少，無法對中小型國企實際采購工作進行有效指導，導致企業在采購制度、采購監管、風險控制等方面尤其薄弱。

本文將參照《關于加快構建中央企業內部控制體系有關事項的通知》，以及國資委針對“內部控制體系建設與監督工作”于2019—2022年先后出臺的文件要求為依據，結合多年采購管理體系建設的實踐，從采購管理制度、采購管理流程和采購信息系統三個方面，闡述了中小型國企抓好內部控制建設的基礎工作和關鍵環節，以構建相對完整采購管理體系的內容和方法。希望企業在加強采購規范管理的同時，減少采購風險，提高采購效率，不斷完善中小型國企采購管理體系建設。當前，中小型國企應該借助體制優勢，抓重點、補短板、強弱項，完善企業內控管理建設和采購管理體系的構建，提高采購決策效率，實現企業降本增效等，進而推動企業的整合、壯大、做強，實現中小型國企市場化轉型，使企業能夠在激烈的市場競爭中取得成功、占據一席之地，避免成為“兩非”“兩資”等“僵尸企業”而被剝離、清退，為實現中小型國企成為國民經濟發展的支柱具有重大的意義。

1 采購管理體系建設的總體思路

政府出資人的性質決定了國企同時具有商業類和公益類的屬性，也導致其采購活動兼具公共采購和企業采購的雙重性。公共采購主要由法律法規予以規范，國企可以參照《招標投標法》《政府采購法》等。《招標投標法》針對采購工程項目，僅規定了“招標”這一種采購方式，但中小國企由于本身規模特點，達不到招標條件的采購活動相對較多。《政府采購法》則明確適用于“各級國家機關、事業單位和團體組織使用財政性資金的采購行為”，無法對實際采購工作進行有效指導，企業只能依據內部的采購制度進行規范。但當前中小國有企業在采購制度、采購監管、風險控制等方面尤其薄弱，使得企業采購活動難以適應當前市場快速發展變化要求的問題特別突出。

《關于加快構建中央企業內部控制體系有關事項的通知》要求，各中央企業要按照管理制度化、制度流程化、流程信息化的要求，抓好內部控制建設的基礎工作和關鍵環節。針對內部控制體系建設與監督工作，國資委于2019—2022年先后出臺文件，將風險管理和合規管理的要求嵌入內控制度中，實現企業“強內控、防風險、促合規”的內部控制體系建設目標。

本文建議中小型國企參照央企內控管理體系構建的要求，從采購制度、采購流程、采購系統三個方面構建采購管理體系(見圖1)。采購制度是采購合規的基礎，體現企業采購的管理思想、管理方法和管理手段等。采購流程是采購制度的落地和細化，強化了采購制度的可操作性和執行力度。采購系統實現業務流程從“碎片”到“集成”，可以判斷制度、流程是否執行到位。采購系統能更好地固化采購流程，推動企業采購管理的規范化、標準化、自動化。

圖1 采購管理體系組成

2 采購管理制度構建

采購制度屬于企業管理制度一環，主要包括采購組織、采購執行、采購績效、采購監督等管理內容。

2.1 采購組織管理的內容

中小型國企的采購組織應依據決策、執行、監督三分離的原則，建立符合企業制度的采購領導組織、采購執行組織和采購監督組織[1]。采購組織設置見表1。

表1 采購組織設置表

2.2 采購的執行管理

采購執行管理是采購人員依照采購制度，完成采購需求任務，實現采購目標的重要職能。主要工作包括如下四方面的內容。

第一，業務支持。采購組織在企業對外項目報價或投標時，提供物資信息、價格信息、技術方案等，以滿足項目外購物資選型、效益分析和風險評估等。

第二，物資采購。采購組織對企業的生產計劃、庫存計劃、銷售計劃等匯總和分析，依照采購制度規定的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢比價、直接委托等確定供應商和價格，簽署采購合同，要求供應商按合同或計劃交貨，完成物資驗收和付款，確保供應商提供售后服務等工作。

