基于大數據背景的財經類高校檔案信息服務職能的優化

辛宏珍

山東財經大學，山東 濟南 250014

一、大數據背景下財經類高校檔案工作信息服務職能的內涵及主要內容

（一）內涵

高校檔案工作通過收集、整理和保存的各類數據形成高校自有的檔案數據庫，圍繞這些數據而展開的服務，包括教學、科研、學生檔案管理、人事管理、后勤保障等服務，就是其信息服務職能。在大數據背景下，結合財經類高校自身發展的需求，信息服務職能的內涵和服務內容在不斷擴大。例如在科研活動中，高校如何將研究與宏觀與微觀的經濟活動相結合，如何契合企業對經營和管理的需求，如何將高校的科研成果推廣到社會經濟活動中，都是信息服務要解決的問題。再比如針對理論性較強的經濟類學科的教學活動，高校檔案服務要結合學科的教學目標，為理論教學提供大量的實踐案例支持服務。

（二）主要內容

財經類高校傳統的信息服務工作，主要以圖書館或檔案館提供的各類實物資料閱覽、外借、復制、證明、檢索、實物展覽以及相關咨詢服務，而在大數據背景下網絡信息服務的職能正在變得愈加重要。

1.網絡展示服務

在高校網頁內容日趨繁雜的情況下，檔案工作的網絡展示既要內容充實，將職能介紹、信息分享以及聯系方式等準確無誤地展現給使用者，同時又要展示其獨有的特色，與學校內涵相一致。

財經類高校的網絡展示要及時跟進國內外經濟發展形勢，公布最新的國內國際政策。面對每天海量的信息資源，內容覆蓋財經類高校所需要的政治、經濟、文化、教育、管理等多個領域，要針對校內外不同用戶的需求，借助爬蟲技術、大數據算法等計算機技術為用戶提供針對性更強的信息服務。例如，筆者所在高校里，教師、學生對“‘3060’雙碳目標”“低碳經濟”等信息的檢索次數最多。因此，檔案工作就要為他們提供更多的關于“低碳”的消息和研究成果，幫助教學和科研工作的開展。

2.網絡信息檢索服務

在大數據時代，信息的檢索變得更為便捷，方便使用者更高效地獲取所需資源。通常的工作流程包括用戶訪問、發送檢索請求指令、數據庫查詢優化，顯示查詢結果。例如，某教師在本校的檔案館中申請查詢自己的近五年的課題成果，可以通過時間、獎項、課題關鍵詞、課題級別、完成人等多個條件進行檢索，檢索指令發送到數據庫后，就會將大數據中所包含的全部相關信息展示給該教師。

不難知道，柱面坐標下三重積分的體積微元dv=rdrdθdz，因此可將一般形式的三重積分轉化為柱面坐標下的三重積分，即：

3.融媒體服務

在互聯網傳播手段越來越多樣化的今天，高校要加快傳統媒體和新興媒體融合發展，充分運用新技術新應用創新媒體傳播方式，而且這不僅是高校宣傳部門的工作，對于任何職能部門都可以使用。高校檔案工作可在條件成熟時開通微博、微信公眾號、頭條號、抖音號、視頻號等多個平臺賬戶，對業務職能進行宣傳，擴大影響力，同時可以打破工作的時間和空間限制。比如將信息等檢索功能綁定在微信公眾號上，方便用戶通過手機、平板電腦等移動端進行訪問。

二、大數據運用對信息服務職能的作用

（一）降低信息保管運維成本

高校檔案資料是高校發展歷史的見證，對高校文化的積累和傳承有重要的支撐作用，具有不可忽視的珍藏價值，但是隨著檔案資料數量的與日增多，檔案的保管運維成本隨之增加，不但需要越來越多的存儲空間進行保存，而且安全性也有所降低。部分紙質檔案容易污染破損，還易發生火災；部分影音資料受環境影響，有無法正常播放的風險，如果用傳統方法解決這些問題就需要大量的人力和財力的投入。而大數據背景下，各類云平臺的應用就可以很好地解決這一問題，使用數字化管理不僅能夠存儲海量的檔案數據，實現合理的資源調配，同時還有利于檔案工作人員進行各種分類，極大提高工作效率。［1］

