紙質檔案與電子檔案真實性維護比較

吳品才/蘇州大學檔案與電子政務系

檔案真實性維護極其重要，可說是檔案部門的初心與使命。檔案載體類型和記錄方式發生變化，雖然不會影響文件與檔案的本質，但會影響檔案真實性維護。紙質檔案真實性維護較易，電子檔案真實性維護較難，我們不能用紙質檔案那樣的理念與方法來維護電子檔案真實性，必須創新理念與方法。

1 檔案真實性與檔案真實性維護

1.1 檔案真實性與檔案憑證價值

所謂檔案真實性是指檔案是人類社會實踐活動真實歷史記錄的屬性。檔案是人類社會實踐活動中直接形成的、有保存價值的歷史記錄，所以檔案具有原始性或真實性，這是檔案信息資源區別于其他信息資源的本質屬性。由于檔案是人類社會實踐活動的原始記錄，所以檔案是人類社會實踐活動真實的歷史記錄，它能夠真實地還原歷史的本來面目，也正因如此，檔案具有或能夠呈現出法律意義上的憑證價值。檔案具有真實性與檔案能呈現憑證價值，這對所有檔案而言都是如此，紙質檔案如此，電子檔案也應如此。

1.2 檔案真實性維護與檔案憑證價值發揮

所謂檔案真實性維護是指我們采取一切必要手段和方法，確保檔案始終是真實的歷史記錄或說始終具有真實性。檔案雖然具有真實性，擁有檔案就擁有了真實的歷史，就能讓檔案發揮法律意義上的憑證價值，但檔案真實性是需要維護的，無論是紙質檔案，還是電子檔案，還是其他載體類型的檔案，都是如此。進入檔案部門的檔案，一旦受到涂抹或篡改，內容發生變化，那么它便失去了真實性，這樣的所謂檔案也就不再擁有真實的歷史，至少不再擁有真實歷史的全部，也就無法發揮法律意義上的憑證價值。所以，《檔案法》明確規定禁止篡改、損毀、偽造檔案。

1.3 檔案真實性維護與檔案部門的初心與使命

檔案部門的使命可以說有許多。從文件整理與歸檔開始，到檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、著錄、檢索、編研與利用服務等，都是檔案部門的使命，它們都是檔案部門應當著力開展與完成的任務。隨著電子時代的到來，文件與檔案的載體從以紙質載體為主轉變為以電子載體為主，檔案部門的使命在不斷增加，檔案管理軟件功能設計、檔案數字化、電子檔案管理以及數字檔案室（館）、智慧檔案館建設等都是檔案部門新增的重要使命。

但我們認為檔案部門的初心與使命應是檔案真實性維護。檔案部門的初心與使命究竟是什么，這是一個基本而又重大的問題。也許不少人會認為，檔案部門的初心與使命就是提供檔案利用服務，因為檔案工作的基本原則明確指出，檔案利用是檔案工作的目的。但我們認為，檔案部門的初心與使命是檔案真實性維護，因為檔案一旦失去其真實性或真實卻不可信，那么檔案部門所擁有的將不再是價值很大的信息資源，或者說這些信息資源將無法發揮出其應有的價值（即司法部門所說的證據效力不夠），于是檔案部門所開展的其他使命也將變得毫無意義，甚至檔案部門將名不符實。

1.4 檔案真實性維護與檔案真實可信

檔案不僅需要真實，而且其真實必須可信，如果檔案客觀真實，但其真實無法讓人可信，那么這樣的檔案仍無法呈現或發揮其應有的價值。所以，檔案真實性維護不僅需要確保檔案始終具有真實性或說真實性不變，而且需要確保其真實可信，這就是檔案真實性維護的任務、目的和功能。

1.5 檔案真實且可信與檔案憑證價值發揮的充分必要條件

檔案真實性客觀賦予了檔案能呈現或發揮出憑證價值的屬性或能力，但客觀具有真實性的檔案是否真能在司法活動中順利呈現或發揮出憑證價值，還取決于檔案真實性是否被信任或說是否可信。如果檔案真實且可信，那么法官便會采信這樣的檔案作為證據；如果檔案真實性受到質疑，即檔案真實但不可信，那么法官便不會采信這樣的檔案作為證據，至于確認并不真實的所謂檔案，則法官更不會采信這樣的檔案作為證據，這就是證據效力問題。所以，檔案真實且可信是檔案能在司法活動中順利呈現或發揮憑證價值的充分必要條件，缺一不可。

