澳大利亞國家檔案館“arcHIVE”數(shù)字志愿服務(wù)及啟示

劉思純/上海大學(xué)文化遺產(chǎn)與信息管理學(xué)院

隨著社會檔案意識不斷提高，檔案開放利用的需求明顯增長，我國檔案館館藏檔案資源供需關(guān)系有待改善。這不僅要求檔案部門從內(nèi)部發(fā)力，還需要社會公眾從外部協(xié)助。新修訂《檔案法》明確提出“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展”[1]，志愿者服務(wù)恰恰為社會公眾力量參與檔案事業(yè)的建設(shè)，提供了十分重要的途徑。

我國檔案志愿服務(wù)從1994年[2]發(fā)展至今，整體水平雖然有所提升，但依然不高[3]。為提高我國檔案志愿服務(wù)水平，我國檔案學(xué)學(xué)者不僅探索內(nèi)因，也對英美等國家的檔案志愿服務(wù)進(jìn)行了大量研究，以期借鑒國外相對成熟的經(jīng)驗(yàn)，逐步完善我國檔案志愿服務(wù)。本文研究尚未進(jìn)行深入討論的澳大利亞國家檔案館“arcHIVE”數(shù)字志愿服務(wù)[4]，結(jié)合時代特征與我國檔案志愿服務(wù)現(xiàn)狀，對加強(qiáng)我國檔案志愿服務(wù)提出幾點(diǎn)理論與實(shí)踐方面的啟示。

1“arcHIVE”數(shù)字志愿服務(wù)介紹

1.1 開展背景

澳大利亞國家檔案館擁有超250個立架，用于放置大量的案卷目錄，這些檔案是20世紀(jì)50年代以來轉(zhuǎn)交至國家檔案館保存的。為了方便公眾在線上就能利用這些資源，國家檔案館在對其進(jìn)行數(shù)字化的同時，于2012年11月推出了“arcHIVE”數(shù)字志愿服務(wù)。

參與該數(shù)字志愿服務(wù)的志愿者通過登錄網(wǎng)站，對OCR技術(shù)無法識別的案卷目錄進(jìn)行人工轉(zhuǎn)錄。轉(zhuǎn)錄完成后，志愿者可向檔案館發(fā)送檢查申請，檢查無誤就可以將轉(zhuǎn)錄內(nèi)容添加到檔案館的在線數(shù)據(jù)庫Record Search中進(jìn)行公開發(fā)布。官方數(shù)據(jù)顯示，截至2021年9月8日，通過“arcHIVE”成功轉(zhuǎn)錄并收入數(shù)據(jù)庫的記錄高達(dá)836641條。

1.2 運(yùn)行機(jī)制

無論是游客還是注冊用戶，都可以進(jìn)入該網(wǎng)站進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。賬號注冊流程簡易，只需要輸入符合要求的用戶名、郵箱地址及密碼，即可成功注冊，無需任何費(fèi)用。相比游客，注冊用戶的優(yōu)勢在于可以根據(jù)轉(zhuǎn)錄的數(shù)量進(jìn)行積分、申請轉(zhuǎn)錄成果檢查、看到自己收藏以及最近轉(zhuǎn)錄的記錄，并且能在“社區(qū)公告欄”留言或查看其他志愿者的留言。網(wǎng)站根據(jù)創(chuàng)建時間、轉(zhuǎn)錄進(jìn)度、難度、地域和類別對待轉(zhuǎn)錄檔案進(jìn)行分類，供志愿者檢索或轉(zhuǎn)錄適合自己的檔案。轉(zhuǎn)錄的操作界面簡潔，志愿者還可以根據(jù)自身偏好調(diào)整操作界面。當(dāng)轉(zhuǎn)錄工作無法一次性完成時，志愿者能夠保存當(dāng)前轉(zhuǎn)錄進(jìn)度，后續(xù)再繼續(xù)轉(zhuǎn)錄。

1.3 激勵與保障機(jī)制

1.3.1 激勵機(jī)制

志愿者每轉(zhuǎn)錄一條記錄，其個人主頁的積分就會增加，且隨著分值的不斷累積，志愿者的賬號還會升級，獲得不同階段的徽章，如“初學(xué)者”“愛好者”“專家”等。分值較高的志愿者有機(jī)會出現(xiàn)在網(wǎng)站首頁的積分排行榜上。

