大數據環境下高校財務信息化建設研究

□文/孫治娟 潘鵬杰

（哈爾濱商業大學 黑龍江·哈爾濱）

［提要］ 在大數據環境下，高校財務工作的業務量和復雜度日益增加，財務信息化建設升級已成為大勢所趨。高校加快信息化建設在提升服務質量、促進財務轉型和助力高校決策等方面發揮著重要作用。目前多數高校財務信息化建設仍處于起步或局部應用階段，存在落地難、行動慢和集成度低等問題。本文結合實踐經驗提出提升高校財務信息化水平的具體建設方案和保障措施。

隨著高等教育事業的不斷發展，高校經濟業務日益增加，高校財務工作日趨復雜。面對會計環境的變化，高校財務應當加強信息化建設，優化財務工作流程，加快財務信息數字化、財務工作智能化、財務服務個性化的轉型升級，大力提升財務服務水平和會計數據資源支持能力。

一、加強高校財務信息化建設的必要性

（一）提高工作效率，提升服務質量。隨著信息技術在教育系統的運用，高校學生繳費方式大致經歷人工現場收費、銀行批量代扣、電腦端繳費和移動端繳費幾個階段，這種從線下到線上的繳費方式轉變正是受益于信息化技術的發展。利用專門的學生管理系統可以對上萬條學生數據進行信息化處理，財務專員可以隨時查看學生的繳費和退費情況，為加強學生財務信息管理和提供高效的財務服務奠定了基礎。

隨著新時代高等教育強國建設的發展，高校財務已經從醫療、取暖等基本業務報銷轉變為包含項目服務、學科建設等多樣化、多需求的業務報銷。對經濟業務種類繁多的高校而言，及時推進非稅收入票據和增值稅發票電子化建設，并利用信息化手段進行移動端接收和傳輸，將會在高校師生科研經費使用、后勤及基建等施工項目結算方面提供諸多便利，有效提升財務工作效率和師生滿意度。

（二）滿足多樣需求，推動財務轉型。在事業單位改革工作深入推進、財政改革新政策陸續出臺和新的政府會計準則制度施行的大背景下，高校財務加快信息化建設是推進事業單位財務轉型發展的重要舉措。在新業態、新模式的推動下，高校師生的財務需求也逐漸多樣化，這促使高校財務在管理模式、理念和會計制度以及服務方式上產生了新的變化。加強業財融合、銀校合作，建立健全財務信息資源共享機制，可促進高校會計工作從傳統核算型向現代管理型轉變，推進智能財務和智慧校園建設，助力高校財務實現數字化、智能化的轉型目標。

（三）整合財務數據，助力高校建設。數字時代下，會計數據是單位經營管理的重要資源。在高校推進“雙一流”建設的背景下，高校利用信息化手段將財務與業務融合，參與高校各類業務管理的決策控制過程，將會在學校、各部門的規劃、控制、決策和評價等方面發揮重要作用。在大數據技術支持下，高校財務可將財政預算資金和科研項目資金進行動態監管，將零散的會計數據進行整合、分析，形成結構化的數據資源，反饋給校內各單位和管理者，發揮財務數據服務高校建設的決策價值。

二、高校財務信息化建設中存在的問題

（一）傳統理念難以摒棄，財務信息化建設落地難。目前大多數高校的建設都傾向于教育與科研支出，受限于這一發展理念，高校職能部門的投資性支出一般很難獲得決策層重視和支持。此外，對養成線下報銷習慣的眾多教師而言，他們更多的是選擇現場領導簽批、財務審核的線下報銷流程。長期穩定的職責分工也會讓財務工作形成溝通屏障，財務人員在履行崗位職責上難免有惰性思維，習慣用老方法解決新業務、用老思路應對新問題。這些因素使得很多會計工作的新理念、新技術很難在高校財務工作中推廣、落地和運用。

（二）技術難以得到保障，財務信息化建設行動慢。在網絡時代下，會計數據信息在單位內部或部門間的傳輸、存儲環節存在著數據泄露、毀損及篡改等風險，數據安全保障工作對高校財務而言也是一大難題。大多數高校的財務人員可以做到基本的數據處理和系統維護，卻很難做到更深層面的技術支持，遇到突發性、偶然性事件只能求助于技術開發商和軟件服務公司。有的高校也會請專門的技術人員或公司負責對本部門的財務信息系統進行管理和維護，但這類外聘的技術人員很難熟悉和掌握高校復雜的經濟內容和業務事項。這種業務需求與技術支持難以匹配的尷尬困境，使得高校財務信息化建設停留在基礎、局部階段。

