財務共享服務中心流程RPA優化設計

□文/張馨丹

（哈爾濱商業大學會計學院 黑龍江·哈爾濱）

［提要］ 在高智能化信息技術背景下，以德勤“財務自動化機器人”為典型的機器人流程自動化（RPA）技術不斷發展與應用，為企業集團財務共享服務中心的流程優化提供有力的技術支持。本文致力于對財務共享服務中心對財務流程優化的重要性與傳統財務流程中存在的問題進行分析，從而分析RPA對財務共享服務中心費用報銷、應付賬款、應收賬款、資金管理的流程優化。

隨著第四次科技革命的到來，“大智移云物區”等新興科技的蓬勃發展沖擊著各個行業，數據成為新型生產要素，傳統財務管理模式已難以滿足新形勢下增效提質、管理支撐的新要求。企業要根據自身財務管理現狀，構建基于RPA技術的企業財務共享服務中心，以大數據驅動企業發展，以信息技術賦能財務轉型，進一步精簡企業財務流程，將財務管理信息及時反饋，從而使企業管理流程更加完善高效。

一、RPA技術對財務流程優化的重要性

目前，財務共享服務中心的技術核心是通過以機器人流程自動化（RPA）技術為代表的智能信息技術，實現財務管理流程的優化與標準化。財務流程標準化與智能工具的交互過程以傳統業務流程為基礎，通過運用智能工具方法將業務、財務、稅務和管理等融為一體，實現全流程的端到端服務，確保財務共享服務中心各項財務工作順利實施。RPA作為一項人工智能技術，通過模擬人類與計算機的交互過程完成預期任務。主要適用于以下三類情景：（1）數量大、關聯性強、重復性較低的場景；（2）手工密集、易出錯的場景；（3）規則簡單明確，且極少要求人評判決策的情況。

從目前公司的總體發展趨勢上來看，RPA技術對企業財務流程優化的重要性，可從三個方面來說明：首先，提高效率，并減少了人工成本。RPA技術能夠在7×24小時內準確高效地處理大量工作，復雜性、流程性、標準化的服務由操作系統自動實現。其次，推進了企業財務管理變革。RPA技術的出現，使得一些基礎的會計工作逐步被計算機器所替代，企業財務工作將從傳統賬房先生向人機交互技術發展，把工作重點轉變到企業內部管理、風險發現、投融資決策等方面，更多重視企業內部非結構化或半結構化的財務數據，并深入發掘隱含的財務數據價值。最后，控制企業的經營風險。企業通過業務流程優化解決信息孤島現象，并通過集中處理會計核算工作提高了風險控制的能力。

二、財務共享服務中心建立前財務流程存在的問題

（一）費用報銷流程存在的問題。（1）申報費用時大量的紙質發票存在導致人、財、物的浪費。企業財務管理流程中，紙質發票的傳遞、審批、粘貼等多個環節都會讓企業耗費大量的人力與財力，并且紙質發票存檔會有損壞的隱患，不利于查找、保存。（2）票據審批時無法實現數據智能掃描與關鍵信息提取，財務人員須人工多次大量核算數據、核查審批規程。且企業中所屬部門繁多，就財務人員而言，發票信息難以收集并加以集中管理。（3）由于財務共享中心報銷審核處與報銷人員的地域協同差異，重復報銷與虛假報銷情況難以避免。報銷業務量的集中與發票種類的不同導致審核部門的工作效率低下。

（二）應付賬款流程存在的問題。（1）企業的應付業務包括采購對賬、發票查驗、訂貨單、驗收單和發票三單匹配等諸多環節。財務部門進行審核需要大量的時間，增加企業運營成本。（2）企業采購業務量大，在以人工為主的情況下，經常出現財務數據無法及時更新，供應商服務請求響應慢；與供貨商之間存在聯絡不及時的問題。（3）在供應商數量迅速增長、市場價格劇烈震蕩的情形下，企業對供應商主數據必須及時完成人工的調整，同時增加了企業對傳統供應商主觀選擇評估的難度。