2 紙質檔案真實性變化易發現與電子檔案真實性變化難發現

2.1 檔案真實性變化發現的難易程度與檔案真實可信程度的關系

確認檔案是否還有真實性或檔案真實性變化與否，關鍵在于檔案真實性變化能否被發現。如果能夠發現并確認檔案真實性發生了變化，那么便可確認其失去了真實性或不再具有真實性，這樣的所謂檔案自然明確不可信；如果能夠發現并確認檔案真實性沒有發生變化，那么便可確認其仍具有真實性，即這樣的檔案真實可信；如果檔案客觀具有真實性，但我們不能夠（至少到目前為止還不能夠）發現并確認檔案真實性沒有發生變化，那么這樣的檔案雖然客觀真實，卻難以可信，或明確說不可信。可見，檔案真實可信與否與檔案真實性變化能否被發現存在直接關系。

檔案真實性變化發現的難易程度與檔案真實可信程度存在密切關系，如果發現并確認檔案真實性變化越易，那么檔案真實可信越易；如果發現并確認檔案真實性變化越難，那么檔案真實可信越難；如果完全不能發現并確認檔案真實性變化，那么檔案真實完全不可信。

2.2 檔案真實性變化發現方式：直接發現與間接發現

檔案真實性變化發現的不同難易程度與不同發現方式相對應，具體有直接發現方式與間接發現方式。直接發現方式是指采用直接簡單方式就能發現并確認檔案真實性變化與否，這就說明此時發現并確認檔案真實性變化與否很容易；間接發現方式是指采用間接復雜方式才能發現并確認檔案真實性變化與否，這就說明此時發現并確認檔案真實性變化與否不易。顯然，能用直接發現方式時是不會用間接發現方式的，所以采用間接發現方式時說明無法采用直接發現方式。

2.3 紙質檔案真實性變化易發現與電子檔案真實性變化難發現

由于紙質載體上的信息一旦受到涂抹與更改，便會留下改動的痕跡，這就是為什么紙質信息的不易改動。因此，直接觀察紙質檔案載體上是否留有改動痕跡，就能發現與確認紙質檔案真實性是否發生了變化。也正因如此，紙質時代原件比復制件重要得多，復制件看似沒有改動痕跡，但在復制過程中存在著作弊或改動的可能，所以在司法活動中復制件的證據效力較低，或說復制件內容信息根本不可信。在業務辦理過程中如用復制件進行證明時，必須同時出示原件或由原件持有單位在復制件上蓋章來證明其內容信息的真實性。所以，紙質檔案真實性變化易發現，且可直接發現。

但是電子檔案的情況就要復雜得多。由于電子載體上的信息具有易改性特點，網絡中的黑客、文檔環境中的計算機病毒以及一些訪客都可能改動電子載體上的信息，且改動后電子載體上的信息依然整齊如初，看不出任何改動的痕跡，這就導致受到改動的電子檔案信息與沒有受到改動的電子檔案信息看不出有什么差別，于是我們無法像紙質檔案那樣，通過簡單觀察載體上是否留有改動痕跡來發現與確認電子檔案真實性是否發生了變化。結果導致，事實上沒有受到任何改動的電子檔案，我們不能因其載體上沒有改動痕跡而簡單認定其具有真實性；事實上已經受到一定篡改的電子檔案，我們也不能因其載體上沒有留下改動痕跡而簡單否定其不具有真實性。所以，電子檔案真實性變化難發現，我們無法通過直接的、簡單的方式發現，只能通過間接的、復雜的方式判斷。

3 紙質檔案真實性維護易與電子檔案真實性維護難

3.1 紙質檔案真實易可信與電子檔案真實難可信

既然紙質檔案真實性變化與否可通過直接簡單地觀察其載體上是否存有信息改動痕跡來發現與確認，所以當我們發現紙質檔案原件載體上沒有任何信息改動痕跡時，我們就可確認該紙質檔案擁有真實性，且真實可信。可見，紙質檔案真實性變化與否，不僅易發現，而且易可信。所以，在司法活動中紙質檔案證據效力很高。