第三，過程管控。采購組織具有按照法律法規、內部管理制度等，規范采購過程、降低采購風險的職能。將采購過程的合規性納入采購人員績效，并依照制度接受定期審計和檢查等。

第四，成本管理。采購組織具有及時收集市場信息、主動分析采購成本、積極尋找采購總成本節省機會的職能。依照卡拉杰克模型分析法，供應總成本與供應風險的關系[3](見圖2)。針對不同的物資類型以及不同的供應風險，采購組織實施差異化的采購策略，從設計、尋源、定價、交付、物流、倉儲、售后等全過程，追求采購總成本節約，以提高企業經濟效益。企業采購的戰略型物資，屬于高總成本高風險的物資，一般建議與供應商形成長期的合作關系，以保證供應的穩定性。企業采購的杠桿型物資，屬于高總成本低風險的物資，由于供應商多容易采購等，可以采用成本最優的策略，如短期合同、多家供貨等以獲取較大的成本節省。企業采購的瓶頸型物資，屬于低總成本高風險的物資，建議采用長期合同、加強供應商關系維系等以減少供應的中斷。企業采購的普通型物資屬于低總成本、低風險的物資，建議簡化采購操作或者采購外包等方式，以降低企業運營成本。

圖2 供應總成本與風險關系

2.3 采購的績效管理

中小型國企應當建立有效的績效管理制度，針對可量化、可衡量的目標結果、執行承諾等關鍵指標進行考核管理，主要包括采購人員績效管理和供應商績效管理。

根據企業實際情況，采購人員績效可針對采購的時間、品質、價格、數量、效率等績效指標，進行內部定期考核或項目考核。做到考核與激勵相結合，以提高采購部門工作完成度，達成企業采購目標。企業根據員工績效考核的結果，可以發現員工執行與規范的差距，從而有針對性地制訂員工發展和培訓計劃，使員工的素質得到提高，最終促進企業管理水平的整體提高。

中小型國企對經常合作的供應商在技術、質量、成本、交貨、服務等關鍵指標上進行考核，以達成采購目標。企業可以采用日常考核與年終考核相結合的方式來進行績效管理，供應商的交付質量和改進的短期指標由月度或季度的日常考核完成；供應商的價格水平、技術支持、售后服務等長期指標，結合日常考核的情況，綜合進行年度考核。針對供應商考核結果，通過設定不同的等級，對優秀的供應商加強合作，如提高訂單配額、減免檢驗批次、供應商獎勵等。對于等級較低的供應商，限期改進、減少合作直至取消供貨資格等，以提升雙方的合作關系，達成企業采購戰略目標。

2.4 采購的監督管理

企業應該建立健全內部監督管理制度，完善監督管理流程，明確內部監督檢查主體及職責。企業中采購決策、執行和監督三者關系見圖3，確保采購監督組織能夠有效監督采購的決策和執行活動，以保證采購活動符合相關法律、法規以及企業內部制度的要求。

圖3 采購決策執行監督組織關系

其中，企業紀檢監察部門應把物資采購檢查監督工作作為內部監督和效能監察的重要內容。內部審計部門應加強物資采購的審計監督，對采購計劃的制定，招標、開標、評標、定標，合同簽訂，物資進企業檢驗、入庫、資金結算等全過程進行全面的監督檢查，實現對本單位的采購活動進行監督、警示等。內控風控部門認真開展企業采購風險源辨識、重大風險評估、風險管理和內部控制檢查評價工作，提出改進建議和方案，督促內控缺陷整改，促進企業控制采購風險。企業應逐級完善采購決策、組織、技術等相互分離的制衡機制，明確關鍵環節、監控重點和路徑，采購需求的提出、組織實施、事項審批不由同一崗位承擔，監督人員不參與所監督項目的審批或決策。

企業采購監督管理應當堅持內部監督與政府監督、社會監督相結合，日常監督與專項檢查相結合。企業應每年組織采購管理專項檢查，對檢查情況進行通報。

3 采購管理體系的流程構建

3.1 采購流程的設計思路

中小型國企常出現的流程問題就是采購效率過低。一個物資采購項目從提交申請到簽署合同，再到交付顧客，往往需要經過多個部門、高層進行審批，耗費較長時間。如何設計和優化采購流程，在控制采購風險的同時，提高物資交付速度，達成顧客滿意度是企業面臨的重要課題。

中小型國企應依據實際情況和發展目標，從梳理采購流程的業務事項開始，識別業務事項的風險。按照組織或項目結構定崗定責，制定審核批準，明確控制方式和文檔資料，最后畫出流程圖，以建立和完善采購流程。合理簡化工作流程，優化組織架構，明確工作重心是流程設計的重點。流程可以參考表2來梳理、制定和完善。

表2 流程設計檢查表

3.2 采購流程的主要內容

中小型國企采購流程主要包括供應商管理流程、采購交付流程等。供應商管理流程就是通過對供應商的考察和評估，合規地選擇供應商，并且所選擇的供應商有能力持續、穩定、及時、優質地向本企業提供物資。供應商管理流程須明確經常和臨時的采購需求、物資分級分類、供應商分級分類等規范，一般情況下，主要包括供應商尋訪、供應商調查、合格供應商批準、供應商考核等過程(見圖4)。