（三）應收賬款流程存在的問題。（1）企業集團中仍有不少環節需人工作業，如大量基礎性數據的記錄和傳遞、跨系統數據的收集和傳遞，在浪費人力資源的同時還無法充分保證系統數據的正確性。（2）應收賬款側重事后評價，未建立客戶信用預評估機制。企業對收款風險缺乏控制可能導致壞賬的產生。

（四）資金管理流程存在的問題。（1）企業資金管理業務審批流程長，憑證數量多，業務量大，資金利用率也受人員工作效率的影響。（2）跨系統運營問題多，資金管理系統與相關的公司內部系統目前還無法進行大數據同步應用，仍需要人工跨公司多個系統或者崗位獲取數據。而RPA技術則可以對接多個系統，為公司內部處理跨系統的運營問題提供技術支持。

三、財務共享服務中心流程RPA優化

在流程設計過程中企業應針對自身現狀，對優化流程的設計和流程與企業的匹配程度等問題做出研究。財務管理過程優化包括多個方面、多個環節，因此針對費用報銷、應付賬款、應收賬款和資金管理這四個重要工作環節進行財務共享服務中心流程的RPA優化設計。

（一）費用報銷流程優化。一般情況下，企業使用頻率最高的業務流程就是費用報銷流程，由于傳統的費用報銷流程具有一定程度的問題，所以對該業務流程的優化，可以從利用電子發票和資信評估有效減少公司人力資源成本的輸出；通過OCR技術實現全票面信息結構化提取，建立信用評級、模擬人工實現資金結算等方面著手。

1、費用申報自動化流程描述。首先由員工登錄個人財務管理系統，并對照自身的報銷具體內容，選取相關報銷模板，依據模板中的規定填列具體的報銷事宜和金額等內容。之后，報銷憑證會按照預先設計好的審核權限流轉到企業財務負責人處，由負責人采用計算機上網或通過手機聯網審核，此時終端會先自動識別申請人并顯示其相應的信用等級，再按照信用等級分池，自動完成分區隊列，先處理信用等級高的員工申請，從而達到源頭執行業務流程的高度智能化。

2、票據審核自動化流程描述。FSSC審核處在收到上傳的票據時，會預先將各個類型的費用報銷單識別并合并，電子發票直接上傳至平臺，紙質發票則使用高速掃描儀實現集成或分布式掃描工作，轉換為電子影像。再利用對掃描軟件預先設定的智能OCR識別模塊，自動從掃描儀中分離出增值稅發票，以達到發票歸納管理的智能化。

3、票據稽核與核算自動化流程描述。FSSC稽查處將利用預先設計好的票面規則，通過高度模擬人工的方式進行網上發票真偽查驗，同時與企業內部財務管理系統和FSSC收支數據庫系統完成數據一致性比對，以此實現去人工化的快捷對賬。

優化后的費用報銷流程如圖1所示。（圖1）

圖1 流程再造后費用報銷流程圖

（二）應付賬款流程優化。基于財務共享服務中心的RPA技術，應付賬款業務流程的優化核心在于實現采購管理自動化，即與供應商之間的交互優化。

1、供應商主數據管理流程描述。基于RPA的采購管理系統通過模擬人工錄入信息，利用預先制定的爬蟲程序，可以自動收集供應商所提交的數據，在收集完畢后將每個供應商主數據相關的信息交互和整合，并提供唯一的供貨商編號數據，從而實現供應商基本信息管理、產品目錄及價格的實時維護。同時，通過由優質供應商主數據所形成的智能評估系統，為企業各采購業務的最佳供應商選取提供全面和科學的依據。依靠算法的自動測算機器人會甄別出諸如偽造資質證明、偽造業務數據等供應商的異常信息并發布預警，從而自動地將不符合條件的供貨商甄別開來。