1.3.2 保障機(jī)制

除了對志愿者的服務(wù)予以激勵，澳大利亞國家檔案館還有一系列的保障政策，以維護(hù)檔案館及志愿者的相關(guān)權(quán)利。用戶個人信息隱私方面，該館有詳細(xì)的網(wǎng)站隱私說明，并以澳大利亞《隱私法》《檔案法》《公共服務(wù)法》等十項(xiàng)法案為基礎(chǔ)框架，制定了專屬檔案館的隱私政策，內(nèi)容涵蓋檔案館收集和保存?zhèn)€人信息、數(shù)據(jù)存儲與數(shù)據(jù)安全、檔案管理、獲取和修改個人信息、使用和公開個人信息等方面，并對未經(jīng)授權(quán)而導(dǎo)致個人信息泄露等的處置進(jìn)行了明確說明，還強(qiáng)調(diào)了用戶通過互聯(lián)網(wǎng)（包括電子郵件、官方網(wǎng)站、社交平臺等方式）傳輸給檔案館的相關(guān)數(shù)據(jù)信息的使用權(quán)限及依據(jù)的法規(guī)政策。檔案館承諾“致力于及時、公平地解決投訴”，不僅公開了檔案館隱私專員的聯(lián)系方式，還提供了向澳大利亞信息委員會投訴的渠道。版權(quán)方面，澳大利亞國家檔案館就館藏檔案版權(quán)所有、館藏檔案非商業(yè)用途使用說明、版權(quán)保護(hù)范圍、申請發(fā)布許可等方面進(jìn)行了規(guī)定。

針對“arcHIVE”轉(zhuǎn)錄系統(tǒng)，平臺對志愿者提出四項(xiàng)條款及條件，主要目的是維護(hù)平臺轉(zhuǎn)錄及積分制的正常運(yùn)行。面對可能發(fā)生的糾紛及爭論，檔案館還提出了免責(zé)聲明。

2 “arcHIVE”數(shù)字志愿服務(wù)特點(diǎn)

2.1 參與難度不高

該志愿服務(wù)對參與的志愿者沒有專業(yè)學(xué)歷、年齡職業(yè)、地域國籍及個人技能等硬性要求，志愿者只需要能夠聯(lián)網(wǎng)的設(shè)備，在遵守檔案館相關(guān)規(guī)定的前提下，就可以進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。該志愿服務(wù)的入口可通過澳大利亞國家檔案館官網(wǎng)主頁的“支持國家檔案館”的按鈕進(jìn)入，也可以從該網(wǎng)站菜單欄的“關(guān)于我們—志愿者”進(jìn)入，方便快捷。同時，志愿服務(wù)入口放置在官網(wǎng)頭圖這樣顯眼的位置，并開放多入口觸達(dá)訪問網(wǎng)站的用戶，可以看出澳大利亞國家檔案館對其的重視程度。

轉(zhuǎn)錄的操作界面簡潔明了并附有相關(guān)說明，無論是對于上網(wǎng)的熟手還是新手，都十分友好；再加上轉(zhuǎn)錄的重點(diǎn)不在于操作，而在于對文本的識別，從這一層面來說，志愿者的服務(wù)難度進(jìn)一步降低。在此基礎(chǔ)上，檔案館將待轉(zhuǎn)錄的檔案以轉(zhuǎn)錄難度、進(jìn)度及地域進(jìn)行劃分，給予志愿者自主選擇的權(quán)利和參考依據(jù)。即時保存轉(zhuǎn)錄進(jìn)度的功能也打破了時間和空間給志愿者帶來的限制。檔案館通過這種方式將志愿服務(wù)的部分主導(dǎo)權(quán)分給志愿者，一定程度上緩解了服務(wù)內(nèi)容固定與志愿者服務(wù)意愿可能產(chǎn)生的矛盾。