（三）業務整合度較低，財務信息化建設集成度低。當前高校中各個部門幾乎都有自己的信息系統，但因使用目的和研發公司不同，使得這些系統分散在高校的各個部門單位之間，并沒有形成一個相互鏈接的集成化信息系統。例如，學生繳費管理系統與學生管理部門的學籍管理系統、資助管理系統沒有建立有效關聯，學生信息數據傳遞依靠人工傳遞，每個學年都需要將新生信息在學生繳費系統進行代碼設置、模板導入等初始設置。當學生學籍和獎助信息發生變動時，需要人工更新繳費系統，但這種更新并不是同步的，這便導致學生繳費管理系統中的學生人數、學生個人班級、繳費及資助情況與實際情況存在偏差。這種業務流程并不能滿足財務整體數字化轉型的需求，需要高校開展全業務、全流程的數據信息化建設。

三、高校財務信息化建設具體措施

（一）網上報賬智能化。目前，很多高校實現了網上報賬，報銷人可通過登錄網上報賬系統填報報銷單和上傳附件，再將由經費負責人和領導審批通過的報銷單據投遞到財務報賬機，報銷人可以查詢單據報銷進度，及時獲取報銷信息。這種網上報賬的實現，打破了財務報銷的時間和空間限制，為財務信息化的進一步拓展和延伸奠定了良好基礎。隨著信息技術的進一步發展，高校財務網上報賬逐漸智能化，可實現票據自動識別、智能業務填報及在線審簽和全流程可追溯等多種功能，將財務報銷實現了從網上報賬、線下投遞到智能報賬、無需投遞的升級轉變。

智能化的網上報賬系統下，可以通過OCR識別技術對發票進行識別，自動轉換為所需要的會計數據，可以大幅提升發票真偽查詢和數據錄入效率。另外，可以利用票據管理系統快速將電子發票進行歸檔保存，實現發票的智能化處理。通過網上簽批系統，報賬人可在線提交申請單，系統會通過小程序、短信通知等途徑提醒審批人員或項目負責人有待審批業務，審批人員可以隨時隨地利用移動端進行財務事項審批。財務人員通過銀校互聯系統、財政授權支付方式實現對公轉賬、公務卡報銷、獎助學金發放等業務，并通過財務查詢系統及時將賬務處理結果反饋給相關人員。

（二）會計憑證影像化。高校會計憑證影像化可以提升會計憑證查閱效率和會計檔案信息質量，有效實現部分數據共享和高校財務智能化發展。會計憑證影像化是利用掃描設備將處理完畢的業務單據進行批量的影像采集，再通過唯一識別碼將會計憑證影像資料關聯并保存至服務器中。之后通過保密級別對財務人員、部門或經費負責人等會計憑證信息使用者進行授權管理，被授權的查閱者可以在線進行數據統計、下載等工作，滿足擁有不同查詢權限師生的需求。

在這種會計憑證影像化技術的支持下，擁有查詢權限的人員可以隨時隨地進入查詢平臺查閱權限內的憑證信息，并可以進行下載和批量打印等操作。他們無需到財務處或是檔案管理部門進行現場翻閱、復印會計資料，極大地降低了獲取會計信息的時間成本和人工成本。當會計憑證影像化與財務網上智能報賬系統或是財務查詢系統結合后，可以大幅提升憑證查詢的效率，滿足師生跨校區查詢報銷憑證的需求，為部門經費管理、科研項目決算、結題和其他學生獎助事務帶來極大便利，也可以為高校內外部審計、財經檢查工作帶來便利。

（三）會計檔案電子化。要加強財務數字資源在高校建設中的作用，就需要提升財務工作中信息化數據處理和使用效率，提高數據信息的管理水平。目前高校的會計檔案以保管紙質的憑證和賬簿為主，先在財務檔案室保管1～2年，再存入檔案館。這種基于紙質載體的會計資料在傳輸、使用和保管的過程中很容易受到毀損、丟失，并且會計檔案質量也會受到保管時間、保管環境和使用頻率的影響。而建立電子化會計檔案則可以保管更長時間，對保管環境的要求更低，也可以重復查詢利用。

在發票全面電子化的背景下，高校財務可在電子錄入、智能報銷的基礎上，加快電子檔案的建設。電子會計檔案管理系統應囊括電子發票、項目合同及憑證賬簿、報表資料等多方面，建立完善的電子會計資料管理制度，搭建好財務會計檔案和檔案館的檔案管理系統的銜接渠道，實現一鍵歸檔保存，做好系統對檔案整理、移交和保管處置等全流程電子化管理。同時，做好會計信息在傳遞、調用過程中的數據安全工作，做到全程操作日志記錄和允許被查詢工作，通過加密技術全面保障檔案數據的完整性、安全性。高校財務積極推進會計檔案電子化、無紙化，對降低耗材、倉儲及人工成本多有益處，通過會計檔案信息化的建設也可優化會計檔案管理流程。

