中小企業“云會計”模式探討

□文/劉亞迪 王紅欣

（哈爾濱商業大學會計學院 黑龍江·哈爾濱）

［提要］隨著智能網絡信息技術的發展，我國的信息化水平提升到一個新的高度，但中小企業的會計信息化建設還不夠完善。本文旨在研究云會計模式在中小企業會計信息化發展中的應用情況，發現其優勢及存在的問題，并提出對應的解決方案。

雖然會計信息化在不斷發展，但是大部分中小企業仍然采用傳統的會計軟件記賬，很多管理層對云會計的了解并不深入，這嚴重限制云會計在中小企業中的普及范圍及其未來發展。目前，社會大環境使得線上辦公成為企業的一種客觀訴求，企業被迫提升信息化水平以應對危機，云計算以及云會計在中小企業中的使用也勢在必行。

一、“云會計”相關概念及特點

（一）云計算的定義。云計算和普通的分析計算的區別在于，云計算是在虛擬的互聯網平臺上進行的，作為傳統網絡管理方式的創新模式，云計算的廣泛應用使得各行業的使用者得到了更加高質量、高效率的服務。云的實質是一種虛擬的網絡形式，在開放的云端資源池，消費者可以根據需求獲取大量的云數據，從而提高資源的利用效率，達到自己的使用目的。目前，市場上的云計算模式有很多，最典型的幾種是SAAS、IAAS、PAAS，在這幾種模式下產生的云計算產品在市場中的認可度比較高，使用范圍也更廣，各模式之間協同合作、彼此促進、共同提升。

（二）云會計的定義。云會計是在云計算這個新型網絡管理方式的前提下發展起來的一種新型的虛擬的財務系統管理方式。它通過利用現代的信息技術如互聯網等，把會計工作和云計算模式結合在一起并對其進行虛擬化處理，形成一個完善的網絡數據信息平臺，在這個平臺上，企業使用者需要向云服務商購買適合自己企業的云會計軟件的使用權限，登錄賬號之后便可以進行會計業務的操作，比如上傳會計憑證、自動生成財務報表、進行會計稽核、獲取會計服務等一系列活動，從而更加有效地完成會計的核算、監督與管理。通過這個平臺，企業也可以與其他相關使用者實現財務數據共享，提高工作質量和效率。同時，也可以通過云端與政府的稅務、審計等部門實現對接，從而完成稅費繳納、報表審計等一系列工作流程。與會計信息化中傳統會計軟件的區別是，企業并沒有云會計軟件的所有權，只是擁有使用權。目前，市場上云會計產品主要有浪潮云會計、金蝶精斗云、We Easy等，它們各自的優勢和相同點如表1所示。（表1）

表1 不同云會計產品對比一覽表

（三）云會計的特點

1、便捷性。與傳統會計信息軟件相比，云會計最大的特點就是便捷性，它可以實現異地登錄，可以隨時隨地對會計業務進行遠程操作，提供了時間和空間上的便捷。云會計在工資支付、銀行對賬等不同系統應用程序之間的有效對接，很大程度上節約了會計信息收集以及在企業內各個部門之間傳遞的時間。

2、低成本。使用云會計還可以大大節約企業的財務處理成本，傳統的會計信息軟件需要企業買入后自己進行基礎的設置，同時也需要后期持續的維護和調試，這就會造成大量的管理費用和維護費用，以及技術人員的調試費用。使用云會計只需要企業向云會計服務供應商租入軟件的使用權并交納少量的維護費用，相對來說成本會更低。

3、自動備份。為了避免財務數據丟失帶來的麻煩和損失，云會計可以在使用者錄入財務信息之后對財務數據進行自動備份，并上傳到云端的資源池，從而安全有效地保存財務數據信息，以便于使用者后期的查閱。

二、“云會計”模式對中小企業會計信息化的意義

（一）節約中小企業營運成本。大多數中小企業使用的傳統會計信息軟件，是企業購買軟件的所有權，需要支付一大筆購買費用，并且購買之后企業還要對會計軟件進行后期的升級和維護，產生大量維護費用，實力不足和資金欠缺的中小企業很難做到及時維護，同時也不利于企業資金的合理配置。然而，如果企業使用云會計來開展相關的業務活動，就只需根據企業自身的需求（比如，企業需要使用的資源數量和企業的使用時間等）支付相應的租金以及少部分的維護費用。這在很大程度上節約了企業購買會計軟件的成本和后期支出，也降低了企業在服務器、機房等設備上的維護費用。除此之外，專業技術團隊已經建立起來，云會計服務商已經將應用程序編寫完善，系統運行的基本架構、會計程序語言、加載平臺、運作環境也都已經準備妥善，使得企業不需要自己再進行軟件的升級與改進，可以減少一部分技術研發費用以及人力技術成本。

