環衛設施設備檔案收集、整理和利用過程中存在的問題及對策
——以區級環衛檔案室建設為視角

畢小群/常州市天寧區環境衛生管理處

1 環衛設施設備檔案的價值不容小覷

環境衛生設施設備是環衛事業實現現代化的重要物質保證，主要包括環衛公共服務區域設施設備、生產作業設施設備和環衛機構辦公管理設施設備等三類。環衛設施大到終端填埋場、垃圾轉運站，小到垃圾分類收集亭、路邊果殼箱等，都有個立項審批、前期準備、組織施工、完工驗收、使用維護、拆除更新的過程；環衛設備無論是大型運輸車還是垃圾轉運壓縮機，也都有選型采購、安裝使用、維修保養、報廢更新等階段。設施設備檔案是具有保存價值且能提供驗證、參考等的文字、圖表、照片等各種形式的資料，經過收集、整理、歸檔形成的。設施設備檔案管理在保障環衛生產作業、滿足市民群眾需求和提升環衛服務水平等方面，發揮極其重要的作用。

1.1 提供數據分析，為環衛設施設備建設提供依據

環衛設施設備建設和使用是建立在環境、資源、布局、需求等各方面資料分析決策的基礎上進行的，環衛設施設備檔案則記錄著環衛設施設備建設和使用的具體情況信息，能說明各項問題并提供發展參考。如今政府不斷推進環衛基礎設施設備建設提升工作，環衛設施設備檔案的價值也變得愈發重要。

以江蘇省常州市天寧區環衛處為例，2018年以來，根據常州市中心城區近期規劃，天寧區立足建立完善的、資源節約型的、環境友好型的生活垃圾分類轉運系統，對轄區內垃圾轉運站建設進行了優化布局和提檔升級。新的規劃在充分調閱和研究現有轉運站布局狀況和運轉資料的基礎上，將區原有17座生活垃圾轉運站歸并整合，計劃重新設立較大型生活垃圾轉運站9座，既滿足區域生活垃圾收集、轉運需要，又極大地節約土地資源、節省人力物力成本。

1.2 記錄環衛工作狀態，對環衛工作實效進行跟蹤

在環衛事業發展過程中，環衛設施設備檔案不僅詳細記錄上級相關文件精神和意見要求，有利于環衛部門結合實際、合理制定設施設備建設的實施方案，而且進一步記錄環衛設施設備建設規模、建設內容和工作成效等情況，可以實現績效倒查。

以常州市天寧區環衛處為例，為了深入貫徹生態環境保護、生活垃圾分類治理、堅決打好污染防治攻堅戰等決策部署，區環衛處牽頭組織鎮、街道大力推進城鄉生活垃圾分類治理，分4年在全區范圍內建成了標準化生活垃圾分類收集亭1351座，采購使用生活垃圾分類收運機動車65輛、非機動車366輛、小型高壓沖洗車52輛，實現垃圾分類設施全覆蓋。同時，與上海愛回收公司共同構建了天寧區生活垃圾可回收物智能回收體系，留存近三年的小區生活垃圾分類數據，可以倒查該小區生活垃圾分類進展情況，分析存在問題。

1.3 強化各方配合，提升環衛工作管理水平

檔案管理工作是一項綜合性的管理與服務工作。環衛設施設備檔案管理雖然不直接形成產值，但它卻是環衛產值最忠實的體現。設施設備的建設、運行貫穿了環衛生產的全過程，環衛設施設備檔案收集需要全系統配合、全員參與，環衛設施設備檔案水平是環衛管理水平的具體體現。

2021年，環衛處將環衛設施設備檔案管理觸角延伸到村委一級，明確村委會是各村行政區域內地面清掃保潔、垃圾分類收運和公廁保潔管理等相關環衛設施設備的管理主體，負責所屬環衛設施設備的日常維修、保養、管護和使用。各村委會對上級政府配置或村集體所有的環衛設施設備，根據環衛行業指導意見，建立完善的檔案體系，并將使用、管理責任明確落實到人，改變無檔案或無人管理檔案的情況，確保農村環衛事業健康、有序發展，提升全區整體環衛工作管理水平。