而電子檔案則不同。電子檔案真實性變化與否無法通過直接簡單地觀察其載體上是否存有信息改動痕跡來發現與確認，所以，當我們發現電子檔案載體上沒有任何信息改動痕跡時，我們也無法確認該電子檔案是否擁有真實性，且其真實也難以可信。可見，電子檔案真實性變化與否，不僅難發現，而且難可信。這就是電子檔案通常情況下真實性會受到質疑，以及司法上電子檔案通常證據效力不高的根本原因。

3.2 紙質檔案真實性維護易與電子檔案真實性維護難

由于紙質檔案真實性變化易發現，且紙質檔案真實易可信，所以紙質檔案真實性維護較易。我們只需在紙質檔案的收、管、用等過程中加強把控，防止被涂、被改就行，檔案部門以其職業道德確保它所提供的紙質檔案真實，所以紙質時代，文件歸檔與檔案進館是賦予文件“檔案價值”的法律行為。其實，紙質時代檔案部門提供的檔案無可爭議地能呈現或發揮出憑證價值，這是紙質時代檔案部門提供的檔案真實可信的緣故。

而電子檔案真實性變化難發現，且電子檔案真實難可信，所以電子檔案真實性維護必然較難。一方面，防止電子檔案信息被改較難；另一方面，發現電子檔案信息真實性變化或說是否被改也較難，即便是檔案部門以其職業道德所提供的電子檔案，其真實性也會受到質疑，難以可信。所以，電子檔案真實性維護很難。紙質檔案真實性維護的一套行之有效的辦法，對電子檔案而言幾乎完全不適用。我們不僅需要在電子檔案的收、存、管、用等過程中嚴加把控，防止被改，還必須創新理念與方法，令人信服地解決電子檔案真實性變化與否發現與驗證問題，所以電子時代，如果文件歸檔與檔案進館繼續是賦予文件“檔案價值”的法律行為，讓檔案部門提供的電子檔案繼續能無可爭議地呈現或發揮出憑證價值，我們必須首先切實有效地開展電子檔案真實性維護。

3.3 載體類型與記錄方式的變化對檔案真實性維護的影響

隨著科學技術的不斷發展，信息的載體類型與記錄方式也在不斷變化。從古至今載體類型主要有泥板、羊皮、甲骨、青銅、竹木、紙草、縑帛、石料、紙張、磁帶、膠片、磁盤、光盤等，而記錄方式則主要有圖形、文字、符號、聲音、影像、數字等。人類社會生產力發展水平深刻影響和制約著文件與檔案的形成狀況，其主要體現和反映在載體類型和記錄方式上。

載體類型和記錄方式的變化完全只是科學技術不斷發展變化的結果，它們并不會影響檔案的本質，不同載體類型與記錄方式的檔案依然是人類社會實踐活動真實的歷史記錄，依然需要發揮憑證價值，但它們會影響文件與檔案的管理，其中包括真實性維護。

電子載體和數字記錄出現前，采用其他載體類型和記錄方式形成的所有文件與檔案，雖然它們的載體類型和記錄方式各不相同，但它們有一個共同特點，那就是信息的人工直接識讀性，用這些載體類型和記錄方式形成的文件與檔案，人們只要擁有文件與檔案，便可用人眼簡單直接地識讀出其中的內容信息，無需借助其他中介物的支持與幫助，而用電子載體和數字記錄形成的文件與檔案則完全不同，由于電子文件與電子檔案的底層完全是由0和1兩也有了個數字所組成的數據（代碼），再加上電子載體上信息的高密度存儲，所以，電子載體上眾多的由0和1所組成的數字字符串人工無法直接識讀和理解，電子文件與電子檔案的這種信息非人工直接識讀性直接導致它們的真實性變化難發現、真實性難可信，結果我們自然無法用紙質檔案那樣的理念與方法來維護其真實性，而必須創新理念與方法才行。

4 電子檔案真實性維護的理念與方法

我們既無法直接簡單地通過觀察載體上是否留有改動痕跡來發現與確認電子檔案真實性變化與否，也不能直接簡單地解決電子檔案的真實可信問題，總之我們無法用紙質檔案管理的理念與方法來維護電子檔案真實性。馮惠玲教授主編的《電子文件管理教程》早就明確提出了電子文件（廣義）管理的一個重要原則，即真實性保障原則。這一原則的提出并不意味著其他檔案不需要真實性維護，而是電子檔案真實性維護有困難。那么，我們究竟應該采用什么樣的理念與方法來解決這一問題呢？對此，檔案界一直在探索。