圖4 供應商管理流程

采購交付流程就是依照采購制度選擇采購組織形式和采購方式，定價后簽署采購合同，供應商按要求交貨和驗收，企業支付貨款給供應商等過程。需求評估是影響整個采購交付的核心，包括需求分析、功能分析、品質標準、技術要求、物資預算等問題。重要的項目采購，除進行市場需求分析外，必要時須多部門參與效益分析、風險評估等。定價流程是采購交付的重要節點，從采購方式的選擇、供應商和價格的確定，不僅關系到需求任務的準確達成和成本的高低，也關乎采購公平性、采購效率等問題。采購交付流程主要包括采購計劃、采購方式選擇、定價審批、合同流程、交貨驗收、對賬付款、售后等過程(見圖5)。

圖5 采購交付流程

低值類物資可以從電商直接采購，但需在采購制度中制定相應的規范，限定物資的種類、用途、預算金額、采購電商名錄等，確保電商直采的規范性。

4 采購管理系統構建

4.1 采購系統的重要性

中小型國有企業應建立采購管理信息系統，將采購制度的理念和采購流程的路徑內嵌在采購信息系統中，提升采購制度和采購流程執行的效率，在企業資源整合、數據共享、信息集成等方面發揮重要的作用。另外，信息系統是企業采購的數字化，推進采購業務管理移動應用，實現采購業務的可視化管理的基礎。

4.2 采購系統的開發要求

采購信息系統須兼顧采購計劃、交易流程、決策支持、績效監控等過程，實現企業物資、資金和信息支撐采購流程的循環。開發人員必須要理順三條流：物資流從供應商到企業再到客戶流動，資金流從客戶到企業再到供應商流動，信息流是供應商-企業-客戶可以雙向流動的。物資流是供應鏈的根本，信息流是供應鏈的神經，資金流是供應鏈的血液[4]。

采購系統開發的一般步驟：梳理業務需求，理順業務流程，系統原型設計，系統實現，用戶培訓，系統切換，系統優化等階段，需要逐步開發和完善(見圖6)。有效的需求梳理是采購系統能否開發成功的關鍵，包括對企業現狀進行調研和梳理、設計未來業務流程藍圖和確認、數據收集整理等。

圖6 信息系統開發步驟

采購信息系統開發的主要方式包括自行開發、委托開發、聯合開發以及購買標準軟件等，需要企業管理者基于企業實際情況、發展規劃等開發信息系統，本文不再展開論述。

4.3 采購系統的主要組成

采購信息系統主要由人、硬件系統、軟件系統、云系統等構成；采購信息系統主要功能模塊應包括采購的主要業務流程，需要實現流程信息化，審批信息化，數據信息化等功能；各企業根據發展規劃，結合公司的實際情況合理設計和開發采購系統，主要采購模塊如圖7所示。

圖7 信息系統采購模塊

5 結論

目前，中央企業普遍在集團層面制訂了統一的采購管理體系，覆蓋采購的全過程，并配套建立了標準化文本、流程、規則，降低人為因素對業務質量、效率造成的不確定性影響，努力實現操作公開、過程受控、集體決策，著力打造“陽光央企”。根據國資委企業改革局的數據，2021年中央企業公開采購率90%，全面加強供應商管理，有效降低企業經營成本，提升采購產品和服務質量，全年節約采購成本超過5400億元，供應商動態考評率和質量管控覆蓋率達到97%和98%。當前，世界經濟全球化遭遇逆流，單邊主義和貿易保護主義上升，企業與企業的競爭越來越演變為供應鏈與供應鏈的競爭。采購工作隨著“上接供應戰略，下聯成本交付”越來越受到國內外企業的關注，采購戰略也逐漸成為重要的企業職能戰略之一。另外，中國為了盡快加入政府采購協議(Government procurement Agreement，簡稱GPA)，需要在出價清單中加入國企采購，采購制度領域的改革步伐將提速。

綜上，中小國企應當加快采購管理體系的構建，依據自身情況建立完善的采購制度、采購流程和采購系統，將風險、合規的要求嵌入到采購管理的體系當中，由“無序”到“規范”，從“粗放”到“精細”。通過加強采購的全過程控制，提高采購的質量和效率，獲得采購成本的節省，實現企業經濟效益的提高。