（二）促進中小企業工作模式改進與工作效率的提高。云會計的使用可以使企業財務人員不再需要對會計軟件進行基礎設置和后期的調試維護，云服務商所提供的平臺上已經根據企業自身的需要將系統的程序語言和基礎設置等信息設置完善，并且還會提供進一步的升級更新。這會為企業財務人員節省許多時間，簡化財務人員的工作，很大程度上提高了他們的工作效率。另外，云會計的一大優勢就是不受時間和空間的限制，財務人員可以隨時隨地對本企業的財務狀況進行監控與操作，以便第一時間發現企業內部存在的問題和危機，并及時采取防范措施做出應對。

（三）有利于中小企業實現財務數據共享。企業財務數據共享的理論基礎是共享服務，共享服務是指在企業的生產經營過程中，把重復性高、專業性強的業務分離出來交給云會計供應商的專門技術團隊處理，讓更專業的人去從事專業的工作，將企業的人力、技術、財務等各種資源整合到一起進行共享，從而提高企業的綜合實力和競爭能力。財務數據共享，可以使信息更加集中，有利于優化節內部的組織結構，使會計業務流程更加規范，同時也使生產服務更加專業化，管理方式更加合理。在有網絡的條件下，用戶和會計信息使用者可以隨時訪問云會計平臺，從中獲取所需信息。

會計信息共享的機制可以通過模型來表示，如圖1所示，眾多供應商之間通過第三方平臺服務器的支撐進行決策信息共享，形成一個巨大的資源池。企業客戶作為需求方，與云資源供應商通過云平臺這個媒介實現應用共享與服務共享。（圖1）

圖1 云會計資源共享模型圖

（四）便于會計信息的后期維護與保存。對于會計信息比較冗雜的中小企業，數據的后期維護與妥善保存執行起來存在著一定的困難，傳統手工記賬更是存在很大的弊端，人工的管理和紙質版的賬簿更容易出現漏洞，也更容易被遺失。另外，賬本的裝訂與保存都費時費力，還會占用大量的空間，并且查閱起來也十分不便。會計軟件雖然規避了傳統手工記賬的這些缺陷，但是其仍然需要技術人員進行定期的系統維護，任何設置上的差錯都有可能導致會計信息的缺失，黑客技術和低配置的防火墻也會使企業的會計信息數據面臨很大的風險。相比之下，云會計可以更加有效地實現會計信息的維護與保存，云會計對市場風險的識別技術要比人工管理識別高很多。云服務商會有專業的技術團隊進行系統維護，為企業在云會計平臺保存的會計數據提供較為安全的保障，企業的會計信息有任何問題都可以聯系云服務商解決。

三、“云會計”在中小企業會計信息化應用中存在的問題

（一）中小企業會計信息安全問題。盡管云會計的安全性已經比傳統的會計軟件高出很多，但是仍然存在一些不可忽略的安全隱患。

1、數據保存的安全問題。互聯網上的虛擬平臺導致信息存在容易泄露的風險，數據在存儲的過程中很有可能會遭受病毒的襲擊或者不法分子的破壞，從而造成財務信息泄露或者被篡改。有關數據保密性的制度還存在不完善、執行力不強等問題。由于中小企業自身的實力不夠，所以無法在第一時間做好保護數據的防范措施。

2、數據上傳的安全問題。企業的財務信息在上傳到云端的過程中，并未設置加密權限，該傳輸過程中財務數據泄露的風險較大，存在一定的安全隱患。支撐云服務商資源共享的第三方服務器的硬件設施還無法達到所需的標準，防止黑客技術等網絡襲擊的防火墻設置還需進一步加強，以保障傳輸過程的安全可靠。

3、信息使用的安全問題。中小企業中的財務工作人員對會計信息數據的安全重視程度不夠，警惕性欠缺，在對信息使用的過程中，沒有采取嚴格的加密保護措施。此外，財務人員的個人素質和企業責任感以及管理層對員工不合理的權限劃分也會對信息使用的安全性造成影響。

（二）中小企業相關人員傳統的意識觀念難以改變。云會計這一模式的最早提出是在2006年的谷歌引擎大會上，從這一概念的提出到目前為止，云會計在中小企業中的發展仍然比較緩慢，這是由于企業管理層及財務工作者等相關人員的傳統會計觀念難以改變。人們更多的是關注企業的收益，對于會計軟件，很多人認為只要是能夠反映會計信息就足夠了，沒有太強的欲望去對其進行完善和升級，這嚴重影響了云會計的普及程度。

（三）中小企業更換云會計系統困難較多。云會計不像傳統的會計軟件更換系統時容易操作，傳統的會計軟件是由企業自己進行基礎設置與功能開發，更換時的難度較小，產生的成本費用也較小。由于市場中云供應商眾多，他們相互之間沒有一個統一的標準，導致不同供應商所提供的云會計平臺的程序語言、操作流程、管理模式、運作方式，以及平臺標準都存在一定的差異，所以為中小企業更換云會計系統帶來很多不便，更換成本費用過高。