2.2 重視志愿者權(quán)利

志愿服務(wù)利益主體層面，檔案館對自身及志愿者都有相應(yīng)的政策保障。隱私政策闡明了檔案館對志愿者個人信息的處理權(quán)限，版權(quán)說明保護(hù)了檔案館所擁有的館藏資源的使用權(quán)限，免責(zé)聲明告知了檔案館網(wǎng)站的立場原則。志愿服務(wù)行為要素層面，檔案館做到了志愿服務(wù)開展前的責(zé)任厘清、開展中的規(guī)則約束及質(zhì)量把控，以及結(jié)束后的權(quán)利維護(hù)。

“arcHIVE”設(shè)有轉(zhuǎn)錄得積分的激勵機(jī)制。相比志愿者證書、紀(jì)念品、津貼等物質(zhì)獎勵，轉(zhuǎn)錄得積分更多是精神層面的獎勵。一方面，志愿者通過積分、榮譽(yù)稱號進(jìn)行自我的縱向比較；另一方面，積分排行榜則實(shí)現(xiàn)了志愿者之間的橫向比較。

2.3 強(qiáng)調(diào)互聯(lián)互通

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和社交平臺的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)中的個體基于自身興趣、情感需求、價(jià)值追求等逐漸聚集到一起，形成了網(wǎng)絡(luò)虛擬社群[5]。“arcHIVE”數(shù)字志愿服務(wù)正是建立了一個網(wǎng)絡(luò)虛擬社群，其開設(shè)的“社區(qū)公告欄（Community Board）”為該社群的個體提供了互相交流的平臺。志愿者可以在此處評論或回復(fù)他人的留言，還可以瀏覽其他志愿者的個人主頁，了解他人轉(zhuǎn)錄信息。社群式運(yùn)營加強(qiáng)了志愿者的互動，讓社群個體間“弱關(guān)系”向“強(qiáng)關(guān)系”轉(zhuǎn)化，形成信任體系，進(jìn)一步推動志愿服務(wù)的開展[6]。志愿者通過內(nèi)部的橫向溝通，表達(dá)社群及成員需求[7]。

3“arcHIVE”對我國開展檔案志愿服務(wù)的啟示

3.1 善用網(wǎng)絡(luò)平臺開展及推廣檔案志愿服務(wù)

我國檔案志愿服務(wù)多為線下進(jìn)行，線上檔案志愿服務(wù)較少[8]。從“arcHIVE”的運(yùn)行情況及成果來看，我國檔案部門應(yīng)該積極開展類似的線上檔案志愿服務(wù)。《中國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展報(bào)告（2021）》顯示，截至2020年底，中國有9.89億網(wǎng)民，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到70.4%，移動互聯(lián)網(wǎng)用戶總數(shù)更是超過16億[9]。新冠疫情的暴發(fā)，也促使了人們生活、工作方式的改變，加強(qiáng)了各行各業(yè)對于互聯(lián)網(wǎng)及在線活動的依賴。從這點(diǎn)出發(fā)，線上模式與當(dāng)下人們的行為習(xí)慣相契合，順應(yīng)了互聯(lián)網(wǎng)及后疫情時代的發(fā)展規(guī)律，容易被人們接受。同時，礙于時間和空間的限制，線下志愿服務(wù)往往存在一定的參與門檻，如行程沖突、地點(diǎn)太遠(yuǎn)等，這些都會影響公眾的參與意愿。通過網(wǎng)絡(luò)平臺在線完成志愿服務(wù)，打破了時空壁壘，放寬了志愿服務(wù)的要求。誠然，并不是所有類型的志愿服務(wù)都能通過線上完成，這就需要檔案部門合理利用館藏資源，深入挖掘可置于網(wǎng)絡(luò)開展的服務(wù)內(nèi)容。“arcHIVE”的志愿者在線完成了大批量的轉(zhuǎn)錄工作，一方面，志愿者接觸到了基礎(chǔ)的檔案業(yè)務(wù)與實(shí)在的檔案文件（掃描影像）；另一方面，志愿服務(wù)對澳大利亞國家檔案館檔案數(shù)字化的開展起到了實(shí)質(zhì)性的幫助。我國檔案志愿服務(wù)多為宣傳講解、檔案征集及業(yè)務(wù)指導(dǎo)類，深入檔案日常管理工作的項(xiàng)目很少[10]。近幾年來檔案數(shù)字化蓬勃發(fā)展，國家也鼓勵推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化[11]。檔案部門可以開發(fā)如在線轉(zhuǎn)錄等的檔案志愿服務(wù)，讓檔案志愿服務(wù)與檔案事業(yè)發(fā)展真正結(jié)合起來。

