無錫市財務共享系統運用探析

□文/顧蕙恩

（無錫市疾病預防控制中心 江蘇·無錫）

［提要］近幾年，共享系統被開發到各級行政事業單位當中，但是因為行政事業單位會計的特殊性，在模塊設置、審計、數據采集等方面都需要進行針對性優化，基于特殊業務也需要進行特別處理。本文對共享系統在實際運用中的特點及問題進行探析。

無錫市財政局圍繞“互聯網+政務服務”和國家大數據發展戰略需要，通過公開招標的形式引入財務共享模式，率先實現在政府部門建立財務共享中心，從人員經費支出、公務活動支出和其他支出等3個模塊實現統一財務制度規范、報銷流程及平臺管理，先行覆蓋全市56個市級單位，進一步實現了財務工作的智能化，也為疫情背景下的政府財務工作做出重要轉折。

一、全面采用財務共享系統的必要性

各級政府單位因為業務類型不同，又因為涉及經費類目不同，導致長久以來相比較企業的系統都相對滯后，但隨著經濟的發展，各個政府部門被賦予了更多的職能，在經費使用上也存在著更多的形式，而傳統支付方式下的手工簽字以及材料支持流程，已經無法滿足現代化政府財政功能的需求，對于共享系統從頂層設計到需求調研只能先行先試，逐步探索謀劃。

長久以來，在行政機關都存在著業務與財務分離的情況，即業務部門對于經費使用的途徑以及支出業務情況都缺乏完整的了解，而財務部門對于業務部門前期如何規劃使用經費也認識不足，無法掌握經費的動態，而共享系統可將業務財務一體化，通過對支出業務和審批流程的規范統一，將業務表單化，將表單流程化，將流程信息化，在審批、支付、報銷、核算全流程業務閉環運行的基礎上實現業務數據與財務數據的共享融合。

實施財務共享是行政事業單位財務管理轉型升級的重要實現方式，有利于單位從粗放式管理向精細化管理轉變，從線下管理向線上智能管理轉變，更好發揮部門單位的自主性，通過共享系統單位可以自主設立審批方式，讓更多的部門參與進來，進一步提升財務管理水平和效能。

二、無錫市財務共享系統流程簡析

（一）行政事業單位共享系統簡述。共享系統設計為人員經費、公務活動及其他支出三大體系，包含16個模塊。人員經費包括在職人員工資福利、離退休工資津貼、各類津補貼、社會保障費及其他人員費用。公務活動涉及差旅費、培訓、會議、公務接待、勞務費、因公出國和公務出行。其他支出包含辦公用品采購、印刷品、采購計劃項目和其他支出。其體系和模塊設計基本覆蓋了機關事業單位的基本運轉業務，包括舉辦學術論壇、專業培訓講座、物資采購等，且具體某項會涉及多個模塊的使用，以舉辦培訓為例，經辦人就需要使用勞務費、印刷品、差旅費和其他支出。這樣的分模塊處理，便于財務數據的整理、分析和審核，同時可動態生成分析圖標，側面反映出單位的運行情況。具體框架體系和業務支付類型如表1所示。（表1）

表1 框架體系和業務支付類型一覽表

（二）財務共享支付流程梳理。財務共享軟件的全面推行意味著全部走線上流程，讓經辦人、部門領導、分管領導等不同層級的人員可以全面參與進來，從多個角度判斷經費使用以及資料上傳的合理性。相比紙質填報相比，透明度、效率、專業度全面提高，但是因為模塊繁多，所以在共享系統具備不同的特點，最基本的流程包括前置申請及正式申請，參與人員一般包括經辦人（申請人）、部門領導、分管領導、財務主管、分管不同類目的部門領導及出納，而人員整體體系和采購計劃項目只需要正式申請，不需要前置申請，常規出差流程如圖1所示，正式報銷流程如圖2所示。（圖1、圖2）

圖1 常規出差流程前置申請流程圖

圖2 正式報銷流程圖

（三）不同模塊所需材料簡析。人員經費系統的5個模塊都只需要正式申請，正式材料為蓋有單位公章的文件、人員發放明細，如果是喪葬費、外派補貼等特殊人員費用則需上傳所證資料，確保真實有效。目前，機關事業單位比較常見的是業務會議出差，包括差旅費、因公出國和公務出行模塊。該前置申請需要填寫預算金額，需要考慮出差人數、出差天數、公共交通費用以及可能產生的會務費，而配置的資料包括會議文件、參與人員名單、參會時間等，確保會議的真實可靠性。正式報銷時，則需要在共享系統內上傳車票、發票等原始憑證，計算差旅補貼需考慮出差地點、出行工具等因素。例如：出差至海南，其差補會高于省內城市，且會因為季節不同進而調整。若出行采用的是公共交通工具，比如高鐵、火車等則可以獲得交通補貼，但是若采用的公務車或者私人車輛前往則不能獲得。