2 環衛設施設備檔案的收集、整理和利用中存在的主要問題

環衛設施設備檔案管理工作在推進環衛事業發展中能夠起到非常重要的作用。但由于各地環衛管理工作發展水平不同、認識有差異，環衛設施設備檔案管理和利用中還存在很多問題和不足，具體有以下幾個方面。

第一，認識不夠，環衛設施設備檔案管理系統建設有欠缺。檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作、服務性的工作、政治性的工作。隨著環衛事業的不斷發展，很多同志能夠認識到檔案工作的重要性，但往往比較關注財務檔案和人事檔案，對設施設備檔案管理不夠重視。具體表現在環衛設施設備檔案收集、整理和歸檔體系建立不全，檔案室管理人員和設施設備配備不足，遇到具體工作難題時查找檔案的意識不強等。特別是許多鄉鎮環衛所（站）存在沒有設置檔案室、沒有配備檔案管理人員、檔案收集不及時、不專業、不完整、檔案材料質量不高等突出問題。

第二，能力不強，環衛設施設備檔案材料完整性差。環衛工作是一項系統性很強的工作，既是管理工作，又是生產性工作。環衛設施設備重建設、使用，輕維護、管理的現象還普遍存在。具體到設施設備文件歸檔方面就存在很多問題。調查走訪發現，大多數環衛處收集歸檔的設施設備檔案中與建設、采購有關的檔案資料都比較全，但設施設備維修、保養的記錄嚴重不足，設施設備運行數據檔案幾乎為零。這充分說明了設施設備檔案管理人才不足、制度不全、檔案質量不高的問題是比較普遍的現象。

第三，利用不多，環衛設施設備檔案價值沒有得到充分發揮。檔案是歷史的再現，檔案資料是最全面、最真實的記錄。檔案的一大價值就是它的查閱性和參考性。人們遇到問題和困難時往往可以通過查閱過去檔案找到對策，環衛設施設備檔案更是具備這一塊的功能。然而，在現實工作中，設施設備檔案常常被束之高閣，設施管理人員很少來借閱參考，檔案的這一功能基本上處于被人遺忘的狀態。

3 加強環衛設施設備檔案的收集、整理與利用的對策思路

對于當前環衛設施設備檔案管理工作中存在的問題和不足，我們要有前瞻性思想和系統性思維，高度重視環衛設施設備檔案收集、整理和利用工作，把環衛設施設備檔案高質量管理當成城市高質量管理的重要組成部分，真正建立好檔案、利用好檔案。

3.1 建設標準化設施設備檔案室，完善檔案管理體系

隨著社會的發展進步，人們的檔案意識正在逐步加強，檔案作用逐步彰顯。環境衛生管理部門也要與時俱進，加強學習、提高認識，以《江蘇省“十四五”檔案發展規劃》為綱要，建設好環衛設施設備檔案室。一是設立標準的設施設備檔案室或檔案專柜，分區、鄉鎮兩級建設或配置，使設施設備檔案有安身之處。二是配齊設施設備檔案管理各項設施設備，側重配置電腦、網絡、硬盤、軟件平臺等，使信息化管理能夠實現。三是建立完善的檔案信息收集制度，使設施設備檔案資料能夠做到“應收盡收”。材料的全面性是檔案的基本要求，真實性是檔案的生命。環衛主管部門要從設施設備立項、采購、建設、運行到報廢、拆除等全過程建立一套行之有效的信息收集體系，完善專項管理制度，分工落實確保責任到人，確保材料全面歸檔，尤其是在運行過程中要確保一些有價值的信息不要丟失。