4.1《電子文件歸檔與管理規范》中的維護模式

《電子文件歸檔與管理規范》對如何保證電子檔案的真實性提出了四條措施，其維護理念與維護方法如下。維護理念是通過防止電子文件與電子檔案被改來維護。維護方法有四個舉措：一是對電子文件的操作者進行可靠的身份識別、權限控制；二是設置符合安全要求的操作日志，隨時記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等；三是對具有憑證作用的電子文件逐頁加注可靠的防錯漏和防調換的標記；四是對電子化的印記、簽章等采取防止非法使用的措施。

4.2“電子文件真實性永久保管國際研究項目”（InterPARES）中的維護模式

電子檔案真實性維護早就引起國際檔案界的高度重視，“電子文件真實性永久保管國際研究項目”（InterPARES項目）是最好的佐證。InterPARES項目始于1999年，由30多個國家和地區的專家參與，該項目項目總部位于加拿大英屬哥倫比亞大學（UBC）圖書檔案信息學院（SLAIS），主持人是該學院的露西安娜·杜蘭蒂（Luciana Duranti）教授。該項目中的“電子文件”是廣義的，項目成立以來一直在研究電子文件與電子檔案的真實性維護，可見電子文件與電子檔案真實性維護之復雜與困難。

其維護理念是通過從不同視角和不同階段建立能維護和論證電子文件與電子檔案真實性的元數據方案來維護。維護方法也有四個舉措：一是確認不同類型的電子文件中哪些要素對于保證電子文件的長期真實性是至關重要的，以便對這些要素加以記錄和保護；二是將電子文件中用戶不可視的部分變成可視的，并通過與文件的智能鏈接使可視性得到固定，其中不可視的部分主要指元數據；三是在以上措施不能奏效時，考慮是否有可能將該文件轉換成非數字式文件；四是對文件的遷移采取自我認證和自我記錄的辦法和不間斷的物理管理。

4.3 “電子文件真實性認定與保障體系框架模型”中的維護模式

中國人民大學信息資源管理學院的張寧老師對電子文件（廣義）真實性維護開展了深入研究，創造性地提出了有一定新意的維護模式 。其維護理念是防改方案和元數據方案并舉。維護方法如下：認為電子文件真實性維護是電子文件管理活動中一個極為復雜而又關鍵的問題，從電子文件真實性的概念入手，深入剖析了文件檔案管理環境中真實性的含義；并以此為基點，構建了電子文件真實性認定與保障體系框架模型。該模型清晰地表明電子文件真實性的認定保障既是一個涉及環境認知、制度規范、人員素質、管理活動、技術系統的全方位管理，又是一個貫穿于形成與辦理、歸檔與移交、保管與利用三個階段的電子文件生命周期的全過程管理。在這一全過程的每一個管理階段，都必須始終堅持防改方案與元數據方案并舉。

4.4 北京互聯網法院“天平鏈”中的維護模式

隨著科學技術的不斷發展，信息的載體類型和記錄方式也將發生變化，當以紙質載體為主轉變為以電子載體為主時，證據也必將從紙質證據轉變為電子證據。但是如何讓電子證據能成為像紙質證據那樣受到社會公眾乃至法官的高度信任是一個必須解決的重要問題，其實質就是電子檔案真實性維護問題。所以，電子時代的司法案件審理必須成立相應的法院和解決電子證據的法官認可問題。

2018年9月，北京互聯網法院誕生，該法院基于電子訴訟平臺，實現全部訴訟環節全流程在線運行。緊接著，2018年12月，北京互聯網法院“天平鏈”正式發布，一個由北京互聯網法院牽頭，聯合國內領先區塊鏈產業企業共建的“區塊鏈+電子證據”線上平臺由此誕生。該“天平鏈”本質上就是基于區塊鏈技術的電子證據可信鏈，用于解決電子證據難證實、難取證的問題，確保電子證據的原始真實、合法可用。