另外，我國檔案志愿服務(wù)隊(duì)伍中，占比最大的是檔案部門工作人員[12]。公眾參與度不高最主要的原因是不了解檔案志愿服務(wù)活動，而且檔案志愿服務(wù)項(xiàng)目信息不易獲取[13]。針對上述問題，檔案部門可以參考“arcHIVE”，為志愿者項(xiàng)目單獨(dú)開設(shè)網(wǎng)頁，將零散信息匯總，并在官網(wǎng)醒目位置引導(dǎo)提示，引導(dǎo)公眾進(jìn)入該頁面，避免入口深給公眾查找?guī)聿槐悖M(jìn)而阻礙公眾參與檔案志愿服務(wù)。同時，借助微博、抖音、微信公眾號等新媒體平臺，加大檔案志愿服務(wù)宣傳推廣力度，擴(kuò)大群體覆蓋范圍。

3.2 建立并完善激勵與保障機(jī)制

3.2.1 從志愿者行為動機(jī)出發(fā)制定激勵政策

志愿者雖然不計(jì)物質(zhì)報(bào)酬，自愿貢獻(xiàn)個人時間及精力，但一定的激勵機(jī)制更能調(diào)動志愿者參與志愿服務(wù)的積極性和主動性。國外學(xué)者自20世紀(jì)70年代起，就開始探討志愿者激勵因素，并得出了雙因素模型、三因素模型、多因素模型等理論[14]；我國有相關(guān)研究表明，公眾愿意參與志愿服務(wù)的動機(jī)包括了績效期望、社群影響、風(fēng)險(xiǎn)感知和促進(jìn)條件[15]。綜合上述理論研究發(fā)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值和提升個人能力，是志愿者參與志愿服務(wù)的主要因素。“arcHIVE”正是以積分制、榮譽(yù)稱號及排行榜等直觀的形式，顯化了志愿者的工作成果，使其從價(jià)值、認(rèn)知和提升方面獲得了滿足，有利于志愿服務(wù)的持續(xù)性開展。《檔案法》也強(qiáng)調(diào)了“對在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個人”，要“按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵”[16]。因此，我國檔案部門在開展檔案志愿服務(wù)時，要重視激勵機(jī)制的建立與完善，從志愿者的行為動機(jī)出發(fā)，制定合適的激勵政策。如，檔案部門可以根據(jù)志愿服務(wù)的內(nèi)容及數(shù)量予以志愿者相應(yīng)的積分或虛擬貨幣，積分或虛擬貨幣能兌換不同的獎勵，如榮譽(yù)徽章、賬號頭銜、培訓(xùn)機(jī)會等。優(yōu)惠券、紀(jì)念品、檔案編研成果等也可納入兌換范圍，滿足部分對物質(zhì)獎勵有需求的志愿者。

3.2.2 從利益主體及開展流程出發(fā)建立保障機(jī)制

檔案志愿服務(wù)涉及檔案部門、志愿者兩個利益主體，這就要求有明確的法規(guī)政策，厘清雙方的責(zé)任與權(quán)利，避免在檔案志愿服務(wù)中產(chǎn)生糾紛。目前我國還未出臺統(tǒng)一的檔案志愿服務(wù)法規(guī)政策，檔案部門沒有可參考的標(biāo)準(zhǔn)。“arcHIVE”則轉(zhuǎn)化思路，不拘泥于專門的指導(dǎo)性文件，而是將檔案志愿服務(wù)拆分為利益主體和行為要素，形成了一套全面完善的保障政策。隨著新修訂《檔案法》及《數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護(hù)法》等相關(guān)法律的實(shí)施，檔案部門可參照“arcHIVE”的做法，結(jié)合已有的地方性志愿服務(wù)條例，從檔案部門、志愿者和志愿服務(wù)的開展流程入手，因地制宜地建立保障機(jī)制。