（二）有利于信息資料檢索

檢索便捷網絡信息服務的顯著特征。傳統檔案資料利用率低的一個主要原因就是檢索不方便，每次檢索會消耗大量的人力和物力，檢索后還要重新進行整理歸檔，效率非常低。尤其是在財經類高校中，大量的社會經濟統計資料是以數字形式存在，利用大數據技術，不但可以對這類檔案資料進行電子化存儲和分類，每次檢索只需要操作電腦就可以快速找到所需資料，而且還可根據自身的需要對這些數字資料進行個性化的二次整理和歸納，打破了信息使用的空間和時間限制，使得檔案能為更多人所用，提高使用率。

（三）利于信息服務職能向專業化和規范化發展

國家對高等教育新一輪改革提出了“一流大學”建設的規劃和要求，檔案是高校的“資源中心”，信息服務職能要適應高校發展的要求，逐步走向專業化和規范化。大數據的應用可以促進檔案工作走出傳統理念束縛，向“綜合服務型”和“咨詢型”職能轉變，按符合現代化高校檔案管理的要求制定科學的管理規章制度，避免人為因素的干擾，選拔培養高素質檔案工作人員和管理團隊，作為“信息高地”為高校的未來發展夯實基礎。

三、高校檔案信息服務存在的主要問題

筆者通過對部分財經類高校師生的調研發現，隨著互聯網技術和大數據應用的普及，高校檔案工作的信息服務職能工作在向便捷化、智能化、遠程化的方向發展，但是與用戶的需求仍有差距，還存在諸多問題。

（一）服務內容單一

信息服務單一是目前高校檔案工作存在的普遍問題，幾乎所有調研的高校都已經實現了傳統和網絡檔案信息的檢索和復印等基本服務，但是查詢內容多數是限于學校內部資料，無法利用互聯網上更海量的信息資源，難以滿足學校里不同用戶的需求。例如，越來越多的教師、學生根據科研項目的要求，需要在SSCI（Social Sciences Citation Index）收錄的期刊上發表相關學術文章，但是部分高校還沒有在該系統中申請賬號，也不能提供已發表論文的檢索證明，使得師生不得不到其他高校圖書館去檢索。

此外，檔案館移動端的使用功能開發還無法像PC端那樣齊全，使得檔案的使用空間受到限制，部分信息的查詢甚至還需要到圖書館、檔案館現場查閱才能實現，嚴重影響了使用效率。

（二）技術平臺功能不足

通過調研筆者發現，高校檔案工作使用的技術平臺普遍存在各種各樣的問題，這與平臺所用的硬件設施及軟件有直接關系。比如，有些學校檔案館還在使用十年前的計算機工作，不但運行速度慢，而且一些新的應用軟件也無法安裝，導致實際工作效率非常低，影響了工作人員的辦公情緒，嚴重制約了信息服務水平的提高。此外，對于大數據存儲至關重要的服務器也面臨年久失修，需要更新換代的問題，不能發揮出大數據的優勢；有部分高校選擇使用網絡上的各種云平臺服務，包括存儲、安全和計算等功能，但是從數據安全出發，仍然需要高校建立自有的服務器管理平臺，保障全體師生、校友和各類經濟數據的安全。

與硬件相匹配的各類軟件也是調研中發現的突出問題，比如計算機操作系統、ERP系統等等都有一定的風險，這既與計算機硬件相關，同時也跟編寫語言的通用性和可擴展性相關。

此外，檔案保存的一些數據還沒有在學校內部以及校外相關方之間實現互聯互通，不能在實現大數據共享，出現了諸多“信息孤島”，無法滿足廣大師生的需求，這就限定了信息服務職能的服務對象和服務內容，不能真正實現信息的最大化共享。

（三）社會服務性有待開發

筆者根據對校外使用者的調查發現，他們普遍對高校檔案的內容以及使用方法不了解，偶爾使用時的體驗滿意度也較低。這與高校檔案對社會的開放屬性較低有密切關系。多數財經類高校檔案館的社會屬性較低，一方面來自社會的各種校友信息、地方和行業經濟數據等難以迅速傳遞到高校檔案庫，另一方面高校的數據和研究成果無法向社會迅速公開以及產生互動，使得信息的共享程度長期處于較低的水平。