其維護理念是通過采用區塊鏈技術來維護。區塊鏈技術特點決定了存儲在區塊鏈上的數據有著公開透明、不可篡改、操作可追溯等優勢。維護方法如下：北京互聯網法院“天平鏈”集成了可信時間戳、共識機制、賬本記錄、電子數據摘要、數字簽名、智能合約等多種信息技術，本質上就是基于區塊鏈技術的電子證據可信鏈，與北京互聯網法院在線訴訟平臺相對接，負責記錄當事人上傳到在線訴訟平臺的訴訟文件和電子證據，以確保鏈上數據的操作歷史合法可信、傳輸全過程安全可信、數據信息真實可信。“天平鏈”這種技術方法實現了電子證據與在線訴訟平臺的技術互聯、數據互通，不僅保障了電子訴訟材料的安全可用，還有助于解決當前電子證據難取證、難證實的問題。這樣不僅確保電子檔案的真實，也確保電子檔案的真實可信。

4.5 四種維護模式的比較：“天平鏈”模式最佳

我國國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中的維護模式，雖然根據電子文件信息易改性特點有針對性地提出了四條防改措施，相信這些措施對防改確實會有一定的功用，但是否就能夠完全防改呢？又如何能讓人信任電子檔案的真實性？2016年發布的我國國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894—2016）中已見不到這四條措施，這充分說明這些措施并不能完全防改。電子文檔能改的途徑與手段還有不少，再說如何能讓人信任電子檔案的真實性，這一問題的解決在這一模式中絲毫未有提及，所以該維護模式存在著很大的問題，并不能真正解決電子檔案真實性維護。

而InterPARES項目提出的維護模式，顯然其維護理念與維護方法當時讓人感到耳目一新，該模式采用與文檔密切關聯的許多不可視的元數據變成可視的，以此來鎖定文檔內容，由此明確發現電子檔案真實性變化與否，以及信任電子檔案的真實性。應該說，這一模式對電子檔案真實性維護確有相當功效，并且這一模式一個最可取的理念是明確提及了電子檔案真實性論證問題，這就是電子檔案的真實可信，所以，在InterPARES項目的第四階段（InterPARES4）主要探討日益網絡化環境中數字文件/檔案的可信性問題，這就是ITRUST。但這一模式也存在致命的缺陷：其一，元數據數量不是一成不變的，隨著管理、遷移和格式轉換等活動的開展，元數據應不斷增加，這就導致這一模式的繁瑣；其二，元數據本身也是電子的，如果元數據受到改動，那么這樣的元數據自然無法用于維護真實性。

張寧老師的維護模式很有創意，不僅創造性地提出了防改方案與元數據方案并舉的維護理念，而且從所構建的維護模型名稱“電子文件真實性認定與保障體系框架模型”中，清晰反映出其電子檔案真實性維護中“真實且可信”這一難得的維護思想。相信張寧老師正是看到了單一的防改模式與元數據模式各自存在的弊端，所以才提出了二者并舉的維護理念，并具體提出了貫徹實施這一維護理念的維護方法。但正如上文所述，防改模式不能真正解決電子檔案真實性維護，元數據模式也同樣不能，所以這種二者并舉、雙管齊下的維護模式雖然多一重方案，但仍然不能真正解決電子檔案真實性維護，這是由二者的不足所導致的。

北京互聯網法院“天平鏈”中的維護模式，不僅能有效解決發現電子檔案的真實性變化與否，同時還能有效解決電子檔案的真實可信，而且其方法也簡單明了。簡單地說，該模式用區塊鏈技術解決電子檔案的真實性維護問題，就是從一開始就提取電子文件或電子檔案的哈希值，等以后需要時再次提取，通過二次哈希值的比對是否一致來發現與驗證電子文件或電子檔案的內容信息是否發生了變化，由此說明電子檔案是否仍有真實性，如果一個區塊節點上的電子文檔內容發生變化，則會被立即恢復原樣。司法活動對檔案真實性要求之高毋庸置疑，所以，北京互聯網法院“天平鏈”中的維護模式應是一種切實有效的電子檔案真實性維護模式，否則根本不會被采用。2018年9月，最高人民法院發布《最高人民法院關于互聯網法院審理案件若干問題的規定》，其中第十一條明確當事人提交的電子數據，通過電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區塊鏈等證據收集、固定和防篡改的技術手段或通過電子取證存證平臺認證，能夠證明其真實性的，互聯網法院應當確認。所以，北京互聯網法院“天平鏈”中的維護模式，不僅切實有效，而且已得到了國家政策的肯定與支持。這應該是當前電子檔案真實性維護的最佳模式。