培訓、會議這兩大模塊基本用于外部會議，由會議產生的會務費、專家講課費。近年來，受新冠肺炎疫情影響，培訓分為線上培訓和線下培訓，相比線上培訓，實地培訓需要提交具體場務費明細、參會人員差旅費、住宿費、快餐費確認簽字名單，此外，因目前在培訓會議方面有著嚴格的預算控制，需要經辦人對于單項經費進行復核。

采購計劃項目包括車輛維護、物業維護等大額項目，根據目前財政規定，該部分屬于政府采購，政府采購在整個財務共享中屬于較為特殊的部分，因為其費用嚴格按照規定以及前期預算，所以需要在支付系統（一體化）進行錄入，而在財務共享系統則不需要完成前置申請，只需要完成正式申請，但是相應的發票、合同資料也應該進行上傳，共享系統對于政府采購的意義更多在于留痕與審核。

針對勞務費模塊，這幾年行政事業單位的專業能力越來越受重視，也有不同地區不同單位的專家被邀請至單位進行培訓、講課，為保證專款專用，收款人必須為每個專家本人，且必須有車票原件，因為講課培訓的特殊性，在前置中必須有邀請函、人員名單、培訓日程等輔助信息，而到了正式報銷，確認金額后進行支付。

公務接待作為每年審計工作的重中之重，對于整個流程都會進行監控，包括接待人員的級別、數量及接待緣由，內部為了加強監控，在常規發票、文件之外，還要求另外補充一份說明，明確具體參與人員及人均經費。

辦公用品采購、印刷品和其他支出則代表著單位日常的運轉，因為其使用人員極多、涉及范圍極廣，而管理口徑每年也存在調整，也是單位內部財務管理的重心，財務部門往往會與行政、業務、采購等部門共同制定審核表格。

三、財務共享系統存在的問題

（一）系統設置缺乏靈活性———以差旅費為例。共享系統雖然從流程上進行了一定的優化，但是部分設置仍然缺乏靈活性，這邊以差旅費為例進行分析，未采用共享系統之前，采用的是紙質版差率報銷單，對于出差流程、補貼金額都有比較詳細的申報過程，對于連續出差至多個城市參與多個會議也可以明確，但是共享系統在填寫過程中需要逐個添加信息，有時特別復雜的情況還需要再填寫紙質的行程單以確認實際的費用。目前，填寫模塊采用的是某固定的報銷規定，并不適用每個單位的差旅交通補貼情況。在正式報銷階段，如果是多人出行，在前置申請可以顯示具體出行人員姓名，但是到了正式申請時則只有出行人數，可能會帶來重復報銷的風險。表2為紙質與共享差旅交通費申報對比。（表2）

表2 紙質與共享差旅交通費申報對比一覽表

（二）無法及時、長期知曉支付情況的“共享”。申報單到達出納后，經辦人（申報人）只能知曉共享系統上的狀態，即在前置申請和正式申請階段可以知道最新的進度，但是當出納收集完整紙質資料后，點擊送達一體化系統，共享系統顯示已支付。財政撥款指標需要申請后才能下達，很多專項經費并不會在年初下達，或者因為部門規劃需要根據月度、季度計劃逐步下達，所以不能馬上進行款項支付，中間存在時間差，存在經辦人（申報人）不能及時知曉正確支付的時間，對公轉賬也不能及時查詢，面對合作單位的問詢，只能通過與出納合作手動查找支付信息來解答。

此外，每年共享系統都會進行一年一次的信息歸集，以往只需要在已完成單據中查詢，但一旦進入新的會計年度則需要前往首頁的個人信息查詢系統進行查詢，且付款信息也會出現缺失的情況，在往年制作但未完成最終支付的單據會可能會丟失，需要經辦人（申報人）重新填制單據并二次審批。

（三）共享系統的風險管理。從線下紙質填報到全線上申請，對于單位內部審計提出了極大的挑戰，目前行政事業單位主流的還是紙質材料審計，對于IT審計這一概念還缺乏一定的認知，對于財務人員的配備和職業素養都提出了較高的要求。目前，系統內部已經設置了基礎的風險提示功能，比如未附材料等，但是對于轉款人信用異常、大額轉賬提示、機密材料審核等還缺乏有效的風控措施。因無法進行實時采集前置申請中業務數據和財務數據，導致只能對已經發生并產生費用的結果性數據進行監控，無法對前期的風險進行預知和預警，雖然有前置申請這個理念，但普遍認識不深，利用率不足。