2、采購對賬流程描述。供應商需提交列明對賬周期中所有采購清單與應付賬款金額的電子對賬單，而FSSC的RPA處理程序在取得對賬明細信息后便自行啟動。使用多種邏輯判別函數，通過對比手續完整的訂單、入庫單、退貨明細等相關信息，逐一核實對賬期內供應商的產品品種編號、品名、數量、價格、金額等，若有偏差則會立即提示不相符的產品項目，并使用即時通信服務窗口提醒業務部和供應商進行自查并重新提供對賬信息，供應商在審核并確認無誤后便開具正式的發票。當取得供應商的發票后，相關人員在復核相關憑證的準確性以及相關發票的正確性后，業務便會進入產品付款階段。

（三）應收賬款流程優化。財務共享服務中心的應收管理流程，主要分為發票辦理、應收入賬、債權確定、債權核銷、賬齡分析和檔案歸檔等環節。

1、客戶信用體系流程描述。集團公司根據客戶業務數據、賬齡還款數據等信息建立客戶信用預評估體系，有效監控和管理收款風險。在RPA技術下，財務機器人能夠完成對所有客戶基礎數據的統一管理，并通過預設的算法對客戶實施自動評估測算。機器人還會自動識別出客戶的異常信息，如債務比例過高、公司賬期過長等，并發出警報自動將異常客戶甄別出來，謹慎與其合作。企業通過這些數據信息分析每個客戶的償債能力，并通過預先設置的客戶付款時間，進行自動收款管理，以達到收款時間最優化、壞賬風險可控化。

2、跨系統數據自動采集流程描述。業務部簽訂合同之前，從FSSC的客戶關系管理（CRM）系統中獲取采購信息，并通過對前期已有客戶數據的信用管理中心進行賬齡分析和資信評估，以確定企業是否接受訂單。在RPA技術下，通過機器人可以自動從客戶關系管理系統中獲得信息。在市場部工作人員提供合同訂單后，系統利用OCR技術掃描與識別合同中的訂單信息和客戶涉稅信息等關鍵數據，從而使合同信息數據化，并達到跨系統的數據開票自動化。業務部對已有信息再次審核確認后，將生成的增值稅發票預覽傳輸送至初審崗系統進行對賬審核，初審崗再次匹配客戶關系管理系統與合同管理系統中的有關信息進行對賬，確認后交由主管審批、總賬崗復核，最終自動生成憑證。

優化后的應收賬款流程如圖2所示。（圖2）

圖2 流程優化后應收賬款流程圖

（四）資金管理流程優化。企業資金管理系統的日常運行涉及資金計劃、資金結算、資金調配等環節。

1、申請付款流程描述。付款申請環節，分公司業務部門登錄資金管理系統按照資金計劃提交相應票據，在業務付款申報頁面錄入信息進行付款申報，內容包括經辦人、經辦部門、付款金額、支付原因、收款銀行賬戶、收款單位等。財務機器人通過錄入的關鍵信息自動匹配往來單位數據庫中的有關單位財務數據項目，再通過OCR技術核對信息并收集其他核心財務數據，進而自動生成付款申請單。付款申請單與有關單據會按照事先設計好的路徑流轉到FSSC審核崗。

2、資金結算流程描述。資金結算環節，由財務共享服務中心集中辦理各單位業務的資金結算。首先，在FSSC結算崗獲得會計記賬憑證后，先提出資金支付申請，然后由指令池自動編制對應的資金支付指令。這些指令將會根據審批權限傳至FSSC復核崗，以核對記賬憑證與發票上的數據是否相符。同時，智能算法將按照預先制定的規則，按照應付金額、支付策略、交易方式等多種因素，計算出最優化組合，確定交易優先級。復核通過的支付指令，由FSSC結算崗選擇支付方式，利用機器人自動錄入所需填列的付款信息，有序完成批量付款。付款完成后，分公司業務部門反饋收款確認信息，由區域FSSC核算崗自動生成付款憑證，完成資金結算。

優化后的資金管理流程如圖3所示。（圖3）

圖3 流程優化后資金管理流程圖

綜上，通過分析企業費用報銷、應付賬款、應收賬款、資金管理過程中存在的問題，采用RPA技術、OCR掃描技術、電子發票的使用對財務共享服務中心進行了流程優化的設計，為財務流程優化提供新的思路，以期推動集團公司業財融合，促進集團公司財務管理模式由會計核算向企業財務管理過渡。