（四）對接商旅平臺。高校師生因教學、科研任務需要外出參加會議、培訓及競賽等各類活動，有較大的差旅需求，而差旅費報銷一直是高校財務“報銷難”的痛點。在深入推動財務信息化建設的同時，高校財務服務平臺可通過與綜合商旅平臺對接，實現差旅申請、差旅審批、行程預定、報銷結算的全流程電子化管理。教師可在電腦端、移動端隨時隨地購票，無需自己用公務卡墊付資金，通過商旅平臺發生的訂單會在行程結束后，同步至高校財務智能報賬系統。財務人員在網上報賬系統獲取差旅行程，定期統一進行結算。出差人只需要自己或授權他人在財務智能報賬系統添加其他報銷信息生成報銷單，完成線上審批環節，并將其他原始票據（除交通、住宿外的費用，如會議費、培訓費等）投遞至財務部門，就會獲得相應報銷款和差旅補助。同時，高校可結合差旅費標準和出差人職別，設置自動推選最佳出行和住宿方式，也可以及時對超過標準的訂單進行提醒，可有效規避差旅政策風險。（圖1）

圖1 商旅平臺應用示意圖

（五）預算管理一體化。預算管理一體化是財政部深化預算管理制度改革的重要部署。隨著預算管理一體化建設在全國的推進，高校財務在現代信息技術的支持下逐步建立起“預算+執行”的管理機制。這種將所有預算項目納入項目庫，全過程記錄預算安排、預算執行的管理體系，可有效地統籌年度預算資源和把握資金執行進度。但受限于高校經濟業務的部門多、分類廣的特點，會計核算模板納入預算管理一體化的進度緩慢。在政策引導和技術支持下，高校應積極加快預算管理一體化實踐，在項目預算、資金執行的基礎上，逐步加強銀行賬戶管理、工資代發以及會計核算的一體化建設，將部門分類、經濟分類以及功能分類與預算項目、支付執行有效結合，推動高校預算管理一體化進展，強化財務信息化建設。（圖2）

圖2 預算管理一體化示意圖

在預算管理一體化的機制下，各財務人員均需參與到全面預算管理，經濟事項將嚴格按照預算執行，做到“預算編制有目標、預算執行有監控、預算完成有評價”。借助信息化技術實現全面預算管理，統籌做好校內預算與部門預算、財政預算管理一體化系統與高校網上報賬系統有效結合工作，可以健全高校財務管理體系，提高學校管理效率和治理水平。

四、高校財務信息化建設保障措施

（一）加強學習宣傳，提升信息化建設意識。在數據轉型的今天，數據信息化平臺建設有利于整合高校財務數據資源，為發展決策提供數據信息和資金資源支持。這就要求高校從管理層到會計人員都必須摒棄固有思維，認識到利用信息化建設去提升財務服務水平、整合財務數字資源的重要性。財務人員要做好充分的思想準備，主動學習新技術和新方法，提升自身業務水平和信息化能力。高校要結合現有業務流程和信息化系統，對制度和規定及時進行修改和完善，建立高校信息化建設下的財務制度和管理辦法。同時，也要在高校師生中宣傳智能報賬、線上繳費與查詢等財務業務和“三公經費”、差旅費及科研經費等資金使用法規條例。

（二）加強技術保障，構建信息共享平臺。基礎信息在高校不同的管理系統中大量重復輸入，難免會使數據產生誤差，也影響工作效率。因此，高校財務的系統建設需要整合預算、支付、核算等管理，也要同資產、基建部門和審計部門做好項目合同管理、工程管理，同人事、科研及學生管理等部門做好人事工資、科研經費管理及學生管理的相關財務系統信息整合和共享工作，建立良好的溝通機制和信息共享渠道。以數據治理為基礎，梳理數據資源需求，完善數據共享服務機制，方便學校及時獲取和使用會計數據信息。充分利用學校一體化服務門戶，增強跨部門協同處理業務的能力，拓展移動端師生服務渠道，充分發揮一體化服務平臺優勢。

（三）加強數據監控，建立風險預警體系。在會計信息化的環境下，建立集成化及網絡化的會計系統結構，提高了信息采集、處理、傳輸和使用的效率，但也對系統的安全性、穩定性提出了更高要求。以會計科目和業務類型為基礎，按可比性與重要性原則，將具有關鍵性和特殊性的報銷事項和財務服務內容進行系統篩查，將核算的數據進行核對、整合，逐步實現資金流動、業務流程的過程監控。構建完善的財務風險預警體系，可以及時發現系統運行和經營管理過程中存在的風險和問題，盡早尋找解決對策，降低各類風險的發生率。

當前，新一輪科技變革深入發展，數字化轉型已成為大勢所趨。在“十四五”時期，加快高校財務信息化建設，加快財務數字化轉型升級，打造智慧校園，具有重要意義。