3.2 推進環衛設施設備檔案信息化建設，提升檔案管理水平

隨著環衛事業的不斷發展，環衛設施設備檔案正逐步從以檔案實體為中心，向以檔案內容信息為重心轉變。數字化是信息化的一個具體體現，環衛設施設備檔案信息化建設最主要的是將原來檔案中以實體形式保存的圖紙、圖片、操作說明書、維修保養記錄等變成以電子圖片和電子文檔等數字方式保存，在此基礎上，環衛設施設備的一些運行狀態和運行軌跡等以前無法用實體保存的資料如今通過數字化也能實現永久保存。加強環衛設施設備檔案數字化建設不但能為設施設備檔案收集、存檔和調閱、查詢帶來極大便利，還能更進一步豐富環衛設施設備檔案內容，提升環衛設施設備檔案價值。

以天寧區環衛處為例，該區自2015年以來大力推行道路機械化作業，實行車輛沖洗、機掃、清洗、灑水一體化循環作業，不再大量使用環衛工人在馬路上進行人工清掃，極大地提高了作業質量和作業效率，降低了環衛工人作業風險。但隨著機械化作業市場分包，環衛主管部門發現部分路段作業質量下降，作業車輛有漏掃、漏洗的現象。針對這一情況，環衛主管部門在機械化的基礎上加入了信息化管理手段，環衛行駛作業的環衛車輛統一安裝GPS定位儀和掃把落地感應儀，實現定位信息和作業信息及時上傳，行駛公里數據和作業用時數據永久保存。天寧環衛處定期將環衛機械化作業數據整理交檔案室保存，極大地豐富了環衛設施設備運行記錄檔案內容，也為環衛市場化作業企業業績管理、誠信評價提供了一份永久的資料。

從上面案例可以看出，環衛設施設備數字檔案的收集、整理是一件非常必要、意義重大的工作，同時又是一項專業性要求非常高的工作。做好環衛設施設備檔案信息化建設，除了前面講到的設立標準化的信息檔案室、建立業務信息嵌入式收集制度外，還要注意做好以下幾項工作：一是要明確收集范圍。設施設備數字檔案也要按照“應收盡收”的原則，從立項（審批）、建設（采購）、運行（維護）到報廢（拆除）全過程都要注意收集整理相關數字信息，特別要注意收集設施設備自行運行記錄、垃圾分類收集亭收集數量和垃圾種類等一些無形數據，把這些無形數據作為環衛設施設備數字檔案的一項重要內容，重點加強管理。二是要制定統一的數字檔案歸檔標準和方法。環衛設施設備數字化信息生成的文本、圖片、音頻、視頻等電子文件必須有統一的格式，按行業規律設定的目錄存入檔案室，為今后查詢提供便利。如常州市天寧區環衛處已錄入設施設備目錄260條，大大方便了環衛設施設備案卷的查找利用。三是要選取合適的軟件平臺。環衛數字檔案收集、整理需要建立專用的軟件平臺，如何合理從優選擇軟件平臺成為關鍵。

3.3 強化環衛設施設備檔案人才培養，提高人員素質

環衛檔案管理人員在實施環衛設施設備檔案資料收集、整理、歸檔和使用方面起著關鍵作用，高標準檔案管理需要高素質人才。環衛設施設備檔案管理人才培養要和全省其他行業檔案管理人才培養機制接軌。一是要配足配強檔案工作專職和兼職人員。要把對環衛業務工作有一定程度的了解、熟悉環衛設施設備情況、掌握檔案管理工作的基本知識、具備一定現代化檔案管理工作技能的專業人才選任到設施設備檔案管理崗位上。二是要強化人員培訓教育。檔案管理人員的基本要求是要政治強、業務精、作風實。環衛主管部門在配齊設施設備檔案管理人員的基礎上要定期安排相關人員參加檔案管理相關培訓，廣泛開展檔案專業繼續教育，并建立檢查考核機制。三是要建立人才激勵機制。環衛主管部門要選拔工作表現優秀人員擔任檔案管理員，對檔案管理人員高看一眼，定期召開檔案工作專題會議，對檔案工作人員的意見建議要認真研究，好的意見建議要及時采納；要完善檔案人才評價機制，不要把從事檔案管理工作當成閑職，與正常業務崗位同樣要求，同等考核，不斷激發檔案管理人才的創新創造活力；鼓勵檔案管理人員參與檔案專業技術職務評聘，落實檔案服務人員職稱評審，定期開展檔案職業技能競賽，用機制激勵檔案人員愛崗敬業、鉆研業務、提升水平。