首先，要保護(hù)檔案部門和志愿者的基礎(chǔ)權(quán)益，將個人信息保護(hù)、數(shù)據(jù)安全、檔案開放利用等方面納入政策制定范圍。相關(guān)的內(nèi)容要置于線上平臺易于檢索查看的位置。線下活動時，檔案部門應(yīng)提前對志愿者進(jìn)行培訓(xùn)說明，或者將重點(diǎn)印制成手冊、承諾書等形式的資料進(jìn)行分發(fā)。其次，要確保檔案志愿服務(wù)的質(zhì)量。“arcHIVE”有專人審核轉(zhuǎn)錄完成的內(nèi)容，確認(rèn)無誤后收入在線數(shù)據(jù)庫，確保檔案志愿服務(wù)能夠促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。我國檔案部門也需要在檔案志愿服務(wù)中加入審查監(jiān)督環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)可前置或后移，也可“雙管齊下”。環(huán)節(jié)前置，即招募志愿者時就從個人信息、專業(yè)、工作取向到相關(guān)經(jīng)驗(yàn)等方面進(jìn)行嚴(yán)格篩選，放棄“招募無門檻”帶來的志愿者數(shù)量上的優(yōu)勢，在前端提高參與者的質(zhì)量，進(jìn)而加強(qiáng)檔案志愿服務(wù)的質(zhì)量。環(huán)節(jié)后移，即如“arcHIVE”一樣，在檔案志愿服務(wù)過程中，檔案部門在志愿者完成具體的服務(wù)內(nèi)容后進(jìn)行檢查。人力充足的檔案部門可由部門內(nèi)部人員落實(shí)，人力緊張的檔案部門也可招募志愿者參與這項(xiàng)工作。由于審查監(jiān)督對專業(yè)有一定要求，人選上應(yīng)側(cè)重于有檔案工作背景的志愿者，如檔案學(xué)專業(yè)學(xué)者，或有檔案工作經(jīng)歷的公眾。最后，檔案部門對志愿項(xiàng)目的操作流程、常見問題、糾紛處理等要詳細(xì)說明，并為志愿者提供有效暢通的反饋渠道，加強(qiáng)雙方溝通，及時解決項(xiàng)目過程中出現(xiàn)的問題，保證檔案志愿服務(wù)的正常進(jìn)行。

3.3 建立志愿者社區(qū)實(shí)現(xiàn)持續(xù)性志愿服務(wù)

檔案志愿者隊(duì)伍也是一個群體。志愿者在有著共同目標(biāo)的群體里，通過溝通交流產(chǎn)生情感聯(lián)結(jié)、建立信任、獲得歸屬感、滿足社交需求，有利于增加其持續(xù)性進(jìn)行志愿服務(wù)的可能。因此，我國檔案部門可以像“arcHIVE”一樣，在官方網(wǎng)站以博客論壇的形式，為志愿者打造分享的社區(qū)，促進(jìn)志愿者之間的互動。并安排一名檔案人員維護(hù)社區(qū)，定期解答并反饋志愿者的問題、需求。志愿者也可以在社區(qū)內(nèi)互幫互助。如果檔案部門存在技術(shù)或資金的限制，無法從0到1建設(shè)網(wǎng)絡(luò)社區(qū)，可以借助在線志愿者平臺。這類平臺一般有標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作流程、成型的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、相對全面的技術(shù)和安全保障，以及一定的受眾規(guī)模。如“志愿匯”設(shè)有網(wǎng)頁端和App端，擁有個人排名、虛擬勛章、公益益幣等激勵機(jī)制，能記錄志愿活動時長；擁有較為完善的志愿者信息安全保護(hù)機(jī)制及問題反饋渠道；志愿者能在所參與的志愿者組織以及活動區(qū)域留言互動。檔案部門只需要以志愿組織身份申請入駐，成功后即可發(fā)布活動招募志愿者。不過單純依靠這類并非專門服務(wù)于檔案志愿服務(wù)的平臺存在弊端，如平臺上的志愿組織及發(fā)布的志愿活動較多，導(dǎo)致檔案志愿服務(wù)相關(guān)信息不夠集中。檔案部門可以輔助使用微信、QQ、飛書等比較普及的辦公工具，或微博、知乎、小紅書等擁有大量注冊用戶的社交媒體平臺，匯聚檔案志愿者群體，及時發(fā)布檔案志愿服務(wù)信息，主動建立志愿者隊(duì)伍個體間的聯(lián)系，形成彈性更大、更機(jī)動靈活的分享空間。