（四）模塊中缺少專業提示。根據共享系統的設置每個人都會使用到系統，但是每年使用的頻率每個人存在差異，有一些工作人員一年可能只使用1～2次，且受制于對財務知識的了解，對于其使用流程和注意都缺乏了解，導致出錯率較高，相應模塊中也沒有簡單的說明，主要還是依靠同事間的問詢。另外，前文中提到共享系統中不同模塊所需要上傳的資料、文件和原始憑證，且每年都存在調整，目前還是采用內部商議的模式，其時效性存在疑問，在業務招待費等特殊模塊暫時也缺乏相應的提示。行政事業單位在審核過程中（如過橋過路及停車費）涉及大量的發票，數額相對較小，數量較多，作為審核者，需要逐個打開圖片審核，是目前財務工作中的痛點與難點。

（五）稅務功能待優化。與企業相比，行政事業單位因為單位性質對于很多稅種都不涉及，也很少有機關事業單位設置稅務專員這個崗位，對于稅法沒有全面的認識，目前系統中對于個人勞動報酬個稅還存在漏洞，還是采用手工計算的方式。

四、財務共享系統優化建議

（一）充分調研，描繪藍圖。根據財政部印發的《行政事業單位內部控制規范》（2012），堅持“行業共建 服務共享”，努力做成試點示范的標準，集成最優方案的通道，搭建各方協同的機制。建議無錫市財務共享系統采用“三步走”戰略進行項目實施，配合頂層設計以及下屬單位的實質性需求制定近期、中期及遠期規劃，確保財務共享系統建設能夠順利落地。

在模塊設計上，需要充分考慮不同類型單位的不同業務需求，又需要在法律法規、政策合法合規范圍內，建議同時與行政事業單位及法規制定部門對接，采用問卷、訪談等形式獲取信息數據，再落實至系統，收集人員內測信息，不斷反饋、優化，最終推廣至整個無錫市。（圖3）

圖3 調研落地流程圖

（二）完善技術體系，確保穩定運行。財務共享平臺目前采用微服務架構，實現了基本的組件化、服務化，也讓系統擁有獨立的可擴展性，每個微服務都可以根據業務的實際增長情況進行橫向或縱向擴展，保持獨立的可升級性。

因支付系統財務在近幾年不斷更新，更是在2022年度直接采用省一體化支付平臺，加大了對財務共享平臺的數據對接難度，同時考慮到退款等實際問題，還需要共享平臺專線與銀行對接，提升信息技術運維力度，確保財務收支精準及資金安全，也可以更加讓所有使用者獲取財務共享信息。

（三）加強風險管理。適當強化對財政資金分配使用等權力集中的部門和崗位的內部控制，減少中間存在可操作性的環節，建議直接對接“公務之家”差旅報銷App，實現差旅報銷的“一鍵化”與全程“電子化”。

加強對于前置申請的重視程度，對于大額預算及非常規業務增加風險提示功能，同時配備專用電子憑證柜，改善財務整體服務支撐水平，確保電子數據安全傳輸和存儲，對于錄入時間較長的數據也可以進行查詢。

（四）培育專業人員，確保改革有效落地。新系統的上線到落地，需要大量的人員提供專業支持，建議從四個方面做好組織管理工作：一是加強技術人員組織。系統運營、更新過程中難免出現技術問題，組建由10余名專業技術人員組成的服務隊伍，為突發事件提供技術以及答疑服務。二是進一步強化資金管理辦法。組建工作小組制定共享中心工作規則、考勤考核辦法等，并及時公布考核信息。三是提升服務質量。多渠道開展學習，不斷提升行政事業單位財務人員業務能力和服務水平，除了編寫系統操作說明書、定期發布業務服務提示，還應定期舉辦線下培訓會、答疑會，創建線上溝通群，將近期共同的操作問題進行分享。四是服務決策支撐小組。選出不同部門及不同條線的代表，定期就使用中的問題反饋至開發技術組。

（五）引入稅務因素，進一步完善合理性。在已有的系統模板中暫時未考慮稅務因素，如在業務中涉及到個稅部分目前主要依靠手工制作Excel表格，并另外上傳，作為附件，考慮到個稅作為財務工作中極為重要的組成部分，可以與稅務局達成合作關系，邀請稅務專家對系統優化進行指導。

綜上，通過對無錫市級市財務共享模式的探索，對未來的財務發展趨勢塑造了一個框架。財務將逐步通過系統建設、流程再造、業務重組充分結合業務實質，從自我賦能到合作賦能，發揮財務的集約價值，通過自動化、智能化的手段，實現財務流程端到端的優化，完成從價值守護到價值創造的轉型，最終搭建完整的財務生態模型，翻開財務領域的新篇章。

目前，平臺建設尚處于初期，難免會存在一些問題，需要持續總結優化，同時也需要各個部門的支持，對接包括資產、國庫、預算、政采、決算等平臺，才能真正達到“財務共享”。