3.4 推進環衛設施設備檔案信息共享，發揮檔案價值

檔案是一種記錄、留存，最終要通過利用來最大限度地發揮其價值。目前，檔案適度公開、信息資源共享正成為行業提升服務能力的具體體現，環衛設施設備檔案是最具備條件向公眾開放的檔案。環衛設施設備檔案是一種技術性檔案，最不應該躺在檔案室無人問津，而是要能通過它所展現的技術發展脈絡為后續發展提供參考，為市民百姓答疑解惑。以天寧區環衛處為例，2018年，光大環境常州新北垃圾焚燒發電二期項目新建完成，新增焚燒能力700噸/天，分給天寧區日送垃圾量為100噸/天，具體運送點位和線路由區環衛自己設定。區環衛處在仔細調閱了全區近5年來生活垃圾清運數據的基礎上，分析區域生活垃圾增長趨勢，再根據近3年大型垃圾運輸車輛運輸公里消耗成本，制定了一份詳細合理的生活垃圾運輸分配計劃，極大地提高了區域生活垃圾運輸效率，又最大限度地降低了運輸成本。再比如2018年天寧區潤德半島生活垃圾轉運站進站道路突然被周邊居民封堵，居民認為該站離其居住樓房太近，影響了其正常生活，質疑該站設立的合法性。環衛處從檔案室調取并公開了該站前期規劃和建設審批相關手續，通過查閱檔案，發現該生活垃圾轉運站規劃先于該居民樓，非常清楚地說明了該轉運站的合法性。

從上面兩個事例可以看出，環衛設施設備檔案利用有內在價值和外在價值，這就要求環衛主管部門要有檔案價值利用觀念，樹立正確使用檔案價值導向，充分合理地使用環衛設施設備檔案。一是在做重大決策時要充分研究檔案，為新的決策提供依據。環衛事業是朝陽產業，只會有手段的不斷更新，不會在近期消失。隨著時代的發展，人們對環境衛生的要求在不斷提高，迫使環衛在作業手段上也要不斷更新。生活垃圾的前端分類收集、中端的壓縮轉運、末端的焚燒填埋，都涉及設備設施的更新改造。購買什么樣的設施設備、在哪兒選點布點、采用何種作業手段，這些重大決策都必須在認真研究歷史數據、充分尊重歷史的前提下完成。二是迅速打破行業壁壘，實現環衛設施設備檔案信息共享。環衛工作是基礎性工作，也是一個城市的形象工程。環衛設施設備是一種工具，同時也是一種資源。同一城市不同區域的環衛設施設備如何最大化地得到利用、資源得到整合，這首先就要求環衛設施設備檔案要能互通、信息能夠共享，這在同一城市不同區（縣、市）環衛部門間顯得尤為重要。三是建立環衛設施設備檔案信息查詢平臺，為市民提供優質服務。環衛工作是日常工作，也是離老百姓生活最近的工作。近年來，市民群眾對環衛工作的關注點正逐步從路面清掃是否及時、干凈轉向環衛設施設備布置是否合理、環衛機械作業是否擾民等方面。環衛主管部門應及時呼應市民關切的內容，提高服務意識。環衛設施設備檔案信息公開、方便市民查詢是維護市民知情權、贏得市民關心支持的最有效途徑之一。

環衛設施設備檔案管理是環衛事業發展的一個縮影，做好環衛設施設備檔案管理工作是環衛事業繼續向前邁進的重要支撐。及時、全面收集、整理、保存環衛設施設備檔案，充分、合理利用環衛設施設備檔案信息是時代的要求，也是環衛事業不斷蓬勃發展的方向。思想重視、制度健全、措施落實，環衛設施設備檔案管理將伴隨環衛事業不斷向前發展。