四、高校檔案信息服務職能的優化途徑

高校檔案工作要積極適應新形勢下大數據環境的要求，通過完善管理制度、建立軟硬件過硬的技術平臺、加強人員培訓等，來優化和提升整體的信息服務職能水平。

（一）完善電子檔案管理制度

與實體檔案管理相比，電子檔案管理更加便捷和可視化，在大數據時代，檔案信息都以電子形式存在，依托于計算機保存在各種網絡平臺中，其開放性、多樣性及可重復使用性等特點決定了檔案信息一定會存在不同程度的網絡安全隱患，而且隨著數據的不斷增加，隱患也會越來越多。

在實施檔案數字化的過程中，要通過建立相關的安全監管制度來確保檔案信息的安全性。例如在檔案收集過程中，建立信息準入制度，保證信息來源渠道的合法性和可靠性，避免可能帶有木馬、病毒的不安全信息進入數據庫；再比如在資源開放環節中，要配置具有足夠安全等級防護的管理系統和平臺，設定信息使用權限，適于對外公開的信息，要及時在共享平臺上發布，方便更多的社會人士使用；不適于公開的信息，可以有限度在校園局域網中發布，或者根據教學、科研、人事等工作要求按需定向公開。［2］

高校還要及時更新殺毒軟件，減少信息泄露風險，同時建立安全預警制度、信息保密制度、輿情管理制度等，全方位保證高校信息資源的安全性。

（二）加強數字平臺建設

要實現大數據，就必須要依據原始信息，從硬件和軟件兩方面構建基礎的數據庫。在進行高校檔案數據庫建設時，應當按照國際標準、國家的相關標準，將人力、物力以及財力等充分結合起來，購買相關的計算機和服務器設備，創建多個多媒體數據庫、文件條目數據庫以及全文數據庫。

據報道，當前我國高校使用的數據庫平臺主要采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系統來進行編寫，為我國高校內部實現數據的互聯互通提供了技術支撐，但是受系統的差異性和安全性等方面限制，這幾個系統還不能覆蓋全部高校，也不能與社會上一些重要的資源數據庫實現大數據共享的目標。［3］

今后，在構建基礎數據庫時，應當參照國際、國內相關標準，依據原始信息的狀態，采用通用計算機語言，創建文件、多媒體等不同類型的數據庫。各高校要在統一的要求下，提供人力、物力、財力支持，共同建立一個云平臺，實現數據庫云服務，保證系統的及時更新維護。

（三）加強人員培訓

傳統高校檔案工作著重要求的是工作人員的責任心和統籌能力，勞動強度高但技術含量低，在大數據背景下，信息服務職能要求檔案工作人員除了高度責任心之外，還要必須具備專業的計算機操作能力、統計分析能力、風險識別能力等。在日常工作中，高校要組織相關人員積極參加校內、校外組織的業務培訓，包括政策培訓、制度培訓、技能培訓等，鼓勵工作人員多使用先進的互聯網工具軟件和管理理念，擺脫繁重的體力勞動，從數據“收集整理者”向“挖掘分析專家”的身份轉變。

對于檔案工作者來說，要始終保持與時俱進的理念，堅持不斷學習，堅持科技為先，緊跟科技發展的步伐，努力掌握大數據、云計算以及統計分析等相關技術和技能，提高工作積極性，增強從事檔案工作的榮譽感。

（四）增強信息服務的社會化屬性

在大數據背景下，財經類高校檔案的信息服務職能要向社會共享的目標轉變，從服務學校逐步向服務社會、從服務國內向服務世界轉變，不斷滿足社會大眾的需求。高校要在現有檔案資源的基礎上，合理安排預算支出，注重數據的實用性和時效性，通過購買、合作共享等方式積極開發國內外檔案資源。此外，高校要積極宣傳自身的信息服務職能，提高社會影響力，通過知名度的提升反過來促進檔案信息來源的渠道，實現共贏。

綜上所述，信息服務職能是財經類高校檔案工作的重要職能之一，在大數據時代，基于信息技術的發展，高校檔案工作要以用戶需求為核心，順勢而為、積極求變，升級和優化高校檔案館的信息服務職能，打造數字化、信息化、專業化、社會化的信息服務模式，使得財經類高校檔案信息服務朝著更廣的空間發展，為師生所用，為社會經濟發展所用。