四、“云會計”應用效果改進措施

（一）政府部門應采取的對策

1、完善相關法律法規，強化信息控制。政府部門應針對云會計平臺存在的問題，出臺一套統一的標準，統一規范云會計平臺的各個方面，強化信息控制。制定可以量化的行業標準和懲罰措施，完善有關云會計系統的法律法規，使其有法可依。同時，政府部門也應該加大對云會計模式的宣傳力度，支持和推廣云會計在中小企業中的使用與發展，對云會計的使用提供相應的優惠政策，拉動更多的中小企業提高會計信息化水平，進而促進我國國民經濟的發展與提升。

2、加強對云供應商的管控與激勵。對于云會計服務商和供應商，政府部門應該加強管控，加大監督力度，嚴厲打擊和懲罰云會計系統不符合規范的供應商。同時，也要激勵和扶持云供應商的發展壯大，鼓勵其研發更加完善的會計信息系統，為中小企業提供更加優質的云會計平臺，政府部門應對云供應商的研發支出給予適當的財政撥款，為其提供資金支持。

（二）企業客戶應采取的對策

1、提高管理層云會計意識及財務人員專業水平。企業管理層傳統觀念向云會計觀念的轉變至關重要，只有充分提高云會計意識，充分認識到大數據時代背景下科學技術對中小企業的重要作用，才能與時俱進，成為時代發展變革中的幸存者。這要求企業管理層充分了解使用云會計可以為企業帶來的便捷與收益，了解其與傳統會計軟件的區別所在，并及時采取行動做出改變，加快企業財務活動向云會計模式轉變的步伐。雖然云會計的使用可以解放財務工作人員的雙手，大大減少其工作量，但是財務人員并不能因此放松對自己的要求，而是要利用節省下來的時間去提高自己的專業水平，更深入地研究會計數據的分析工作，實現傳統的財務記賬會計的轉型，提高會計的分析管理水平。企業也應對財務工作者進行定期的培訓與考評，激勵并督促其不斷學習提升，以促進企業長期持久的發展。

2、建立完善的信息管理系統，有效應對風險。由于虛擬的云會計平臺仍然存在很多安全問題，所以企業要建立一個完善的信息管理系統，進行實時的監督與防控，及時發現會計信息系統存在的漏洞并向云會計供應商反映，有效地應對風險減少企業的損失。企業還應該對不同的人員設置不同的云會計系統管理和進入權限，嚴格限制訪問者身份，限制訪問的次數，并對訪問記錄和訪問過程進行監督，實現企業各部門各人員協同合作、各司其職，避免權力濫用和以權謀私等行為。加強安全防護，做好會計數據的自動備份，提高企業內部工作人員的素質，避免其私自改動數據信息。

3、選擇合適的云會計系統和供應商。云會計系統一經選擇便很難更換，目前市場上的云會計供應商數量眾多，質量水平良莠不齊，這就需要企業根據自己的業務內容和實際需要慎重選擇合適的云會計系統和供應商。選擇供應商時，要注意其云會計系統是否與企業業務活動所匹配，是否具有國家認可的經營資格。也要關注云供應商的信譽和口碑，確保云會計系統的安全性，確保自己可以得到持續的服務與保障。

（三）云會計供應商應采取的對策

1、提高服務水平，建立平臺信譽。云會計供應商應當以嚴格的標準來要求自己，打造良好的平臺信譽。云會計供應商在設計和研發系統的時候全方位地考慮云會計使用者的需求，并對其可行性進行深度分析，做到各部門之間相互協調。除了最大限度滿足使用者的需求之外，云會計供應商也應做好后期服務保障，對企業在使用系統的過程中遇到的一切問題，及時尋找原因并進行修正。在系統日常的運作中，云會計服務商要對云會計系統進行定期的檢查、維護與升級，做好安全措施，及時發現風險并解決，確保企業會計業務能夠順利開展，做到云會計系統與企業的需求同步變化，盡最大努力給企業客戶提供更好的使用體驗。

2、完善云會計系統的功能，加強安全性。云會計供應商和服務商應當努力打造一個標準的云會計體系，具體結構如圖2所示。（圖2）

圖2 標準云會計體系結構圖

應提高技術人員的水平，打造一支專業的技術研發團隊和一支專業的技術維護團隊。根據企業會計業務的轉變和需求的變化，調整系統研發的方向。不能只局限于可以自動生成企業的會計憑證與財務報表、自動計提和攤銷無形資產等技術，而是應該積極研發開拓具有競爭能力的云會計服務和產品，從實際出發，再回歸到實際，使云會計系統真正符合市場的發展和會計業務活動的要求。加大研發支出，提高數據傳輸效率，打造更加便捷、易操作的云會計模式。發展更多適合不同企業的云會計類型，為企業客戶提供更加個性化的服務方式。升級安全防護系統，完善數據恢復系統，做好后續保障，加強云會計平臺的安全性和可靠性，讓云會計更好地推動中小企業會計信息化的提升。